Optimalisering av skriverflåten bidrar til å minimere kostnadene /This is Why du trenger SafeQ for å oppdage hvordan.

Transkript

1 SafeQ Et system for utskriftshåndtering UTNYTT POTENSIALET I UTSKRIFTSMILJØET Optimalisering av skriverflåten bidrar til å minimere kostnadene /This is Why du trenger SafeQ for å oppdage hvordan Sharp SafeQ 8pp_NO.inx 2 04/01/16 12:28

2 Optimaliserte utskriftsløsninger. Effektivitet begynner med effektiv kontroll /This is Why SafeQ gir deg skriveradministrasjon med full kontroll. Som en pakke i vår Optimised Software Solutions, kan SafeQ optimalisere hele utskriftsmiljøet. Enten du har noen få MFP er eller et par hundre - og uavhengig av merke eller modell - gjør SafeQ det lett å administrere dem. SafeQ lar deg overvåke og kontrollere hvem som kan skrive ut, kopiere og skanne (og hvor mye det koster deg) uten at det går ut over effektiviteten. I tillegg hjelper det deg til å øke produktiviteten, forbedre sikkerheten og redusere utskriftskostnadene. Et modulært design betyr at du bare trenger å kjøpe de funksjonene som passer best for deg. Fordi det er fullt ut skalerbart, kan det utvikles til å møte dine behov i årene som kommer. Fordelene med optimalisering Reduser den totale kostnaden for utskrift og kopiering Kontroller hvem som kan skrive ut hva ved å gi rettigheter til enkeltpersoner og arbeidsgrupper Få en detaljert innsikt over kostnader og effektivitet i hele flåten av skrivere og multifunksjonsmaskiner Spor og gjenvinn kostnader lettere Identifiser hvilke maskiner som brukes for lite og for mye, for å oppnå mer effektiv distribusjon Forbedre dokumentsikkerheten ved å autentisere brukere ved hjelp av PIN-kode eller kort med magnetstripe Legg til raske, enkle skanningrutiner OPTIMALISER HELE SKRIVERFLÅTEN 2

3 Kontroller kostnader på tvers av hele bedriften. Tar samfunnsansvar Med SafeQ kan du ikke bare få bedre kontroll og redusere kostnader, men du kan generere rapporter som viser hvor mye sløsing du har fjernet i ditt utskriftsmiljø, samt dokumentere hvor mye du har redusert forbruket av naturressurser. GENERER FIRMARAPPORTER FOR BEDRE KONTROLL OG FOR Å REDUSERE KOSTNADER OPTIMALISER UTSKRIFTSTJENESTER PÅ TVERS AV BEDRIFTEN 3

4 Spor opp og overvåk kostnader. Full kontroll krever detaljert innsikt /This is Why vi gir deg alle fakta. Uansett hvor mange skrivere og multifunksjonsmaskiner du har, hvor de befinner seg, og selv om du har et bredt utvalg av forskjellige merker og modeller, kan SafeQ fortelle deg nøyaktig hvor mye de koster deg. En sentralisert datainnsamlingsfunksjon gir deg detaljert informasjon om hele utskriftsmiljøet - på tvers av alle områder og kontorer - i en rekke delbare og lett forståelige formater. Foruten kostnad per side, kan inngående rapporteringsfunksjoner fortelle deg antall og størrelse på dokumenter som skrives ut, kopieres og skannes, og om de var i farger eller i svart-hvitt. Du kan filtrere resultatene etter skriver, plassering, bruker, prosjekt, avdeling, samt dato og tid på døgnet. Faktabasert flåte-optimalisering Med tiden vil du få en sann innsikt i hvordan dine skrivere og multifunksjonsmaskiner brukes, samt hvor mye de koster. Dette er ikke bare utgangspunktet for å gjenvinne kostnader og sette regler for bruk, men det forteller deg også hvilke maskiner som overbelastes og hvilke som brukes for lite i forhold til kapasitet. I mange tilfeller er det mulig å maksimere kontroll over utskriftsmiljøet, forbedre produktiviteten og realisere betydelige besparelser bare ved å re-distribuere enkelte multifunksjonsmaskiner for å optimalisere flåten. SafeQ gir deg den informasjonen du trenger for å ta disse beslutningene for hele bedriften. Når parametrene er innstilt, blir rapportene automatisk generert på angitte tidspunkter - eller de kan bli opprettet på bestilling - og distribuert via e-post til de som trenger dem mest. OVERVÅK BRUK OG TRENDER PÅ TVERS AV BEDRIFTEN 4

5 Regler og tilgangsrettigheter. Optimalisering av flåten er som en kontinuerlig reise /This is Why SafeQ gir deg verktøy for kontinuerlig forbedring. Når du har optimalisert flåten din, kan du begynne å se på andre måter å kontrollere og redusere kostnadene på. Du kan også sette regler som regulerer hvordan visse typer dokumenter blir håndtert, som for eksempel automatisk utskrift av e-poster i svart-hvitt eller tosidig utskrift. SafeQ lar deg kontrollere hvem som kan få tilgang til bestemte funksjoner i hver MFP, slik at brukerne kan skrive ut effektivt. For eksempel trenger ikke alle å skrive ut og kopiere i farger hele tiden. Hvis du vet at en bestemt arbeidsgruppe produserer hovedsakelig store mengder tekstbaserte dokumenter, er det fornuftig å innføre regler som håndhever tosidig utskrift og begrenser muligheten til å skrive ut i farger. Tilgangsrettigheter kan settes for enkeltpersoner med deres navn eller rolle, og etter arbeidsgruppe eller avdeling, og du kan sette en grense på hvor mange dokumenter som kan skrives ut i en gitt periode. Reduser unødvendige utskrifter SafeQ kan hjelpe deg å redusere sløsing ved å lagre dokumenter i en sikker utskriftskø midlertidig. Dersom du trenger en papirkopi, kan du bare logge deg på en passende skriver. Hvis ikke, kan du velge å slette eller vente på at SafeQ gjør det etter avtalt intervall. Dokumenter kan også bli sendt eller lastet opp til utskriftskøen fra telefon, nettbrett eller bærbar datamaskin, og gir autentiserte ansatte og gjester en praktisk ressurs for utskrift. I tillegg gjør en hendig konverteringsfunksjon det enkelt å skrive ut dokumenter som ikke kan åpnes - for eksempel i tilfeller der den kompatible appen ikke har blitt installert. Alt dette, samt praktiske funksjoner som forhåndsvisning, ny utskrift, favoritter og slett jobb er med på å fremme enklere mobile løsninger. Samtidig eliminerer det sløsing. 5

6 Rapportering og regnskap. Alle deler dine skrivere /This is Why SafeQ hjelper deg med å fordele kostnadene. Når du har tatt de nødvendige skritt for å eliminere avfall og gjøre flåten mer effektiv, kan rapporter som ligner de du brukte for å optimalisere flåten, brukes til å fordele kostnadene til kostnadssteder og budsjettansvarlige. Rapportene, som kan genereres automatisk eller på forespørsel, kan brukes for å gjenvinne kostnadene ved utskrifter, kopier og skanninger på den måten som passer deg best: for den enkelte bruker, arbeidsgruppe, avdeling, kostnadssted, eller til og med kunder for ekstern fakturering. Alternativt kan du opprette egne kontoer for grupper og enkeltpersoner, og gi dem et gitt antall kredittpoeng. Når kreditten er tom kan du velge å etterfylle den, eller rett og slett vente til systemet gjenoppretter saldoen etter et intervall som du selv velger. Du kan også finjustere prisene du tar. Farge kan settes til en høyere pris enn svart-hvitt og A3 kan være mer enn A4. Du kan til og med subsidiere kostnadene ved behov. Velg en av de forhåndsdefinerte rapportene eller lag dine egne i et utvalg av formater, inkludert HTML, PDF, XLS, XML og CSV. Uansett vil din ledergruppe dra nytte av multilevel regnskap som tildeler og fakturerer hver utskrift, kopiering og skanning til riktig kunde, kostnadssted og prosjekt. FORDEL KOSTNADER PÅ ENKELTBRUKERE, ARBEIDSGRUPPER, KOSTNADSSTEDER ELLER KUNDER 6

7 Sikker utskrift, kopiering og skanning. God sikkerhet øker produktiviteten /This is Why SafeQ benytter adgangskort for godkjenning. Sikker godkjenning lar brukerne dra nytte av pull utskrift. Med andre ord, de kan gå opp til en skriver på nettverket og logge seg inn med et enkelt sveip av et ID-kort, og vise alle de dokumentene de har sendt til utskriftskøen. Derfra kan de forhåndsvise og skrive ut dokumentene de trenger, stå like ved skriveren til jobben er ferdig og eliminere risikoen for at sensitive dokumenter blir liggende uten tilsyn. Brukeren kan ikke få tilgang til og heller ikke vise andre brukeres jobber i utskriftskøen. SafeQ kan brukes med alle vanlige typer kort med magnetstripe og / eller RFID teknologi. Så hvis du allerede har et kortsystem for å kontrollere tilgangen til kontorer og bygninger, kan de ansatte bruke det til logge seg på en skriver eller multifunksjonsmaskin. Hvis du ikke allerede bruker swipe-kort er det ikke nødvendig å implementere dem. Du kan få alle fordelene ved SafeQ ved å logge på med en PIN-kode eller brukernavn/passord-kombinasjon. Det er også andre fordeler. Så snart en bruker er autentisert, gjelder umiddelbart reglene du har satt for den enkelte, og rapporterings- og regnskapsfunksjoner fanger opp detaljene for hver enkelt jobb. Hvis du bruker forhåndsbetalt kreditt-basert utskrift, vil prosessen med å logge på utløse en sjekk for å sørge for at brukeren har tilstrekkelig kreditt til å betale for jobben før den skrives ut. Effektiv skanning SafeQ gjør også skanningen mer effektiv. Nå kan alle ha nytte av forenklet skanning direkte til sin e-postadresse eller en nettverksmappe. For dokumenter som ofte skannes - leverandørfakturaer, for eksempel - støttes ett klikk skanning direkte til den aktuelle arbeidsflyten, med mulighet for å legge til metadata. IDENTIFISER OG AUTENTISER BRUKERE FØR DE SKRIVER UT, KOPIERER ELLER SKANNER 7

8 Velkommen til Sharp Sharp har i mange tiår produsert raske, pålitelige skrivere og multifunksjonsmaskiner og skapt nye og mer produktive måter å administrere dokumenter på. Mange av dem har fått utmerkelser fra anerkjente, uavhengige forskningsorganisasjoner. Samtlige leverer bransjeledende ytelse som kan revolusjonere produktiviteten på arbeidsplassen. Sharp er et globalt selskap som også er representert lokalt i alle større land. Ekspertisen vår omfatter per i dag mye mer enn bare kontorutskrifter: I dag adresserer vi behovene til hele foretaket, med innovasjoner innen profesjonelle skjermer, solceller og LED belysning, for å nevne noen få. Merknader Design og spesifikasjoner kan endres uten forvarsel. All informasjon var korrekt på tidspunktet for print. YSoft SafeQ er registrerte varemerker for Y Soft Corporation i EU og/eller andre land. Alle andre firmanavn, produkter, tjenester og logoer er varemerker eller registrerte varemerker for sine respektive eiere Sharp Corporation. SafeQ 5 Utskriftsstyring, brosjyre mai Jobbnr Med enerett. E&OE. Sharp Business Systems Norge AS Ole Deviks vei 35 Postboks 143 Alnabru NO-0614 Oslo