Managed Print Services Utskrift som følger bedriftens utvikling. Kenth Borchardt Mars 2011

Transkript

1 Managed Print Services Utskrift som følger bedriftens utvikling Kenth Borchardt Mars 2011

2 Ta kontroll over utskriftskostnadene Kostnadsreduksjon og tiltak for effektivisering er viktige pådrivere i arbeidet med å oppnå økt overskudd for ansatte og aksjonærer Tjenesteutsetting blir av mange bedriftsledere sett på som den beste løsningen for å kunne fokusere på kjernevirksomheten Kantinedrift, firmabiladministrasjon, regnskap, IT-driftstjenester og mange andre områder settes bort til eksterne tjenesteytere Fremdeles står mange igjen med utskrift eller mer spesifikt utskriftsadministrasjon 1-3% av årlig omsetning brukes på utskrift * 2 (Kilde: Gartner)

3 Økte kunnskaper betyr økt kontroll I følge Gartner er utgifter forbundet med utskrift det siste store området med ukontrollerte kostnader 3

4 Fra å beregne kostnader til å legge sammen fordeler 40% reduksjon av IT-relaterte kostnader for utskrift/kopi/faks/skanning 52% reduksjon av utskriftsrelaterte supporthenvendelser 25% lavere utgifter til forbruksmateriell 20% reduksjon av reparasjonsutgifter 10% lavere utgifter til installasjoner og oppgraderinger 5% reduserte investeringskostnader 4

5 Utskrift har blitt til en del av fasilitetene Utskrift, kopi, faks (MFP) Vedlikeholdsfasiliteter Telefon-, IT- og TV-nettverk Infrastruktur Stasjonære og bærbare PCer, mobiltelefoner, PDAer osv. Rekvisita Kantine Avfall Sikkerhet Intern post Resirkulering av papiravfall Renhold 5

6 MPS løser virksomhetens utfordringer Kontrollere og redusere kostnadene Redusere driftskostnader og eiendeler Øke produktiviteten hjelpe medarbeiderne til å gjøre mer Forbedre utskriftsprosesser og arbeidsrutiner Redusere arbeidsbelastningen hos IT/support, fokusere på kjernekompetanse, brukervennlighet, driftsstabilitet og responstider Øke kvalitet Utskrifter med høy, konsistent kvalitet Miljøhensyn Resirkulering, redusert papirforbruk og lavere strømforbruk 6

7 Kostnadselementer Enkelte bedrifter har så mye som 10 ganger flere utskriftsenheter enn de i realiteten har bruk for Utnyttelsesgrad for enkelte utskriftsenheter er helt ned mot 3% Selv med for mange utskriftsenheter og utskrift av for mange sider, utnyttes skriverne dårlig 90% av alle bedrifter har liten eller ingen oversikt over kostnader i forbindelse med dokumentproduksjon 34% av kostnadene forbundet med utskrift er IT-relaterte 23% av alle henvendelser til helpdesk er utskriftsrelaterte 7 (Kilde: IDC)

8 Nøkkelstrategier og initiativer for å redusere utskriftskostnadene Bedre overvåking og administrasjon av skriverflåten Riktigere skalering av skriverflåten Forberedelse på økte kostnader til utskrift i farger Redusert utbredelse og bruk av personlige skrivere Utskifting av utdatert utstyr Kontroll over innkjøp Økt utbredelse av MFP 8 (Kilde: Gartner/HP The importance of considering TCO in hardcopy solution purchase decisions )

9 Hva sier kunder som allerede har tatt MPS i bruk? I prioritert rekkefølge er dette de viktigste motivene: Reduserte driftskostnader Forbedret kostnadskontroll Redusere aktiva Frigjøre ressurser til andre formål Direktiver fra toppledelsen Mangel på intern ekspertise Omorganisering Frigjøre kontorplass Redusere antall ansatte 9 (Kilde: Gartner Dataquest)

10 Tjenesteleveranser i livsløpsperspektiv Tre stadier som virker sammen i en kontinuerlig syklus 10

11 Teknologiene bak MPS-tjenestene Utskriftsenheter Alt fra personlige skrivere til produksjonsløsninger Programvare Produktivitetsverktøy Utskriftsadministrasjon overvåkingsverktøy 11

12 Viktige fordeler for IT Bedre flåteadministrasjon og kontroll, overvåking, rapportering og gjennomgang av status Redusert behov for interne ressurser Forbedret kapasitet for levering av kjernetjenester til virksomheten Betydelig forbedret tjenestekvalitet og -konsistens Én enkelt partner for all utskrift/produksjon levert med én enkelt utskriftsstrategi 12

13 Hovedfordelene ved MPS Reduserte og mer forutsigbare utskriftskostnader Mer brukervennlig og pålitelig utskriftsmiljø Oppdatert utskriftsmiljø som det er enkelt å justere i takt med endringer i virksomheten Spesifikke fordeler ved MFPer, blant annet økt sikkerhet og mindre fysisk størrelse Potensial for styrket 'green' drift som følge av redusert energi- og papirforbruk Bedret bedriftsimage gjennom trykt materiell av høyere kvalitet Fleksible betalings- og finansieringsalternativer 13

14 Fleksible pris- og finansieringsalternativer Velg det som passer deg best Betal et fast, månedlig beløp pluss en kostnad per side Betal et månedlig beløp, leie og en redusert kostnad per side 'All-in-Click' en finansieringsmodell hvor prisen avhenger av utskriftsvolumet 14

15 Managed Print Services 15