Én plattform for administrering av utskrift, kopiering og skanning. you can

Transkript

1 Én plattform for administrering av utskrift, kopiering og skanning you can

2 Få bedre kontroll og effektivitet i skanningsog utskriftsmiljøet ditt. Hva er uniflow? uniflow er en programplattform utformet for at organisasjoner skal kunne bruke multifunksjonelle enheter (Multi-functional device, MFD) på best mulig måte, slik at du får så mye som mulig ut av investeringen din. Modulstrukturen til uniflow og den tette integreringen med Canons maskinvare gjør at systemet blir bygget opp etter organisasjonens krav. Ved å kontrollere både utskrifts- og skanningsprosessen til multifunksjonelle enheter kan IT-ledere gjennom uniflow administrere ett system ved hjelp av én brukerkonto og én database. Brukeren kommuniserer sømløst med den multifunksjonelle enheten, og kan derfor få tilgang til alle funksjoner, uten å måtte lære seg et nytt grensesnitt eller autentisere på nytt hver gang en ny funksjon skal brukes. Dette gjør systemet usedvanlig brukervennlig, og øker i tillegg organisasjonens produktivitet. Kan justeres til enhver størrelse uniflow passer til alle organisasjoner, uansett størrelse. Det leveres i versjoner for 10, 50, 150 og ubegrenset antall brukere, noe som gir skalerbarhet og fleksibilitet, uansett bedriftstype. Den webbaserte arkitekturen gjør at programvaren kan kjøres i flere bygninger, på flere plasseringer eller ved flere lokasjoner, mens alle data lagres på en sentral SQL-server. Modularkitektur Kjernefunksjonaliteten til uniflow kan utvides med flere tilleggsmoduler. Hver modul gir spesifikke systemfunksjoner, og disse legger til rette for å utvide fordelene som uniflow gir til din organisasjon. Eksempler på disse er sikring av utskriftsfunksjoner for mobile enheter, med mulighet for dokumentfangst rett til Microsoft SharePoint. uniflow er et komplett system for kontoradministrasjon. For organisasjoner med et utskriftsrom eller profesjonelle utskriftskrav integreres uniflow med Helix Production Workflow. Dette legger til rette for bruk av ordresedler, innsending av jobber via Internett, utskrift av variable data og administrasjonsmuligheter for hustrykkeri.

3 Benyttelse av uniflow i dine dokumentprosesser vil føre til vesentlige forbedringer i kontroll av og effektiviteten til multifunksjonelle enheter. Den kraftige programvaren er både modulbasert og tilpasningsvennlig. uniflow kan enkelt tilpasses de spesifikke kravene i ulike bedrifter, som for eksempel store konsern, små kontorer, utdanningsinstitusjoner, offentlige virksomheter, copy shops og hustrykkerier. My Print Anywhere Universal Driver Spor alle utskriftskostnader Kontroller kostnadsbesparelser Sende jobber til beste enhet Skriv ut og frigi jobber fra mobil enhet Skann dokumenter til e-post eller SharePoint Sluttbruker uniflow - Tilpasset bedriftens behov Finansdirektør Grafiske rapporter Administrering av enheter med ulike plattformer Kontroll av miljøpåvirkning Kontroller dokumentutskrift Begrens tilgang til enheter IT-leder Integrering med under kontorsystemer Integrert i nettverk Legg til rette for tilpasset arbeidsflyt

4

5 Total kontroll over printerparken og flåten av multifunksjonsmaskiner, uansett hvilke forretningskrav du har. Regnskapsføring og revisjon for skriver All utskrift og kopiering samt tilhørende kostnader kan spores og lagres. Det innebygde rapporteringssystemet gjør at administrator eller finansavdelingen kan se og kontrollere hvor store kostnader hver skriver og hver bruker påfører firmaet. Denne informasjonen kan brukes som del av en utskriftsrevisjon eller administrerte utskriftstjenester, for slik å avgjøre fremtidige skriverkjøp eller peke ut hvor kostnader kan spares inn. Universell sikker utskrift for mobile enheter Brukere kan sende konfidensielle jobber fra skrivebordene sine eller enhver mobil enhet, som så oppbevares sentralt på en utskriftsserver. Jobbene blir først frigitt etter at brukeren har autentisert ved enheten. Brukeren kan få tilgang til enhver skriver eller flerfunksjonell enhet på ethvert sted og dermed være sikker på at utskriften foregår konfidensielt. Både miljømessig og finansiell sløsing elimineres også. Dette skjer ved at dokumenter blir automatisk slettet hvis de ikke har blitt frigjort etter en viss tidsperiode, i stedet for å ligge uavhentet og samle støv. Siden brukerne kan sende og frigi jobber via smarttelefoner eller andre mobile enheter, kan den samlede brukerproduktiviteten forbedres. Rute jobber til den billigste enheten Laserskrivere i nærheten av brukere er praktiske, men samtidig dyre å holde i drift. uniflow kan konfigureres slik at brukeren kan skrive ut små jobber på laserskriveren, men vil be om å flytte en jobb over en viss størrelse til den billigere multifunksjonelle enheten fra Canon eller en sikker utskriftskø. Etterbehandling, ikke fullføring kan endres avhengig av visse regler, for eksempler at e-poster alltid skrives ut i svart-hvitt mens store dokumenter alltid skrives ut dobbeltsidig. Dette reduserer kostnader og makulatur. Forbedret enhetssikkerhet Gjennom nær integrering med Canons multifunksjonelle enheter kan uniflow hindre uautorisert bruk av enhetene. Der tilgang tildeles vil all bruk av enheten bli lagret for rapportering. Brukere kan også tildeles ulike tilgangsrettigheter for ulike enhetsfunksjoner avhengig av deres jobbrolle. Noen brukere kan for eksempel kun få rettighet til å kopiere i svart-hvitt der andre kan kopiere i farge. For maksimal sikkerhet vil et bilde av hver kopi, utskrift, faks eller skanning bli lagret på Canon-enheten, slik at det kan undersøkes for nøkkelord eller forhåndsdefinerte dokumentstrukturer senere. Behandling av dokumentfangst Bruk av papir og informasjonen på et papir er fortsatt en svært viktig del av en brukers daglige arbeid. uniflow gjør at brukere kan skanne dokumenter direkte til sine e-postadresser, nettverksmapper eller systemer for dokumentadministrasjon, som Microsoft SharePoint, i form av høykomprimerte bildefiler. Skannede dokumenter kan deretter behandles for å frigjøre informasjonen de inneholder, og på denne måten automatisk fylle inn innholdsinformasjon på forhånd eller konvertere den til et format, som for eksempel Microsoft Word. Slik kan brukeren enkelt redigere dokumentet når de er tilbake ved PC-en igjen.

6 Sikker utskrift, regnskapsføring og jobbsending Sluttbrukerens opplevelse. Funksjonene som et administreringssystem for et kontor tilbyr er kun like gode som erfaringen brukeren får. Interaktiv sendingsmelding Send utskrift til normal skriver Lokalt tilkoblede laserskrivere eller laserskrivere for små arbeidsgrupper ligger vanligvis langt nærmere brukeren enn multifunksjonelle enheter. Dessverre er de samtidig mye dyrere i drift. Brukere tenker vanligvis ikke på hvilken enhet som passer best for å skrive ut deres jobb. De trykker bare på "skriv ut" selv om en billigere skriver kunne ha vært brukt. Dette er kanskje akseptabelt for små jobber der kostnadene er lave, men større jobber trenger større oppmerksomhet. uniflow gir deg de beste av begge verdener. Lokale skrivere kan brukes til å skrive ut små jobber, mens større jobber kan sendes til en sikker utskriftskø eller direkte til den multifunksjonelle enheten, for slik å redusere utskriftskostnader. Sluttbrukeren trenger fortsatt ikke gjøre noe mer enn å trykke på "skriv ut", men når en jobb stemmer overens med visse kriterier, blir de bedt om å sende jobben til en mer lønnsom skriver. Slike kriterier kan variere for hver enkelt skriver. Noen eksempler er antall sider, jobbkostnad, om jobben inneholder farger eller hvilken applikasjon som brukes til å skrive ut jobben. Brukere kan overstyre dette hvis de har fått tillatelse til det av administratoren. Utskriftsjobber kan også sendes automatisk til de mest lønnsomme enhetene uten at brukeren har noe valg. Integrert sikker kø Mobil sikker kø Hente sikre jobber fra hvilken som helst skriver En ulempe med å bruke en multifunksjonell enhet i stedet for en lokal skriver er at noen ved en feiltakelse kan hente en annen brukers utskriftsjobb. uniflow legger til rette for at utskriftsjobber kan lagres på en server og kun frigjøres når en bruker står ved skriveren. Brukere kan sende jobber enten direkte til den sikre utskriftskøen, eller til en skrivebordsskriver. Brukere som arbeider eksternt utenfor selskapets nettverk, kan sende jobber til den sikre utskriftskøen via e-post, via en nettbasert portal eller direkte fra sin mobile enhet. Siden brukeren kan velge hvilken skriver på nettverket som frigjør jobben uavhengig av modell og produsent, sørger uniflow Universal Printer Driver for at utskriften blir nøyaktig slik brukeren forventer. Når brukeren er klar til å hente sine sikre utskriftsjobber, må han eller hun først autentisere seg ved skriveren ved bruk av smartkort, magnetstripekort, PIN-kode, fingeravtrykk eller brukernavn og passord. En liste over ventende jobber vises på den multifunksjonelle enheten, der brukeren kan endre hvordan jobben vil bli skrevet ut før frigjøring. Brukere med mobile enheter kan også vise og frigi sine sikre utskriftsjobber direkte fra smarttelefonappleten.

7 1 3 2 Jobbnavn "My Doc.doc" Papirstørrelse A4 Ant. sider 15 Dobbeltsidig Nr. Farge JA Stift Nr. Papirkilder - Magasin 1 4 Kostnad 2, Sende en jobb til en sikker utskriftskø 1 Brukeren sender utskriften av dokumentet til laserskriveren 2 uniflow analyserer utskriftsjobben 3 Hvis jobben er større enn fem sider, vises en melding der brukeren bes om å sende jobben til den sikre utskriftskøen 4 Sendt jobb holdes igjen på serveren 5 Brukeren autentiserer seg selv ved skriveren, og vedkommendes jobbliste vises. Brukeren kan endre utskriftsinnstillingene før utskrift om nødvendig 6 Jobbkostnader og sparing lagres i databasen 1 Sikker utskrift fra en mobil enhet eller over Internett 1 Brukeren skriver ut jobben sin fra hotellet, sender den via e-post eller får tilgang til dokumentet fra skyen 1 Internet Gateway uniflow henter fram en sikker utskriftsjobb fra Internet Gateway eller e-postserveren 3 Brukeren autentiserer seg selv ved skriveren, og vedkommendes jobbliste vises. Brukeren kan endre utskriftsinnstillingene før utskrift om nødvendig 1 Brannmur uniflow E-postserver Skanne til e-post og et dokumentbehandlingssystem 1 Brukeren identifiserer seg ved den multifunksjonelle enheten og velger å skanne jobben 2 2 uniflow henter kategoriene for registrering fra DMS 3 uniflow utfører optisk skrifttegngjenkjenning på dokumentet for å automatisk fange registerinformasjon Dokumentbehandlingssystem 4 Brukeren bekrefter registerinformasjonen på displaypanelet 5 uniflow komprimerer dokumentet 6 Det skannede dokumentet sendes til brukerens e-postadresse i redigerbart MS Word-format og til DMS som høykomprimert PDF-fil Dynamisk skannegrensesnitt Skann til e-post i redigerbart format Når brukeren har autentisert seg på den multifunksjonelle enheten er det også mulig å skanne papirdokumenter til e-post eller bedriftens dokumentbehandlingssystem. Brukere som velger å skanne til e-post vil oppleve det samme som ved sending av e-post fra skrivebordet (dette takket være integreringen med Microsoft Exchange). De kan nemlig velge mottakere fra de globale adressebøkene, og det skannede dokumentet vil bli lagret i brukerens "Sendte elementer"-mappe. uniflow kan dessuten utføre optisk skrifttegngjenkjenning (optical character recognition, OCR) på dokumentet, og deretter konvertere bildet til et redigerbart format, for eksempel Microsoft Word, i tillegg til å hente ut tekst og strekkoder for å lage et register. Dokumentet kan komprimeres i svært stor grad for å redusere filstørrelse og krav til lagringskapasitet. Samhandlingen med skannegrensesnittet er dynamisk og personlig for hver bruker. Personlige knapper og arbeidsflyt for skanning vil følge brukeren til enhver multifunksjonell enhet som blir valgt for å gi en samsvarende opplevelse, uansett hvilken enhet som brukes.

8 Komplett enhets- og dokument -sikkerhet. IT-lederens synspunkt. uniflow tilbyr et manglende ledd i enhets- og dokumentsikkerhet. Dette gir komplett kontroll over miljøet for multifunksjonelle enheter. Kontroll over hvordan jobber skrives ut Informasjon fra uniflow setter IT-lederen i stand til å fastsette utskriftsregler på nettverket. Større jobber kan forhindres fra å skrives ut på mindre laserskrivere, og jobber kan også generelt tvinges til å bli skrevet ut på en viss måte. IT-lederen kan for eksempel tvinge alle e-poster til å bli skrevet ut i svart-hvitt eller jobber til å sendes i dobbeltsidig format når de overskrider en viss størrelse. Begrens tilgang til multifunksjonelle enheter Det kan være flere grunner til at IT-lederen vil definere at ulike brukere skal ha tilgang til ulike funksjonaliteter på samme enhet. Med tett integrering av uniflow og den multifunksjonelle enheten fra Canon kan IT-lederen definere tilgangsrettigheter for hver enhet. Gjester kan for eksempel kun kopiere i svart-hvitt, mens ansatte kan bruke alle kopi-, skanne- og faksfunksjoner. Et annet alternativ er at ansatte kun kan kopiere i farge på de multifunksjonelle enhetene ved siden av kontoret til adm. dir., mens ledere kan kopiere i farge på hver enhet Integrering med fagsystemer Tilgang til enheten kontrolleres av adgangskort, smartkort, magnetstripekort, PIN-kode, fingeravtrykk eller brukernavn og passord. uniflow kan integrere seg med bedriftens brukeroversikt, eller "lære seg" hvilket kort som tilhører hvilken bruker. Dette letter byrden vesentlig for IT-avdelingen. For skannemiljøet har uniflow opprinnelig integrering med blant andre Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint og Therefore. Dokumentet kan komprimeres i svært stor grad for å redusere filstørrelse og krav til lagringskapasitet på serveren. Påkrevd informasjon for registrering kan fanges fra brukeren eller direkte fra selve dokumentet ved bruk av strekkoder eller sone-orientert optisk skrifttegnsgjenkjenning.

9 Tilpasset arbeidsflyt Ulike avdelinger og brukere krever ulik funksjonalitet når det gjelder utskrift og skanning av dokumenter. Regnskapsavdelingen kan for eksempel ha et spesielt krav til skanning av fakturaer til et dokumentbehandlingssystem, mens salgsavdelingen har behov for å konvertere papirbestillinger til Excel-format for behandling. uniflow har et grafisk redigeringsprogram for arbeidsflyt. Det setter administrator i stand til å avgjøre hva som skal skje når en bruker skriver ut eller skanner et dokument. Denne typen arbeidsflyt kan variere fra skriver til skriver avhengig av avdelingens behov, og personlig arbeidsflyt kan følge brukere fra enhet til enhet. Dra og slippgrensesnittet gjør det enkelt for administrator å skape en arbeidsflyt for hver enkelt bruker og hver enkel enhet. Integrert i nettverket uniflow er utformet for å minimere driftsforstyrrelser når nettverksproblemer oppstår. Utskrifts- og skanneenheter kan konfigureres til å fungere med eksterne utskriftsservere som ikke krever en forbindelse til hovedserveren for å fungere. Servere kan også organiseres i grupper for å få et ekstra lag eller ekstra styrke. Den multifunksjonelle enheten kan huske innloggingsopplysningene til brukere, slik at de fortsatt kan bruke noen funksjoner når nettverket er nede, som for eksempel kopiering. Komplett dokumentsikkerhet Sikker utskrift forhindrer at sikre dokumenter blir liggende der alle kan se dem. Men hva om dokumentet aldri skulle ha blitt skrevet ut i det hele tatt? uniflow kan fange hver kopi, utskrift, skanning og faks, og behandle bildedata for nøkkelord eller dokumentstruktur før lagring i et dokumentbehandlingssystem.

10 Sporing av kostnader og sparing. Finansavdelingens synspunkt. uniflow kan spore alle kostnader, all sparing og all effekt på miljøet som oppstår ved utskrift, kopiering, faksing og skanning. Spor alle kostnader og innsparinger ved dokumentproduksjon uniflow hjelper finansavdelingen med å spore og vurdere organisasjonens gjeldende utskriftskostnader. Slik kan interne kostnader returneres og gjeldende bruk revideres. Lokale skrivere, nettverkslaserskrivere, storformatsskrivere og multifunksjonelle enheter kan spores. For multifunksjonelle enheter fra Canon kan all kopierings-, faksings- og skanningsaktivitet lagres sammen med all utskriftsaktivitet. uniflow takler alt, uansett organisasjonsstørrelse, fra små bedrifter med kun én enhet til store globale organisasjoner på flere hundre steder med grupperte servere. Hver skriver kan tildeles flere prisstrukturer, noe som legger til rette for sporing av brukeravgifter og interne utskriftskostnader. Budsjetter kan forhindre brukere fra å skrive ut mer enn de har rett til. Det kan også pålegges å få ledergodkjenning før utskrift av store eller dyre jobber. Kostnadskoder for flere nivåer kan tildeles for utskrifts- og kopijobber, slik at det riktige budsjettet blir brukt for det aktuelle arbeidet. Alle sparinger som resultat av installering av uniflow lagres, slik at finansavdelingen kan påvise den virkelige avkastningen som har blitt oppnådd. Man kan for eksempel spare ved å sende en jobb til en billigere skriver, eller ved å slette en sikker utskriftsjobb som ikke har blitt hentet. Avansert enhetsstyring Den samlede enhetsflåten i en organisasjon kan overvåkes av uniflow, noe som gir flere rapporteringsmuligheter. Måleravlesinger og historiske statusendringer for alle enheter, uavhengig av produsent, kan hentes og rapporter utarbeides. Grafiske rapporter Finansavdelingen kan se all enhetsbruk i hele organisasjonen, og i tillegg få tilgang til rapporter som kan sorteres etter bruker, enhet og grupper eller kostnadskoder på flere nivåer. Standardrapporter inneholder all nødvendig informasjon, som for eksempel hvilken enhet som brukes mest og hvem som bruker mest penger. Sparerapporter viser all sparing og potensielle besparelser i løpet av en periode. Utskriftsopplysningsrapporter kan vise den gjeldende statusen for utskriftsmiljøet sammen med en tendensanalyse og en detaljert bruksoversikt. Miljøinformasjon, som for eksempel hvor mange trær som har blitt spart ved bruk av dobbeltsidig utskrift eller jobber som har blitt slettet av brukeren uten å skrives ut, vises også i disse rapportene. Hvis finansavdelingen trenger mer informasjon, kan spesialtilpassede rapporter legges til.

11 Brukeren sender en utskriftsjobb til hovedutskriftsserveren eller et eksternt sted. 2 Jobben analyseres, kostnadene fordeles og innsparingen utregnes 3 Jobben kan skrives ut på alle enheter 4 Administrator kan se rapporter og grafer som viser kostnader, kostnadssparing og miljøinnvirkning for alle jobber, uansett hvor de ble skrevet ut

12 Én plattform for adminstrering av utskrift, kopiering og skanning Denne brosjyren og spesifikasjonene for produktet er utarbeidet før produktlanseringsdatoen. Endelige spesifikasjoner kan endres uten forvarsel. og : Alle bedrifts- og/eller produktnavn er varemerker og/eller registrerte varemerker for sine respektive produsenter i individuelle markeder og/eller land. uniflow er et varemerke for NT-ware Systemprogrammierung GmbH. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Norwegian Edition 0158W584 Canon Europa N.V Canon Norge AS Hallagerbakken 110 Postboks 33 Holmlia 1201 OSLO Tlf