SIMPLIFYSCAN. Sharps intelligente skanning

Transkript

1 SIMPLIFYSCAN Sharps intelligente skanning

2 SIMPLIFYSCAN: SHARPS INTELLIGENTE SKANNING Med SimplifyScan kan alle på kontoret enkelt registrere dokumenter og distribuere informasjon til ethvert sted i nettverket, direkte fra Sharp-maskinen. Dermed kan brukerne enkelt og effektivt integrere dokumentene sine i den digitale arbeidsflyten. SimplifyScan sikrer at dokumentene lagres i riktig mappe som en søkbar tekstfil. Dette kan være filer til arkivering, som PDF- eller PDF/A-filer, eller redigerbare filer, som Word- eller Excel-filer. Med SimplifyScan er det mulig å oppnå sanntids toveiskommunikasjon med nettverk, applikasjoner og databaser. Du velger enkelt ønsket lagringssted på displayet på multifunksjonsmaskinen. Prosesser som tidligere måtte gjøres manuelt og tok flere minutter å fullføre, kan nå utføres automatisk på noen få sekunder. SimplifyScan er både genial og brukervennlig, med enkle og intuitive skanneløsninger som kan integreres i enhver forretningsprosess. HOVEDFORDELER Integreres sømløst i din eksisterende arbeidsflyt Brukervennlig Optimal produktivitet og effektivitet Opprett søkbare tekstfiler for enkel gjenfinning Skann til hvor som helst Rimelig Skann direkte til din forretningsapplikasjon SIMPLIFYSCAN Sharps intelligente skanning

3 ELEKTRONISK ARKIVERING HAR ALDRI VÆRT ENKLERE ENN MED SIMPLIFYSCAN! Skann direkte til din Windows-filstruktur Enhver ansatt som vil skanne et dokument, kan legge det i Sharps multifunksjonsmaskin. Oppgi ønsket plassering for det skannede dokumentet på displayet. Det er også mulig for brukerne å bla i sin Windows-filstruktur direkte fra multifunksjonsmaskinen, og enkelt velge riktig mappe for lagring av dokumentet. Nye mapper kan også opprettes direkte på displayet til multifunksjonsmaskinen. SimplifyScan kan automatisk opprette en ny mappe hvor som helst i filstrukturen basert på informasjonen i dokumentet, som dato, klokkeslett osv. Det er også mulig å føye ytterligere data til skanningen. Disse dataene kan brukes til å opprette et filnavn eller fylle ut dokumentegenskaper. Når du har trykket på startknappen, lagres dokumentet som en søkbar tekstfil i ønsket format på riktig sted. Med denne avanserte skannefunksjonen blir arbeidet mye mer effektivt. Skann til enhver forretningsapplikasjon SimplifyScan kan skanne og lagre dokumenter på ønsket plasseringi Windows-filstrukturen. Dersom du bruker applikasjoner som økonomisystemer, dokumentstyringssystemer, CRM, ERP eller juridiske applikasjoner, blir all informasjonen om forretningsforbindelser, fakturaer osv. oppført i applikasjonenes databaser. Da ville det være mye enklere om du kunne skanne og lagre dokumentene direkte i disse applikasjonene. SimplifyScan kan lagre dokumentene direkte på riktig sted i forretningsapplikasjonene basert på noen enkle spørsmål som du besvarer på multifunksjonsmaskinen. Du finner mer informasjon om koblinger som gjør dette mulig på nettstedet vårt:

4 FUNKSJONER OG FORDELER SKANN TIL ENHVER FORRETNINGSAPPLIKASJON Skann og lagre direkte til Windows-filstrukturen, SharePoint eller din forretningsapplikasjon. SimplifyScan integreres i sanntid med de forretningsapplikasjonene du bruker. Integrer SimplifyScan enkelt i dine eksisterende forretningsprosesser for å øke produktiviteten og effektiviteten. - Øker produktiviteten og effektiviteten - Integreres enkelt med din eksisterende arbeidsflyt - Skann direkte til din Windows-mappestruktur, e-postadresser, hjemmekatalog eller forretningsapplikasjon - Skann direkte til en e-postadresse via LDAP BRUKERVENNLIG Sharps multifunksjonsmaskiner og deres brukergrensesnitt er eksempler på brukervennlig design. SimplifyScan er utformet slik at skanneopplevelsen blir så enkel som mulig. Alle SimplifyScan-funksjoner blir tilgjengelige via OSA (Open Systems Architecture). - Enkel å bruke - Gjenkjennbar design - Sharps design og utforming SØKBARE PDF- OG PDF/A-FILER (OCR) SimplifyScan kan konvertere registrerte dokumenter til søkbare PDF- og PDF/A-tekstfiler for arkivering. Dokumentene blir søkbare ved hjelp av OCR (optisk tegngjenkjenning). Resultatet er at du enkelt kan finne igjen og hente frem skannede dokumenter. - Du henter enkelt frem dokumenter - Det er mulig å søke i teksten i dokumentene - Du kan fylle ut eller endre PDF-egenskapene - Du kan legge nye skanninger til eksisterende PDF-filer FLERE LEVERINGSFORMATER SimplifyScan kan konvertere skannede dokumenter til forskjellige formater, som PDF, JPG, TIFF, Word, Excel eller OpenOffice. Word kan brukes til dokumenter som skal redigeres etter skanning, og PDF kan brukes til arkivering. - Levering av redigerbare dokumenter - Levering for arkivering - Bilder SIMPLIFYSCAN Forenklet skanning: Sharps intelligente skanning

5 BATES-STEMPLING OG REVISJONSHISTORIKK Bates-stempling brukes til juridiske dokumenter og forretningsdokumenter for nummerering eller dato- og tidsstempling etter som dokumentene skannes for å garantere autentisiteten. Det er mulig å tilpasse teksten og/eller tallet som stemples på dokumentet, samt plasseringen og orienteringen til stempelet. - Garantert autentisitet ved sekvensiell nummerering eller dato-/tidsmerking av dokumentene etter som de skannes - Systemet kan også oppbevare en revisjonsfil PERSONLIGE MALER Når brukeren logger på systemet, vises deres personlige skannemenyer. Det er ikke nødvendig å oppgi en e-postadresse eller definere startkatalog. All nødvendig informasjon fylles ut ved autentiseringsprosessen. Dette gir større kontroll og sikkerhet i forbindelse med skannedestinasjonene. - Personlige skannemaler - Større kontroll og sikkerhet i forbindelse med skannedestinasjoner - Skann til personlige bestemmelsessteder uten å oppgi ekstra informasjon STREKKODE SimplifyScan kan lese og tolke standard strekkoder på dokumenter. Når SimplifyScan gjenkjenner en strekkode, leser den av verdien og trekker ut data som kan brukes som metadata. Under skanning av store mengder (bunter) av dokumenter, kan forskjellige bunter automatisk skilles og lagres på forskjellige steder ved hjelp av informasjon i strekkodene. Det er også mulig å opprette regler for håndtering av strekkoder. - Ingen datainntasting på multifunksjonsmaskinen - Buntskanning INGEN KLIENTAPPLIKASJON SimplifyScan installeres på en sentral server og brukes bare av IT-administrator. Det er ikke nødvendig å installere programvare på individuelle brukerarbeidsstasjoner. Det muliggjør enkel installering og eliminerer behovet for sluttbrukeropplæring. Brukerne arbeider direkte på multifunksjonsmaskinen, som de allerede er kjent med. - Ingen produktopplæring nødvendig - Sentral installering, ingen installering på lokale arbeidsstasjoner

6 ENKLE TRINN FOR INTELLIGENT LAGRING TRINN 1 TRINN 4 Trykk på startknappen for å skanne og lagre dokumentet. SimplifyScan kan levere dokumentet i det formatet du ønsker: PDF og PDF/A, TIFF, JPEG, Word, Excel eller OpenOffice. TRINN 5 TRINN 2 Legg dokumentet du vil skanne på Sharp-maskinen. TRINN 3 Velg ønsket plassering for dokumentet på Sharp-maskinen ved hjelp av SimplifyScan-grensesnittet. Dokumentet er lagret på ønsket lagringssted i nettverket i riktig format basert på det du har valgt på multifunksjonsmaskinen. Det er ikke bare mulig å lagre dokumentene i Windows-filstrukturen, men også direkte i økonomisystemer, dokumentstyringssystemer, juridiske applikasjoner, CRM- eller ERP-systemer. Med SimplifyScan er toveiskommunikasjon mulig mellom Sharp-maskinen og nettverk, applikasjoner og databaser. Velg ønsket lagringssted fra en liste hentet fra databasen på displayet på Sharp-maskinen. SIMPLIFYSCAN Forenklet skanning: Sharps intelligente skanning

7 SHARP OSA: EN NY MÅTE Å TENKE PÅ Alt du har lest i denne brosjyren er mulig på grunn av Sharps OSA (Open Systems Architecture). Dette er en utviklingsplattform som gjør det mulig å gjøre multifunksjonsmaskinen til en portal til all dokument- og informasjonsflyt i virksomheten. Derfor kan den siste generasjonen av Sharps multifunksjonsmaskiner gjøre mye mer enn bare å skrive ut, kopiere, fakse og skanne. Med Sharp OSA kan de nye maskinene gi umiddelbar tilgang fra maskinen til nettverk og applikasjoner for raskere, enklere og mer effektiv arbeidsflyt. Automatisering for nøyaktighet og effektivitet Sharp OSA er ideell for automatisering og strømlinjeforming av gjentakende oppgaver, som dokumentskanning, indeksering og arkivering for økt effektivitet og færre feil. Enkel integrering og problemfri bruk Sharp OSA-applikasjoner, som bruker standardprotokoller og -grensesnitt brukes på tvers av hele nettverket for rask, problemfri integrering og støtte. Overlegen avkastning på investeringen Sharp OSA-aktiverte multifunksjonsmaskiner gjør det enkelt for alle å oppnå mer. De er ikke slutten på dokumentprosessen de er hjertet i informasjonsflyten.

8 X-Solutions Europe Amersfoortseweg LK Bunschoten The Netherlands Tel. +31 (0) Fax +31 (0) Sharp Electronics Norge Østre Aker vei 24 Postboks 536 Økern 0512 Oslo Telefon Telefaks Støttede Sharp-enheter Du kan få mer informasjon om støttet Sharp-utstyr fra din Sharp-forhandler, eller ved å gå inn på X-Solutions. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions and SimplifyScan are trademarks of X-Solutions TM. SimplifyScan-no-basic-1.2