Oversikt over Document Portal

Transkript

1 Hvis du vil se på eller laste ned denne eller andre Lexmark Document Solutions-publikasjoner, kan du klikke her. Oversikt over Document Portal Lexmark Document Portal er en programvareløsning som gir den funksjonaliteten du trenger for å lagre og behandle forhåndsutskrevne skjemaer på forespørsel. Denne løsningen erstatter brukerens behov for å ha mengder med trykksaker på lager. Du må ha Internet Explorer for å kunne kjøre Document Portal. Document Portal består av: Document Server-programvaren Document Portal-administrasjonsverktøy I tillegg inkluderer den to klientalternativer: Document Portal på en multifunksjonsmaskin (MFP) Nyhet! Document Portal på et skrivebord et skrivebordsgrensesnitt for Document Portal-programmet Document Portal-administrasjonsverktøy Med Document Portal-administrasjonsverktøyet kan du lage tilpassede Document Portal-løsninger for klientene dine. Med administrasjonsverktøyet kan du: legge til og slette skjemaer legge til og slette skript administrere MFPer administrere Document Portal på et skrivebord opprette egendefinerte kategorier lage rapporter om skjemabruk Se "" på side 3 for mer informasjon. Document Portal på en MFP Du kan få tilgang til Document Portal på en MFP via berøringsskjermen på en Lexmark MFP. Oversikt over Document Portal 1

2 Document Portal på et skrivebord Med Document Portal på et skrivebord kan du få tilgang til Document Portal-programmet fra datamaskinen. Document Portal på et skrivebord har de samme funkjonene som MFP-versjonen. Se "Brukerverktøy (MFP og skrivebord)" på side 2 for mer informasjon. Hva er et skjema? Et skjema er enten en vanlig PDF-fil som kan kobles til et skript for behandling (utskrift, faks, e-post eller arkivering), eller en FDD-fil som kan flette inn data fra en ekstern kilde (for eksempel en database eller en "flat" fil). Bruke Document Portal Document Portal består av to komponenter: Et brukergrensesnitt der du kan velge og behandle skjemaer (MFP-versjon og skrivebordsversjon), og et administrasjonsverktøy for administrasjon av skjemaer. Brukerverktøy (MFP og skrivebord) Brukergrensesnittet består av noen hovedkomponenter, med følgende funksjonalitet: finne et skjema ved hjelp av kategorier skjemainformasjon behandle et skjema Finne et skjema ved hjelp av kategorier Du kan finne et skjema ved et søk basert på kategorier. Kategorier brukes til å gruppere skjemaer som har noen fellestrekk. Disse kategoriene opprettes av administratoren. Kategorier som inneholder skjemaer, vises i sort farge. Kategorier uten skjemaer, vises i grå farge. Disse kan du ikke velge. Du kan vise flere kategorier på én gang. Merk: Det er ingen begrensning på antallet kategorier. Hvis en kategori bare inneholder ett skjema, er det skjemaet valgt som standard. Hvis en kategori inneholder mer enn ett skjema, blir ingen av dem valgt. Document Portal på et skrivebord 2

3 Skjemainformasjon Når du har valgt et bestemt skjema, vises følgende informasjon: Miniatyr en liten, grafisk versjon av skjemaet Skjematittel tittelen på skjemaet Skjemanummer nummeret på skjemaet Revisjon når skjemaet sist ble revidert Oppsummering en kort beskrivelse av skjemaet Antall sider antall sider i skjemaet Merk: Revisjon-feltet vil vise "Originalt skjema" hvis skjemaet ikke er blitt revidert. Hvis skjemaet er blitt endret siden det ble lagt inn i systemet, vil Revisjon-feltet vise #<revisjonsnummer> (dato og klokkeslett for revisjonen). Eksempel: Hvis et skjema er blitt endret én gang siden det ble lagt inn i systemet, kan Revisjon-feltet vise (med amerikansk datoformat): #1 (1/18/02 3:09 PM). Behandle et skjema Når et skjema er valgt, kan du behandle det ved å velge antall kopier, merke av for autofyll hvis du vil bruke det (forutsatt at det kan brukes på det aktuelle skjemaet) og trykke på Start. et er det brukergrensesnittet du bruker når du skal administrere Document Portal. Dette verktøyet kjøres i en nettleser (Internet Explorer). Logge inn Logg inn på Document Portal Administrator ved å bruke det passordet du skrev inn under installasjonen. Hvis du vil endre passordet, kan du gjøre det i Innstillinger-kategorien. Administrere skjemaer Du kan legge til, slette og redigere skjemaer i Skjemaer-kategorien. Legge til et skjema Hvis du vil legge til et skjema i Document Portal, må du først åpne Skjemaer-kategorien. Her vil du se en liste over skjemaene som finnes i systemet. Klikk på Legg til hvis du vil legge til et skjema. Når du vil legge til et skjema, er det tre hovedområder å ta hensyn til: Skjemainformasjon Kategorier Skriverinnstillinger 3

4 Skjemainformasjon Du kan angi skjematype, skjemafil, tittel, nummer, nøkkelord, skript, AF-skript (for skjemaer) og en oppsummering for det aktuelle skjemaet. Bare skjemafilen og skjematittelen er obligatorisk. Kategorier Grupperer et sett med skjemaer i en kategori. Et skjema trenger ikke å være knyttet til en kategori. Et skjema kan være knyttet til mer enn én kategori. Skriverinnstillinger Angi standard skriverinnstillinger når du velger å skrive ut et bestemt skjema. Redigere et skjema Velg Skjemaer-kategorien. Hvis du vil redigere et bestemt skjema, kan du velge det på listen, slik at informasjonen for skjemaet vises til høyre. Slette et skjema Velg Skjemaer-kategorien. Velg det skjemaet du vil slette, og klikk på Slett. Administrere skript Skript blir utviklet i programvaren Lexmark Workflow Composer. Slike skript brukes til å behandle skjemaer (skrive ut, fakse, sende som e-post osv.). Du kan legge til og slette skript, og knytte dem til skjemaer i Document Portal. Legge til et skript Når et skript er opprettet med Workflow Composer, kan du legge det til i Document Portal. Åpne Skript-kategorien, og klikk på Legg til. Slette et skript Du kan slette et skript fra Document Portal-serveren så sant det ikke er knyttet til noe skjema. Åpne Skript-kategorien, merk skriptet, og klikk på Slett. Knytte et skript til et skjema Du kan knytte et skript til et skjema når skjemaet legges til i Skjemaer-kategorien. Hvis du vil vite mer om å knytte skript til skjemaer, kan du se Administrasjonshåndbok for Document Portal. 4

5 Administrere Document Portal på en MFP Du kan legge til, redigere og slette Document Portal på en MFP i nettverket. Legge til Document Portal på en MFP 1 Velg MFP-kategorien. Her vil du se en liste over Document Portal-modulene som finnes på systemet. 2 Hvis du vil legge til en Document Portal, kan du klikke på Legg til. Standardtittelen for Document Portal-ikonet er "Skjemaer". Denne standardverdien kan du endre i Innstillinger-kategorien. Redigere en Document Portal Hvis du vil redigere en bestemt Document Portal på en MFP, kan du velge Document Portal-modulen på listen. Feltet til høyre vil da vise informasjon om denne Document Portal-modulen. Slette en Document Portal Hvis du vil slette en Document Portal fra systemet, kan du velge den og klikke på Slett. Legge til Document Portal-lisenser MFP-kategorien viser også hvor mange lisenser totalt som er tilgjengelig for MFPene dine. Klikk på Lisenser hvis du vil legge til flere lisenser. Administrere Document Portal på et skrivebord En ny Skrivebord-kategori er lagt til i Document Portal Admin. Skrivebord-kategorien består av tre felt: Skriveradministrasjon Skriverinnstillinger Lisensbehandling Skriveradministrasjon I feltet Skriveradministrasjon kan du definere nettverksskrivere som kan velges av sluttbrukeren. Kompatible skrivere kan legges til, fjernes og redigeres fra listen over tilgjengelige skrivere. 5

6 Skriverinnstillinger I feltet Skriverinnstillinger kan du velge hvor mye kontroll du vil gi til sluttbrukeren med hensyn til listen over tilgjengelige skrivere. Alternativene er blant annet følgende: La brukerne velge fra en administratordefinert liste over skrivere La brukerne angi kompatible nettverksskrivere ved å angi IP-adresse og beskrivende informasjon Lisensbehandling Feltet Lisensbehandling viser en oppdatert statusrapport over antall skrivebordslisenser som er i bruk. Klikk på knappen Lisenser... hvis du vil vise eller legge til flere lisenser. Administrere kategorier En kategori er en gruppering av skjemaer. Du kan for eksempel gruppere alle pensjonsrelaterte skjemaer i kategorien "Trygd". Administrasjon av kategorier består i hovedsak av å legge til, redigere og slette skjemakategorier. Legge til en kategori Hvis du vil legge til en kategori i Document Portal-systemet, må du først åpne Kategorier-kategorien. Her vil du se en liste over kategoriene som finnes i systemet. Klikk på Legg til hvis du vil legge til en kategori. Når du legger til en kategori, må du gi den et navn. Du kan også angi skjemaene som kategorien inneholder, og/eller hvilke Document Portal-moduler som skal ha tilgang til den. Redigere en kategori Hvis du vil redigere en kategori, må du åpne Kategorier-kategorien. Velg kategorien på listen. Den høyre siden viser nå redigerbare felt med den aktuelle informasjonen for den valgte kategorien. Slette en kategori Hvis du vil slette en kategori, må du åpne Kategorier-kategorien. Velg den kategorien du vil slette, og klikk på Slett. 6

7 Rapportering Dette omhandler registrering av all Document Portal-bruk. Hver gang et skjema sendes, blir det registrert visse typer informasjon (for eksempel hvilket skjema som er blitt sendt flest ganger, hvilken Document Portal som har vært mest brukt, og så videre). Ved hjelp av denne informasjonen kan du allokere ressursene der det er størst behov for dem. Hvis du vil se en rapport, må du velge rapporttypen og det aktuelle tidsrommet. I noen av rapportene har du mulighet til å se tilleggsinformasjon (for eksempel om et bestemt skjema eller en bestemt Document Portal du er interessert i). Du kan også eksportere rapportinformasjonen til en fil. Klikk på Eksporter rapport hvis du vil gjøre det. Innstillinger I denne kategorien kan administratoren: endre passordet angi standard skriverinnstillinger angi standardskript angi noen alternativer for avlusing angi standardtittel for Document Portal-modulen angi hvor mange dager et skjema skal betraktes som nytt eller oppdatert Med administrasjonsverktøyet kan du velge hvor mange dager et skjema skal betraktes som nytt eller oppdatert. Dette kan være alt fra 1 til 31 dager. 7