JEG ØNSKER UTDANNING MED TJENESTER SOM GJØR TING ENKELT

Transkript

1 JEG ØNSKER UTDANNING MED TJENESTER SOM GJØR TING ENKELT FORBEDRET TJENESTEBASERT UTDANNING

2 TJENESTEBASERT UTDANNING Utdanning er en av de viktigste suksessfaktorene i samfunnet, og utdanningsinstitusjoner blir stadig viktigere fra barne hager til skoler, fra universiteter til spesielle utdanningstjenester. På den andre siden er spesielt offentlige utdanningsinstitusjoner under et stort press for å redusere kostnadene, og de må finne løsninger som optimaliserer og effektiviserer arbeidsprosessene. Samtidig må disse institusjonene modernisere tjenestestrukturen og tilby omfattende kopi- og utskriftstjenester så vel som konterings- og betalingsløsninger og pålitelig digital arkivering og datatilgang. I tillegg til budsjettsituasjonen står utdanningsinstitusjoner også overfor andre utfordringer: De må tilpasse seg moderne studenters forventninger til tjenester og assistanse, styrke tilbudet om utveksling med utlandet, deltids- og nettstudier samt utvikle en infrastruktur som oppfyller dagens standarder til miljøvennlig teknologi og drift. Videre krever den moderne brukeren utstyr for produksjon av mange typer dokumenter, fleksibel og sikker datatilgang og sømløs integrasjon av mobile funksjoner. Alt i alt ser utdanningsinstitusjoner etter digital teknologi for å forbedre undervisningen, læringen, vedlikeholdet av studentdatabasene og økonomistyringen. Konica Minoltas løsninger for dokumentproduksjon, kontering, dokumentfangst og distribusjon er det rette svaret på disse utfordringene.

3 FORBEDRET TJENESTEBASERT UTDANNING 2/3 innhold Den akademiske hverdagen Grunnleggende utskriftstjenester Side 4 Utvidede utskriftstjenester Side 5 Avanserte utskriftstjenester Side 6 Gratiskopier Side 7 Sammensetning av kursmateriell Side 8 Akademisk Administrative oppgaver Innrullering Side 9 Studentdatabase Side 10 Administrativt de to aspektene ved et godt utdanningstilbud Akademisk liv: Eksempler som viser hvordan man kan tilby bedre utskrifts- og kopifunksjoner til studenter og forelesere, inkludert utskrift fra mobile enheter eller hjemme-pc-er og distribusjon av digitalt kursmateriell. Administrative oppgaver: Eksempler som demonstrerer hvordan man kan løse administrative oppgaver som opptak og innrullering, administrasjon av studentdatabaser og datasikkerhet.

4 GRUNNLEGGENDE UTSKRIFTSTJENESTER selvbetjent kopi og utskrift Mindre utdanningsinstitusjoner må kunne tilby studentene kopierings- og utskriftstjenester uten å innføre kompleks nettverks- og serverinfrastruktur. Disse institusjonene ser etter rimelige løsninger som er tilpasset små budsjetter, få utskriftsenheter og som krever lite administrasjon. Konica Minolta tilbyr en løsning som etablerer et effektivt selvbetjeningssystem for studenter med to ulike konto- og betalingsløsninger. Den første er en betalingsløsning med mynter. Den andre er en kombinert løsning som støtter både betaling med kort og mynter. Denne løsningen krever en enhet for påfylling av kortet. grunnleggende utskriftstjenester Selvbetjent kopi og utskrift Studenten får tilgang til skriveren ved å betale med mynter eller kort ved utskriftsenheten. Dersom studenten ønsker å kopiere kan han velge kopiinnstillinger, f.eks. antall kopier eller farge vs sort/hvitt. Hvis studenten ønsker å skrive ut eller skanne fra en USB-penn, setter han inn pennen og velger enten utskrifts- eller skanneinnstillinger. Studenten kan også sende en utskriftsjobb sammen med bruker-id som sikker utskrift til skriveren. Etter å ha betalt med mynter eller kort velger han boksen for sikker utskrift og godkjenner transaksjonen med ID og passord. Dersom studenten bruker kopikort kan dette fylles på igjen ved å besøke ekspedisjonen. Selv små utdanningsinstitusjoner kan etablere praktiske og brukervennlige selvbetjeningsmiljøer. De drar nytte av nøyaktig kontering og effektive betalingsløsninger. De støtter studentene uten å øke administrasjonen eller nettverkskapasiteten.

5 FORBEDRET TJENESTEBASERT UTDANNING 4/5 utvidede utskriftstjenester Mobil- og "følg meg"-utskrift UTVIDEDE UTSKRIFTSTJENESTER mobil- og "følg-meg"-utskrift I dag krever studenter og forelesere stadig mer fleksible utskrifts løsninger slik at de kan bruke alle tilgjengelige utskriftsenheter. De ønsker å kunne produsere pensumutskrifter, litteraturlister eller forelesningsnotater hvor som helst og når som helst på campus. Med mobil utskrift kan studentene bruke sine egne maskiner eller mobile enheter til å skrive ut individuelle sider eller større dokumenter uten å måtte installere spesielle drivere. "Følg meg"-utskrift gir studentene muligheten til å hente ut utskriftsjobbene fra skrivere som befinner seg utenfor campus og skrive ut dokumentene når de måtte ha behov for dem. På denne måten bidrar også "følg meg"-utskrift til at man ikke skriver ut og så glemmer å hente utskriftene. Studenten sender utskriftsjobben via en kompatibel nettside, e-post eller skriverdriver. Til sendingen brukes en PC eller mobil enhet, f.eks. et nettbrett eller en smarttelefon. Ved sending via skriverdriveren bruker studenten sin egen PC som er registrert på nettverket. Ved sending via nettside logger studenten inn og laster opp utskriftsjobben. Ved sending via e-post sender studenten utskriftsjobben som et vedlegg. Studenten godkjenner transaksjonen ved en skriver på campus, velger jobben fra "følg meg"-funksjonen og henter informasjon om gjenstående kreditt etter at dokumentet er skrevet ut. Studenten kan overføre penger til kontoen sin enten ved å bruke standard nettbetaling eller ved å betale kontant i studentekspedisjonen. Løsningen inneholder nyttige rapporteringsfunksjoner slik at administratorene kan overvåke kostnadene og studentene kan sjekke bruk, gjenstående saldo og uttak. D e kan tilby effektive og sikre utskrifts- og konterings løsninger. Det er enkelt å integrere mobilteknologien som de fleste studenter er kjent med. Både utdanningsinstitusjonen og studenten har full oversikt over kostnadene.

6 AVANSERTE UTSKRIFTSTJENESTER avanserte utskriftstjenester Nettkatalog og printrom Studenten eller foreleseren har en konto på utskriftsportalen. For å øke balansen betaler studenten eller foreleseren via nettbetaling eller kontant i studentekspedisjonen. Hvis studenten eller foreleseren vil sende en utskriftsjobb benytter han utskriftsportalen med egen konto via en PC, bærbar PC eller mobilenhet. Her velger brukeren enten et dokument fra nettkatalogen eller laster opp et PDFdokument til katalogen. Han velger skriverinnstillinger og for håndsviser sidene før jobben skrives ut. Etter levert utskrift blir kontoen belastet. Når dokumentet blir sendt til en skriver på campus godkjenner studenten utskriften på utskriftsenheten og frigjør dokumentet via "følg meg"-utskrift. Når dokumentet blir sendt til det sentrale skriverrommet mottar en ansatt en dokument bestilling med all informasjon som er nødvendig for å produsere dokumentet. Utvidede funksjoner hjelper administratorer med å overvåke og kontrollere utskriftsjobber og bruken av de ulike enhetene. nettkatalog og skriverrom I tillegg til enkelt tilgjengelige kopierings- og utskriftsenheter, må utdanningsinstitusjoner kunne tilby studenter og forelesere løsninger for produksjon av større volum og komplekse jobber som f.eks. masteroppgaver og forelesningsnotater eller studiekataloger. Større universiteter kan ofte tilby dette ved at de har sentrale printrom med utstyr som tilbyr avanserte etter behandlingsalternativer. Studenter og forelesere nyter da godt av lavere kostnader ved høyere volum og spesialfunksjoner som spiralinnbinding eller innbundne bøker. I tillegg gir bruk av online kataloger studentene tilgang til kursmateriell. Foreleserne kan enkelt laste opp notater, presentasjoner og litteraturlister til studentene, som deretter kan åpne materialet og skrive ut det de ønsker på universitetets printrom eller på en fritt valgt skriver. "Print-on-demand" fra nettkataloger og tilbud om profesjonelle printrom er gode eksempler på hvordan utdanningsinstitusjoner kan bedre kostnadseffektiviteten. Effektiv print-on-demand som sparer institusjonen for penger ved behov for mindre lagringsplass. Oversiktlige kostnader gjør print-on-demand svært lønnsomt. Nettkataloger hjelper foreleserne med å lage tilpasset kursinnhold.

7 FORBEDRET TJENESTEBASERT UTDANNING 6/7 Gratiskopier GRATIS- KOPIER Annonsering på baksiden av kopier gir mulighet for å tilby gratis kopiering og utskrift, og til å etablere samarbeid med private aktører. Spesielt i perioder hvor utdanningsinstitusjoner må fokusere på kostnadene samtidig som de må tilby attraktive tjenester til studentene, kan dette tilbudet være en interessant løsning. Det gir også muligheten til å samle inn og analysere brukerinformasjon, som kan være nyttig for videre markedsføringsaktiviteter. Studenten finner en spesiell gratis-knapp på brukerpanelet på maskinen. Han plasserer dokumentet i dokumentmateren og trykker på startknappen på panelet. Før kopieringen starter blir studenten bedt om å svare på noen spørsmål, for eksempel om kjønn eller hobbyer. Det kopierte dokumentet inneholder tilpasset reklame på baksiden av hver side basert på den informasjonen som er oppgitt i dialogen. Attraktivt tilbud til studenter som ønsker å spare penger. Perfekt mulighet for private bedrifter til å plassere annonser i et undervisningsmiljø.

8 SETTE SAMMEN KURSMATERIELL I dag er både studenter og forelesere vant til å arbeide med digitale dokumenter fremfor papirdokumenter. Disse filene inneholder elementer som opprinnelig var digitale, som tekst eller tabeller for eksempel fra standard Office-applikasjoner, og elementer som opprinnelig var tilgjengelig på papir, som artikler og bokkapitler. For å kunne etablere gode arbeidsprosesser er det nødvendig å tilby løsninger som gjør det enkelt for sekretærer og forelesere å sette sammen innhold fra ulike kilder, digitalisere informasjonen og konvertere den til én utskrivbar fil som kan sendes til kolleger eller publiseres for studenter. Kompendier Sekretæren eller foreleseren bruker et dokumentbehandlingsprogram til å sette sammen dokumenter fra ulike kilder eller med ulike filtyper til én PDF-fil. Ved hjelp av programmet kan brukeren velge og kombinere enkeltsider fra ulike digitale dokumenter eller hele PDF-filer ved å bruke dra og slipp-funksjonen. I tillegg kan brukeren også legge til skannede papirdokumenter. Løsningen tilbyr også en PDF-konverterer som lar brukerne generere høykvalitets PDF-filer, skrive ut PDF-filer fra standardapplikasjoner som Word, og sende PDFfilene direkte til andre kolleger via e-post eller SharePoint. I tillegg til PDF-dokumenter kan foreleserne også gjøre f.eks. referanselitteratur tilgjengelig som lydfiler for studentene. Strømlinjeformede arbeidsprosesser sparer tid og penger. Effektiv håndtering av mange typer dokumenter. Kursmateriell som alltid er tilgjengelig og oppdatert.

9 FORBEDRET TJENESTEBASERT UTDANNING 8/9 Opptak OPPTAK Studentadministrative systemer har dramatisk redusert det administrative arbeidet ved mange institusjoner. For å øke bruksområdet og dermed verdien av et slikt system, er det nyttig å integrere effektiv datafangst og forbedret dokumenthåndtering. For eksempel må studenter i opptaksprosessen fylle ut flere digitale eller papirbaserte skjemaer og levere inn ulike papirdokumenter som f.eks. vitnemål. For å sikre enkel, men sikker håndtering av denne informasjonen, kan de ulike kildene samles i én PDF-fil som beskyttes fra ikke-autorisert tilgang ved hjelp av passord og/ eller kryptering. De ansatte på utdanningsinstitusjonen konverterer alle skjemaer til redigerbare PDFskjemaer som kan sendes ut via e-post til studenter eller foreldre, eller som kan lastes opp til en nettside. Studentene eller foreldrene kan nå fylle ut skjemaene direkte på PC-en. Deretter kan de skrive ut eller sende dem tilbake via e-post, og legge ved andre papirdokumenter som er relevante for opptaket. Når all nødvendig informasjon er mottatt, skanner de ansatte på opptakskontoret alle dokumentene. Ved hjelp av en automatisk innskanningsprosess blir studentinformasjonen lagret i det studieadministrative systemet. Til slutt skanner også den ansatte alle papirvedleggene som inneholder all relevant informasjon og lagrer dette i systemet ved bruk av anbefalte sikkerhetsinnstillinger. Digital arbeidsprosess som er enkel og som reduserer det administrative arbeidet. Avanserte arkiveringsfunksjoner gir enkel tilgang samtidig som standardene for sikring av sensitiv informasjon overholdes. Mer effektiv administrasjon pga. mindre papir.

10 STUDENT- DATABASE Administrasjon av moderne studentadministrative systemer er basert på sentrale servere og digitale studentmapper. Det er derfor viktig å støtte levering av studentdokumenter til universitetets database og rett studentmappe med for eksempel en forhåndsdefinert innskanningsprosess. Disse prosessene må selvsagt være etablert i henhold til de strenge datasikkerhetsstandardene som overholder konfidensialitetskravene. Som et resultat gir denne løsningen en rask og søkbar tilgang, en enkel og fullstendig oversikt over studentenes informasjon og resultater, og den bidrar til å spare mye tid og penger sammenlignet med tradisjonelle papirbaserte løsninger. Studentdatabase En applikasjon for dokumentfangst og -distribusjon er innebygd i multifunksjonsmaskinen. Brukeren skanner studentens arbeid og sender det direkte til den elektroniske studentmappen. Mappen blir lagret med anbefalte sikkerhetsstandarder. I henhold til sikkerhetskravene har bare autoriserte medarbeidere tilgang til å håndtere konfidensielle og personlige opplysninger og benytte arbeidsprosesser i tilknytning til innholdet i studentdatabasen. Automatisk skanning og lagring av følsomme opplysninger. Sparer tid og penger ved at man unngår lagring og arkivering av papir. Forbedret klassifisering og gjenfinning av poster i databasen.

11 SENTRALE ANSVARSOMRÅDER MILJØ/DATASIKKERHET 10/11 SENTRALE ANSVARSOMRÅDER ansvar for miljøet Konica Minolta promoterer bærekraftige strategier og integrerer miljøvennlige perspektiver gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi arbeider for et samfunn som er opptatt av resirkulering, av å forhindre forurensning og å redusere miljøtruslene. Miljøvennlig produksjon Vår forsknings og utviklingavdeling arbeider for miljøvennlig innovasjon, for eksempel Konica Minoltas egen polymeriserte toner, Simitri HD, som er produsert med 33 % lavere CO 2 -utslipp sammenlignet med vanlig toner. Miljøvennlig transport Mindre esker og intelligent logistikk bidrar til å redusere transportavstandene, transportvolumet og transportavfallet. Miljøvennlige tjenester Verktøy som Power Saver og Eco Calculator viser vårt bidrag i forhold til dagens miljøkrav. Miljøvennlig bruk Forbedrede funksjoner på utskriftsenheten som autentisering, "følg meg"-utskrift og forhåndsvisning for å spare papir og å unngå avfall. Miljøvennlig resirkulering Dette området inkluderer resirkulering av våre enheter og forbruksartikler, samt avansert bruk av resirkulert papir som ikke går på bekostning av utskriftskvaliteten. Informasjon om miljøvern ansvar for datasikkerhet Konica Minolta har tatt en ledende rolle i utvikling og implementering av sikkerhets basert informasjonsteknologi i sine multifunksjonsmaskiner. Det er fremdeles ett av våre viktigste mål å levere løsninger som sikrer konfidensialiteten til elektronisk informasjon, uansett om det er data eller dokumenter. Nettverkssikkerhet Våre standarder sikrer nettverket, samt individuell tilgang til maskiner og nettverksfasiliteter. Personvern Personlig data og personopplysninger behandlet av en Konica Minolta-maskin er alltid beskyttet fra uautorisert tilgang. Ved behov er det mulig å begrense tilgang til funksjoner. For eksempel sikrer autentisering og "følg meg"- utskrift at sensitive dokumenter ikke havner i feil hender og ikke blir liggende utilsiktet i utskuffen. Sertifisert sikkerhet Konica Minolta tar kundenes sikkerhetsbehov på alvor. Dette er grunnen til at nesten alle multifunksjonelle bizhub-maskiner er godkjent etter Common Criteria (CC) EAL3 eller den tilsvarende ISO Til forskjell fra mange andre leverandører har Konica Minolta alltid fått hele multifunksjonsmaskinen sertifisert, noe som sikrer det høyest mulige sikkerhetsnivået.

12 Alle spesifikasjoner relatert til papirkapasitet refererer til papir i A4-størrelse i en kvalitet på 80 g/m². Alle spesifikasjoner relatert til skanne-, kopierings- eller utskriftshastighet refererer til papir i A4-størrelse som skannes, kopieres eller skrives ut på tvers i enveis modus over flere sider. Støtte for og tilgjengelighet av angitte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner. Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold som for eksempel sidedekning for et bestemt papirformat (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene vil variere avhengig av bruk og andre utskriftsvariabler, som dekningsgrad, papirformat, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, omgivelsestemperatur og luftfuktighet. Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykking, og kan endres uten varsel. Konica Minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil. Microsoft, Windows og Windows-logoen er varemerker eller registrerte varemerker tilhørende Microsoft Corporation i USA og/eller andre land. Alle andre merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende deres respektive eiere, og anerkjennes herved. Din Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Norway AS Nydalsveien Oslo Norge Tlf.: Faks: