JEG VIL GI KUNDENE EN BEDRE BRUKER- OPPLEVELSE VED HJELP AV EFFEKTIVE PROSESSER

Transkript

1 JEG VIL GI KUNDENE EN BEDRE BRUKER- OPPLEVELSE VED HJELP AV EFFEKTIVE PROSESSER BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN

2 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 2 INNOVATIVE INITIATIVER FOR FORSIKRINGSBRANSJEN Bransjens hovedfokus er kostnadsstyring, bedre lønnsomhet og optimaliserte prosesser for å få en mer effektiv forretningsvirksomhet og en bedre markedsposisjon. Hva med utfordringene med skiftende demografiske forhold? Bruker dere informasjonen i databasen deres til å tilby skreddersydde produkter til kundene? Med vår løsning kan dere det! Siden papirbunkene har en tendens til å tårner seg opp i forsikringsbransjen, er digitalisering av arbeidsprosesser et effektivt tiltak for optimaliserte prosesser. Å gå over fra papir til digitalt gjør arbeidet mer effektivt, og gjør det lettere å holde på eksisterende kunder og tiltrekke seg nye med en forbedret og datasikret virksomhet. Konica Minoltas løsninger vil hjelpe dere å takle disse kritiske utfordringene innen dokumenthåndtering. Førsteklasses multifunksjonelle kontorsystemer som byr på avansert kopiering, utskrift og skanning, gjør det lettere å utvikle arbeidsflyter som gjør om papirbaserte dokumenter til prosessklare data som kan redigeres, lagres og arkiveres i databasen deres. Våre kostnadseffektive løsninger letter prosessautomatiseringen og prosesskontrollen uten å påvirke de eksisterende systemene deres. Dessuten er alle maskinvare- og programvareløsningene våre spesialutviklet for å overholde forskjellige regelverk for datasikkerhet og datavern som forsikringsselskapene har etablert for å beskytte kundene sine.

3 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 3 Slik kan virksomheten dra nytte av løsningene våre Digitalisere papirbaserte arbeidsflyter Våre raske løsninger for skanning, distribusjon og arkivering av dokumenter håndterer dokumentene på en effektiv måte, gjør arbeidsflytene mer strømlinjeformet, forbedrer det eksisterende serverbaserte forsikringssystemet deres og sørger for raskere produksjon av sikre høykvalitetsutskrifter i både farger og sort-hvitt (som er mer kostnadseffektivt). Forbedre effektiviteten med automatisert innholdsproduksjon Løsningen vår automatiserer godkjenningsprosesser med tilhørende dokumentproduksjon, slik at man unngår feil og sparer tid. Øke veksten Virksomheten kan spare både tid og penger ved å skrive ut salgs- og markedsføringsmateriellet selv ved behov (on-demand). Vi tilbyr et bredt spekter av løsninger, fra individuelt tilpassede utskrifter til datatransformasjon og konvertering, slik at dere kan forbedre datasentrenes utskriftsprogrammer og gjøre dem mer strømlinjeformet, samtidig som dere får mer kontroll. Sikkerhetstiltak Vi kan hjelpe dere med å overholde ulike regelverk, for eksempel innen datavern. Vi forstår hvor sensitive dokumentene dere mottar, er og kan gi dere sofistikerte etterforskningsverktøy, slik at dere kan undersøke alle uvanlige hendelser. Elektronisk informasjonsforvaltning (ECM) Få kontroll over virksomhetens informasjon og innhold, og finn all relevant informasjon på et øyeblikk. Koble sammen virksomhetens informasjon, etabler en sentral samarbeidsplattform og gjør dokumentflyten strømlinjeformet i organisasjonen. Holde utskriftsaktiviteter og kostnader under kontroll Vi kan bidra til en reell og varig kontroll over kostnadene som er forbundet med utskrift, kopiering og skanning. Løsningene muliggjør debitering på tvers av ulike foretak, for å redusere sentralt finansierte aktiviteter, for eksempel: Sentral bruker- og rolleadministrasjon Kostnadsfordeling og tilbakeføringer Budsjett- og kvotehåndtering Detaljerte utskrifts- og kostnadsrapporter Med de utfordrende markedsforholdene forsikringsselskapene står overfor i dag, kan vi bidra til reduserte administrasjonskostnader, tilby tjenester på en mer effektiv måte og hjelpe dere å fokusere på hovedoppgaven deres, nemlig å bruke mer tid på kundene. Automatiserte arbeidsflyter og direkte datainnsamling sparer tid og kostnader og gjøre kundeservicen bedre. Vi hjelper dere å ligge ett skritt foran. Du finner flere detaljer om hva Konica Minolta kan tilby forsikringsselskaper, på konicaminolta.insurance.eu

4 DIGITALISERING AV PAPIRBASERTE ARBEIDSFLYTER Når en ny bedriftskunde vil forsikre verdier eller passiva, skal det som regel samles inn nøkkelopplysninger, enten av kunden selv, forsikringsagenten eller en underwriter. Slik informasjon kan sendes inn elektronisk, men ofte skjer det på papir, før det lagres på et sted som bare er tilgjengelig for autoriserte personer. Når tilbudet er akseptert, skal forsikringspapirene utarbeides i sin helhet og sendes til kunden. Vi kan gjøre om denne prosessen til en mye mer effektiv digital arbeidsflyt som sikrer at alle relevante krav oppfylles. Økt effektivitet har følgende fordeler Dere kan på en sikker og sømløs måte skanne dokumentene med et tastetrykk på en multifunksjonsmaskin. Skanningen disse maskinene utfører, muliggjør automatisk indeksering, lagring og henting av dokumenter slik at dere lett får tilgang til lagrede dokumenter uansett når de trengs, og kan knytte dem direkte til økonomiprogrammene deres. Sikkerhetsfunksjonene på maskinene våre f.eks. brukerspesifikk autorisering for skanning, kopiering og utskrifter forebygger brudd på datasikkerheten og gir omfattende og vedvarende beskyttelse av sensitive data. Nøkkelfordeler Forbedret sikkerhet: Konfidensielt materiale blir ikke liggende fremme på et skrivebord i påvente av å bli behandlet Innholdsrettet dokumentstyring Dokumentene blir umiddelbart tilgjengelige for søk, rapporter og registre Automatisk skanning og behandling av kundenes dokumenter og arkiveringskrav Rask tilgang til all informasjon om alle saker via søkefunksjonen Katastrofegjenoppretting Etablerte rollebaserte tilgangsregler Økt effektivitet: Kortere tid fra tilbud til aksept og utstedelse av forsikringsbevis Kortere tid fra papir til digitalt format Ingen forlagte eller feilarkiverte opplysninger eller dokumenter Raskere informasjonssøk Omfattende revisjonssporing Tidsbesparende møteforberedelser, kommunikasjon og redigering av dokumenter Frigjøring av verdifull kontorplass

5 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 5 BEHANDLE LEVERE FANGE Behandling Konvertere til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Forhåndsvisning av skannet fil Skrivebords-/ startmappe Windows eller Novell nettverksmapper Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter Forbedrede skanneinnstillinger inkludert fjerning av tom side Automatisk navngiving av filer Bildeforbedring Full OCR, sonebasert OCR Strekkodegjenkjenning Løpenummerering Kostnadsdekning E-post Klient-/ saksmapper Vise Slå sammen Utarbeide Kommentere Beskytte Signere digitalt Automatisk oppdeling av skanneoppdrag Microsoft SharePoint Risikohåndteringssystem for forsikringer En effektiv metode for fangst, automatisk fordeling og sikker lagring av dokumenter Konica Minoltas kunder anslår at de sparer mange arbeidstimer per uke ved en mer effektiv fangst, lagring og arkivering av dokumenter. Slik vil virksomheten dra nytte av fleksibel dokumenthåndtering Autorisert personale kan skrive ut jobber på alle enheter på alle lokasjoner gjennom en privat nettskyløsning. Våre løsninger for mobil utskrift gir personalet den fleksibiliteten de trenger når de er på farten. Opplastet informasjon blir umiddelbart tilgjengelig for autorisert personale. Verktøy for kostnadsstyring nøkkelfunksjoner: Brukerautentisering Følg meg-utskrift Regelbasert ruting Kontofunksjoner Grafisk visning av rapporter og statistikk Mobil utskrift

6 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 6 FORBEDRE FORSIKRINGSPROSESSENE INNDATA ARBEIDSFLYT UTDATA Utskrift Følg meg-utskrift E-post til forsikringsagent Webbasert godkjenningsskjema Risikohåndteringssystem for forsikringer ERP MIS Office-programmer PDF DOCX XLSX PPTX TIFF JPEG Webbasert Dekningsforespørsel Skademeldingsskjema Avregningsskjema Fange Dekningsforespørsel Skademeldingsskjema Avregningsskjema Validering/godkjenning Innholdsproduksjon Tilbud Akseptbrev/avslagsbrev Forsikringspapirer Full forsikringstekst Dekningsforespørsel Skademeldingsskjema Avregningsskjema Distribusjon Konvoluttering Postsending E-postutsending Arkivering Arkivere Sende Sikker utskrift Våre digitale løsninger vil hjelpe dere å standardisere og automatisere alle forsikringsprosessene, fra det første tilbudet til utbetaling av forsikringskrav. Papirbaserte prosesser, for eksempel for tilbudsskjemaer, avtaledokumenter og skademeldingsskjemaer, vil høre fortiden til, og kundene blir mer fornøyd. I tillegg vil agenter, saksbehandlere og assurandører kunne søke etter nøkkelinformasjon som ligger i slike dokumenter. Hele tilbudsprosessen, inklusive kommunikasjonen med forsikrede, kan håndteres uten at man trenger å utveksle ett eneste papirark. Agenten kan tegne forsikringen straks kunden har akseptert tilbudet, og utarbeide alle forsikringspapirene som en del av en automatisert prosess. Kundens opplysninger beskyttes og holdes konfidensielle gjennom hele denne prosessen. Slik har virksomheten nytte av digitaliserte løsninger Ingen flere manuelle innmatinger i systemet, med risiko for feil eller utelatelser Utskrift av forsikringsbrev, fakturaer, tilbudsdokumenter, bekreftelser, sertifikater osv. fra en hvilken som helst utskriftsenhet Raskere gjenoppretting av nødvendig informasjon og lavere kostnader til kundebehandling takket være digitalisert arkivering Intelligent innholdsproduksjon, f.eks. automatisk sammenstilling av tilbud med tilhørende garantier og betingelser Type dokumentdistribusjon, f.eks. ved å skrive ut et tilbud til en kunde der og da, eller sende informasjonen via e-post Enkel og automatisk behandling av dokumenter via en forhåndsdefinert prosess for å få til arkivering, kontoutskrifter, videresending til kundene og kommunikasjon mellom forsikringspartene

7 Reis papirfritt bare ta med elektroniske skjemaer Når man er på kundebesøk, benyttes det fortsatt ofte papirdokumenter til å innhente opplysninger på stedet f.eks. i forsikringssaker. Det er imidlertid en del ulemper forbundet med å innhente og fylle ut skjemaer for hånd. Med vår løsning kan både takstmenn og selgere laste ned de nødvendige skjemaene og dokumentene på en mobil enhet (ios eller Android) med en gang. På slutten av besøket er det bare å fylle ut de nødvendige dokumentene med relevante opplysninger, som tekst, bilder, merknader, tall og datoer, før de kan de signeres elektronisk. Når det er gjort, er det bare å trykke "Send" for å laste opp informasjonen til selskapets IT-system, slik at databasen deres oppdateres i sanntid, og saken kan følges opp med en gang. DESIGNE HTML Design html-skjemaene og bruk data fra alle systemer Fang og lagre data straks de ankommer og generer prosesser Signatur KOBLE TIL DATA FANGE DATA CRM ERP DATA Distribuer dem til personer ute i felten Gjør dokumentene bedre med geodata (GPS), håndskrevne notater og bilder Valider dokumentene før de sendes Send dataene på nytt til systemene på en sikker måte Trigg prosessene, arkiver og utveksle

8 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 8 BEDRE KUNDERELASJONER MED STORDATA Det er mye informasjon om kundene plassert sentralt i systemet deres. Hvorfor ikke utnytte denne informasjonen på en bedre måte? Med vår løsning kan dere kontakte eksisterende kunder og tilby dem nye produkter, nye forretningsmuligheter eller nye risikohåndteringstjenester, eller bare holde kommunikasjonskanalen åpen. Dere kan invitere bestemte kunder til eksklusive forretningsmøter. Løsningen byr på uendelige muligheter for å styrke forholdet til kundene. Med den informasjonen dere allerede sitter på, og våre løsninger for digitalisert dokumentstyring, kan dere utarbeide personlige brev og invitasjoner som vil fange kundens oppmerksomhet. Kryssalg og mersalg: Direkte markedsføring for mer effektive utsendelser Vi kan gi dere et svært attraktivt verktøy for direkte markedsføring, kundebehandling (CRM), annonsering og utarbeidelse av poliser, og selvfølgelig også for automatisk adressering av ulike kampanjer. Dere kan tilpasse innholdet i all trykt kommunikasjon inklusive personlige brev, kontoutskrifter, kontrakter, tilpasset reklamemateriell eller brosjyrer og mye mer, slik at dere kan kommunisere med kunden på en måte som er skreddersydd etter hans eller hennes behov. TransPromo får virksomheten til å vokse Hvorfor ikke benytte kommunikasjon med kundene til å levere høyst relevante budskaper, f.eks. tilpassede kampanjer eller reklame? TransPromo (transaction + promotional) gjør dette mulig. I de fleste tilfeller er informasjonen som trengs for TransPromo-tiltak, allerede tilgjengelig i databasen deres. Spesiallaget programvare vil så opprette de nødvendige TransPromo-dokumentene. Vi kan gi dere all nødvendig kunnskap, maskinvare og programvare for personlig tilpassede kampanjer. Fordelen for deres bedrift er større kostnadseffektivitet gjennom bruk av dedikert reklame i transaksjonsdokumentene. Variable datautskrifter (VDP) for tettere kunderelasjoner En til en-markedsføring er den ideelle strategien for god kundebehandling fordi man får personlig kontakt med kunden. Med en til en-markedsføring kan dere kommunisere med hver kunde på en personlig måte og bruke målrettede bilder og tekst, kombinert med en personlig hilsen og adresse. En til en-markedsføring tar hensyn til den enkelte kundens interesser, gir mer respons fra kundene, øker produktiviteten, gjør kundene mer lojale og gir dere maksimal avkastning på investeringene i markedsføring. Bedre tjenester Nøyaktig dokumentasjon Raskere utsendelser Digitalt dokumentarkiv Virtuell behovsstyrt utskrift Bedre lønnsomhet Mer tilfredse kunder Praktisk og feilfri prosess Betydelige kostnadsbesparelser Mer tilgjengelig informasjon

9 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 9 Direkte reklamekampanjer 1. Markedsavdelingen utarbeider en kampanje som retter seg mot bestemte deler av kundebasen med et personlig tilbud en løpeseddel som lages i en enkelt utskriftsprosess, og som har målrettede budskaper tilpasset den enkelte mottakeren. 2. Avhengig av størrelsen på opplaget blir løpeseddelen skrevet ut på en fellesskriver eller i printerrommet. PERSONLIGE TILBUD Fellesskriver Grafiske elementer Internt printerrom TransPromo-dokumenter 1. For å skape mer omsetning kan en salgsavdeling ønske å ta med informasjon om et produkt en kunde nylig har kjøpt, eller bruke spesifikk informasjon hentet fra annen kommunikasjon med kunden. 2. Informasjonen slås sammen med andre opplysninger og filtreres i tråd med kravene fra salgsavdelingen. 3. Hver mottaker får tilsendt et adressert brev via vanlig postgang, telefon/ nettbrett eller e-post. Layout Database Data Personlige utsendelser Noen eksempler på bruksområder

10 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR FORSIKRINGSBRANSJEN 10 DIAGNOSTISERE BEHOV OG FORESLÅ LØSNINGER Kostnadsorienterte organisasjoner ser hele tiden etter nye måter å spare tid og penger på. Én metode er mer effektiv håndtering av utskrifts- og skannejobber, samt infrastruktur. Vårt Optimized Print Services-program (OPS) hjelper organisasjonene med å vurdere dokumentflyten, overvåke bruk av skanning og utskrift og kontrollere kostnadene på en mer effektiv måte. For å redusere administrasjonsmengden kan forskjellige varsler, for eksempel om manglende toner og tid for service, automatisk sendes til Konica Minolta, som så sørger for levering eller support. Dette sikrer at skrivere og multifunksjonsmaskiner kan jobbe optimalt med maksimal tilgjengelighet. Våre programvarepakker hjelper forsikringsselskaper med å utvikle et veikart for hvordan de kan konsolidere funksjoner og bytte ut enheter som ikke blir benyttet. Sist, men ikke minst kan vi hjelpe dere med å redusere unødvendige kopi- og utskriftsjobber, slik at papirforbruket går ned og man drar nytte av det digitale arkivet. Slik fungerer det Her er det mulig å spare mye penger En optimalisert skanne- og utskriftsstrategi gjør det mulig for organisasjonen å spare i gjennomsnitt: 40 % på brukerstøtte 25 % på forbruksartikler 20 % på reparasjon av utstyr 5 % på installasjons- og oppdateringskostnader Vi kombinerer rådgivning, maskin- og programvareimplementering og drift for å utvikle forbedringsstrategier på grunnlag av tall og fakta. Rådgivning: Analyse av den aktuelle skriverinfrastrukturen og identifisering av områder som kan øke produktiviteten, redusere kostnadene og forbedre datasikkerheten gjennom optimal konfigurering av utstyret. Implementering: Migrering av skriverinfrastrukturen til en optimal løsning; utforming og gjennomføring av intern markedsføring og opplæring av ansatte, for å sikre sluttbrukeraksept Administrasjon: Sikre at utstyret fortsetter å virke optimalt ved hjelp av førsteklasses support og fjernovervåkning. Fordeler for din organisasjon Én leverandør ett kontaktpunkt Minimal administrativ innsats, risiko og innblanding i den daglige driften Reduserte kostnader, f.eks. gjennom intelligent ruting av utskriftsjobber til den best egnede skriveren Problemfri behandling av dokumenter Enklere administrative prosesser og eliminering av overflødig informasjon Rask og intuitiv tilgang til data som er nødvendige for å behandle kundekartoteket Sikker utskrift, kopiering og skanning av opptegnelser Automatisk sikring av dataoverføringsprosesser Kontroll av at ulike dokumentbehandlingsoppgaver er riktig utført

11 SIKKERHET FØRST FOR BÅDE DATAENE OG MILJØET Det er avgjørende for alle organisasjoner at de setter datasikkerheten og miljøet først. Når dere overlater fangst, distribusjon og håndtering av dokumentene til Konica Minolta, samarbeider dere med et selskap som er bransjeledende innenfor datasikkerhet og miljøstandarder. Prioriter datasikkerheten Ved å prioritere datasikkerheten i alle dokumentløsningene kan vi levere klare fordeler til enhver organisasjon: Sikker nettverksintegrasjon: Våre godkjenningsmetoder for IEEE 802.1X SSL- og IPsec-protokoller sikrer både enkel integrasjon i beskyttede nettverk og sikker nettverkskommunikasjon. Så å si alle våre multifunksjonelle systemer overholder de strenge sikkerhetsstandardene i ISO EAL3/EAL2. Beskyttelse av konfidensielle dokumenter: Vi sikrer konfidensielle data varig beskyttelse på skriverens harddisk eller utskuff med løsninger som datakryptering, sikker sletting, vannmerker, kopibeskyttelse og PDFsignaturer. Tilgangskontroll og brukerrettigheter: Det kan defineres egen tilgang for hver enkelt bruker med godkjenning via magnetkort, PIN-kode eller biometrisk lesing av fingeravtrykk. Sikker utskrift: Siden en enhet krever godkjenning før den skriver ut, hindrer funksjonen "sikker utskrift" at sensitive opplysninger havner i feil hender. Dokumentert miljøbevisst ansvar Konica Minolta viser sitt ansvar overfor miljøet ved å bruke bærekraftige strategier og miljøvennlige løsninger gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi jobber for å fremme samfunn som er opptatt av gjenvinning, unngå forurensning og minimalisere potensielle risikoer. Alt dette bidrar til å redusere karbonutslippet fra skriverparken deres. Fordelene inkluderer: Lavere strømregninger: Mer energieffektive enheter med verktøy som Dynamic Eco Timer (for definering av en automatisk på/av-funksjon), lysdioder på skannerne og Eco Print. Lavere papirforbruk: Det går med mindre papir til dokumentene fordi tosidig utskrift kan angis som standard, og fordi man kan velge å skrive ut flere sider på ett og samme ark. Mindre sløsing med papir: Funksjoner som automatisk forbigåelse av tomme sider, tosidig utskrift som standard, følg meg-utskrift og forhåndsvisning av dokumenter reduserer papirforbruket. Bedre arbeidsforhold: Mindre støy fra maskinene gir et bedre arbeidsmiljø på kontoret. Forpliktelser overfor resirkulering: Gjenvinnbare enheter og forbruksartikler samt bruk av resirkulert plastikk (PC/PET) i maskindekslene. Miljøvennlige nyvinninger: For eksempel polymeriserte toner fremstilt med en tredel så mye CO2-utslipp som konvensjonelle toner. I september 2014 ble Konica Minolta tatt med i Dow Jones Sustainability World Index (DJSI World) for andre år på rad, som en anerkjennelse av selskapets økonomiske, miljømessige og sosiale arbeid. For mer informasjon om våre miljøsertifikater, se

12 Alle spesifikasjoner viser til papir i A4-størrelse med en kvalitet på 80 g/m². Støtte for og tilgjengelighet av oppførte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner. Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold, slik som sidedekning for en bestemt papirstørrelse (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene avhenger av bruk og andre utskriftsvariabler, inkludert sidedekning, sidestørrelse, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, lufttemperatur og luftfuktighet. Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykkingen, og kan endres uten varsel. Konica Minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil. Alle merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende sine respektive eiere, og anerkjennes herved. Din Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 N-0872 Oslo Norge Tlf.: Faks: /2015