JEG ØNSKER MER TID TIL KUNDENE MED MER EFFEKTIVE PROSESSER

Transkript

1 JEG ØNSKER MER TID TIL KUNDENE MED MER EFFEKTIVE PROSESSER BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER

2 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 2 DEN ENKLE VEIEN TIL LAVERE KOSTNADER OG HØYERE SIKKERHET Den nye normen for finansinstitusjoner er sakte vekst, tøff konkurranse og mindre innovasjon som følge av budsjettkutt. I dette krevende miljøet har finansinstitusjonene tre kritiske utfordringer: Å redusere utgiftene, samtidig som man utsettes for hard konkurranse og er i konstant kamp om å tilby de beste betingelsene til eksisterende og nye kunder; å optimalisere prosessene for å gjøre virksomheten mer effektiv, skaffe seg en bedre markedsposisjon og bedre sikkerheten for å unngå datatap. Hvordan kan finansinstitusjonene takle disse utfordringene på best mulige måte? Mens papirbunkene fortsatt tårner seg opp i bankverdenen, er en av de mest effektive måtene å optimalisere prosessene på å digitalisere dem. Å gå over fra papir til digitalt gjør arbeidet mye mer effektivt, og gjør det lettere å holde på eksisterende kunder og tiltrekke seg nye med en forbedret og datasikret virksomhet. Konica Minoltas løsninger vil hjelpe dere å takle disse kritiske utfordringene innen dokumenthåndtering. Førsteklasses multifunksjonelle kontorsystemer som byr på avansert kopiering, utskrift og skanning, gjør det mulig å skape arbeidsflyter som gjør om papirbaserte dokumenter til prosessklare data som kan redigeres, lagres og arkiveres i databasen deres. Dette gjør det mulig å skape arbeidsprosesser som gjør om papirbaserte dokumenter til data som er klare for å redigeres, lagres og arkiveres i databasen deres. Våre kostnadseffektive løsninger letter prosessautomatiseringen og -kontrollen uten å påvirke de eksisterende systemene deres. Dessuten er alle maskinvare- og programvareløsningene våre spesialutviklet for å overholde forskjellige regelverk for datasikkerhet og datavern som finansinstitusjonene har etablert for å beskytte kundene sine.

3 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 3 Hvordan dra nytte av løsningene våre Digitalisere papirbaserte arbeidsflyter Våre raske løsninger for skanning, distribusjon og arkivering av dokumenter håndterer finansdokumenter på en effektiv måte, gjør finansielle arbeidsflyter mer strømlinjeformet, forbedrer det eksisterende serverbaserte finanssystemet deres og sørger for raskere produksjon av sikre utskrifter i både kvalitetsfarger og sort-hvitt (som er mer kostnadseffektiv). Sikkerhetstiltak Vi hjelper deg med samsvarskrav og beskytter selskapets økonomiske dokumenter. Som en leverandør av finanstjenester har dere detaljerte opptegnelser over alle dokumentaktiviteter. Vi kan gi dere sofistikerte etterforskningsverktøy, slik at dere kan undersøke alle uvanlige hendelser. Bedre effektivitet med automatisert innholdsproduksjon Løsningen vår helautomatiserer kredittgodkjenningsprosesser og relatert innholdsproduksjon, slik at man unngår feil og sparer tid. Øk veksten Dere kan spare både tid og penger ved å skrive ut salgs- og markedsføringsmateriell lokalt og på forespørsel. Vi tilbyr et bredt spekter av løsninger, fra individuelt tilpassede utskrifter til datatransformasjon og konvertering, og gjør det mulig for dere å forbedre datasentrenes utskriftsprogrammer og gjøre dem mer strømlinjeformet. I det utfordrende miljøet finansinstitusjonene står overfor i dag, kan vi hjelpe dere å redusere administrasjonskostnadene deres, tilby tjenester på en mer effektiv måte og forbedre deres evne til å fokusere på hovedoppgaven deres, nemlig å bruke mer tid på kundene og på den måten få virksomheten til å vokse. Hold utskriftsaktiviteter og kostnader under kontroll For å ha kontroll over kostnadene, er det avgjørende at man overvåker alt av utskrifter, kopiering og skanning. Våre løsninger gir detaljerte rapporter som gjør det mulig å fakturere eksterne kontorer og lokale avdelinger Sentral bruker- og rolleadministrasjon Kostnadsfordeling og tilbakeføringer Budsjett- og kvotehåndtering Detaljerte utskrifts- og kostnadsrapporter Du finner flere detaljer om hva Konica Minolta kan tilby finansinstitusjoner, på konicaminolta.banking.eu

4 DIGITALISERING AV PAPIRBASERTE ARBEIDSFLYTER En ny kunde som åpner en konto eller ber om lån eller andre tjenester, krever stor papirflyt. Det er mye informasjon som må samles inn og lagres på et sted som bare er tilgjengelig for autorisert personale. Når kundens forespørsel er verifisert og godkjent, må dokumentene signeres av alle involverte parter. Vi kan gjøre om denne prosessen til en mye mer effektiv digital arbeidsflyt som sikrer at alle relevante krav blir oppfylt. Hvordan dere har gagn av bedre effektivitet Dere kan på en sikker og sømløs måte skanne dokumentene med et tastetrykk på en av multifunksjonsmaskinene våre. Skanningen disse maskinene utfører, muliggjør automatisk indeksering, lagring og henting av dokumenter slik at dere lett får tilgang til lagrede dokumenter uansett når de trengs, og kan knytte dem direkte til økonomiprogrammene deres. Sikkerhetsfunksjonene på maskinene våre, f.eks. brukerspesifikk autorisering for skanning, kopiering og utskrifter, forebygger brudd på datasikkerheten og gir en omfattende beskyttelse av sensitive opplysninger til enhver tid. Nøkkelfordeler Forbedret sikkerhet: Innholdsrettet dokumentstyring Dokumentene blir umiddelbart tilgjengelige for søk, rapporter og registre Automatisk skanning og behandling av klientens dokumenter og arkiveringskrav Rask tilgang til all informasjon om alle saker via søkefunksjonen Katastrofegjenoppretting Etablerte rollebaserte tilgangsregler Økt effektivitet: Kortere tid fra papir til digitalt format Ingen tapte eller feilarkiverte opplysninger eller dokumenter Raskere informasjonssøk Omfattende revisjonssporing Tidsbesparende møteforberedelser, kommunikasjon og redigering av dokumenter Frigjøring av verdifull kontorplass

5 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 5 BEHANDLING LEVERING FANGST Behandling Konvertere til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Forhåndsvisning av skannet fil Skrivebords-/ startmappe Windows eller Novell nettverksmapper Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter Forbedrede skanneinnstillinger inkludert fjerning av tom side Automatisk navngiving av filer Bildeforbedring Full OCR, sonebasert OCR Strekkodegjenkjenning Løpenummerering Kostnadsdekning E-post Klient-/saksmapper Vise Slå sammen Utarbeide Kommentere Beskytte Signere digitalt Automatisk oppdeling av skanneoppdrag Microsoft SharePoint Kjernebanksystem En effektiv metode for fangst, automatisk fordeling og sikker lagring av dokumenter Konica Minoltas kunder anslår at de sparer mange arbeidstimer per uke ved en mer effektiv fangst, lagring og arkivering av dokumenter. Hvordan deres organisasjon har utbytte av fleksible utskrifter og kostnadsoppfølging Autorisert personale kan skrive ut jobber på en hvilken som helst enhet i et hvilket som helst nettverk via en privat nettskyløsning. Våre mobile utskriftsløsninger gir dem den fleksibiliteten de trenger når de er på farten. Siden det er avgjørende at man overvåker alle utskrifts-, kopi- og skannejobber, for å ha kontroll på kostnadene og sikre dataenes integritet, gir våre løsninger deg et omfattende utvalg detaljerte rapporter som gjør det mulig å fakturere til eksterne kontorer og lokale avdelinger. Kontobehandlingsserver hovedfunksjoner: Brukerautentisering Følg meg-utskrift Regelbasert ruting Kontofunksjoner Grafisk visning av rapporter og statistikk Mobil utskrift

6 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER Våre digitaliserte løsninger hjelper dere for eksempel med å standardisere og automatisere kredittgodkjennings prosessen. Når en kunde har søkt om lån, blir hele søknadsfilen (inklusive all informasjonen kunden oppgir) digitalisert og automatisk sendt til låneansvarlige eller kredittutvalget i eller utenfor den aktuelle avdelingen. Det tilpassede beslutningsskjemaet er utarbeidet for å ta med alle standardpunkter, for eksempel godkjenning, godkjenningsbetingelser eller avslag, med hver sin avkrysningsboks. Hvis man krysser av i en boks trigges systemet automatisk til å generere alle nødvendige dokumenter, som f.eks. avtalen, de generelle vilkårene og nedbetalingsplanen. Gjennom hele prosessen er kundenes data beskyttet. Deretter blir dokumentene automatisk distribuert per e-post til de relevante partene for underskrifter. Dessuten kan dokumentene naturligvis skrives ut i flere eksemplarer og signeres av alle parter ved senere fysiske møter med kunden. Sist, men ikke minst kan man for å etablere en enkel, men sikker prosess for å håndtere slike data, integrere alle de forskjellige kildene i én enkel passordbeskyttet eller kryptert PDF-fil. Hvordan deres organisasjon har gagn av digitaliserte løsninger Man slipper å bruke mye tid på manuell sortering, sammenstilling og arkivering av dokumenter områder som utgjør betydelige feilkilder Enkel innleggelse av strekkoder og optisk lesbare merker gjør det mulig å automatisere postutsendelse og legge flere dokumenter i samme konvolutt Betydelige besparelser ved å slutte med ferdigtrykt papir og kontoutskrifter, påminnelser osv. på en hvilken som helst utskriftsenhet Raskere gjenoppretting av nødvendig informasjon og lavere kostnader til kundebehandling takket være digitalisert arkivering Intelligent innholdsproduksjon f.eks. ved automatisk å kombinere ansettelsesdokumenter med relevant informasjon, f.eks. et kart til en nyåpnet filial; søknadsskjemaer, rentesatser for huslån, årsrapporter og oppdateringer om aksjeporteføljen for å redusere mengden manuelt arbeid, redusere papirforbruket og få raskere oppdateringer. Type dokumentdistribusjon, f.eks. ved å skrive ut et brev til en kunde der og da, eller sende informasjonen via e-post for å redusere utskriftskostnader og porto. Enkel og automatisk behandling av dokumenter via en forhåndsdefinert prosess for å få til arkivering, kontoutskrifter, videresendinger til andre filialer osv.

7 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 7 INNDATA ARBEIDSFLYT UTDATA Skriv ut Følg meg-utskrift Kjernebanksystem ERP MIS E-post til LAM/CC Webbasert godkjenningsskjema Officeprogrammer PDF DOCX XLSX PPTX TIFF JPEG Webbasert Lånesøknadsskjema Fangst Starte prosessen Lånesøknadsskjema Validering/godkjenning Innholdsproduksjon Pakke for godkjenning eller avslag Brev Kontrakt Generelle vilkår Signaturkort Arkivere Sikker utskrift Distribusjon Konvoluttering Postsending Sende per e-post Arkivering Sende Intelligent automatisering av arbeidsflytprosesser Web Nøkkelfordeler Sammenstilling av informasjon fra forskjellige kilder i forskjellige formater til ett enkelt PDF/Adokument, klargjort for utskrift eller sending Metadata: fangst og behandling av ferdigkomponerte dokumenter Automatisk søkefunksjon med data tilgjengelig fra et hvilket som helst format slik at man slipper å søke i esker og arkivskap Automatisert behandling og distribusjon av kommunikasjon som er relevant for kunden Definisjon, oppsett og bruk av et ubegrenset antall forskjellige variabler Redigering av informasjonen i PDF-filen Arkivering av dokumenter i det eksisterende elektroniske dokumenthåndteringssystemet Automatisk utsending av filer via SMTP eller Outlook Automatisk og betinget styring av en skrivers etterbehandlingsfunksjoner.

8 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 8 FORBEDRE KUNDERELASJONENE MED VDP OG TRANSPROMO Det er mye informasjon om kundene plassert sentralt i systemet deres. Hvorfor ikke utnytte denne informasjonen på en bedre måte? Med våre løsninger kan dere kontakte eksisterende kunder for å tilby dem nye produkter, f.eks. pensjonssparing og investeringer, pensjonsordninger osv., med et enkelt tastetrykk. Dere kan invitere spesifikke kunder til et eksklusivt forretningsmøte, til bankens årsmøte eller til et arrangement der en ekstern ekspert snakker om nye finanslover. Løsningen byr på uendelige muligheter for å styrke forholdet til kundene. Med den informasjonen dere allerede sitter på, og våre løsninger for digitalisert dokumentstyring kan dere utarbeide personlige brev som vil fange kundens oppmerksomhet. En QR-kode kan lede kundene rett til en webside, der de kan registrere seg for en hendelse eller akseptere det aktuelle tilbudet. Responsen vil føre til at det automatisk opprettes en e-post eller et brev. Hvert trinn i denne prosessen vil så bli lagret i kundens filarkiv. Kryssalg og mersalg: Direkte markedsføring for mer effektive utsendelser Vi kan gi dere et svært attraktivt verktøy for direkte markedsføring, kundebehandling (CRM), annonsering og fakturering, og selvfølgelig også for automatisk adressering av ulike kampanjer. Dere kan tilpasse innholdet i all trykt kommunikasjon inklusive personlige brev, kontoutskrifter, kontrakter, tilpasset reklamemateriell eller brosjyrer og mye mer, slik at dere kan kommunisere med kunden på en måte som er skreddersydd etter hans eller hennes behov. Variabel datautskrift (VDP) for tettere kunderelasjoner TransPromo får virksomheten til å vokse Hvorfor ikke benytte kontoutskrifter og annen kommunikasjon med kunden til også å levere høyst relevante budskaper, f.eks. tilpassede kampanjer eller reklame? TransPromo (Transaction + Promotional) gjør dette mulig. I de fleste tilfeller er informasjonen som trengs for TransPromo-tiltak, allerede tilgjengelig i databasen deres. Spesiallaget programvare vil så opprette de nødvendige TransPromo-dokumentene. Vi kan gi dere all nødvendig kunnskap, maskinvare og programvare for personlig tilpassede kampanjer. Fordelen for deres bedrift er større kostnadseffektivitet gjennom bruk av dedikert reklame i transaksjonsdokumentene. En til en-markedsføring er den ideelle strategien for god kundebehandling fordi man får personlig kontakt med kunden. Med en til en-markedsføring kan dere kommunisere med hver kunde på en helt tilpasset måte og bruke målrettede bilder og tekst, kombinert med en personlig hilsen og adresse. En til en-markedsføring tar hensyn til den enkelte kundens interesser, gir mer respons fra kundene, øker produktiviteten, gjør kundene mer lojale og gir dere maksimal avkastning på investeringene i markedsføring. Bedre tjenester Nøyaktig dokumentasjon Raskere utsendelser Digitalt dokumentarkiv Virtuell behovsstyrt utskrift Bedre lønnsomhet Mer tilfredse kunder Praktisk og feilfri prosess Betydelige kostnadsbesparelser Mer tilgjengelig informasjon

9 BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 9 Direkte reklamekampanjer 1. Markedsavdelingen utarbeider en kampanje som retter seg mot bestemte deler av kundebasen med et personlig tilbud en løpeseddel som lages i en enkelt utskriftsprosess, og som har målrettede budskaper tilpasset den enkelte mottakeren. 2. Avhengig av størrelsen på det planlagte utskriftvolumet, blir løpeseddelen skrevet ut på en fellesskriver eller i printerrommet. PERSONLIGE TILBUD Fellesskriver Grafiske elementer Internt printerrom TransPromo-dokumenter 1. For å skape mer omsetning kan en salgsavdeling ønske å ta med informasjon om et produkt en kunde nylig har kjøpt, eller bruke spesifikk informasjon hentet fra annen kommunikasjon med kunden. 2. Informasjonen slås sammen med andre opplysninger og filtreres i tråd med kravene fra salgsavdelingen. 3. Et adressert brev sendes til hver mottaker via vanlig postgang, telefon/ nettbrett eller e-post. Layout Database Data Adressert post Noen eksempler på bruksområder

10 REDUSERE DOKUMENTKOSTNADENE BEDRE ARBEIDSFLYT FOR BANKTJENESTER 10 Vet du egentlig hvor store utskriftskostnader dere har? Visste du at innkjøp av maskiner og toner bare står for en liten andel av disse kostnadene? Med Konica Minolta som partner kan dere presist beregne de samlede utskriftskostnadene og spare ganske mye penger. Vi gir dere gjerne råd om hvordan dere kan kutte i dokumentkostnadene deres: Oversikt over kostnadene: Hovedpoenget er ikke bare å registrere de generelle utskriftskostnadene, men også kostnader per bruker, team eller avdeling. Det er disse dataene dere trenger for å gjennomføre presise analyser og øke kostnadsbevisstheten hos alle som bruker en skriver. Optimalisere skriverparken: Effektive overvåkningsverktøy fra Konica Minolta gir dere kontroll over skriverflåten og oppdager umiddelbart mulige kostnadsbesparelser. Kostnadene kan holdes under kontroll, for eksempel ved at man definerer hvem som får lov til å skrive ut i farger, ved å angi at bare effektive systemer skal brukes til store utskriftsjobber, eller ved å velge tosidige utskrifter som standardinnstilling. Spar tid og penger med digitalisering: Digitalisering gir rask tilgang til informasjon, øker produktiviteten og vil ofte redusere utskriftsmengden. I tillegg kan et elektronisk arkiv frigjøre verdifull lagringsplass på kontoret. Hovedpoenget er at du sparer tid og penger. Unngå unødvendige utskrifter: Med følg meg-utskrifter kan brukerne skrive ut på akkurat den skriveren de selv ønsker. Da unngår man unødvendige utskrifter og overforbruk av papir og toner. La oss ta oss av skriverinfrastrukturen Konica Minolta har utviklet en profesjonell prosess for å finne og implementere riktig skriverlandskap for deres finansinstitusjon. Vi kaller dette Optimized Print Services (OPS). Siden OPS inkluderer en langsiktig administrasjonstjeneste, frigjør den tid som IT-avdelingen kan bruke på kjernevirksomheten sin. Ta i bruk OPS, så kan dere konsentrere dere om kjernevirksomheten deres. En enklere og mer effektiv dokumentbehandling OPS foretar en grundig analyse av alle dokumentprosessene deres for å utvikle og implementere bedre arbeidsflyter. Dette gir besparelser i tidsbruk og pengebruk så vel som større effektivitet. Slik fungerer det i praksis: Vi finner, registrerer og vurderer flaskehalser og finner mulige forbedringer i dokumentinfrastruktur, datasikkerhet, forbruk og miljøpåvirkning. Vi begrunner investeringene og garanterer en løsning som sikrer høy avkastningsgrad Vi setter dere i stand til å bygge opp interne støttetiltak. De viktigste fordelene ved OPS Én leverandør ett kontaktpunkt Minimal administrativ innsats, risiko og innblanding i den daglige driften Reduserte kostnader, f.eks. gjennom intelligent ruting av utskriftsjobber til den best egnede skriveren Problemfri behandling av dokumenter Enklere administrasjonsprosesser Rask og intuitiv tilgang til alle ønskede dokumenter Sikker utskrift, kopiering og skanning av dokumenter Sikker automatisering av dataoverføringsprosesser Kontroll av at ulike dokumentbehandlingsoppgaver er riktig utført Trinnvis innføring av nødvendige endringer En investering for fremtiden Har dere råd til å klare dere uten OPS?

11 SIKKERHET FØRST FOR BÅDE DATAENE OG MILJØET Det er avgjørende for alle finansinstitusjoner at de setter datasikkerheten og miljøet først. Når dere overlater fangst, distribusjon og håndtering av dokumentene deres til Konica Minolta, samarbeider dere med et selskap som er bransjeledende innen datasikkerhet og miljøstandarder. Prioriter datasikkerheten Ved å prioritere datasikkerheten i alle dokumentløsningene kan vi levere klare fordeler til hver eneste finansinstitusjon: Sikker nettverksintegrasjon: Våre godkjenningsmetoder for IEEE 802.1X SSL- og IPsec-protokoller sikrer både enkel integrasjon i beskyttede nettverk og sikker nettverkskommunikasjon. Så å si alle våre multifunksjonelle systemer overholder de strenge sikkerhetsstandardene i ISO EAL3. Beskyttelse av konfidensielle dokumenter: Vi sikrer at konfidensielle data beskyttes på skriverens harddisk eller utskuff med løsninger som datakryptering, sikker sletting, vannmerker, kopibeskyttelse og PDF-signaturer. Tilgangskontroll og brukerrettigheter: Det kan defineres egne tilgangsrettigheter for hver enkelt bruker med godkjenning via magnetkort, PIN-kode eller biometrisk lesing av fingeravtrykk. Sikker utskrift: Siden en enhet krever godkjenning før den skriver ut, hindrer funksjonen «sikker utskrift» at sensitive opplysninger havner i feil hender. Dokumentert ansvarsfullhet Konica Minolta viser sitt ansvar overfor miljøet ved å bruke bærekraftige strategier og miljøvennlige løsninger gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi jobber for å fremme samfunn som er opptatt av gjenvinning, unngå forurensning og minimalisere potensielle risikoer. Alt dette bidrar til å redusere karbonutslippet fra skriverparken deres. Fordelene inkluderer: Lavere strømregninger: Mer energieffektive enheter med verktøy som Dynamic Eco Timer (for definering av en automatisk på/av-funksjon), lysdioder på skannerne, fikseringsteknologi med induksjonsoppvarming og Eco Print Lavere papirforbruk: Mindre papir til utarbeidelse av dokumenter Mindre sløsing med papir: Funksjoner som automatisk forbigåelse av tomme sider, tosidig utskrift som standard, følg meg-utskrift og forhåndsvisning av dokumenter reduserer papirforbruket. Bedre arbeidsforhold: Mindre støy fra maskinene gir et bedre arbeidsmiljø på kontoret Forpliktelser overfor resirkulering: Gjenvinnbare enheter og forbruksartikler samt bruk av resirkulert plastikk (PC/PET) i maskindekslene Miljøvennlige nyvinninger: Slik som polymerisert toner, som fremstilles med en tredjedel mindre CO₂-utslipp enn vanlig toner I september 2014 ble Konica Minolta tatt med i Dow Jones Sustainability World Index (DJSI World) for andre år på rad, som en anerkjennelse av selskapets økonomiske, miljømessige og sosiale arbeid. For mer informasjon om våre miljøsertifikater, se

12 Alle spesifikasjoner viser til papir i A4-størrelse med en kvalitet på 80 g/m². Støtte for og tilgjengelighet av oppførte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner. Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold slik som sidedekning for en bestemt papirstørrelse (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene avhenger av bruk og andre utskriftsvariabler, inkludert sidedekning, sidestørrelse, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, lufttemperatur og luftfuktighet. Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykkingen, og kan endres uten varsel. Konica Minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil. Alle merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende sine respektive eiere, og anerkjennes herved. Din Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 N-0872 Oslo Norge Tlf.: Faks: