SIKKER DOKUMENT- BEHANDLING I HENHOLD TIL FORSKRIFTENE ER DET SOM BETYR NOE

Transkript

1 SIKKER DOKUMENT- BEHANDLING I HENHOLD TIL FORSKRIFTENE ER DET SOM BETYR NOE MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER

2 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 2 DEN ENKLE VEIEN TIL ØKT EFFEKTIVITET Advokatfirmaer skriver ut og kopierer opptil 60 % mer enn andre virksomheter av samme størrelse. I tillegg viser undersøkelser at nesten 97 % av alle advokatfirmaer arkiverer dokumentene på papir. Tross alt er dokumenter det som teller i dette yrket. Samtidig setter advokatfirmaer og domstoler fortsatt sammen større dokumenter og administrerer disse på tradisjonell måte ikke minst av hensyn til sikkerheten, og for å sikre integriteten til dokumentene. Det å sikre integriteten til informasjonen du mottar og forhindre uautorisert tilgang til innholdet, er to av de viktigste sikkerhetsspørsmålene. Oppfølging av at forskrifter, profesjonelle standarder og advokatfirmaets egne regler etterleves, er et annet prioritert område. I en situasjon hvor advokatfirmaer og domstoler står overfor en stadig økende mengde saker, blir effektiv dokumentstyring og kommunikasjon med andre parter svært viktig for alle innenfor justissektoren, særlig i situasjon med stadig høyere krav til effektivitet og kortere saksbehandlingstid. Det å sørge for mer effektive arbeidsprosesser, samtidig som man opprettholder de høyest tenkelige sikkerhetsstandardene og sikrer at alle forskrifter blir overholdt, er viktige områder i dagens forretningsliv. Videre har nye sertifiseringsprosedyrer og standarder for kommunikasjon med domstolene og andre parter innvirkning på arbeidet i advokatfirmaene. I Konica Minolta mener vi at nye arbeidsmåter kan styrke virksomheten din og la deg konsentrere deg om hva du gjør best, nemlig å levere de best tenkelige juridiske rådene og vinne saker. Krav til dokumentbehandling: Sikkerhet med hensyn til informasjonen og dokumentene klientene dine tiltror deg Etterlevelse av forskrifter, profesjonelle standarder og advokatfirmaets egne regler Produktiv bruk av ressursene Effektive arbeidsprosesser for å redusere kostnadene og forbedre lønnsomheten, for eksempel gjennom mer effektiv og nøyaktig fakturering av klienter Slik kan nye arbeidsmåter bidra I Konica Minolta har vi den ekspertisen og erfaringen innenfor utskrift, dokumentbehandling og IT-tjenester som er nødvendig for å innføre nye arbeidsmåter som vil tilfredsstille dine nåværende behov, forbedre dokumentbehandlingen og gjøre arbeidsprosessene mer effektive. Dette kan inkludere: Mobil utskrift, skanning og arkivering: Våre mobile dokumentløsninger støtter sikker og pålitelig utskrift, skanning og arkivering i nettskyen. Slik at du kan bruke mobile enheter til å skrive ut trygt og praktisk via Wi-Fi. Dette gjør det mulig å bruke nettbrett på jobben uten å belaste IT-nettverket og uten at dette representerer et sikkerhetsproblem. Prognoser viser at 90 % av alle virksomheter kommer til å støtte kontorprogrammer via mobile enheter innen Pålitelig tilgangsstyring: Vår løsning styrer tilgang til data og tildeling av brukerrettigheter, noe som er spesielt viktig for å beskytte sensitiv informasjon. Digitalisering av trykte dokumenter: Pålitelig, praktisk og sikker konvertering av papirdokumenter til digitale filer sikrer deg rask og enkel tilgang til å behandle, arkivere og hente frem juridiske dokumenter.

3 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 3 Dine fordeler Våre løsninger leverer betydelige fordeler i form av automatiserte dokumentrutiner. Forskningsfunn fra Infotrends, et ledende markedsforskningsinstitutt, viser hvordan advokatfirma har nyttegjort seg av automatiserte prosesser: Raskere utarbeidelse av avtaler (52,3 %) Mer effektiv kommunikasjon med klienter (47,7 %) Raskere innhenting av saksdokumenter (43,2 %) Mer effektiv kommunikasjon mellom advokatfirmaer (34,1 %) Styrket etterlevelse av forskrifter (31,8 %) Mer effektiv kommunikasjon med domstoler (31,8 %) Styrket personvern og økt informasjonssikkerhet (27,3 %) Konica Minolta en kompetent og betrodd partner innenfor juridisk sektor Konica Minolta Business Solutions har flere års erfaring innenfor juridisk sektor og kan levere et komplett utvalg av løsninger for dokumentbehandling: Datasikkerhet, informasjonsintegritet, personvern og katastrofegjenoppretting Etterlevelse av forskrifter, profesjonelle standarder og advokatfirmaets egne regler Økt produktivitet og kvalitet Reduserte kostnader og bedre oversikt over kostnader knyttet til dokumentbehandling Kompatibilitet med IT-systemer Siden ingen organisasjoner er helt like, har vi spesialisert oss på å levere kundetilpassede dokumentstyringsløsninger. Advokatfirmaene vi betjener setter pris på vår kunnskap om sektoren, våre innovasjoner, grundige arbeidsmetode og avanserte teknologi. I 2013 vant Konica Minolta for eksempel den prestisjetunge Buyers Lab Inc. (BLI) Line of the Year Award for selskapets produktlinje av A3 multifunksjonsmaskiner for tredje år på rad. Ønsker du å vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg?

4 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 4 RASKERE LAGRING OG ARKIVERING AV MAPPER Lagring og arkivering av klientmapper tar opp verdifull kontorplass og gjør det tungvint og tidkrevende å hente frem informasjon. Den sterke konkurransen innenfor juridiske miljøer tvinger advokatfirmaer til å innføre bedre strukturerte prosesser og ny teknologi, samt bruke personell og ressurser så effektivt som mulig. For å tilfredsstille disse behovene, tilbyr Konica Minolta programvareløsninger for å fange, administrere og søke etter alle typer informasjon. Effektiv løsning En advokatsekretær kan skanne eller konvertere dokumenter til rediger- og søkbare PDF-filer og lagre den i et digitalt arkiv. Avhengig av type dokument kan sekretæren definere en persontilpasset arbeidsprosess, komplett med skanning til-mappe, ønsket konverteringsformat og rutinginformasjon, som kan utføres ved å trykke på en knapp på betjeningspanelet på MFP-maskinen fra Konica Minolta. Dokumentene kan indekseres automatisk og lagres på ønsket sted i et digitalt arkiv, for eksempel i en skrivebordsmappe, Windows nettverksmappe eller et system for dokumentstyring som Microsoft SharePoint. For å hente frem informasjon søker en autorisert sekretær gjennom alt innholdet i skannede eller konverterte dokumenter. Tidkrevende leting gjennom fysiske arkivskap hører fortiden til. Klare fordeler Forbedret sikkerhet: Innholdsrettet dokumentstyring Dokumenter tilgjengelig for søk og rapporter Automatisk skanning og behandling av klientens dokumenter og møtereferater Rask tilgang til all informasjon knyttet til en sak via en søkefunksjon Katastrofegjenoppretting Etablerte rollebaserte tilgangsregler til data Økt effektivitet: Kortere tid fra papir til digitalt format Færre feil eller feilarkiverte dokumenter, arbeidsnotater og filer Raskere informasjonssøk Omfattende revisjonssporing Man sparer tid ved møteforberedelser. meldinger og dokumentskriving Sparer verdifull kontorplass Beregninger fra Konica Minoltas kunder viser at de sparer 4 5 arbeidstimer per uke ved en mer effektiv fangst, lagring og arkivering av dokumenter.

5 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 5 BEHANDLING LEVERING FANGE Behandling Skrivebord/ hjemmemappe Windowseller Novellnettverksmapper Konvertering til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel og Word Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter Forhåndsvisning av skannet fil Forbedrede skanneinnstillinger, inkludert fjerning av tom side Automatisk navngivning av fil E-post Klient-/saks- Mapper Faks Åpen tekst faksserver Vise Slå sammen Utarbeide Kommentere Bildeforbedring Sikre Full OCR, sonevis OCR Signere digitalt Strekkode gjenkjenning Løpenummerering Microsoft Sharepoint Saksbehandlingsprogramvare Kostnadsdekning Automatisk oppdeling av skanneoppdrag En applikasjon kobler Konica Minoltas bizhub-systemer til juridiske saksbehandlingssystemer, for direkte fangst, distribusjon og håndtering av papirbasert informasjon. Du kan enkelt og sikkert skanne dokumenter ved å trykke på en knapp.

6 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 6 SAMMENSTILLING AV INNKOMMENDE DOKUMENTER I ULIKE FORMATER Med klientdokumenter som ofte kommer fra ulike kilder i ulike formater (inkludert papir, Microsoft Office-dokumenter og PDF-filer), er prosessen med å konvertere, sette sammen og skrive ut filer kjedelig, tidkrevende og ineffektiv i mange advokatfirmaer. Her tilbyr Konica Minolta deg smarte løsninger som vil frigjøre verdifulle administrative ressurser for andre oppgaver. Effektiv løsning Når en dokumentbehandlingsløsning fra Konica Minolta er installert, trenger advokatsekretæren bare å skanne papirdokumenter eller konvertere elektroniske filer til PDF, og hvis nødvendig samle alle PDF-filene i en felles PDF-fil ved hjelp av dra og slipp. Denne PDF-filen kan deretter sendes direkte til domstolen gjennom domstolens aktørportal. Klare fordeler INNDATA KLIENT-PC UTDATA Utskrift PDF Word Excel PPT TIFF, JPEG Håndtering fra skrivebord Søk Virtuelle permer Manuell dra- og slippdistribusjon Lagre SharePoint ERP system FTP Nettverk Håndtering/ behandling av PDF PDF-redigering Slå sammen/dele opp PDF Sideuttrekking Sende En applikasjon støtter behovet for å opprette, organisere, kombinere, søke og konvertere PDF-filer og andre filer.

7 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 7 Forbedret sikkerhet: Kontinuerlig tilgang til data for viderebehandling av dokumenter Automatisk skanning og behandling av dokumenter Mindre risiko for å jobbe på gamle dokumentversjoner Innholdsrettet dokumentstyring Etablerte rollebaserte tilgangsregler Økt effektivitet: Mindre tid nødvendig for å konvertere, sette sammen og skrive ut dokumenter Færre feil eller feilarkiverte dokumenter arbeidsnotater og filer Det går raskere å søke etter og hente frem informasjon Raskere digitalisering av dokumenter til domstolene Omfattende revisjonssporing Dokumentsamsvar Forskning har vist at en advokatsekretær kan spare så mye som fire minutter per time når vedkommende skal finne og sjekke tilgjengelig informasjon via et effektivt dokumentbehandlingssystem. Dette gir betydelige årlige besparelser.

8 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 8 DOKUMENTDELING I EN SAKS- ELLER KLIENTMAPPE Når du jobber med ulike kolleger på samme saks- eller klientmappe, må dokumentene deles enten på papir- eller filformat. Men det er alltid en risiko for at dokumenter blir lagt feil, eller at man kaster bort tid på å arbeide på gamle versjoner, noe som svekker servicen overfor klientene og produktiviteten på kontoret. Også på dette området kan Konica Minolta tilby effektive løsninger, som sikrer en mer effektiv og sikrere deling. Effektiv løsning Alle autoriserte medarbeidere kan skanne innkommende dokumenter, konvertere dem til søkbare PDF-filer og lagre dem i et digitalt arkiv direkte fra betjeningspanelet på en multifunksjonsmaskin fra Konica Minolta. Den autoriserte medarbeideren kan enkelt lokalisere dokumenter ved hjelp av søkefunksjonen. Siden det blir tatt sikkerhetskopi av filene, er det ingen fare for at de skal gå tapt. Det er også svært enkelt å sette et løpenummer eller dato-/tidsmerke på en PDF-file, for å sikre ektheten og sikre at alle som jobber med den samme saken eller klienten bruker det samme dokumentet. Klare fordeler Forbedret sikkerhet: Innholdsrettet dokumentstyring Kontinuerlig tilgang til data for viderebehandling av dokumenter Katastrofegjenoppretting Etablerte rollebaserte tilgangsregler Økt effektivitet: Det går raskere å søke etter dokumenter Mindre risiko for å jobbe på gamle dokumenter Mindre fare for at dokumenter skal gå tapt eller arkiveres feil Etter installasjon av et dokumentbehandlingssystem, kan du spare opptil fire timer per uke på søk etter og sammenstilling av informasjon fra ulike dokumenter når innholdet i en saks- eller klientmappe deles.

9 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 9 Klare fordeler SAMMENSTILLING OG BEHANDLING AV DOKUMENTER Dokumenter på ulike formater som papir, Microsoft Office-formater, PDF og annet kan gjøre samarbeid ikke bare tidkrevende, men også kostbart og lite sikkert. Konica Minolta tilbyr dokumentbehandlingsløsninger som støtter både rask og effektiv kommunikasjon og samarbeid. Effektiv løsning Advokater, advokatfullmektiger og andre kan bruke et slikt dokumentbehandlingssystem til å legge inn notater, kommentarer, stempler eller vannmerker, sette sammen dokumenter eller utheve viktig informasjon. De kan også vise, organisere, prioritere og oppdatere alle kommentarer på et praktisk kommentarpanel. Passordbeskyttelse og digital signatur sikrer at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie, selv når dokumenter blir delt. Siden dokumentene kan deles digitalt, kan advokatfirmaene bl.a. redusere den kostbare bruken av budfirma, for å sikre at viktige dokumenter når frem til riktig mottaker i tide. Forbedret sikkerhet: Kontinuerlig tilgang til data for viderebehandling av dokumenter Automatisk skanning og behandling av dokumenter Ingen risiko for å jobbe på gamle dokumentversjoner Innholdsrettet dokumentstyring Etablerte rollebaserte tilgangsregler Økt effektivitet: Automatisk dokumentbehandling Man trenger mindre tid for å konvertere, sette sammen og skrive ut dokumenter Raskere sammenstilling av nye dokumenter Færre feil eller feilarkiverte dokumenter, arbeidsnotater og filer Det går raskere å søke etter og hente frem informasjon Raskere oversending av dokumenter til domstolen Omfattende revisjonssporing Studier gjennomført av Thompson Reuters har vist at advokater i gjennomsnitter bruker én time per side på å skrive et juridisk dokument, siden skriveprosessen blir avbrutt av ulike andre oppgaver. Konica Minoltas kunder har estimert at deres advokater kan redusere tiden det tar å skrive et dokument med 25 prosent gjennom bruk av effektive rutiner for dokumentsøk og sammenstilling av informasjon.

10 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 10 AVDEKKE BEHOV OG IDENTIFISERE LØSNINGER Juridiske virksomheter er like dataintensive som arbeidsintensive. Vi i Konica Minolta kan hjelpe deg med å analysere og optimalisere arbeidsprosessene, slik at du kan bruke mer tid og ressurser på å komme med juridiske råd. Mer tid til klientene Siden vi behersker alle typer informasjonsprosesser, kan vi levere avansert teknologi, intelligent programvare og kundetilpassede løsninger som skal gjøre dokumentene mer tilgjengelige, øke effektiviteten og redusere kostnadene gjennom digitalisering av papirbasert informasjon og økt dokumentsikkerhet. Sikrere og mer effektiv dokumentbehandling I Konica Minolta fokuserer vi på langvarige partnerskap. Våre fleksible kontrakter skiller seg ut fra konkurrentene gjennom prisgunstige løsninger sett i forhold til levert funksjonalitet, samt en førsteklasses kundeoppfølging. Etter at maskin- og programvaren er installert, kobler vi den sammen med ditt eksisterende saksbehandlingssystem og lærer opp de ansatte til å betjene multifunksjonsmaskinene på en effektiv og sikker måte. Vårt omfattende nettverk av selgere og teknikere sikrer førsteklasses kundeoppfølging og hjelper til med å maksimere oppetiden på multifunksjonsmaskinene. Førsteklasses service Vi tror på et langvarig partnerskap hvor vi identifiserer, registrerer og vurderer flaskehalser og forbedringspotensial i virksomheten din. Den innsamlede informasjon blir deretter brukt til å sette opp eksisterende og nye maskiner til å redusere kostnadene i forbindelse med dokumentbehandling, sikre raskt avkastning på investeringen og øke sikkerheten, produktiviteten og effektiviteten i organisasjonen som helhet. I Konica Minolta kaller vi dette Optimized Print Services (OPS). OPS tilbyr deg omfattende innsikt i din virksomhets dokumentinfrastruktur, datasikkerhet, kostnader og miljøpåvirkning både i dagens situasjon og ulike fremtidige situasjoner. Vi sørger for at alle avdelinger som er involvert i denne prosessen kan identifisere potensielle besparelser og begrunne besparelsen. På denne måten kan vi garantere en løsning som er tilpasset dine behov og som det er mulig å samle nødvendig intern støtte for å innføre. Fordeler for din organisasjon Én leverandør ett kontaktpunkt Minimal administrativ innsats, risiko og innblanding i de daglige oppgavene Reduserte kostnader f.eks. gjennom intelligent ruting av utskriftsjobber til den best egnede skriveren Problemfri behandling av dokumenter Enklere administrasjonsprosesser Rask og intuitiv tilgang til nødvendige dokumenter Dokumentsikkerhet ved utskrift, kopiering og skanning Automatisk sikring av dataoverføringsprosesser Kontroll av at ulike dokumentbehandlingsoppgaver er riktig utført Trinnvis innføring av nødvendige endringer En investering for fremtiden Har dere råd til å klare dere uten OPS? OPS kombinerer rådgivning, maskin- og programvareimplementering og drift, for å utvikle forbedringsstrategier på grunnlag av tall og fakta, og på denne måten garantere kostnadsreduksjoner og feilfrie prosesser.

11 MER EFFEKTIVE JURIDISKE ARBEIDSPROSESSER 11 FORRETNINGSKRITISKE OMRÅDER En ansvarlig holdning til datasikkerhet Multifunksjonsmaskiner fra Konica Minolta overholde de strengeste kravene til datasikkerhet, inkludert ISO 15408/EAL3 og sikrer at tilgang er begrenset til autoriserte ansatte. Sikkerhetsfunksjonene inkluderer: Tilgangskontroll via PIN-kode eller passord, for å sikre konfidensiell utskrift Oppdatering av loggfiler for registrering av brukere og bruksfrekvens Sikkerhet på RAM-minne og harddisk, hvor data automatisk blir overskrevet når nye jobber sendes inn og slettet hvis systemet blir slått av Funksjonalitet for sikker 'følg meg'-utskrift for registrering, identifisering og tilgangskontroll, slik at brukerne kan hente ut dokumentene sine på alle tilgjengelige multifunksjonsmaskiner Kryptert skanning hvor brukeren før skanning oppgir et passord som er nødvendig for fremtidig tilgang til dokumentet Kopibeskyttelse med vannmerker, for å avsløre uautoriserte kopier Nettverkssikkerhet, inkludert portsikkerhet, SSLinnstillinger og kryptert dataoverføring Pålitelig tilgangsstyring for å kontrollere tilgang til data og riktige brukerrettigheter Videre har Konica Minolta utviklet en unik tjeneste som garanterer sikkerheten på multifunksjonsmaskinene gjennom en pakke av maskinvareinnstillinger som blir konfigurert på installasjonstidspunktet, og som sikrer konfidensialiteten på elektronisk informasjon enten det er snakk om data eller dokumenter. En ansvarlig holdning til miljøet Konica Minolta demonstrerer selskapets ansvar overfor miljøet gjennom bruk av bærekraftige strategier og miljøvennlige løsninger gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi arbeider for å forhindre forurensning, redusere CO 2 -utslipp, fremme et samfunn som er opptatt av resirkulering og biologisk mangfold. Alt dette bidrar til å redusere karbonutslippet fra din skriverpark: Lavere strømregninger: Mer energieffektive enheter gjennom verktøy som skannerlys med LED og Dynamic Eco Timer (autolæringsfunksjon for optimal bruk av ulike dvalemodi) Mindre sløsing med papir: Funksjoner som automatisk forbigåelse av tomme sider, tosidig utskrift som standard, følg meg-utskrift og forhåndsvisning av dokumenter reduserer papirforbruket Forbedret arbeidsmiljø: Lavere støv fra maskinene gir et bedre arbeidsmiljø på kontoret Forpliktelser overfor resirkulering: Resirkuleringsvennlige enheter og forbruksartikler og muligheten til å behandle høykvalitets resirkulert papir Miljøvennlige innovasjoner: Økt bruk av resirkulert plast og bioplast i Konica Minoltas produkter støtter for eksempel effektiv bruk og beskyttelse av eksisterende ressurser Du finner mer informasjon om våre miljøsertifikater på

12 Alle spesifikasjoner gjelder papir i A4-størrelse i en kvalitet på 80 g/m². Støtte for og tilgjengelighet av angitte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller og nettverks- og systemkonfigurasjoner. Oppgitt levetid for forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold, for eksempel sidedekning for et bestemt papirformat (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene vil variere avhengig av bruk og andre utskriftsvariabler, som dekningsgrad, papirformat, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, omgivelsestemperatur og luftfuktighet. Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykkingen, og kan endres uten varsel. Konica Minolta kan ikke garantere at oppgitte priser eller spesifikasjoner er feilfrie. Alle merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende sine respektive eiere, og anerkjennes herved. Din Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien OSLO Norge Tlf.: Faks: /2014