JEG ØNSKER KONTOR SYSTEMER SOM HJELPER MEG I GANG

Transkript

1 JEG ØNSKER KONTOR SYSTEMER SOM HJELPER MEG I GANG INTELLIGENTE KONTORSYSTEMER

2 KONTORSYSTEMER 2 ARBEIDSLIV I TAKT MED DAGENS VIRKELIGHET Det moderne arbeidslivet består av en flom av data og informasjon. Med mindre du er fleksibel, mobil og koble til nettet døgnet rundt, har du en tydelig ulempe. Med Konica Minolta kan du få all informasjonen enkelt tilgjengelig uansett når og hvor du trenger den. Våre løsninger styrker og effektiviserer forretningsaktivitetene dine i stedet for å senke hastigheten. Det er den eneste måten du kan sikre konkurranseevnen på og betjene kundene på en god måte. Så med dette i bakhodet vil vi ønske deg en god arbeidsdag!

3 KONTORSYSTEMER 3 DINE MEDARBEIDERES POTENSIAL: VI HJELPER DEG MED Å BRUKE DET Med kontorsystemer fra Konica Minolta kan du og medarbeiderne dine virkelig få overtaket. Dette fordi våre løsninger er tilpasset dine krav og ikke omvendt. Vi er opptatt av å oppnå den perfekte symbiosen mellom den papirbaserte og digitale verden. Tross alt er det den samlede dokumentsyklusen som teller. Dokumentets fullstendige livssyklus Utskrift er bare en del av dokumentets livssyklus. Vi vet at mye mer er involvert (som oppretting, arkivering og henting). Informasjon er en verdifull ressurs, men du kan bare bruke ressursen full ut hvis du ser dokumentets livssyklus under ett. Intelligent dokumentoppretting Skann inn papirdokumenter, kjør tekstgjenkjenning og generer skjema og strekkoder funksjoner som danner det perfekte utgangspunktet for automatisk videresending, redigering og arkivering. Rediger papirdokumenter i Word og Excel For å redigere papirbaserte dokumenter digitalt, trenger du bare å skanne dokumentene. Det kan ikke bli enklere. Tidkrevende avskriftsjobber blir dermed en ting som tilhører fortiden. Større effektivitet når man er på farten: Mobil utskrift fra smarttelefoner og nettbrett Du kan nå skrive ut fra mobile enheter og registrere data via mobilen uansett når og hvor du befinner deg ved hjelp av Wi-FI, e-post og AirPrint. Enkle arkiveringssystemer Enkle og effektive arkiveringssystemer basert på søkbare PDF-filer, slik at du raskt kan finne arkiverte dokumentert. Godt å vite! Statistisk sett bruker hver ansatt i gjennomsnitt 7,4 timer i uka på å lete etter data. Men det behøver ikke å være slik. (IDC 2010) Effektiv dokumentstyring Vi kan tilby to alternativer: 1) Løsninger for å skanne dokumentene direkte til det eksisterende dokumentbehandlingssystemet eller 2) et fullstendig dokumentbehandlingssystem, som vi utvikler og innfører for deg. Dine behov kommer først. Følg meg-utskrift Ønsker du å kunne sende utskriftsjobbene og hente dokumentene fra alle enheter på nettverket? Med følg meg-utskrift kan du det. Dette er bare ett eksempel på alle løsningene vi har som støtter mobilitet.

4 KONTORSYSTEMER 4 DET BESTE FRA BEGGE VERDENER: DIGITAL OG PAPIRBASERT Multifunksjonelle enheter og applikasjoner fra Konica Minolta forener den digitale og papirbaserte verden. Dette sikrer at de kan oppfylle alle kravene til moderne virksomheter med effektive arbeidsflyter, som sparer deg både tid og penger. Skriv ut og kopier helt enkelt Ikke bare sikrer multifunksjonsmaskinene enkel utskrift og kopiering, men de leverer også på alle typer medier: formater fra A6 til SRA3, papirvekt fra 52 til 300 g/m 2, samt på brukerdefinerte formater og bannere i en lengde på hele 1,2 m. Effektiv skanning og faksing Rask og enkel skanning har blitt en uunnværlig del av arbeidsdagen på kontoret. Digitaliserte dokumenter kan overføres direkte til en elektronisk postboks, et arkiv, et USB-minne eller en FTP-server. Fakser kan også sendes eller mottas direkte via en PC. Åpne øynene for perfekt utskriftskvalitet Du får utskrifter i høy kvalitet takket være vår polymeriserte toner (Simitri HD). Samtidig blir strømregningen betydelig redusert som følge av lavere smeltetemperatur og strømforbruk. Profesjonell etterbehandling gir det lille ekstra Vi tilbyr et bredt utvalg av profesjonelle etterbehandlingsløsninger, løsninger du ikke vil finne hos alle konkurrentene: fra stifting og falsing til ferdigproduserte brosjyrer. En praktisk løsning for hefter, adressert post eller brosjyrer. Enkel og tilpasset betjening Konica Minolta blir historiske Stor fargeberøringsskjerm Fungerer som en smarttelefon Fullt fungerende nettleser Tilpasningstjenester: Få oppsett og menystruktur tilpasset egen organisasjon Utpekt som vinner av A3 MFP Line of the Year Award for fjerde år på rad. Våre bizhub multifunksjonsmaskiner ble valgt som årets produktserie i 2011, 2012, 2013 og 2014.

5 KONTORSYSTEMER 5 KONTORSYSTEMER SOM IT-AVDELINGEN VIL LIKE Utskrifts- og dokumentløsninger fra Konica Minolta er ikke bare enkle å implementere, men de krever også svært lite vedlikehold når de først er oppe og går. Hvis du ønsker, kan vi ta hånd om begge aspektene med våre profesjonelle tjenester. Dette frigjør tid på IT-avdelingene, som de heller kan bruke på sine kjerneoppgaver. Nedetid : Et lite ord du ikke lenger trenger å tenke på Konica Minoltas systemer er robuste og er utviklet med tanke på stabil, langsiktig drift. Hvis det likevel skulle inntreffe en feil, er hjelpen nær i form av interaktive veiledninger på enhetens skjerm, et fjerndiagnosesystem og et serviceteam med rask responstid. 20 % Samtaler til IT brukerstøtte Enkel automatisering: Bestilling av tonere og servicehenvendelser Får du ikke skrevet ut fordi ingen har bestilt toner eller service? Sett foten ned for dette problemet med Konica Minoltas automatiske tjenester og la din enhet lede vei! Enkel tilgang til informasjon om enheter og utskriftkostnader Fra løpende driftsdata til tonernivå og nøyaktige utskriftskostnader og feilmeldinger gir enheten deg rask tilgang til data kun ved å trykke på en knapp. Den universelle skriverdriveren Én for alle: Den universelle skriverdriveren er tilgjengelig for de fleste Konica Minolta-skrivere, slik at de ansatte enkelt kan betjene forskjellige skriversystemer. La oss tenke på skriverinfrastrukturen. Konica Minolta har utviklet en profesjonell prosess for å finne og implementere riktig skriverlandskap for deg. Disse Optimized Print Services (OPS) inkluderer også en langsiktig administrasjonstjeneste. Alt du trenger å fokusere på er din kjernevirksomhet. Ikke mer tid kastet bort på skriversupport 20 % av alle samtaler til IT brukerstøtte er skriverrelatert. Med Konica Minolta kan du sette en stopper for dette. Smart enhetsstyring (Quocirca 2010) Fantastisk praktisk! Du slipper å måtte tilordne brukerrettigheter eller oppdatere fastvaren separat på hver enhet. Med Konica Minolta kan du gjøre det med ett sentralt verktøy. Full integrasjon Du vil enkelt kunne integrere bizhub-systemer og ulik programvare som er enkel å koble til SAP, SharePoint og andre programmer både i et Windows-, Linux- og Mac-miljø.

6 KONTORSYSTEMER 6 KUTT DOKUMENTKOSTNADENE OG ØK EFFEKTIVITETEN Har du oversikt over utskriftskostnadene? Er du klar over at innkjøp av maskinen og tonere bare står for en liten andel av kostnadene? Med riktig partner kan du ikke bare beregne de samlede kostnadene nøyaktig (inkludert administrasjon, finansiering, logistikk osv), men også spare penger. Konica Minolta har mye å tilby på disse områdene: Det første trinnet: Oversikt over kostnader I stedet for å bare registrere utskriftskostnadene kan du nå allokere dem til brukere, avdelinger og prosjekter. Dette er nøkkelen til å utføre nøyaktige analyser og gjøre de ansatte mer oppmerksomme på kostnadene. Kostnadsbesparelser optimaliserer skriverparken Skriverparken kan lett bli et pengesluk. Lite effektiv bruk av skriverne er like kostbart som mange feil. Med våre effektive overvåkningsverktøy kan du holde skriverparken under kontroll og identifisere potensielle kostnadsbesparelser umiddelbart. Vet du hvor mye dokumentene koster? Vår erfaring er at bare 1 av 10 organisasjoner vet hva de bruker på utskrift. I gjennomsnitt benyttes opptil 6 % av inntektene på dokumentstyring. (InfoTrends 2010) 40 % av utskriftene blir kastet i løpet av 24 timer. (Newsweek 2009) For hver euro som blir brukt direkte på utskrifter, brukes ytterligere ni euro på medfølgende kostnader (ALL Associates Group 2012) Den gode nyheten: -30 % Utskriftskostnader (Maskinvare, toner, vedlikehold, papir osv.) Medfølgende kostnader (IT-støtte, administrasjon, innkjøp og lagring av materiale, dokumentrelaterte prosesser osv.) Du kan kutte disse kostnadene med opptil 30 %. (IDC 2009, Gartner 2013) Digitalisering sparer tid og penger Den digitale verden gir rask tilgang til informasjon, slik at man øker produktiviteten og ofte reduserer behovet for papirutskrifter. I tillegg kan et elektronisk arkiv frigjøre verdifull lagringsplass på kontoret. Resultatet er spart tid og penger. Enkel kontroll over utskriftskostnadene Utskriftskostnader kan kontrolleres ved å definere f.eks. hvem som får lov til å skrive ut i farger. Du kan styre at bare effektive systemer skal kunne brukes til store utskriftsjobber, eller gjøre tosidig utskrift til standard. Mulighetene ligger der! Unngå unødvendige utskrifter Det høres kanskje høyt ut, men én av ni utskrifter blir aldri hentet fra skriveren. Men det behøver ikke å være slik. Med følg meg-utskrift må utskriften frigis direkte på maskinen. Enda høyere produktivitet: effektive dokumentflyter Med Optimized Print Services (OPS) fra Konica Minolta blir alle dine forretningsrelaterte dokumentprosesser grundig analysert for å kunne designe og implementere forbedrede arbeidsflyter. Fordelene for deg er at du sparer tid og penger og dermed sikrer den høyest mulige effektiviteten i de daglige oppgavene.

7 KONTORSYSTEMER 7 VÆR BEROLIGET: SIKKERHET KOMMER FØRST I en verden hvor informasjon spiller en stadig viktigere rolle, blir også datasikkerhet stadig viktigere enten det gjelder papirdokumenter eller digitale dokumenter. Konica Minolta er en av lederne innenfor næringen når det gjelder sikkerhetsstandarder. Sikker integrasjon i nettverket Skriverne på nettverket må også tilfredsstille alle nødvendige sikkerhetskrav: Våre IEEE 802.1X SSL og IPsec protocol autentiseringsmetoder sikrer enkel integrasjon i beskyttede nettverk, samt sikker nettverkskommunikasjon. Tilnærmet alle bizhub-systemer overholder ISO EAL3-standarden, hvilket betyr at de tilfredsstiller de høyeste internasjonale sikkerhetsstandardene. Beskyttelse av konfidensielle dokumenter Når det gjelder å beskytte konfidensielle dokumenter, finnes det ikke rom for kompromisser, enten utskriftsjobbene er på skriverens harddisk eller i utskuffen. Med Konica Minolta er sikkerheten ivaretatt på ulike måter inkludert kryptering av data, sikker sletting, beskyttelse med vannmerke og PDF-signaturer. Tilgangskontroll og brukerrettigheter Brukerautentisering er en av de viktigste faktorene for å sikre høy sikkerhet. Hos oss leveres autentiseringen i form av et magnetisk kort, en PIN-kode eller ved hjelp av biometisk skanning av fingeravtrykk. Individuelle tilgangsrettigheter kan defineres for hver bruker. Dine konfidensielle data er trygge Utskrift av konfidensiell data (f.eks. lønnslipper) eller personlige dokumenter er beskytter Datasikkerhet er alltid viktig når medarbeidere slutter og når nye medarbeidere starter. I tillegg blir beskyttelse mot industrispionasje stadig viktigere Digitale arkiver kan beskytter mot fysiske innbrudd eller branntilløp Miljøhensyn Konica Minolta setter miljøvern og bærekraft øverst på prioriteringslisten. Dette er grunnen til at både våre løsninger og vår organisasjon er blitt tildelt en rekke priser. Best å være på den sikre siden: sikker utskrift For å hindre at utskrifter skal havne i gale hender, krever Sikker utskrift -funksjonen autentisering direkte på maskinen før utskrift. Dette er svært nyttig for eksempel ved behandling av sensitive opplysninger på HR-avdelinger. 1. Send en utskriftsjobb. 2. Skriv inn koden på en skriver. 3. Start utskriften.

8 VÅRE LØSNINGER SNAKKER FOR OSS OG DET GJØR OGSÅ VÅRE KUNDER Slankingen og moderniseringen av skriver parken har ført til betydelige kostnadsbesparelser. Vi arbeider nå med moderne maskiner, sammenkoblede løsninger og tjenester som garanterer sikker og uavbrutt drift av hele skriverinfrastrukturen. Takket være støtten fra Konica Minolta er det mindre behov for at ITavdelingen utfører vedlikehold på kontorenhetene og de som arbeider med de nye maskinene nyter godt av nye funksjoner som gjør hverdagen enklere. Peter Toth, IT-leder i ORFK DA GEI Vi hadde et svært godt samarbeid med Konica Minolta. De fikk til en rask og uproblematisk overgang fra den gamle skriverparken til den nye, bestående av maskiner fra Konica Minolta. Våre krav til effektivitet og driftssikkerhet ble fullstendig oppfylt. For oss har Konica Minolta blitt en pålitelig partner ikke bare for et administrert skrivermiljø, men også som leverandør av effektive programvareløsninger av høy kvalitet, som PageScope Enterprise Suite. Hr. Vojta fra AHOLD Czech Republic, a.s. Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien Oslo Norge 02/2015