Managed Print Services Utskrift som følger bedriftens utvikling.

Transkript

1 Managed Print Services Utskrift som følger bedriftens utvikling.

2 1-3 % av årlig omsetning brukes på utskrift Kilde: Gartner

3 Managed Print Services Etter som næringslivet søker å øke driftsmarginene i stadig tøffere markeder, innser flere og flere bedrifter at en av suksessfaktorene er rendyrking av kjernevirksomheten. Kantinedrift, firmabiladministrasjon, regnskap, IT-driftstjenester og mange andre områder settes bort til eksterne tjenesteytere etter som bedriftene ønsker å redusere sine kostnader og frigi ressurser til å fokusere på oppgaver som er direkte knyttet til verdiskapning. Likevel er det ett område som fremdeles administreres internt i de fleste bedrifter, og som virksomheten vil ha betydelig nytte av å vurdere for tjenesteutsetting. Gartner beskriver dette som det siste store området med ukontrollerte kostnader: Dokumentproduksjon og utskriftsadministrasjon.

4 Den virkelige kostnaden ved utskrift Verdien av utskrift taler for seg selv. Selv i dag er det trykt informasjon som driver bedriften fremover. Den lar folk dele kunnskap. Den støtter merkevaren og hjelper til med å skape salgsmuligheter. Og den er en vesentlig del av arbeidsflyten og prosessene. Mange bedrifter har imidlertid høyere utskriftskostnader enn nødvendig på grunn av følgende faktorer: Utskriftskostnadene kan tilsvare inntil 3 % av omsetningen, men man kan spare opp til 30 % av disse kostnadene med effektivt administrasjon av utskriftstjenestene. 1. Utskrift er ukontrollert a. Det finnes kanskje ingen innkjøpspolicy for maskinvare, programvare, tjenester og rekvisita b. De fleste bedrifter har liten eller ingen oversikt over de virkelige kostnadene knyttet til utskrift c. Utskrift er klassifisert som en administrasjonsfunksjon på lavere nivå, noe som betyr at dette ikke står på toppledelsens agenda eller ligger innenfor deres fokusområde 2. Ineffektiv utskriftsinfrastruktur a. Dersom bedriften ikke har en målrettet policy for administrasjon av skriverflåten, vil mange anskaffelser gjennomføres uten plan og tanke på TCO (Total Cost of Ownership) b. Moderne utstyrsalternativer som multifuksjonelle skrivere, blir oversett. Dette kan gi negativ effekt på kostnader og produktivitet c. Diversifisering av skriverflåten medfører brattere læringskurve, økte kostnader for forbruksmateriell, og gjør support unødvendig komplekst. Skriverne plasseres der de pleide å stå eller der det er plass, i stedet for at man tar hensyn til en effektiv arbeidsflyt for bedriften e. Fargeskrivere brukes til svart-hvitt utskrift, laserskriver til enkle tekstdokumenter

5 Utskriftskostnadene kan tilsvare inntil 3 % av omsetningen, men man kan spare opp til 30 % av disse kostnadene med effektivt administrasjon av utskriftstjenestene Kilde: Gartner

6 Utskriftskostnadene øker med omtrent 30 % per år Kilde: Gartner

7 3. Høy indirekte/skjult kostnad a. Kostnader for sluttbruker i. Ineffektive og lite miljøvennlige arbeidsmetoder eller prosesser som ensidig utskrift i stedet for tosidig ii. Nedetid reduserer produktiviteten b. Administrasjons- og innkjøpskostnader påvirker lønnsomheten. Utstyr fra flere leverandører krever forskjellig forbruksmateriell og medfører økt administrasjon knyttet til drift c. Energikostnader moderne skriverne er ikke bare produsert ved hjelp av grønn teknologi, de har også redusert strømforbruk d. Å opprettholde en uensartet flåte på mange forskjellige steder påvirker IT-driftskostnadene 4. Ineffektiv administrasjon av skriverflåten a. Man klarer ikke å optimalisere utskriftsproduksjonen eller kontrollere volumet b. Det er liten eller ingen intern fagkompetanse, eller tid tilgjengelig for å optimalisere skriverflåten/utskrifthåndtering Fra en beslutningstakers synspunkt burde utskriftsadministrasjon ligge høyt på agendaen. Det samme er tilfelle fra et IT-perspektiv. En ineffektivt administrert skriverflåte er lite fleksibel, og hindrer bedriften i å tilpasse seg endringer uten stadig input fra IT-avdelingen. I tillegg tar konstant administrasjons- og vedlikeholdsbehov ITpersonalet vekk fra steder der de virkelig kan tilføre verdi: servere, PCer, nettverk, applikasjoner og fremfor alt det å lage, planlegge, implementere og gjennomføre en IT-strategi for fremtiden. Og det øker kostnadene. I følge IDC er inntil 23 % av henvendelsene som håndteres av helpdesk utskriftsrelaterte.

8 Hvordan kan Canon hjelpe bedriften hva er løsningen? Utskrift er vårt kjerneområde. Vi forstår bedriftens utskriftsbehov og kan sette sammen de riktige menneskene, den riktige teknologien og de riktige prosessene på en fleksibel måte som vil bidra til en mer produktiv og lønnsom virksomhet. Ved å gå i partnerskap med Canon har man én ting mindre å bekymre seg over den optimale måten å håndtere utskrift på. Man kan overføre hele ansvaret for utskrift (eller deler av det) til Canon, og la oss sørge for alle bedriftens tjenester knyttet til utskrift, kopiering og faks. Canon Managed Print Services hjelper bedriften med å administrere skriverflåten lønnsomt og fleksibelt. Fra de minste til de største skriverne. Bedriften kan fortsette å redusere kostnadene og bedre produktiviteten i takt med virksomhetens utvikling. 40 % reduksjon innen IT-supportkostnader for utskrift/kopi/faks/skanning 52 % reduksjon innen utskriftsrelaterte Help Desk henvendelser fra 23 % ned til 11 % 25 % reduksjon innen kostnader for forbruksmateriell 20 % reduksjon innen reparasjonskostnader for utskrift/kopi/faks/ skanning 10 % reduksjon innen kostnader for å installere/oppgradere utstyr til utskrift/kopi/faks/skanning 5 % reduksjon innen kostnader for utskrift/kopi/faks/skanneutstyr Kostnadsbesparende muligheter En effektiv utskriftsstrategi og en godt administrert skriverflåte kan spare opp til 30 % av bedriftens utskriftskostnader. Canon leverer support til bedriftens utskriftsstrategi og policy, samt optimalisert utskriftsmiljø, utskriftsadministrasjon, volum- og kostnadskontroll noe som samlet gjør at man får gjennomført umiddelbare besparinger og deretter kan overvåke og kontrollere budsjettet.

9 Utskrift er et av de siste områdene for IT-utgifter der det kan gjennomføres betydelige besparelser med liten risiko Kilde: IDC

10 Bedrifter som på en aktiv måte administrerer sin skriverflåte kan spare opp til 30 % av sine utskriftskostnader Kilde: Gartner

11 Hva dreier Managed Print Services-programmet seg om? Godt spørsmål. Det består av tre enkle stadier som fungerer i en kontinuerlig syklus. 1. Vurdere Under denne delen av prosessen arbeider vi sammen med bedriften for å gjennomgå virksomheten og dens IT-behov, evaluere eksisterende skriverflåte, og gjøre anbefalinger om hvordan ting kan forbedres. Utfallet vil være basert på hva vi avdekker og på hvilken fremdrift som er ønskelig. Bedriften kan ønske å fortsette å selv administrere flåten, overlate hele administrasjonen til oss, eller kombinere dette. 2. Optimalisere Denne delen av prosessen dreier seg om å sørge for at riktig blanding av skrivere er tilgjengelig for de riktige personene. Vi hjelper også bedriften med å implementere en utskriftsstrategi og gi opplæring der det er hensiktsmessig. 3. Administrere Dette er selve hjertet i tjenesten, der vi går i partnerskap med bedriften for å sørge for at virksomhetens utskrift blir løpende administrert på den måten som er riktig for bedriften. I tillegg til å sørge for at skriverne vedlikeholdes, vil vi også sørge for at brukerne får full support. Partnerskapet slutter ikke der. Vi vil fortsette å arbeide sammen med bedriften inn i fremtiden for å sørge for at skriverflåten alltid er optimalt plassert, og drives og administreres på en optimal måte samt sørge for at teknologiene som brukes er det riktige valget. For at dette skal skje, vil vi jevnlig gjennomgå utskriftsstrategien, levere rådgivingstjenester og gjennomføre regelmessige møter for å sikre at tjenestene bedriften mottar imøtekommer alle SLAer. Når virksomheten endres, kan skriverflåten endres sammen med den, etter som den tilpasses for å levere med henblikk på nye krav.

12 Modulært tjenestetilbud Våre tilnærminger og tilbud er fullstendig fleksible. Avhengig av bedriftens behov, er det bare å velge de spesifikke tjenestene man trenger, eller fullt ut overføre hele utskriftsflåten og ansvaret til oss. Den komplette og modulære porteføljen inneholder følgende tjenester: 1. Konsulent- og implementeringstjenester Våre konsulenter kan hjelpe bedriften med å identifisere hvor mye den bruker på dokumentutskrift og hva besparingspotensialet er. Straks analysene er ferdige, setter vi sammen en detaljert rapport som omfatter våre hovedfunn, og denne kan også omfatte anbefalinger og forslag til videre fremdrift. Det vil gjøre bedriften i stand til å implementere en utskriftsstrategi som sikrer langsiktige kostnadsreduksjoner og gir avkastning på investeringen. Våre eksperter vil sørge for en vellykket implementering av det optimaliserte og kostnadseffektive utskriftsmiljøet. 2. Administrasjonstjeneste Vi kan administrere skriverflåten på bedriftens vegne i henhold til det servicenivået som kreves av oss. I dette scenariet leverer vi tjenester for skrivernes fulle livssyklus og administrasjon av flåten, med en dedikert person som tar seg av bedriftens utskriftsbehov og flåte, og regelmessige møter. Avhengig av de nøyaktige kravene kan mange av administrasjonsoppgavene utføres med Canons egne automatiserte løsninger som sikrer at utskriften hele tiden er optimalisert. 3. Sluttbrukertjenester Vår serviceportefølje dekker alle tjenester sluttbrukerne trenger. Sluttbrukeropplæring og undervisning betyr at brukerne kan utnytte teknologien på en måte som øker deres produktivitet og maksimerer investeringen. Canon kan gi løpende support på stedet og har en Help Desk for brukere som trenger assistanse eller support. Hvis bedriften ønsker å bruke sin egen IT-avdeling som førstelinjekontakt, kan vi bidra med full opplæring og verktøy samt andrelinje supportpersonale og service. 4. Vedlikeholds- og supporttjenester Selvfølgelig kan det være øyeblikk der skriverne trenger oppmerksomhet. Det er da Canon kan hjelpe bedriften med vedlikehold av maskinvare og tilhørende applikasjoner, og vi kan også supportere 3.parts produkter der dette vurderes som kostnadseffektivt. Vi leverer utvidet service på stedet, som sørger for at bedriften aldri går tom for toner, papir og annet forbruksmateriell. Alt vi behøver å gjøre er å plassere ressurser på stedet, hvis ansvar også omfatter å sørge for at alt utstyr fungerer som det skal. 5. Tjenester for hustrykkerier Der våre kunder enten har et vanlig behov for å generere høyvolum utskrift, eller spesielle etterbehandlingsbehov, kan vi hjelpe. Hvis det allerede finnes et hustrykkeri, kan vi betjene det. På den annen side kan vi hjelpe med 3. part trykkeritjenester.

13 1. Konsulent- og implementeringstjenester Analyser og anbefalinger Utvikling av utskriftsstrategi Optimalisering av utskrift og aktiva Planlegging av leveranse og implementering Prosjektledelse Installasjon (IMAC) og integrasjon 2. Administrasjonstjenester Administrasjon av skriverflåten Administrasjon av aktiva 3.parts serviceadministrasjon Håndtering av forbruksmateriell 3. Sluttbrukertjenester Helpdesk Support på stedet Opplæring Service- og endringsledelse Statusmøter Måling mot KPI/SLA Rapportering Kontraktsadministrasjon 4. Service- og vedlikeholdstjenester Support for utstyr levert av andre produsenter Utvidete tjenester på stedet Fjernsupport Levering av forbruksmateriell 5. Utskriftstjenester Internt/eksternt hustrykkeri Driftspersonell Prissetting/finansiering hvordan det fungerer Som man kan forvente med fleksible tjenester, er vår prissetting også fleksibel. Avhengig av hva som passer bedriftens regnskapsprinsipper best, kan Canon tilby finansieringsalternativer som strekker seg fra et fast månedlig beløp som dekker finansiering og drift av løsningen, til en modell der all prissetting og fakturering er basert på utskriftsvolumet.

14 Hvorfor bør vi vurdere Managed Print Services? Hovedfordeler for virksomheten Reduserte og mer forutsigbare utskriftskostnader Mer brukervennlig og pålitelig utskriftsmiljø Oppdatert utskriftsmiljø med enkel videreutvikling etter som virksomhetens behov endres Spesifikke fordeler ved MFPer, blant annet økt sikkerhet og mindre fysisk størrelse Potensiale for styrket grønn drift som følge av redusert energi- og papirforbruk Bedret bedriftsimage gjennom trykt materiell av høyere kvalitet Fleksible betalings- og finansieringsalternativer Viktige fordeler for IT Bedre flåteadministrasjon og kontroll, overvåking, rapportering, regelmessig gjennomgang Redusert behov for interne ressurser Økt kapasitet for leveranse av flere kjernetjenester til organisasjonen Signifikant forbedret servicekvalitet og -konsistens Én enkelt partner for all utskrift/produksjon, levert med én enkelt utskriftsstrategi Hvorfor velge Canon? Vi er eksperter Utskrift er vår kjernekompetanse og der er vi virkelig gode men vi forstår også forretnings behovene. Med våre folk til hjelp kan virksomheten utnytte fordelene ved våre kunnskaper, vår sakkyndighet og våre løsninger for å sikre at utskriftsmiljøet er det beste for forretningsbehovene,at det reduserer kostnader og administrasjon samtidig som det øker effektiviteten. Vi bryr oss om miljøet Global ISO14001-sertifisering fra produksjon til innsamling og gjenvinning Ved innkjøp av ressurser prioriterer Canon materialer, produkter og energi som påvirker miljøet i minst mulig grad Du kan lese mer om Canons milljøengasjement på våre hjemmesider Vi fornyer oss hele tiden I 2006 registrerte Canon 2366 søknader til USAs patentliste, og ble den 3. mest innovative bedriften på listen. Vi leverer det vi lover Vi er en betrodd rådgiver og partner som vet hva som kreves for å opprettholde langvarige kundeforbindelser Vi har et fremragende omdømme når det gjelder servicekvalitet 96 % av våre kunder vil anbefale våre tjenester til andre * *Canon kundetilfredshetsundersøkelse

15 Takket være Canon oppnådde Fortum en meget god driftskvalitet helt fra begynnelsen, og sparte 36 % sammenliknet med tidligere driftsmodell Fortum Oyj Finland Nordisk energiselskap

16 Siden begynnelsen av prosjektet visste vi at Canon var en egnet partner for vårt nye prosjekt. De visste hvordan de skulle finne løsninger på våre problemer, og viste til fordeler som tilsvarte våre forventninger Merk Serono International SA-Switzerland Bioteknisk bedrift Canon Norge as Tlf: Faks: Postadresse: Postboks 33, Holmlia, 1201 OSLO Besøksadresse: Hallagerbakken 110, 1256 OSLO