Slik bruker du mindre tid på å få posten ut døren

Transkript

1 Slik bruker du mindre tid på å få posten ut døren

2 En «slik går du frem»-veiledning for bedre behandling av utgående post Alle bedrifter sender ut et bredt omfang av post fakturaer, tilbud, salgsbrosjyrer, markedsføringsmateriale og mer til. Målet er at alle disse kommunikasjonene skal være enkle, effektive og håndteres profesjonelt, slik at posten raskere sendes ut av døren. Den må også se flott ut, være nøyaktig adressert slik at hvert dokument når tiltenkt mottaker, og det skal heller ikke brukes mer penger på porto enn nødvendig. Virkeligheten er ofte noe ganske annet. Det kan gå med svært mye tid med å få posten ut av døren når postbehandlingen skjer manuelt. Ikke nok med det, men menneskelig feil kan snike seg inn og resultere i at noen mottar ufullstendige opplysninger eller enda verre helt feil opplysninger. Dette er irriterende når det betyr at penger har blitt kastet bort på feilutsendt markedsføring, men det kan potensielt bli alvorlig hvis dokumentene som havner på avveie, inneholder personlige eller sensitive opplysninger. I denne veiledningen forklarer vi hvordan digitale verktøy kan hjelpe deg med å få posten ut av døren raskere. Programvare for konvoluttering og utmatingsbehandling automatiserer behandlingen av utgående post for raskere, mer nøyaktig og profesjonell dokumentklargjøring, sammen med kontrollerte portokostnader. Dette sparer tid som kan brukes til å betjene kunder og bygge opp forretningene. Ikke nok med det, men gruppering av flere elementer i en postforsendelse til samme mottaker i samme konvolutt kan medføre kostnadsbesparelser. Viktigst av alt: Profesjonelle, nøyaktige og tidsriktige postutsendelser presenterer virksomheten din i best mulig lys til kunder, leverandører og andre mottakere av posten din. 2

3 halfheaded 4 Problemet med manuelle postromløsninger 5 Postautomatisering sparer tid og forbedrer nøyaktigheten 9 Hurtighet, nøyaktighet og personlig tilpasning 3

4 Problemet med manuelle postromløsninger Behandling av posten, særlig post i store volumer, kan være frustrerende. Disse tungvinte, manuelle aktivitetene er trolig velkjente: Først av alt må kjørte utskrifter sorteres, fordi ikke alle postforsendelser er de samme noen er kanskje ett enkelt ark, mens andre vil ha utfyllende informasjon på én eller flere sider Når alle dokumentene er skrevet ut som batchkjøringer, må de sorteres for å gå inn i riktig forsendelse. Uten denne detaljerte oppmerksomheten kan innholdet i forsendelsene forveksles og dette kan være katastrofalt for databeskyttelse og kundetilfredshet, særlig hvis opplysningene som ligger i forsendelsene er av en sensitiv karakter Deretter følger den fysiske brettingen og innlegging av dokumentene i konvolutter for frankering, og til slutt går posten endelig ut av døren. Med alt dette å ta hensyn til, er det også sannsynlig at forsendelsene heller ikke er optimert for portokostnader. Det er to faktorer å ta hensyn til her. Først og fremst om posten sendes ut i den mest passende konvoluttstørrelsen (noe som kan påvirke porto), og for det andre om alle kommunikasjoner til hver mottaker grupperes for å unngå å sende ut flere separate forsendelser (og betale porto for hver). 4

5 Postautomatisering sparer tid og forbedrer nøyaktigheten Ettersom bedrifter vokser, og kompleksiteten og volumet på utgående post øker, begynner de å erkjenne behovet for automatisering av postbehandlingen. Dette begynner ofte med en investering i en frankeringsmaskin, som sparer tid og bry når porto skal påføres, og gir posten et mer profesjonelt utseende. Dette hjelper i stor grad, men det er mer enn dette som kan gjøres i tillegg. Oppgaven som kommer rett før frankering, når man jobber seg bakover i postbehandlingskjeden, er ilegg i konvoluttene. Dette automatiseres med en konvolutteringsmaskin, som bretter posten, legger den inn i konvoluttene og lukker konvoluttene slik at de er klar til frankering. Enda lengre nedover i driftskjeden må postforsendelsene klargjøres og sorteres, slik at den som legger papirene i konvolutten, vet hvilke dokumenter som skal gå i hvilke konvolutter. Utmatingsprogramvare klargjør postforsendelsene og arbeider med konvolutteringsmaskinen for nøyaktig, personlig tilpasset og effektiv utgående postbehandling. Nøyaktighet er viktig fordi det er avgjørende for databeskyttelse og virksomhetens omdømme at hver person mottar riktige dokumenter. Personlig tilpasning er viktig fordi målrettede kommunikasjoner formidler budskap mer effektivt. Med de rette verktøyene på plass kan innhold tilpasses for hver mottaker. Verktøyene gjør ikke bare personlig tilpasning mulig, de sikrer også at de riktige dokumentene havner i hver konvolutt. 5

6 Postautomatisering sparer tid og forbedrer nøyaktigheten Konvolutteringsmaskiner Konvolutteringsmaskiner automatiserer innlegging i konvolutter for raskere behandling av utgående post fra begynnelse til slutt. Dette går så raskt at de kan brette og legge i dokumenter og klistre sammen konvolutten 10 til 40 ganger raskere enn for hånd. De bidrar også til å forbedre postnøyaktighet og -sikkerhet ved å sørge for at hver person mottar riktige dokumenter. Med en konvolutteringsmaskin kan virksomheten: Skalere opp eller ned ettersom behov tilsier, da muligheten til å samle posten ikke avhenger av at det er folk tilgjengelig til å utføre oppgaven. Noen ganger finner vekst sted gradvis over tid og postvolumet øker sakte, men sikkert, men likevel forekommer det engangsjobber som plutselig stopper opp postrommet. Uansett må operasjonene fungere Spare tid, da maskinen kan brette og legge post i konvolutter så mye raskere. Medarbeidere som pleide å avsette en betydelig mengde tid av dagen til denne aktiviteten, kan i stedet fokusere på å tilføre verdier til klienter og virksomheten Sikre postsikkerhet- og integritet, slik at hver mottaker mottar de rette dokumentene. Det er avgjørende for kunder og andre interessenter å få riktig inntrykk av virksomheten, men også av hensyn til sikkerhet og databeskyttelse. Sortere post automatisk, raskt og profesjonelt, for eksempel etter postnummer eller porto, for det neste trinnet i postbehandlingen 6

7 Postautomatisering sparer tid og forbedrer nøyaktigheten Programvare for utmatingsbehandling En konvolutteringsmaskin tilfører tilpasningsdyktighet, nøyaktighet og hurtighet i behandlingen av utgående post. Ved å kombinere de fysiske postbehandlingsfunksjonene med instruksfunksjonene i programvaren for utmatingsbehandling, åpnes det opp en lang rekke fordeler. Programvare for utmatingsbehandling klargjør postforsendelser for konvolutteringsmaskinen. Den kan forstås som intelligensen bak den automatiserte sorteringen, brettingen, ileggingen og lukkingen av konvolutten. Den fungerer slik: 1 Et nettbasert grensesnitt styrer prosessen. Det er tilgjengelig for alle brukere, for ett enkelt, sentralisert postbehandlingssystem. Først sorteres alle dokumenter i batcher i henhold til for eksempel dokumenttype 2 Dokumenter gis deretter optiske merker (slik som strekkoder) basert på informasjonen de inneholder 3 Utmatingsinnstillingene velges i henhold til hvilke dokumenter som skal gå inn i hvilke postforsendelser. Konvolutteringsmaskinen leser strekkodene for å sikre at hvert dokument havner der det skal. 7 7

8 Postautomatisering sparer tid og forbedrer nøyaktigheten Og alt dette gir bedrifter: Muligheten til å tilpasse post personlig ved for eksempel å legge til kundens navn og informasjon som er spesifikk for dem, samt målrettede budskap i henhold til hva som vil være mest interessant for dem Ro i sinnet med tanke på at postforsendelsene er nøyaktige, at muligheten for menneskelig feil er betydelig redusert, og at riktige dokumenter har nådd hver mottaker Kostnadsbesparelse ved samtidig ilegging av flere dokumenter til den samme mottakeren i én konvolutt for å spare penger til porto Effektiv sentralisering med tilgang til grensesnittet for postbehandling for alle som trenger det. 8

9 Hurtighet, nøyaktighet og personlig tilpasning Med to enkle og effektive verktøy kan virksomheter gjøre utgående postbehandling raskere samtidig som sikkerhet bygges inn i prosessen og forbedrer kommunikasjonen gjennom personlig tilpasning. Dette frigjør verdifull tid for virksomheten, som kan brukes på å generere omsetning og levere kundetjenester. 9

10 Om Neopost NEOPOST er en global leder innen digital kommunikasjon, frakt- og postløsninger. Formålet vårt er å veilede og støtte organisasjoner i hvordan de sender og mottar kommunikasjoner og varer, som hjelper dem til bedre kontakt med forretningsmiljøet deres gjennom programvare- og maskinvareløsninger. Neopost leverer innovative brukervennlige løsninger for digital og fysisk kommunikasjonsbehandling for større virksomheter og små og mellomstore bedrifter samt for fraktoperasjoner for aktører innen elektronisk handel og i forsyningskjeden. Neopost har et sterkt lokalt nærvær i 29 land og 6000 ansatte, og arbeider tett med et nettverk av partnere for å markedsføre løsningene sine i mer enn 90 land. I 2016 rapporterte Neopost en omsetning på EUR 1,2 milliarder. Neopost er listet i Avdeling A for Euronext Paris, og er inkludert på SBF 120-indeksen. Les mer på neopost.no Join us on 10