SvarUt. SvarUt er en løsning i Websak Fokus som gjør at vi kan sende digital post til innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ.

Transkript

1

2 SvarUt SvarUt er en løsning i Websak Fokus som gjør at vi kan sende digital post til innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. SvarUt er godkjent for forsendelser som har innhold med sensitive opplysninger. Mottaker må logge seg på sin digitale postboks med BankId eller BuyPass for å kunne lese brevet. Side 2

3 Statens mål/krav i eforvaltningforskriften (februar 2014) og Forvaltningsloven 15 a.(elektronisk kommunikasjon) Digital kommunikasjon er hovedregelen Privatpersoner kan reservere seg Offentlige organ, næringsliv og organisasjoner kan ikke reservere seg Kommunens mål Sende brev på en sikker digital måte Sende brev som er unntatt offentlighet digitalt Spare miljøet Spare utgifter Forventninger fra innbyggere, næringsliv og organisasjoner Motta all post fra Strand kommune digitalt Side 3

4 Hva er SvarUt Side 4

5 Hvordan sende post via SvarUt? Post til private må adresseres med fødselsnummer i tillegg til postadresse. Fødselsnummer og adresse hentes i Folkeregisteret via Websak Fokus. Post til næringsliv, organisasjoner offentlige/private organ må adresseres med organisasjonsnummer i tillegg til postadresse. Organisasjonsnummer og adresse hentes i Enhetsregisteret i Brønnøysund via Websak Fokus. Dersom fødselsnummer/organisasjonsnummer ikke er med i mottakers adresse vil brevet automatisk bli sendt på papir av Grafisk Digital AS. Side 5

6 Hvordan får mottaker brevet fra oss? Privatpersoner Sikker digital postkasse (SDP) om forsendelsen er til privatperson som har valgt postkasse. Post som sendes til Digipost eller e-boks blir ikke ettersendt som brevpost, uavhengig av om mottaker leser posten. Altinn om forsendelsen er til privatperson som ikke har valgt digital postkasse Papirkonvolutt i postkasse om mottakeren ikke leser digitalt i Altinn innen 2 virkedager Papirkonvolutt i postkasse dersom privatperson har reservert seg Side 6

7 Offentlig/privat virksomhet, næringsliv, organisasjon Altinn Papirkonvolutt i postkasse om mottakeren ikke leser digitalt i Altinn innen 2 virkedager Side 7

8 Når kan ikke SvarUt brukes Mottaker mangler fødselsnummer/ organisasjonsnummer Brevet må ha original underskrift på papir Brevet har vedlegg som ikke kan sendes digitalt Side 8

9 Grafisk Digital AS Ved ekspedering blir alle brevene sendt digitalt til KS sin meldingsformidler. Dersom mottaker ikke kan/ønsker å motta brev digitalt vil Grafisk Digital AS sende ut dokumentet som brevpost. Brevet blir sendt som A-post, tosidig, A4 og i farger. Hovedregelen er at vi ikke skal skrive ut brev direkte fra Websak Fokus. Side 9

10 Hvor sikker er SvarUt? Hemmelige adresser Side 10

11 Sikkerhet Alle dokumenter i Websak Fokus kan sendes via SvarUt. Eksempler: Dokumenter ang. elever, barnehagebarn, startlån og tilsettinger Alle filer i SvarUt blir kryptert Alle forsendelser blir loggført i detalj Alle parter har inngått Databehandleravtale Side 11

12 Fra WebSak Fokus til fagsystem Intern post fra Websak Fokus til fagsystemer i kommunen som f.eks. Familia og PPI må sendes som utgående post via SvarUt. F.eks. brev fra Tau skole til PPT: Side 12

13 Tau skole skriver brevet i Websak Fokus Tau skole finner mottaker PPT i Identitetsregisteret i Websak Fokus Tau skole ekspederer brevet via SvarUt PPT mottar posten i Altinn PPT må åpne posten digitalt i Altinn og laste det ned for å registrere det i sitt fagsystem Dersom PPT leder ikke åpner post i Altinn innen 2 virkedager blir brevet skrevet ut fra Grafisk Digital og sendt til virksomheten som papirpost (papir, konvolutt, porto) ekstra kostnad for Strand kommune. Side 13

14 Interne mottakere med fagsystem Får post fra WebSak Fokus i Altinn Papirkonvolutt i postkasse om mottakeren ikke leser digitalt i Altinn innen 2 virkedager Kan bruke adresser fra ID-registeret merk nye koder Kode Navn BAR-FIRMA Barneverntjenesten i Strand FAM-FIRMA Familiens hus sosial rådgivning og veiledning FYS-FIRMA Fysio-/ergoterapitjenesten i Strand HST-FIRMA Helsesøstertjenesten i Strand NAV-FIRMA Nav PPT-FIRMA PP-tenesta for Midt-Ryfylke Side 14

15 Kurver SvarUt Ekspedering feilet Kurven fanger opp journalposter som SvarUt ikke har klart å sende til mottaker. Du kan se på fanekort Historikk på journalposten hva dette skyldes. NB! Journalposten må ekspederes på nytt når feilen er rettet. SvarUt Ekspedering bekreftet Kurven fanger opp ekspederinger som er bekreftet sendt til mottaker via SvarUt. Side 15

16 Demo Side 16

17