Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Business Solutions-Navision. Skanning og behandling av bilag i Microsoft Business Solutions-Navision

Transkript

1 Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Business Solutions-Navision Skanning og behandling av bilag i Microsoft Business Solutions-Navision Tidsbesparende bilagssøk og godkjennelse Minimering av feil og automatisert oppfølgning Optimalisert økonomistyring

2 2 En ny måte å behandle bilag på er en integrert modul til Microsoft Business Solutions Navision som åpner for at alle typer bilag kan skannes og behandles i Navision. Ved investering i kommer du litt nærmere det papirløse kontor! Her er noen eksempler på hvorfor er en god idé: Sentralisering av bilagsbehandling kan samle all fakturabehandling i Navisions leverandørreskontro. Enkel tilgang Alle kjøpsdokumenter lagres i Navision så de ikke forsvinner i intern post og alltid kan vises til skjerm og godkjennes direkte i Navision. Brukervennlig er utviklet til Navision og er lett å implementere og komme i gang med for både erfarne og nye brukere. Enkel integrasjon Full integrasjon med Navision er mulig uten investering i ytterligere hardware, hvis du allerede har en skanner. Ovennevnte eksempler tar utgangspunkt i bilagsbehandling av leverandørfakturaer, men Active Workflow kan også med benyttes til håndtering av følge/retursedler, reklamasjonsrapporter, kontrakter, og alle andre dokumenter som blir benyttet i virksomheten. Fleksibilitet Fakturagodkjennelse kan g jennomføres via webbasert intranettløsning slik at medarbeidere på andre lokaliseringer kan benytte Active WorkFlow.

3 3 fordeler Fjern overflødige rutiner og spar kostnader Active Business Solutions kan hjelpe til med en nærmere analyse av hvilke fordeler din virksomhet kan få mest ut av ved, men her er de mest innlysende: Strukturert arkivering Arkivering av innskannede dokumenter direkte i Navision med mulighet for OCR skanning og ankomstregistrering av leverandørfakturaer. Fjerner feilkilder Godkjennelsesprosedyrene omkring bilag systematiseres slik at feilpunching og forsinkelser unngås. KID skannes slik at betalinger til leverandør sikres og betales i tide, dermed unngås unødig tidsforbruk på purringer og unødige forsinkelsesrenter fra leverandører. Innebygd interaktivitet Styring av informasjonsinnsamling til det enkelte bilag direkte i Navision. Det er brukerbestemt å sette de felter som godkjennere skal fylle ut når de godkjenner bilag. Elektronisk arkivering Fra alle poster kan du se det innskannede bilag direkte i Navision. Der er ikke lengre behov for å lete etter mappene i arkivet! Tidsbesparende funksjon Leverandørbilag som innskannes og tolkes vil automatisk lage nye kjøpsfakturaer i Navision, som gir tidsbesparelse på inntastning og eliminerer manuelle feilkilder. Automatisk oppfølgning Automatisk styring av bilagsgodkjennelse med innebygget påminnelse via til godkjenner som ikke overholder godkjennelsesfristen.

4 4 eksempel: Kjøpsfaktura Etablering av dokumentkladd i Navision Den skannede kjøpsfaktura innleses i Navision, deretter g jennomgår regnskapsfører dokumentene og påfører bemerkninger. Deretter videresendes dokumentet til kontering, attestering, og etterfølgende bokføring. Når regnskapsfører har behandlet kjøpsfakturaen, kan dokumentkladden i Navision brukes til at få et overblikk over hvert dokument og plassering i arbeidsflyten (workflow). Det er naturligvis mulig å sortere dokumentene etter forfallsdato og beløp. Godkjennelse Regnskapsfører kan nå sende dokumentene til en godkjenner eller til hele grupper som har behov for å behandle fakturaen. Det er implementert et valideringssystem som sikrer et korrekt arbeidsflyt og godkjennings rekkefølge. Hver godkjenner har mulighet for å se det innskannede bilag i Navision, samt godkjenne og kontere. Konteringen kan også foreslås sentralt av regnskapsfører. Deretter sendes dokumentet automatisk videre til bokføring eller endelig kontering.

5 5 eksempel: Kjøpsfaktura Webinterface Godkjennelse kan også foregå via web, og leveres som egen modul av. Overblikk Fra Active Workflow s dokumentkladder i Navision kan regnskapsavdelingen alltid se nøyaktig hvilke dokumenter og hos hvem som er utestående, samt hvor langt de er kommet i godkjennelsesprosessen.

6 6 eksempel: Kjøpsfaktura Oppfølgning Et godt workflow system krever også et effektivt oppfølgningssystem. utsender automatisk en til de godkjennere, som ikke har overholdt den fastsatte tidsfrist. Regnskapsavdelingen har alltid det komplette overblikk via leverandørpostene i Navision.

7 7 : Moduler Active Workflow grunnmodul Med denne modulen kan du innlese skannede bilag og selv referere til leverandørfakturaer eller ordrer slik at de kan ses direkte i Navision. Active Workflow OCR Med denne modulen kan du sette opp maler slik at navision automatisk kan g jenkjenne leverandørens fakturalayout og generer leverandørfaktura fra det skannede bilag. Få mer informasjon... Få mer informasjon om hva kan g jøre for din virksomhet ved å kontakte Kjetil Kokholt på telefon eller kjho@activebs.com Active Workflow Distribusjon Med denne modulen kan du sette opp og distribuere dokumentene til godkjennelse via intranett/ internett. De tolkede opplysninger kan benyttes til å danne kjøpsbilag i Navision, og du kan benytte ankomstregistrering til å få oversikt over kostnadsforpliktelser som ikke er ferdig godkjent. kan utbygges eller tilpasses slik at workflowet passer din virksomhets forretningsprosesser.

8 8 Active Business Solutions Active Business Solutions leverer løsninger, prosjektledelse, support, konsulentassistanse og utvikling innenfor Microsoft Business Solutions- Navision og relaterte systemer. Vår eksklusive kjernekompetanse g jør at vi til enhver tid kan tilby våre kunder markedets dyktigste eksperter innenfor forretningsutvikling, analyse, utvikling, systemintegrasjon og ikke minst implementering. Mange års erfaring har g jort Active Business Solutions til spesialister i analyse, utvikling, systemintegrasjon og implementering av Navision produkter. Active Business Solutions AS navision@activebs.com Norge Vollsveien 13D N-1366 Lysaker Tel [+47] Danmark Skjulhøj Allé 2 DK-2720 Vanløse Tel [+45]