Digital protokoll over behandlinger

Transkript

1 Digital protokoll over behandlinger

2 Slik tenker vi Vi gjør etterlevelse av regelverket til en enkel og naturlig del av arbeidet Derfor må alle fokusere på personvern Vi blir stadig mer digitale i alt vi foretar oss. Samtidig har vi også blitt mestere til å dele personopplysninger med omverden. Mange opplysninger kan være verdifulle for virksomheten, og må behandles korrekt. Jo mer kunnskap du har om reglene for håndtering av personopplysninger, jo mer vil du kunne dra nytte av dem. I takt med at personopplysninger deles hyppigere, har også interessen for personvernet økt. Innsamling av store mengder data kan true den enkeltes integritet, både grunnleggende rettigheter og friheter. Dette har medført et behov for å modernisere og skjerpe kravene til håndtering av personopplysninger på tvers av landegrenser. Mangelen på et felles regelverk i Europa har skapt usikkerhet, som nå reduseres med innføringen av Personvernforordningen (GDPR). Dette vil resultere i en ny Personopplysningslov i Norge som stiller strengere krav til virksomheters håndtering av data. Personvernforordningen er vedtatt og stiller krav Personvernforordningen trer i kraft den 25.mai 2018 i hele EU og EØS. Den nye lovgivningen stiller strengere krav til at virksomheter tar ansvar og holder god kontroll over håndtering av personopplysninger for å beskytte individet. Forordningen inneholder bestemmelser om bøter opptil 20 millioner EUR eller 4% av global omsetning. Risikoen for negativ publisitet i media og skadet varemerke vil også øke for de som trår feil. Det er her Draftit Privacy kommer inn i bildet. Vårt mål er ikke å stresse deg med skremselspropaganda. Vi vil i stedet være en støttespiller.

3 Protokollfør behandlingsaktiviteter i samsvar med GDPR Art.30 Kartlegg håndteringen av personopplysninger En av de mest grunnleggende oppgavene som må utføres for å oppnå samsvar med GDPR, er å skaffe seg oversikt over virksomhetens behandlinger. Med Privacy Records får du et enkelt og intuitivt verktøy som hjelper deg med å protokollføre behandlingsaktiviteter etter kravene i Art.30 GDPR. Både behandlingsansvarlige og databehandlere er pålagt å holde en elektronisk oversikt over behandlinger av personopplysninger. Dette hjelper vi deg med å gjennomføre på en enkel og effektiv måte. Enkel og skalerbar oversikt Vi hjelper deg med å skape oversikt over omfattende behandlinger gjennom et enkelt og pedagogisk grensesnitt. Registrere, oppdatere, samarbeide og administrere i ett og samme felles system. Verktøyet kan enkelt tilpasses virksomhetens struktur eller interne rutiner for personvern. Samle protokollen med behandlingsaktivitetene digitalt og samarbeid om en smart oversikt. Registreringer Status & Risiko Oversikter Rapporter Tilgangsstyring Oppgaver & Påminnelser

4 Privacy Records Registreringer Du protokollfører enkelt dine behandlinger gjennom forhåndsdefinerte spørreskjema utformet av våre eksperter. Skjemaene er interaktive og hjelper deg med å besvare sentrale spørsmål tilknyttet GDPR, spesielt Art.30. Dette gjelder blant annet kartlegging av roller som behandlingsansvarlig og databehandler, formål med behandlingen, rutiner og dokumentasjon av avtaler, kategorier av registrerte, typer av personopplysninger, behandlingsgrunnlag, overføringer til tredjeland, utlevering, tidsfrister for sletting og sikkerhetstiltak. Du har muligheten til å skreddersy malene etter virksomhetens ønsker. Status & Risiko Sett status for å holde oversikt over hvilke behandlinger som er under arbeid eller er ferdigstilte. Kommuniser effektivt med kolleger ved å be om utfyllende informasjon eller oppfølging av registreringer. Vurder risiko for behandlingene for å skape et overblikk over virksomhetens eksponering. Oversikter I tabelloversikten holder du orden på alle behandlingene dere har protokollført. Du kan sortere behandlinger av personopplysninger med avanserte filtreringsalternativer og raskt søke frem innhold. Tabellen gir et overblikk over hele den digitale oversikten dere har skapt. Hold styr på oppdateringer og angi status for en registrering. Rapporter Tilsynet kan kreve innsyn i din protokoll. Derfor har vi tatt frem en fleksibel rapportfunksjon hvor registreringer kan eksporteres til flere ulike formater. Du kan opprette standardrapporter i excel og PDF. Rapportene gir en samlet presentasjon av dine behandlinger og et oversiktsbilde over risiko og status.

5 Funksjoner i Privacy Records Tilgangsstyring Opprett forskjellige tilganger til produktet basert på kontakters rolle. Skill mellom administrator med rapporteringsmulighet eller registranter med begrenset tilgang til en enkelt behandling. Knytt brukere til behandlinger og oppgaver, eksempelvis en DPO eller ansvarlig for behandlingen. Kommuniser med kontakter tilknyttet virksomhetens behandlinger gjennom e-post direkte fra plattformen. Oppgaver & Påminnelser Verktøyet har et innebygget system for loggføring av oppgaver og påminnelser tilknyttet personverarbeidet. Knytt en oppgave til funksjoner i plattformen slik som kontakter, behandlinger, dokumenter eller noe annet som vil gjøre det enkelt for deg og virksomheten å strukturere ærender. Sett for eksempel en gjentakende påminnelse om sletting eller en bestemt dato for oppdatering av databehandleravtale. Alltid i Draftit Privacys tjenester Skybasert Responsivt Fri support Dedikert kontakt

6 Fremtiden? Vi bidrar til et vellykket personvernarbeid Verktøy med innebygget juridisk kompetanse Vi brenner for å gjøre det enkelt å følge personopplysningsloven, slik at det blir en naturlig del av arbeidet. I takt med digitaliseringens fremmarsj, har fokuset på den personlige integriteten økt. Virksomheter må ha en fungerende internkontroll for å beskytte og håndtere personopplysninger korrekt. Gjennom et vellykket personvernarbeid opparbeides ikke bare tillit, men også muligheten til å skape konkurransefordeler. Ved hjelp av våre verktøy og juridiske kompetanse sikres og effektiviseres tilpasningene til GDPR. Alt vi gjør baseres på en kvalitetssikret metode En forutsetning for å lykkes vil være å ha tilgang til pålitelige verktøy og kompetent personale. Alle våre produkter reflekterer vår kvalitetssikrede metode for personvernarbeid. Verktøyene er utviklet i samarbeid med våre eksperter som er blant de fremste innenfor personvern i EU. Glem ikke de andre produktene våre Privacy Evaluation hjelper deg med å holde oversikt over virksomhetens regeletterlevelse ved å kartlegge personvernarbeidet og identifisere utestående arbeidsoppgaver Privacy E-learning hjelper deg med å utdanne personale innenfor personvern på en effektiv og sikker måte. Gjennomføring dokumenteres med statistikk.