Nasjonal dugnad registrering av preanalytiske feil. NKK-møte 12. mars 2015 Kari van den Berg Noklus Hedmark

Transkript

1 Nasjonal dugnad registrering av preanalytiske feil NKK-møte 12. mars 2015 Kari van den Berg Noklus Hedmark

2 bakgrunn 2014/2015 Preanalyse er årets tema i Noklus Gunn Tone Bjørgen, Hegra legekontor Anne Lise Saga, Noklus Vestfold Wenche Iren Bjelkarøy, Noklus Haraldsplass Helle Hager, Noklus Vestfold Kari van den Berg, Noklus Hedmark Preanalystiske feil på innsendte prøver fra deltakerne? Samarbeidsprosjekt for å redusere slike feil? NKK Laboratoriene EFLM WG PRE: Opp til 2/3 av alle feil skjer i preanalytisk fase

3 kaste fram et utkast Samarbeidsprosjekt: Noklus v/gruppen for årets tema NKK med egen arbeidsgruppe for nasjonale kvalitetsindikatorer BFI Spesialistforeningene LABORATORIENE (Alle) Nasjonal dugnad for å registrere preanalytiske feil

4 premisser Alle laboratoriene må få invitasjon Utformingen må være slik at vi får med alle fagspesialitetene Det må ikke bli for omfattende og ressurskrevende å delta Registrering skal skje i september 2014, 2015 og 2016 Feilene må kunne registreres i prøvemottak Vi må sende ut hjelpedokumenter (infoplakat og benkeskjema ) Innrapportering skal skje elektronisk Alle som deltar skal få en individuell tilbakemelding Det enkelte laboratoriums resultater skal behandles konfidensielt

5 finne feil

6 Registrering 2014 I. Feil/manglende identifikasjon av pasienten Prøven/rekvisisjonen mangler/har feil navn/personnummer II. Opplysninger om prøvens rekvirent mangler/er ufullstendige Kopilege ikke identifiserbar III. Prøvetakingstidspunkt er ikke påført prøverør/rekvisisjon der det er påkrevet IV. Prøvematerialet er feil eller mangler/ikke tilstrekkelig mengde Prøven er tatt på feil rør eller på feil medium, eller det er ikke sendt inn nok prøvemateriale

7 feil som kan føre til at prøven blir forkastet på grunn av manglende identifikasjon at svar registreres på feil pasient eller rekvirent at svar blir forsinket fordi rekvirent må kontaktes før svar kan gå ut at prøver må tas på nytt fordi det er feil eller for lite prøvemateriale at prøvematerialet undersøkes etter holdbarhetsdato (usikre resultater) merarbeid for laboratoriet

8 gjennomføring August 2014: ca 100 kontaktpersoner mottok informasjonsbrev (navn fra laboratoriekonsulentene) Påmelding via e-post til NKK/Noklus Bekreftelse sendt til kontaktperson med: Benkeskjema Informasjonsplakat Resultatene ble rapportert elektronisk i oktober Rapport sendt laboratoriene i begynnelsen av januar

9 dugnad Bidra til fellesskapet, og få noe tilbake Jo flere som bidrar desto større nytteverdi Større tallmateriale gir sikrere resultater (gjennomsnittsverdier) Bedre grunnlag for å se hva som bør forbedres 95 deltok i september 2014

10 september 2014

11 september 2014 Noen laboratorier hadde allerede et system for å registrere feil og rapporterte fra det Fra informasjonsbrevet Store laboratorier registrerer i 15 dager Små laboratorier i 30 dager (Vi definerte ikke dette ytterligere og det enkelte laboratorium måtte vurdere hva de hadde ressurser til) Gjennomsnittlig ble det registrert i 25 dager i 2014 Alle prøver mottatt fra primærhelsetjenesten skulle inngår i materialet. NB! Også de som var rekvirert elektronisk!

12 resultater fra september 2014

13 Få deltakere i noen grupper (usikkert) Resultatene spriker: Noen har funnet mange feil i alle kategorier Noen har ikke funnet feil i det hele tatt!

14 noen spørsmål??? Føres prøvetakingsdato og klokkeslett i større grad på patologiske og mikrobiologiske prøver eller er det ikke av betydning at det er påført? (ikke registrert feil?) Er grunnen til at det er så stor forskjell i antall registrerte feil også innad i gruppene, at det er ulikt hvor mye ressurser som er lagt i registreringen? Har laboratoriene vært godt nok forberedt dvs. har prøvemottakene vært godt nok informerte/forberedte? (noen hadde ikke sett benkeskjemaet ) Bør vi være mer presise i hva vi mener skal registreres som feil ved neste registrering og kalle 2014 en pilot?

15 2015 September Hva bør vi endre? neste registrering Skal det registreres som en feil at prøvetakingsdato og klokkeslett mangler? Skal manglende kliniske opplysninger på rekvisisjonen registreres som en feil (Nr 5)? Hva synes dere om det?

16 tilleggsopplysninger Akkreditert laboratorium? Elektronisk rekvirering (%)? Barkode-etiketter? Fargekoder/koder for prøverør og medier? System for å registrere preanalytiske feil? Tilbakemelding til rekvirent ved funn av slike feil?

17

18 IKKE SIGNIFIKANTE FORSKJELLER Noen (2) har ikke telt med de prøvene som er elektronisk rekvirerte, fordi det var vanskelig å få dem med i totalt antall (datateknisk) Elektronisk rekvirering 27 av 94 laboratorier har innført elektronisk rekvirering En lab hadde > 80 % elektronisk rekvirering seks oppga %, 15 hadde < 30 %

19

20 Registrering av preanalytiske feil 34 av 94 laboratorier var akkrediterte 14 av de 34 de akkrediterte laboratoriene, registrerte ikke feil 39 av 94 laboratorier har system for å registrere feil

21 funn De laboratoriene som har et system for å registrere preanalytiske feil har færre feil og gir i større grad tilbakemelding til rekvirentene hvis de finner slike feil

22 tilbakemeldingsrapport Det enkelte laboratorium har fått tilbakemelding på hvor mange registerte feil de har sammenlignet med gjennomsnittet Vil dere? Delta ved neste registrering? Registrere preanalytiske feil systematisk og gi tilbakemelding til rekvirentene? Etablere preanalytisk kvalitetsindikator? Sette mål? Se utviklingen de neste to år? Planlegge og sette inn tiltak Invitere Noklus i fylket til samarbeid?

23 Bedre resultater i september i 2015 og 2016? Preana -lytiske feil Preana -lytiske feil Preana -lytiske feil

24 Takk for meg