S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN BYGGESAKEN STATUS MEDIO SEPTEMBER 2016

Transkript

1 S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN Forslag til vedtak: BYGGESAKEN STATUS MEDIO SEPTEMBER 2016 Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Tidligere dokumenter: Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den

2 Saksfremlegg Status for byggesaken medio september 2016 Generelt Byggingen er i rute. Ved oppstart av nytt studieår har det vært gjennomført befaringer for alle studenter og ansatte som har hatt anledning til å delta. Byggeprosessen er nå kommet så langt at befaring på bygget gir god anledning til å vurdere de mulighetene vi vil få ved innflytting. I begynnelsen av oktober skal det gjennomføres et seminar for alle ansatte, der tema er bruk av fellesrom i bygget, samt organisering av selve flytteprosessen. Det er viktig at flest mulig ansatte har vært på befaring før seminaret, og det legges derfor til rette for slike befaringer. Det jobbes med en plan for tidlig innflytting av maskiner. Sammen med Statsbygg vil vi trolig få på plass en god plan for en slik innflytting før bygget ferdigstilles. Dette forenkler både leveransen av større verkstedsutstyr og selve flytteprosessen. Delprosjekt Status Kafèdrift Det har vært gjennomført et møte med innkjøpsavdelingen på, og vi har fått bekreftet at de bistår oss med konkurransen på kafedrift. Det er avtalt fremdrift, og møteplan er etablert. Eneste som gjenstår er noen juridiske avklaringer i forhold til skjenkebevilling og fristasjon. HMS Gruppen har utarbeidet program for seminaret på Solstrand. Skiltprogram Gruppen har hatt et møte etter sommeren for å avklare fremdrift. Arbeidet blir presentert på seminaret i oktober. Gjenbruk/flytting Det er engasjert en prosjektmedarbeider i noen måneder for å ferdigstille arbeidet med kategorisering av utstyret besitter. Når det gjelder utstyr som skal kastes eller forsøkt solgt, er det utarbeidet en rutine for kassasjon v/. Vi jobber nå med å avklare s rutiner. Det gjennomføres et prøveprosjekt på grafikk i forhold til merking av utstyr. Dette gjøres i samarbeid med flyttekonsulent Totalreform. 1

3 Drift Gruppen arbeider nå med adgangsgrupper. Det er avtalt en møterekke om dette, og arbeidet koordineres med driftstjenesten på. Anskaffelser - Status Arbeidet med anskaffelser går i henhold til plan. Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Bergen, Cecilie Ohm høgskoledirektør Vedlegg: - Plan for byggeprosjektet for studieåret 2016/17 2

4 Byggeprosjektet plan for studieåret 2016/17 UKE INFORMASJON Styringsgruppen har fast møte en gang i måneden eller ved behov. Prosjektgruppen har faste møter hver annen mandag, mens de ulike delprosjektene og brukerutstyrsgruppene har tid annenhver mandag de gangene det ikke er møte i prosjektgruppen. Delprosjektene har fast møtetidspunkt de mandagene det ikke er møte i prosjektgruppen. Brukerutstyrsgruppene arbeider med kravspesifikasjoner, evaluering av tilbud og utarbeidelse av konkret bestilliing. Verksmestrene deltar ved innflytting av maskiner, testing og opplæring. Brukermøter og arbeidsmøter gjennomføres med Statsbygg hver annen uke. Kontaktmøter gjennomføres i forbindelse med prosjektrådsmøtene to ganger pr semester. Møterekke for drift, i samarbeid med Statsbygg, starter opp denne høsten Oppstart studieår personalsamling på Solstrand Anskaffelser, Verkstedsinnredning, i prosess, avsluttes medio oktober -16 Spesialmøbler, i prosess, avsluttes medio oktober -16 Tekstil, i prosess, avsluttes oktober -16 Grafikk, i prosess, avsluttes oktober -16 Foto/video, i prosess, avsluttes november -16 Anskaffelser Statsbygg Avklaringer i forhold til tilbudt c2-utstyr Anskaffelser og Kafedrift, oppstart anskaffelse august -16 Labutstyr og hvitevarer, oppstart anskaffelse august -16 rammeavtale, Symaskiner, i prosess Nettverksutstyr Avklaringer mot Statsbygg/Rambøll og leverandørene i forhold til tidlig innflytting Flytting generelt Avhendingsprosjekt. 2 personer kartlegger alt. Tidsbruk 6-8 måneder. Må være ferdig til uke 14. IARK Detaljeringsarbeider starter august -16 Drift Møterekke adgangskontroll. Møte annenhver mandag Driftsmøter med Statsbygg Skiltprogram I prosess. Lage grunnlaget til Uniform Kafedrift Arbeid med kravspesifikasjon HMS Ledergruppens forarbeid til Solstrand: Plan for ansatte, ferdig til Solstrand ihht avtale med organisasjoner. Dette forventes av de ansatte Planlegge Solstrand seminar Kommunikasjon Nyhetsbrev til alle studenter og ansatte i august -16 Omvisninger på byggeplass for studenter Omvisninger på byggeplass for diverse ansattegrupper Økonomi/husleie Gjennomgang av husleieavtalene. Det må startes på arbeidet med å lage en plan for 1

5 tilbakeføring av eksisterende lokaler Løpende økonomioppfølging Kontraktsoppfølging Lede avhendingsprosjektet Personalsamling nyttår Anskaffelser, Verkstedsinnredning, avsluttes medio oktober -16 Spesialmøbler, avsluttes medio oktober -16 Tekstil, avsluttes oktober -16 Grafikk, avsluttes oktober -16 Foto/video, avsluttes november -16 Anskaffelser og rammeavtale, Renhold Vakthold under flytting Kafèdrift, i prosess Rydding og merking av alt Flytte med, selge, kaste Flytting generelt Rydding og merking av alt Flytte med, selge, kaste IARK Detaljarbeid i forhold til bestilling og leveranseplaner Drift Adgangskontroll. Spesifisering Renhold Vakthold under flytting Driftsmøter med Statsbygg Skiltprogram Velge endelig løsning for skilting Kafedrift Anbudsarbeid, publisering, evaluering, planlegging HMS Ryddeaksjon Informasjonsmøte før jul Gløgg i PH1 eller PH2? Kommunikasjon Informasjon fra Informasjon fra Informasjon fra Statsbygg Informasjon fra PL Økonomi/husleie Løpende økonomioppfølging Kontraktsoppfølging Lede avhendingsprosjektet 1 14 Nyttår/Tidlig innflytting midlertidig brukstillatelse Anskaffelser, Eksperimentverksted, oppstart januar -17 Anskaffelser og Produksjon av skilt Eksperimentverksted? 3d-printer rammeavtale, Januar -17, trebearbeidingsmaskiner. Ansvar: C. Dahm og Statsbygg. Verksmestre deltar i testing av maskinene og sponavsuget. Opplæring skjer samtidig. Februar -17, metallbearbeidingsmaskiner. Ansvar: Meidell og Statsbygg. Verksmestre deltar i testing av maskinene og eventuelt avsuget. Opplæring skjer samtidig. Mars -17, ovner og utstyr. Ansvar: Waldemar Ellefsen AS og Statsbygg. Verksmestre deltar i testing av maskinene og sponavsuget. Opplæring skjer samtidig Detaljering av leveranser i forhold til tidlig innflytting Flytting generelt Teleskopisk amfi IKT 2

6 Lysrigger Minikjøkken, hvitevarer Kjøkken tilknyttet kafè IARK Detaljarbeider Drift Adgangskontroll. Spesifisering Renhold Vakthold under flytting Driftsmøter med Statsbygg Skiltprogram Produksjon av skilt Kafedrift Detaljplanlegging i samarbeid med valgte leverandør HMS Ryddeaksjon Informasjonsmøte Kommunikasjon Informasjon fra Informasjon fra Informasjon fra Statsbygg Informasjon fra PL Økonomi/husleie Løpende økonomioppfølging Kontraktsoppfølging Lede avhendingsprosjektet Midlertidig brukstillatelse overtakelse Anskaffelser, Skilting Anskaffelser og Detaljarbeid rammeavtale, Detaljarbeid Flytting generelt Detaljarbeid IARK Detaljarbeid Drift Adgangskontroll. Spesifisering Renhold Vakthold under flytting Driftsmøter med Statsbygg Skiltprogram Mulighet for at vi får satt på plass skilt Kafedrift Detaljplanlegging med leverandør HMS Informasjonsmøte Kommunikasjon Informasjon fra Informasjon fra Informasjon fra Statsbygg Informasjon fra PL Økonomi/husleie Løpende økonomioppfølging Kontraktsoppfølging Flytting PL koordinerer ferien Totalreform 1. Innflytning starter. Det vil bli laget en prioritert detaljplan. Syversen kommer inn og hjelper tekstil med produksjon. Hver enkelt ansatt må ha pakket og merket sine saker før de reiser på ferie. Verkstedsinnred Inntransport og montering av alle møbler vil starte umiddelbart etter overtakelse ning Kontraktsmøbler 3

7 Spesialmøbler PC/Mac Uke 26 og 27 AV-utstyr Uke 28 og Tilbakeføring av lokaler Totalreform utfører dette arbeidet 4