S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN BYGGESAKEN STATUS I DESEMBER 2016

Transkript

1 S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN BYGGESAKEN STATUS I DESEMBER 2016 Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Tidligere dokumenter: Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den

2 BYGGESAKEN Status pr 30. november 2016 Økonomi Tabellen under viser en overordnet status for økonomien i brukerutstyrsprosjektet. Prosjektstruktur Kolonnene Forpliktet/kontrakt viser eksterne økonomiske forpliktelse eller inngåtte kontraktbeløp, mens Regnskap hittil viser akkumulert regnskap f.o.m t.o.m. november Regnskap hittil viser at det i hovedsak er påløpt kostnader til konsulenttjenester for anskaffelser, interiør og flytting, samt kostnader til prosjektadministrasjon og interne ressurser. Det ligger ikke konkrete forslag til budsjettrevisjoner mellom hovedpostene p.t., men det kan komme i løpet av våren Bl.a. må det vurderes justering mellom postene avsatt til flytting, m.m. (197xx) og flyttekonsulent (191xx). Det kan også se ut til at rammen til Inventar (194xx) kan bli lavere enn budsjettert, mens Eksterne konsulenter (191xx) kan bli noe høyere. Det er også knyttet usikkerhet til kostnader Endringer Statsbygg (195xx), bl.a. i forhold til adgangskontrollsystem. Når KHiBs virksomhet overdras til UiB fra vil brukerutstyrsprosjektet for nybygget overdras til UiBs Eiendomsavdeling. Det vil da være Eiendomsavdelingen som overtar det økonomiske ansvaret for brukerutstyrsprosjektet. Sammen med UiB ser vi nå på hvordan regnskapshistorikk, budsjett og økonomistyring av prosjektet kan videreføres under UiB. Se vedlegg 1 for mer detaljert økonomistatus. Budsjettramme revidert juni 2016 Forpliktet / Regnskap fra Post kontrakt 2015 til d.d Reserve/Uforutsett x Prosjektadministrasjon og interne prosjektressurser x Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring xx Eksterne konsulenter xx Verksted og spesialutstyr xx IKT/AV xx Inventar xx Endringer Statsbygg xx Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting xx Flytting, avhending, rydding xx Tilbakeføring av eksisterende lokaler (iht leieavtaler) xx Nye driftsavtaler x Reinvesteringsfond Sum ramme brukerutstyr

3 Status for øvrig: Generelt Byggingen er i rute, og i skrivende stund er det fortsatt avtalt overlevering av bygget Prosjektet virksomhetsoverdragelse til UiB er nå i fase 3 og det arbeides for tiden med organiseringen av det nye fakultetet. Innplasseringen av ansatte har naturlig nok innvirkning på byggeprosjektet i forhold til antall ansatte i åpne landskap, på kontorer og i studioer. UiB blir fra nyttår eier av byggeprosjektet, noe som også får konsekvenser for vår organisering internt. Vår nye organisasjon vil bli presentert i neste prosjektråd. Delprosjekt Status Kafèdrift Som tidligere nevnt, bistår innkjøpsavdelingen ved UiB oss med konkurransen på drift av kafeen i nybygget. Torsdag arrangerer vi en leverandørkonferanse for inviterte, potensielle leverandører. Det blir befaring på bygget, presentasjon av kafeprosjektet og av selve konkurransen. Vi regner med at konkurransen kunngjøres en ukes tid etter dette. HMS Status quo. Skiltprogram Listen over hvilke navn vi skal ha på alle rommene er ferdig. Uniform, som er ansvarlig for vår visuelle profil, er gitt oppgaven med å komme med forslag til utforming av de ulike skilttypene. Avhending Dette arbeidet er nå i siste fase, og lister over hva som skal avhendes og kasseres sendes fortløpende til vår kassasjonskomite i henhold til KHiBs interne rutiner for dette. Flytting Vi har fått innvilget vår søknad til Statsbygg om tidlig innflytting av diverse maskiner og utstyr i verksteder. Dette vil være med på å avhjelpe logistikk i forhold til levering, inntransport og montering. Det avholdes møter mellom flyttekonsulent og verkstedene i løpet av desember. Ferdig plan for flytting vil være ferdig før nyttår. Drift Møtene om drift i det nye bygget mellom Statsbygg, KHiB og UiB har startet opp, og det er laget møteplan for videre møter. Kommunikasjon Status quo Økonomi/husleie Gruppen jobber i disse dager med å få til en best mulig overgang til UiBs rutiner. 3

4 Anskaffelser - Status Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Kontraktsmøbler Kontrakt signert med Rom for Flere. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Verkstedsinnredning Kontrakt signert med Alf I. Larsen. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Spesialmøbler Kontrakt signert med Henriksen snekkeri. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Teleskopisk amfi Kontrakt signert med IlMonte. Kontraktspakke C, IKT/AV; AV-utstyr, Nettverksutstyr, Server og PC ATEA har utarbeidet en full plan for vårt AV-utstyr. Det gjennomføres jevnlige møter med UiB når det gjelder nettverksutstyr og PC/Mac. Kontraktspakke C, IKT/AV; Scene, lysrigger og lys Kontrakt signert med Atendi. Kontraktspakke D, Verksted; 3d-printer og eksperimentverksted Oppstart januar Kontraktspakke D, Verksted; Kraner Kontrakt signert med Industrikran AS. Kontraktspakke D, Verksted; Labutstyr og hvitevarer Mest sannsynlig kan vi ta ut deler av denne anskaffelsen på UiBs rammeavtale. Resten vil innkjøpsavdelingen v/uib bistå oss med. Kontraktspakke D, Verksted; Biblioteksutstyr Kontrakt signert med Axiell. Kontraktspakke D, Verksted; Tre og Metall Trebearbeidingsmaskiner; Kontrakt ble signert C. Dahm. Metallbearbeidingsmaskiner; Kontrakt ble signert med P. Meidell AS. Kontraktspakke D, Verksted; Ovner og utstyr Kontrakt signert med Waldemar Ellefsen AS. Kontraktspakke D, Verksted; Rekvisita maskiner UiB rammeavtale Kontraktspakke D, Verksted; Trykk og tekstil I prosess. Kontraktspakke D, Verksted; Foto/video I prosess Kontraktspakke D, Verksted; Utstyr vevverksted Dette gjennomfører vi som et direktekjøp. Kontraktspakke D, Verksted; Symaskiner Denne gjennomfører vi som et direktekjøp. Kontraktspakke E, Drift; Vakthold/dørmiljø UiB rammeavtale Kontraktspakke E, Drift; Renhold UiB rammeavtale Kontraktspakke E, Drift; Kafe I prosess. Konkurranse desember -16/januar -17 Kontraktspakke E, Drift; Skilt og foliering Design I prosess. Uniform, som vi har rammeavtale med utarbeider planer. 4

5 Kontraktspakke E, Drift; Skilt og foliering Produksjon UiB rammeavtale Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Bergen, Ellen Lien-Hicks prosjektleder Øivind Skaar økonomisjef 5

6 VEDLEGG 1: BUDSJETTOVERSIKT Prosjektstruktur Post Underpost Budsjettramme revidert juni 2016 Forpliktet / kontrakt Regnskap fra 2015 til d.d Reserve/Uforutsett x Prosjektadministrasjon og interne prosjektressurser x Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring Kurs og konferanse Interne konkurranser Teknisk opplæring (dør/adgangskort, AV/IKT, maskiner, elektrisk, Tilpasning for ansatte/studenter i nytt bygg Åpningsarrangement, grunnstein Åpningsarrangement, fanfare Profilering internt og eksternt - HMS - 191xx Eksterne konsulenter Brukerutstyr eksterne tjenester, diverse 260 Innkjøpskonsulent IARK Flyttekonsulent AV/IKT- konsulent Teknisk konsulent maskiner, annet utstyr ROS-konsulent Design, skilt og navn Uspesifisert xx Verksted og spesialutstyr Eksperimentverksted Kraner Labutstyr og hvitevarer Mobilt løfteutstyr Symaskiner Ovner og utstyr UTGÅTT: Profileringsmaskiner Tekstil Trebearbeidingsmaskiner C. Dahm Metallbearbeidingsmaskiner Grafikk Foto/video Vevemaskiner Uspesifisert / ikke budsjettert xx IKT/AV AV-utstyr Server og PC Nettverksutstyr Scene, lys og lysrigger Adgangskontroll Uspesifisert / ikke budsjettert xx Inventar Kontraktsmøbler Verkstedsmøbler Teleskopisk amfi Innvendig solavskjerming Mobile utstillingsvegger Spesialmøbler (studentarb.pl., modulskillevegger, plassbygde ben Spesialmøbler (båser i kafe?) Uspesifisert / ikke budsjettert/saldering

7 195xx Endringer Statsbygg Før innflytting (endringsordrer mot Statsbygg) Traverskran Prosjekthall Nye EL-uttak og IKT-uttak EØ Flerbruksrom Port i prosjekthall Justering av vegger for tilpasning til studentarbeidsplasser Planløsning for "lager" sakselift KHiB plan Flytting av håndvask Supplerende trykkluftuttak Gruppe og prosjektrom fargelab Opphengsmuligheter fra tak i prosjekthall 1 og Spesialavtrekk Endret gulvbelegg i publikumsareal Kafeteria Omprosjektering mellomslip Gipsverksted 1, Søylesvingkran Belysning. Kafe Lysrigg i prosjektrom eller ønskes flyttet Blendingsløsninger Ny planløsning adminstrasjonsomådet Endringer AV-utstyrsliste Adgangskontroll - Søylesvingkran konsulentbistand anskaffelse Gipsverksted 1, spesialavtrekk - Pigmentering av Weber-gulv; Kafeteria, Åpen samling og Prosjek Slipebenk lito, supplering av avløp Kafeteria, serveringssone; Integrering av avtrekkshette, komfyr o Supplerende trykkluftuttak i Råvarelager felles og Råvarelager tre Sett inn underpost - Uspesifisert / ikke budsjettert xx Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting Etter innflytting (håndverkertjenester ved installasjoner brukerut Skillevegg spesialverksted Gassdistribusjonsanlegg Spesialinnredning materialbibliotek Spesialinnredning grafikk (litostein, blysatsskuffer) Spesialinnredning talerstoler Håndverker løsninger tekstil, grafikk Sett inn underpost 197xx Flytting, avhending, rydding xx Tilbakeføring av eksisterende lokaler (iht leieavtaler) xx Nye driftsavtaler x Reinvesteringsfond Sum ramme brukerutstyr

8 Vedlegg 2: Kontraheringsplan 8

9 9