Saksdokumenter Saksfremstilling Vedlegg 1 Notat til ledergruppen september 2011 oppdatert og justert etter iverksetting av tiltak

Transkript

1 S T Y R E S A K Styremøte februar 2012 Saksnr.: 10/12 ORIENTERING OM EVALUERING AV BYGGETRINN 2 - STATUS Til: Fra: STYRET Direktøren Dato: Saksbehandler: Seksjonssjef Jan Myhr Seksjon for innkjøp, IT og bygningsdrift Arkivnr: Saksdokumenter Saksfremstilling Vedlegg 1 Notat til ledergruppen september 2011 oppdatert og justert etter iverksetting av tiltak Saksframstilling Kunsthøgskolen gjennomførte en evaluering av arbeidet med byggetrinn 2 i Evalueringen ble særlig knyttet til fullføring av nødvendige tiltak og behov som ikke var dekket gjennom byggeprosjektet. Oppfølging av mangler i prosjektet var del av en løpende prosess etter innflyttingen og gikk ut Evalueringen ble grundig behandlet i ledergruppen som bl.a. gjorde vedtak om prioritering av tiltak som det var ønskelig å gjennomføre. Disse prioriteringene ble oppsummert i det vedlagte notatet som ledergruppen sluttet seg til. Særlig ble det lagt vekt på prioritering mellom tiltak, se notatet side 8 og 9. Tiltakene 1 15 ble vedtatt gjennomført innenfor de rammene KHiO hadde til rådighet i Tiltak var prioritert men falt utenfor rammen av tilgjengelige midler, mens tiltak ble sett på som mer langsiktige ønsker. Av de prioriterte tiltakene (1 15) er samtlige, med unntak av tiltak 3 (framføring av gass til metallverksted) og tiltak 15 (nytt kontor til rektor) gjennomført. Videre er tiltak 16 og 18 gjennomført, eller under arbeid. Tiltakene på romlabben (18) er delvis gjennomført og midler til fullføring i 2012 ligger på budsjettet til teknisk produksjon. Kunsthøgskolens overforbruk på ca 8 mill kroner i 2011 er knyttet til disse tiltakene. Styret ble løpende orientert om dette og det ble etablert en kopling til kravet om refusjon av husleie fra Br. Jensen. Prosessen med refusjon av husleie ledes av departementet. Kunsthøgskolen legger fortsatt til grunn at vi vil få en refusjon på i størrelsesorden 10 mill. kroner. Av de sentrale langsiktige tiltakene i planene er det viktigste knyttet til bedring av forholdene for Kunstakademiet. Med den etablerte leiekontrakten av nye 600 m2 til Kunstakademiet, er i praksis tiltak 22 og tiltak 23 ivaretatt. 1

2 I forhold til sluttføring av bygningsrelaterte problemer jobber vi stadig med Br. Jensen med hovedvekt på ventilasjon og klimakontroll. I denne prosessen har det vært mye fokus på støy fra ventilasjonsanlegget. Dette er i hovedsak løst. For øvrig er ventilasjon og klima tilfredsstillende innregulert for stor deler av anlegget. I enkelte områder gjenstår det imidlertid noe på dette området. Det viser seg at styring og automatikk ikke er tilfredsstillende løst. Prosessen for løsning av disse problemene pågår stadig. Konklusjon Kunsthøgskolen i Oslo anser arbeidet med byggetrinn 2 for avsluttet. Framtidige nye behov og endringer i bygningsmassen er del av den ordinære budsjett og planprosessen. Det forventes at merforbruk knyttet til bygningsmessige justeringer blir dekket av den forventede husleierefusjonen fra Br. Jensen Forslag til vedtak: Styret tar orienteringen til etterretning. Styremøte februar 2012 Side 2

3 Vedlegg 1 Notat Til: Gyrid Garshol/ledergruppen Fra: Jan Myhr Dato: EVALUERING AV BYGGTRINN 2 Innledning - Prosessen Opplegget for evaluering godkjent i ledergruppa. Rammen for evalueringen ble fastsatt i notat datert 6. januar 2011 (Vedlegg 1). Det ble da forutsatt at hvert fakultet skulle melde sine behov til Drift. I tillegg ble det lagt opp til en evaluering av skilting, rombruk, studentarbeidsplasser, verkstedbruk og gallerier/utstillingsområder. Det ble lagt opp til at dekanene, studieseksjonen, teknisk produksjon og drift skulle gi tilbakemeldinger. Tilbakemeldingene er fått variere form og er til dels gjort i møter med dekanene. For akademiet er evalueringen i hovedsak knyttet til behovet for bedring av studentenes arbeidsplasser, prosjektarealer og profesjonelle gallerirom. Denne prosessen er i stor grad knyttet opp til arbeidet utført av arkitektfirmaet Futhark. Futharks forslag har vært gjenstand for en omfattende prosess i kollegiet som konkluderte i form av en samlet oppsummering med ønsker og prioriteringer. Evalueringen av verkstedene som er gjennomført i nær dialog med verksmesterne er i stor grad knyttet opp til en gjennomgang av hvilke elementer som mangler. Bakgrunn Fra starten av arbeidet med byggetrinn 2 ble det lagt opp til at det ville være nødvendig å gjennomføre bygningsmessige tilpasninger etter at skolen hadde flyttet inn i bygget. Praktisk bruk og erfaringer ville nødvendigvis vise behov for justeringer og modifikasjoner. Den oppsummeringen/evalueringen som gjennomføres nå er således en planlagt og naturlig del av prosessen med å få etablert en best mulig fungerende skole. I det hele må vi forvente at skolens krav til bygningsmassen vil være under konstant endring. Evaluering av om de fysiske ressursene skolen disponerer over er riktig og mest mulig effektiv må være en del av skolens løpende virksomhet. Vilje til omprioriteringer vil være viktig. Siden innflyttingen har det pågått omfattende arbeider med ferdigstilling av prosjektet. Samtidig har det løpende kommet fram behov for justeringer og supplementer. Planer er også endret under veis Styremøte februar 2012 Side 3

4 basert på bedre forståelse av situasjonen, basert på identifikasjon av nye behov og basert på nye prioriteringer. Etter at byggeprosjektet er fullført er trykket på justeringer og tilpasninger fortsatt stort. Dette gjelder alt fra nye vegger, nye strøm- og datastikk, solskjerminger og annet. En stor del av disse behovene er imøtekommet som en del av den daglige driften og har vært dekket over drift sitt budsjett (ubudsjettert). Rammer KHiO fikk bevilget 126 mill. kroner til møbler, utstyr og tilpasninger. Pr dato er det brukt (eller avsatt til bruk, eks sceneheis) 133 mill. kroner til dette arbeidet. Det har vært ført forhandlinger med Br. Jensen om refusjon av husleie som følge av for sen ferdigstillelse av btr 2. Disse forhandlingene ser ut til å ende med en refusjon på ca. 10 mill kroner. Dette innebærer at KHiO fra disse midlene har ca. 3 mill kroner til å ivareta tiltak for tilpasning av bygningene. Generelt Generelt synes det som om bygningsmassen og utstyret nå fungerer med to større unntak. Det gjelder studentarbeidsplassene for studentene på Akademiet og mangelfulle utstillingsmuligheter for de visuelle fagene. I tillegg pekes det på behovet for mer prosjektrom. Dette betyr ikke at det ikke på mange områder er ønske om forbedringer i form av bedre plass, mer utstyr og bedre service. Generelt har skolen ikke prioritert lagerplass. Dette representerer en praktisk utfordring. Undervisningsrom/bookbare rom På dette området er det registrert at behovet for utstillingsrom/visningsrom/prosjektrom ikke er dekket. Dette gjelder særlig perioder med avgang og opptaksprøver. Behovet for prosjektrom til individuelle prosjekter er også registrert som mangelfull. Disse manglene innebærer imidlertid ikke at de vedtatte studieplanene ikke kan gjennomføres Videre er det påpekt behov for en større/bedre «tegnesal» og større kapasitet på scenene. Bedring av utstillingskapasiteten er prioritert ved leie av et spesialbygget galleri på 450 m2 i 3.5 fra Br. Jensen. Galleriet ferdigstilles for bruk fra 1. november. I tillegg er flere grupperom klargjort for utstilling og visninger. Mangelen på «tegnesal» kan eventuelt ivaretas ved at søylegalleriet i perioder disponeres til slik undervisning. Dette bør være mulig når galleriet i 3.5 åpner fra høsten Formrommet kan eventuelt også benyttes til tegneundervisning. Styremøte februar 2012 Side 4

5 Gjennom leie av ytterligere ca. 400 m2 fra Br. Jensen fra 1. januar 2012 bør også noe av trykket på individuelle prosjektrom lette ved at studentene på Akademiet får bedre atelierplasser. Omdisponeringen av Akademiets arealer vil også kunne frigjøre noe plass til prosjektarealer. Det er for tiden ikke aktuelt å øke kapasiteten på scenefagene med flere scener. Videre planlegging på dette området må ta utgangspunkt i de scenene og studioene som er tilgjengelig nå. En ombygging av forrommet til søylegalleriet til et bedre utstillingsrom vil koste i størrelsesorden kr Rommet har en relativ hyppig bruk med den formen det har i dag, ikke minst fra studenter fra Design. En ombygging vil gjøre det bedre egnet som visningssted for Kunstakademiet og Kunstfag. Dette er utført i løpet av sommeren. Formrommet Undervisningsrommet i 2.3, U2 mangler i dag lagringsplass. Dette kan gjøres i formrommet som på den måten også kan gjøres bedre egnet som visningsrom. En anslått pris på denne utbedringen vil være kr I timeplanprosessen kommuniserer studieledere og studiekonsulenter nå tett også på tvers av fagene og det kan framover føre til stadig bedre utnyttelse av rom. Kunstfag En gjennomgang med Kunstfag fokuserte på behovet for flere områder egnet til prosjektrom, utstilling og opphengs flater til bruk i undervisning. Dette er fulgt opp bl.a. gjennom klargjøring av grupperommene i bygg 4.1 til presentasjoner og utstillinger. I tillegg er nye presentasjonsvegger etablert i grafikk grupperom. Etablering av det nye galleriet i 3.5 og forbedring av formrommet vil også være viktig for Kunstfag. Fra Kunstfag er det kommet synspunkter på møbleringen av studentenes arbeidsplasser, dels at arbeidsflatene er for små og dels at enkelte av stolene ikke er gode. De innkjøpte møblene er ikke prioritert utskiftet. Kunstfag ønsker større tilgang på prosjektrom og bedre utstyr i tegnesalen. Etablering av et nytt galleri vil delvis kunne avhjelpe dette. Ellers er mer effektiv bruk av prosjekt- og byggetorg og andre tilgjengelige arealer løsningen. Design I notat fra Design fokuseres det på behov for supplering av møbler som nå er bestilt. Nærmere avklaring av hva slags oppbevaringshyller som skal skaffes gjøres med design. Diverse oppfølginger knyttet til lys og avskjerming er gjennomført. Design ønsker etablering av lette presentasjonsvegger. Design selv identifiserer produktet for eventuelt innkjøp Design fremmer ønske om egen tegnesal. Med etablering av eget galleri vil sannsynligvis søylegalleriet kunne frigjøres fra tidvis bruk til undervisning. Nærmere avklaring av dette og bruk av Styremøte februar 2012 Side 5

6 den etablerte tegnesalen må skje sammen med andre fag i fordeling av bookbare rom. Bruk av romlabben til tegneundervisning bør også vurderes da dette er et rom med begrenset bruk fram til nå. For å ferdigstille romlabben trengs ca kroner til himlinger og løse veggelementer. Scenefag Det overordnede behovet som er meldt fra scenefagene er behov for flere scener og studioer. Mulighetene for å etablere dette er ikke til stede. Arbeidet med sceneheis på hovedscenen er fullført. Scenefagene har også meldt inn et ønske om at det etableres en gjennomgående heis fra plan 1 til plan 7. Dette blir ikke gjennomført nå. Ut over dette er ønsket at scenetorget gjøres mer brukervennlig med etablering av flere sittegrupper, at automatene oppgraderes og kommer i funksjon, at det etableres definerte palsser for oppheng av bilder og for oppslag, at posthyllene fjernes. Drift arbeider med gjennomføring av disse tiltakene. I tillegg trenger byggetrinn 1 oppussing. I løpet av sommeren vil store deler av b.tr 1 bli malt opp. Kunstakademiet Kunstakademiet har siden innflyttingen vært den delen av institusjonen som sterkest har målbåret kritikk av forholdene på Seilduken. Dette gjelder særlig studentenes arbeidsplasser, atelierene, men også tilgang til prosjektarealer og mangel på egnede utstillingsmuligheter. Som et resultat av et behov som er formulert av både Design og de visuelle fagene var tiltak 1 leie av tilleggsarealer fra Br. Jensen for etablering av nytt galleri på 450 m2. Dette står klart til bruk fra 1. november. Prosessen for analyse og gjennomgang av Akademiets øvrige arealer er primært gjennomført i samarbeid med arkitektfirmaet Futhark. Futhark har gjennomført en analyse som viser behov for supplerende plass og kommet fram med et forslag til løsning, dels på kort sikt og dels på lengre sikt. Løsningen viser også til behovet for utstillingsarealer og prosjektrom og sosiale soner. Det legges stor vekt på lystilgang i organisering av atelierarbeidsplassene i forhold til lystilgang og effektiv utnyttelse av arealene. Disse forslagene har vært diskutert i kollegiet i flere runder og kollegiet har gitt sin tilslutning til prinsippene både for en kortsiktig og en mer langsiktig løsning. Den kortsiktige løsningen forutsetter økt tilførsel av arealer. Dette gjøres ved leie av midlertidige tilleggsarealer på ca 400 m2 fra høsten Dette vil gi plass til atelierplasser. Fra vårsemesteret jobbes det med å leie to etasjer i bygg 3.6 på totalt 400m2 på permanent basis. Med frigjøring av plass som følge av tilleggsarealene vil det være rom for ombygginger i 6.3 der bl.a. auditoriet flyttes og det etableres flere permanente rom. Dette er en omfattende prosess som bl.a. omfatter omlegging av ventilasjon og andre tekniske installasjoner og som dermed er relativt Styremøte februar 2012 Side 6

7 kostbare. Dette foreslås som fase 2 i tilpasningene og vil først gjennomføres etter at man har høstet erfaringer med de endringene som er gjort i Fase 1 omfatter en omorganisering av atelierene. Denne er gjennomgått i detalj med studielederne på BA og MA og gjennomføres i løpet av sommeren. Den omfatter dels bygging av faste vegger og dels omorganisering av løse vegger. Biblioteket Fra biblioteket er det først og fremst meldt om problemer knyttet til sikkerhet og støy fra resepsjonen som det er viktigst å få utbedret. Biblioteket har vært utsatt for flere tyverier og gjentatte besøk av uønskede gjester på nattestid. Dette kan utbedres ved at glassveggene mot resepsjonsområdet bygges opp i full høyde. Utgiftene knyttet til dette er anslått til kr Lytte og videorom har manglet utstyr. Dette utstyret er bestilt. I tillegg har ansatte i biblioteket bedt om at skillet mellom de ansattes arbeidsplasser og publikumsarealene føres helt opp til taket pga av støy. Prisen på dette er anslått til kr Verkstedene Generelt er man kommet langt med verkstedene som med mindre mangler fungerer bra. Mye nytt utstyr er tatt i bruk og ansatte er under opplæring. På enkelte områder er det fortsatt maskiner som ikke er tatt i bruk, men som er forutsetter bedre kapasitet hos de ansatte. Mye av det nye utstyret har vesentlig større kapasitet enn den som utnyttes. Den største mangelen i forhold til prosjektert løsning er etablering av gass til «gullsmedbenkene» hos metallstudentene som er et viktig element som fram til nå er løst med provisorier som ikke er tilfredsstillende. Dette sammen med etablering av flere avsug for å bedre miljøet på grafikk, metall og keramikk er de viktigste enkelttiltakene. I tillegg har vi en utfordring knyttet til bruk av løsningsmidler i atelierer. Lydstudioet i medielabben har til nå ikke vært i bruk pga mangelfulle akustiske løsninger. Dette skal nå være på plass og forutsetningene for å ta dette i bruk er tilstede. Ellers er det større og mindre tiltak for å ferdigstille og forbedre forholdene. Nedenfor er en gjennomgang av tiltak det er meldt om behov for; Metall og smykkeverksted Framføring av gass til loddepistoler på gullsmedbenkene, anslått pris kr , avtrekkshetter anslått pris kr og fullføring av laboratoriet kr Keramikkverkstedet Fullføring av avtrekk og mindre justeringer, anslått pris kr Snekker- og modellverkstedet Kortleser på verkstedsrommene for å bedre sikkerheten, anslått pris kr Styremøte februar 2012 Side 7

8 Grafikkverkstedet Avtrekksarmer og hetter på lito og silktrykk, anslått pris kr Fargeri Fargevugge og stor induksjonsplate, anslått til henholdsvis kr og Stofftrykk Dampfikseringsmaskin kr og skifte av tørketrommel kr Romlabben Etablering av ny himling og løse veggelementer, kr Disse tiltakene utgjør samlet en investering på ca. 1,4 mill kroner. Det foreslås at enkelte av disse tiltakene prioriteres og at andre tas over de årlige driftsbudsjettene framover. Generelt bygningsdrift I innmeldingene er det fra flere administrasjon og faglige enheter meldt om problemer med luft, temperatur og avtrekk. I hovedsak er anlegget nå innregulert og de fleste problemene er løst. Noe skyldes forskjellige preferanser og behovet for løpende justeringer av anlegget knyttet til temperaturvariasjoner ute. Oppfølging og drifting av ventilasjon og temperaturmiljø blir en del av drift sitt ansvar. Kontorer ledelse I prosjektet ble det gjort valg som innebærer at behovene til rektor og direktør ble nedprioritert i forhold til studentorienterte arealer. Resultatet er at rektor og direktør har små og ikke funksjonelle kontorer. De alternative løsningene er begrenset. Et alternativ er at et av møterommene på design omgjøres til kontor for rektor. Oppsummering av tiltak Leie av ytterligere lokaler KHiO har inngått avtale med Br. Jensen om leie av lokaler i bygg 3, inngang 5 til galleriet. Området er spesialbygget til formålet og vil representere en viktig tilleggsressurs. Arealet dekker to plan, inkluderer to prosjektrom/møterom og omfatter totalt 450m2. Med etablering av det nye galleriet vil søylegalleriet i noen grad kunne frigjøres til annen bruk, f.eks. til perioder med tegneundervisning. I tillegg er målet å leie underetasjen og 1. etasje i søndre del av bygg 3, inngang 6 (ligger vegg i vegg med galleriet). Dette utgjør ca. 400 m2. Disse arealene vil først være klare for bruk fra semesterstart vårsemesteret I mellomtiden jobbes det med midlertidige lokaler i bygg 3 for bruk fram til de ovennevnte lokalene er tilgjengelige. Styremøte februar 2012 Side 8

9 Dette innebærer at arealmessige behov ikke dekkes fullt ut, men behov for bedrede utstillingsarealer og bedre arbeidsplasser for akademiets studenter er prioritert. Fysiske tilpasninger Gjennomgangene med scenefag, design og kunstfag har identifisert en del behov knyttet til etablering av nye vegger, utstillingsflater, møbler og utstyr. Disse tiltakene gjennomføres i stor grad i løpet av sommeren. For akademiet legges det til grunn at arealet for studentarbeidsplasser økes. Fra høsten av vil det være behov for ca. 10 plasser i nyleide lokaler på Seilduken. Fra vårsemesteret 2012 vil ca. 400 m2 nye lokaler på Seilduken bidra til at akademiets studenter får tilfredsstillende lokaler. I løpet av sommeren er atelierene og grupperom for akademiet ombygget/reorganisert i samsvar med en plan som bygger på forslaget fra Futhark presentert og diskutert i akademiets kollegium og konkret gjennomgått og fastsatt av studielederne på BA og MA. Dette arbeidet er ment å være første fase i en mer permanent ombygging og tilpasning av akademiets lokaler Oppsummering og prioriteringer Som det er nevnt innledningsvis vil KHiO ha et kontinuerlig behov for ombygginger og tilpasninger. Av de områdene som framstår med sterkest behov nå er akademiet (studentarbeidsplasser), biblioteket og mindre tiltak på verkstedene. Denne listen er ikke uttømmende. En uttømmende liste ville i praksis være tilnærmet uendelig. Hovedelementet i nye tiltak er leie av nye lokaler fra Br. jensen, først og fremst et spesiallaget galleri på ca. 450m2. Videre prioriteres bedring av situasjonen for akademiets studenter ved at det leies ca. 500 m2 til bruk for akademiet. Dette vil, etter akademiets egen prioritering først og fremst gi bedre atelierplass, noe som i sin tur kan frigjøre rom for andre arealmessige forbedringer Prioriteringene som framkommer her er et forsøk på å samle de forskjellige ser et forslag som forutsettes diskutert. Tiltakene er delvis gjennomført. Det som er gjennomført er ført i egen kolonne. Tiltakene som er merket grønt er prioritert innenfor det som er av tilgjengelige midler. Tiltak merket med gult er tiltak det definitivt er ønskelig å gjennomføre nå, men som vi ikke har midler til. Tiltak merket med blått er tiltak som er aktuelle på noe lengre sikt. Forslaget til prioritering legges fram for ledergruppen for diskusjon. Basert på ledergruppens anbefaling vil direktøren iverksette tiltak innenfor de rammene som er tilgjengelige. Oversikt over tiltak i prioritert rekkefølge budsjett utført 1 Bibliotek (glassvegg mot resepjon) (A) Styremøte februar 2012 Side 9

10 2 Ombygginger Akademiet (Ak) Framføring av gass til metallverksted (K) Kortlesere (HMS og innbruddssikring) Punktavsug og avtrekkshetter, (K og Ak) metall, grafikk, keramikk, Akademiet 6 Gitter medielab (innbruddssikring) Nytt kontor og innbruddsikring D-Form (K) Møbler studenter Design (D) Innbygging av graveringsmaskin, grafikk (K) Fullføring av lab metall (K) Arbeidsbenk metallstøp Galleri, forrom søylegalleriet (K og Ak) Opphengsvegger og skillevegger, Kunstfag Nye data og strømstikk Nytt kontor rektor Sum Tørketrommel stofftrykk (utskifting) Lager i Formrommet (2.5, U2) Romlab Transportutstyr Tegnesal (omb. og staffelier) Sum Diverse verkstedene fargevugge, stor induksjonsplate, dampfiksering 21 Biblioteket, vegg mellom ansatte og biblioteket Styremøte februar 2012 Side 10

11 22 Medielab for Akademiet Permanente ombygginger Akademiet Møbler og solavskjerming Sum Styremøte februar 2012 Side 11