STRATEGISK DOKUMENT FOR BERGEN BOLIG OG BYFORNYELSE KF

Transkript

1 STRATEGISK DOKUMENT FOR BERGEN BOLIG OG BYFORNYELSE KF Vedtatt av styret for Bergen Bolig og Byfornyelse KF

2 Strategisk dokument for

3 Bergen Bolig og Byfornyelse KF FORRETNINGSIDE En forretningside skal gi en beskrivelse av hva virksomheten skal drive med, samt hvordan dens skal drives, for hvem og hvor. Forretningside for BBB KF: BBB skal forsyne prioriterte målgrupper i Bergen kommune med tjenlige boliger og tilrettelegge for et godt bomiljø. 2. VISJON Visjonen skal uttrykke bedriftens ønskede framtidsbilde i et tre-fem års perspektiv. Visjon for BBB KF: Boligglede i eget hjem 3. STRATEGISKE HOVEDMÅL De strategiske hovedmålene utdyper og konkretiserer bedriftens visjon i et langsiktig perspektiv og knytter an til de fire perspektivene i balansert målstyring For BBB KF gjelder følgende strategiske hovedmål: Økonomiperspektiv: BBB skal ivareta realkapitalen, utnytte inntektspotensialet og sikre gode finansielle løsninger for bedriftens utbyggingsprosjekt. Brukerperspektiv: BBB skal bidra til trygghet og trivsel i sine boområder, utvikle tjenlige utleieboliger og spesialboliger og sikre god kvalitet på bedriftens service og tjenester. Produksjonsperspektiv: BBB skal med forankring i bedriftens strategi sikre effektiv prosjektgjennomføring og vedlikehold av kommunens boligmasse og bidra til effektiv ressursbruk. Medarbeiderperspektiv: BBB skal tilrettelegge for et utviklingsorientert og godt arbeidsmiljø.

4 4. STRATEGISK KART Et strategisk kart er en visuell fremstilling av virksomhetens strategi, framstilt gjennom strategiske mål. Komponentene i det strategiske kart er følgende: Perspektivene: økonomiperspektivet, brukerperspektivet, produksjonsperspektivet og medarbeiderperspektivet. Fokusområder: gjelder de helt avgjørende områder som virksomheten må fokusere på for at visjonen og de strategiske hovedmål skal nås. For BBB KF gjelder følgende områder i fokus: Boligforvaltning og boligmiljø: En kostnadseffektiv forvaltning, drift, vedlikehold og service med fokus på trygghet, trivsel og engasjement i våre boligområder. Boligforsyning, byfornyelse og eiendomserverv: En kostnadseffektiv boligforsyning med fokus på kundens behov. Ledelse og organisasjon: En utviklingsorientert organisasjon med fokus på ledelsesutfordringer, service og godt arbeidsmiljø. Økonomi og kommunikasjon: En sunn bedriftsøkonomi og bedre synliggjøring av virksomheten og oppnådde resultat. Strategiske mål: Strategiske mål er her en presis formulering av hva som søkes oppnådd eller hva strategien skal føre til.

5 Følgende strategisk kart gjøres gjeldende for BBB KF: FOKUSOMRÅDER 1: Boligforvaltning og boligmiljø 2: Boligforsyning, byfornyelse og eiendomserverv 3: Ledelse og organisasjon 4: Økonomi og kommunikasjon Økonomi perspektiv Ivareta realkapitalen gjennom å sikre nødvendige avsetninger til å redusere vedlikeholdsetterslep og følge opp oppgraderingsbehov. Søke å øke bedriftens egenkapital. Utnytte etablerte tilskudds-ordninger. Sikre kompensasjon for underdekning. Sikre tomter til riktig pris. Sette resultatkrav. Kostnadseffektiv administrasjon. Ivareta en effektiv økonomistyring. Sikre gunstige anskaffelser. Sikre riktig husleie og effektiv husleieinnkreving Brukerperspektiv Utvikle tjenlige botilbud og god oppfølging av bomiljøet. Rask oppfølging av henvendelse fra beboerne. Sikre en rask og kundeorientert oppfølgning av bestilling. Sikre god kvalitet på byggeprosjekt. Videreutvikle gode eksterne relasjoner. Videreutvikle en serviceorientert organisasjon. Sikre en god tilgjengelighet for beboerne. Videreutvikle en god beboer-informasjon. Produksjonsperspektiv Videreutvikle en målrettet og kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold. Sikre en akseptabel standard på våre boliger. Etablere fleksible og fremtidsrettede boliger under ivaretakelse av bærekraft. Ivareta tomteforsyning i i henhold til økonomiplan. Ha klarlagte ansvarsforhold. God oppfølging av HMS. Redusere tomgang. Videreutvikle gode IKT løsninger for å sikre god oppfølging og rapportering. Synliggjøre BBBs oppnådde resultat. Medarbeiderperspektiv Videreutvikle kompetanse på forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling foruten på bomiljø. Videreutvikle kompetanse innen byggherre- og prosjektstyring og offentlige anskaffelser. Videreutvikle godt arbeidsmiljø og fremme nærvær. Sikre riktig kompetanse. Ivareta personal- og lederutvikling. Ivareta inkludering. Videreutvikle en god intern samhandling.

6 5. KRITISKE SUKSESSFAKTORER De kritiske suksessfaktorer må være på plass for at de strategiske målene skal nås. De viktigste kritiske suksessfaktorene skal fungere som styringsindikatorer i forhold til strategiene og danner basis for styringskortet. 6. STYRINGSKORT FOR BBB KF Styringsindikatorene i styringskortet er redskaper til å måle om oppfølgingen av strategien beveger bedriften i ønsket retning. De etablerte styringsindikatorer skal bidra til relevant styring. Styringsindikatorene er de viktigste kritiske suksessfaktorene og er etterprøvbare / målbare. Som det framgår av styringskortet er det fastsatt et ambisjonsnivå eller måltall for ønsket resultat for hver styringsindikator. Det forslås at ambisjonsnivået er utfordrende, men samtidig realistisk Strategiske perspektiv Kritiske suksessfaktorer: Hva skal vi lykkes med? (Styringsindikatorer) Ambisjonsnivå (Måltall) Målemetode- Hvordan måle? Økonomiperspektiv Vedlikeholdsetterslepet reduseres. Sikre budsjettmessig dekning (min. på nivå med Holthes normtall) for reduksjon av beregnet etterslep. Årsbudsjett /regnskap. Utnytte offentlige tilskuddordninger og sikre finansiering. 18 % boligtilskudd fra Husbanken i gjennomsnitt pr. år til nye prosjekt og utbedringstilskudd til oppgraderings prosjekt. Årsregnskap Prosjektbudsjett for utbyggingsprosjekt overholdes. Ingen tilleggsbevilgningssaker. Avvik enkeltprosjekt max 10 %. Budsjettavvik. Oppgraderingsbehov som følge av myndighetskrav og - pålegg følges opp. Sikre budsjettmessig dekning i budsjett- og økonomiplan. ering i årsrapport God økonomistyring gjennom aktiv oppfølging av budsjett/regnskap Negative budsjettavvik på kontoklassenivå følges opp. Tertialregnskap Nye prosjekter skal være i økonomisk balanse (inkl. tilskudd/ kompensasjon underdekning) før produksjon igangsettes. Inngå Foreløping husleieavtale med bestiller i alle nye prosjekt med basis i kontantstrømanalyse basert på annuitetslån på inntil 40 år. Underskrevne Foreløpig husleieavtale. Sikre korrekt husleienivå og maksimal arealutnyttelse. Gjennomføre minimum 20 husleietakster i året. Vurdere bedre bruk av areal som er dårlig utnyttet. Gjennomførte husleietakster og årlig rapport.

7 >Økonomiperspektiv Gunstige og korrekte anskaffelser Ingen gebyrer i forbindelse med innklaging til KOFA og ingen erstatningsutbetalinger ved brudd på Lov om offentlige anskaffelser. Bidra til leverandørutvikling gjennom bruk av evalueringssystem fra DIFI. Brukerperspektiv BBB skal ha gode eksterne relasjoner både til fagmiljø og samarbeidspartnere / bestillere. Bedre skår på spørreundersøkelse enn 4 på en skala fra 1-6. Spørreundersøkelse gjennomføres 2.hvert år. Iverksette nødvendige tiltak for å sikre rimelig bra standard på boliger og uteområder. Bedre tilfredshetsskåre enn 2,8 på skala fra 1-5. Beboerundersøkelse 2. hvert år. Brukskvalitet i leverte byggeprosjekter evalueres av bestiller og driftsavdeling Bedre enn 4.0 på skala 1-6. Riktig tildeling ift. boligsøkers behov, ressurser og kjente utfordringer på bakgrunn av retningslinjer. Tildelinger av trygde/ serviceleiligheter for eldre og ordinære utleieboliger skal forelegges BBB. Gode rutiner for oppfølging av leieforhold for å sikre trygghet og fungerende naboforhold. Leieforhold hvor oppfølging vurderes som nødvendig, skal ikke etableres uten avtale om bo-oppfølging. Registreres i BOEI. Årlig rapport. Produksjonsperspektiv Lavest mulig tomgang Skriftlig arbeidsordre sendes innen 5 dager. Tomgangskostnader (ex tomgang ifb oppgradering) skal ikke overstige 2 % av husleieinntekter. Planlegge og gjennomføre boligprosjekter iht, økonomiplan, budsjett og bestilling. Fremdrift ift. budsjett, økonomiplan og bestilling. Systematisk kartlegging av boligbygg med stort oppgraderingsbehov Gjennomføre tilstandsanalyse på minimum 2 objekter, eller for inntil kr. 1 mill. i året. Forebyggende HMSkontroll og veiledning av bruk av bolig. HMS kontroll av ca 700 boliger pr. år i forbindelse med klargjøringer og besøk.. Komplettere bygningsdokumentasjon i FDV-systemet. Implementere og oppdatere all tilgjengelig relevant bygningsdokumentasjon av BBBs boliger i FDVsystem..

8 >Produksjonsperspektiv Styrke kvalitetssikring av innkjøp Systematisk etterkontroll og stikkprøver av leveranser fra rammeleverandører. Medarbeiderperspektiv Videreutvikle kompetanse innenfor innkjøp og interne IKT systemer. Sikre konkurransedyktig lønn for å beholde arbeidstakere samt øke medarbeidertilfredsheten. Videreutvikle et best mulig arbeidsmiljø Jevnlig oppdatering på innkjøpskompetanse og interne IKT systemer for aktuelle medarbeidere. Tilsvarende skåre som snitt i Bergen kommune. Forbedret resultat på årlig MTU. Gjennom MTU Årlig MTU Illustrasjon: Adelheid Ottesen Fremme et høyest mulig nærvær. Høyere enn Bergen kommunes gjennomsnitt for lignende virksomheter Fokus på etiske retningslinjer Minst en gjennomgang av etiske tema pr. år. 7. HANDLINGSPLAN MED TILTAKSDEL Handlingsplanen er et program hvor det innenfor et årsperspektiv konkretiseres tiltak som er nødvendige for å virkeliggjøre strategiske mål/ kritiske suksessfaktorer/ ambisjonene i målekort. Gjennom tiltaket må det avsettes ressurser til å kunne nå målene. Styret vedtar årlig Handlingsplan med tiltaksdel for BBB KF.