Hva skal til for å ta det nye sykehuset i bruk?

Transkript

1 Hva skal til for å ta det nye sykehuset i bruk? «Håndbok for klinisk ibruktakelse fase 1(KIB 1) og mellomfasen før KIB 2» Versjon Rev: Beskrivelse: Godkjent: Dato: 1.0 Til høring i programeiermøte og arbeidsutvalg SØ Arbeidsutvalg SØ

2 Innledning Mål for ferdigstillelse og ibruktakelse Ivaretakelse av Helse, Miljø og Sikkerhet Aktiviteter før ibruktakelse Testperiode Validering Eierskifte fase Hva er eierskifte Hvilke arealer omfattes av eierskifte Utstyr og møbler Adkomst til bygget og adgangskort Teknisk anlegg(entrepriser) ferdig til KIB IKT systemer Ibruktakelsesfasen Opplæring Flytting Klinisk ibruktakelse (KIB) fase Oversikt over kliniske funksjonsområder i KIB Akuttberedskap i KIB 1 og mellomfasen til KIB Oversikt over støttefunksjoner Kjøkkentjeneste for KIB Kiosk Renhold Servicemedarbeider Vareforsyning og avfallshåndtering Postrutiner Teknisk drift Hvordan håndtere byggeaktiviteter etter KIB Driftsråd Vakthold/ resepsjon Driftssentral Spesielle funksjoner Laboratoriet Sterilsentralen Sykehusapoteket (SA) KIB Vedlegg

3 1. Innledning Dette dokumentet er ment som en orientering til alle i Sykehuset Østfold (SØ) for å sikre felles forståelse av hva som skjer i sluttfasen av det å bygge nytt sykehus. Dokumentet skal beskrive retningslinjer og føringer som er lagt til grunn for sluttfasen og hvilket ansvar og fullmakt som er gitt de ulike aktørene som er involvert. Dokumentet beskriver hva klinisk ibruktakelse første fase (KIB 1) innebærer. Det skal beskrive mål, aktiviteter og aktører som blir involvert. Dokumentet skal beskrive hva som skjer i mellomperioden mellom de to eierskiftene. Hva skjer før og etter SØ har overtatt deler av nytt bygg og har pasientbehandling der. Det skal beskrives hvordan perioden der SØ har pasientbehandling i noen områder av bygget samkjøres med at Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) har ansvar for de andre områdene i bygget som fortsatt ikke er ferdig testet og overlevert SØ for drift. Hensikten er å samle informasjon fra ulike rapporter i ett dokument. Modellen under viser hele prosessen fra forprosjekt til ferdigstillelse. Dette dokumentet beskriver de siste aktivitetene som må gjennomføres før full klinisk drift i nytt sykehusbygg. Definisjoner Integrerte systemtester Byggtekniske tester Virksomhetsrelaterte tjenestetester Eierskifte Ibruktakelse Klinisk ibruktakelse (KIB) Dette er en samlebetegnelse på et sett med tester som gjennomføres i sluttfasen for å verifisere leveranse og se at funksjon i det nye sykehuset er som bestilt. Skal dokumentere at alt teknisk virker sammen. Nærmere definert i Plan for integrerte systemtester. Dette er test av de tekniske hovedsystemene og den tekniske infrastrukturen. Omfatter systemer som brannvarsling, rømning, sikkerhetsanlegg, strømforsyning, varme- og kjøleforsyning etc. Kan være både rom, funksjonsområder og hele bygningsavsnitt. Dette er test av systemer, utstyr og funksjoner som er relatert til klinisk virksomhet. Omfatter test av rom (behandlingsrom, røntgenrom etc.) eller test av områder (psykisk helsevern døgndrift, dialyse dagbehandling, øre-nese-hals poliklinikk osv.). Godkjente virksomhetsrelaterte tjenestetester gir grunnlag for at det kan utføres eierskifte. Dette gjelder for arealer, systemer, utstyr og skal sikre SØ ibruktakelse. Eierskifte er den formelle handlingen som dokumenterer og bekrefter at prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) som byggherreorganisasjon overleverer eierskap for arealer, utstyr og funksjoner til SØ. Dette inkluderer også overordnet driftsansvar for tekniske anlegg og IKT. Eierskifte vil skje i to faser, eierskifte 1 og eierskifte 2. Ibruktakelse skjer på det tidspunkt hvor SØ mottar leveransen fra PNØ. SØ tar bygget i bruk og forbereder ordinær drift. Klinisk ibruktakelse er det tidspunkt hvor SØ iverksetter klinisk drift. Pasientbehandlingen starter i bygget. Dette er delt i to faser KIB 1og KIB 2. 3

4 2. Mål for ferdigstillelse og ibruktakelse Et overordnet mål for prosjektet er at nytt sykehus skal overleveres fra PNØ til SØ uten feil og mangler som påvirker grunnlaget for en stabil drift, ref. Sentralt styringsdokument. Målet er å sette SØ i stand til å overta, flytte og ta i bruk ny bygningsmasse ved å: sikre at organisatoriske løsninger er tilpasset funksjonsløsninger, tekniske løsninger og anskaffelser som følger at nytt sykehus. bidra til å finne de beste løsninger for framtidsrettet pasientbehandling sikre tidlig planlegging og konkrete planer for innflytting, opplæring og utprøving av ny bygningsmasse Ivaretakelse av Helse, Miljø og Sikkerhet Flytting, nye lokaler, ny teknologi, nye arbeidsprosesser og logistikk stiller krav til informasjon, opplæring og tilpasning av rutiner og prosedyrer for medarbeidere og ledere. Lovkrav og interne krav til Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) og inkluderende arbeidsliv (IA) skal ivaretas på Kalnes og andre lokasjoner i Østfold. Risikoforhold må håndteres gjennom risikovurderinger og tiltak. Lovkrav og sykehusets egen EK-prosedyre F/8-25 stiller krav til at det ved omstilling, skal gjennomføres risikovurdering av mulige konsekvenser for arbeidsmiljø før omstilling iverksettes. EKprosedyre F/8-09 beskriver modellen for risikovurdering knyttet til HMS. 3. Aktiviteter før ibruktakelse Det er vedtatt å dele klinisk ibruktakelse i 2 faser. KIB1 starter opp 4. mai 2015 og KIB 2 starter 2. november Det er lagt vekt på at pasientgruppene som flytter til Kalnes i KIB 1 ikke er kritisk avhengige av byggets tekniske støttefunksjoner, og at det derfor vil være mulig å kombinere denne type virksomhet med begrensede, planlagte og koordinerte stopp og utfall av enkelte tekniske systemer som skyldes behov for testing, innreguleringer, feilrettinger eller annet. Ved å sette enkelte utvalgte funksjonsområder i tidlig klinisk drift, vil SØ og PNØ kunne høste verdifull erfaring fra bruk av det nye sykehuset, slik at feil kan lukes ut og behov for små tilpasninger kan håndteres før hovedinnflyttingen 2. november Testperiode I pperioden fra 2. januar 2015 og frem til påske vil det foregå omfattende testing av bygg, tekniske installasjoner, IKT og utstyr i hele sykehuskomplekset. Testene skal være gjennomført 6 uker før KIB 1. 4

5 Tidslinje for integrerte systemtester Ansvar for integrerte systemtester og virksomhetsrelaterte tjenestetester er prosjekt nytt Østfoldsykehus (PNØ). De skal planlegge og legge til rette for gjennomføring av testene. SØ skal delta aktivt, utarbeide scenarier og delta i evaluering av testresultatene. Det skal gjennomføres virksomhetsrelaterte tester der formålet er å simulere ordinær drift. De ansatte skal operere aktuelle systemer og bekrefte at opplæring, driftsinstrukser, prosedyrer, teknisk infrastruktur og utstyr fungerer i samspill som forutsatt, og at kapasitet, stabilitet og funksjonalitet er tilfredsstillende. SØ har ansvar for å utarbeide scenarier for testene. KIB 1 Et test-case beskriver på en systematisk /kronologisk måte hendelser, hva som forventes som resultat, hvem og hva som er med. Observasjoner/avvik registreres, tiltak må avtales. Kritiske virksomhetsrelaterte tester som skal gjennomføres før eierskifte 1 (KIB1) (uke 11-12): Kjøkken og kjøkken-sløyfa ØNH poliklinikk (representerer poliklinikkene) Psykisk helsevern: o Overfall med utløsning av alarm o Evakuering/brann o Innleggelse av urolig pasient /eventuelt intern overflytting av urolig pasient o ECT-behandling Det vurderes om følgende situasjoner bør virksomhetstestes: Hjertestans Forsvinning Rømning urolig/suicidal pasient i bygningsmassen KIB 2 Forslag til virksomhetsrelaterte tester som skal gjennomføres før eierskifte 2 (KIB-2) (uke 36-37)skal være gjennomført ca 6 uker før full klinisk drift KIB 2. Akuttmottak Operasjon (ortopedi) Fødsler Akutt keisersnitt Intensiv Mottak barn og ungdom somatikk Intensivpost for nyfødt Overvåking Isolat Det kan også vurderes å gjennomføre en litt større beredskapsøvelse som inkluderer nødetatene, før KIB 2. 5

6 Behandling av avvik fra virksomhetstestene skal følge retningslinjene gitt i dokumentet Plan for forberedelse til drift, med Overtakelse, Eierskifte og Ibruktakelse kapittel Validering Med validering menes en prosess der man kontinuerlig evaluerer og dokumenterer samsvar mellom spesifiserte krav og prosjekterte løsninger slik at kvalitet på det som fremstilles/ produseres blir som planlagt. Eventuelle avvik registreres, korrigeres og resultatet dokumenteres på nytt. Produksjonsområdet i Sykehusapoteket og hotlab-området i Nukleærmedisinsk seksjon skal valideres etter regelverk gitt i EU-direktiv, omtalt som EU- GMP. Det er i tillegg besluttet at et utvalg av rom (rene rom og isolater) skal valideres. Områdene må klargjøres for oppstart av validering på et tidligere tidspunkt enn arealene for tidlig klinisk ibruktakelse. Valideringsprosessen forutsetter stabile driftsforhold både på tekniske anlegg samt på romkliniske forhold. PNØ utarbeider plan for valideringsprosessen samt beskrivelse av krav til tekniske systemer og romklima. I tillegg kommer valideringsprosesser i forbindelse med sertifisering/akkreditering på laboratoriene. 4. Eierskifte fase Hva er eierskifte De første arealer, systemer og utstyr vil bli overlevert til SØ Overleveringen skjer i form av et formelt eierskifte der PNØ overdrar ansvaret for drift for deler av bygget til SØ. Dette skjer 4 uker før KIB 1. ( se Plan for forberedelse til drift med Overtakelse, Eierskifte og Ibruktakelse ) SØ har da etter eierskifte 1 ansvar for løpende drift og forvaltning av de overtatte arealene. For å gjøre det første eierskiftet oversiktlig og enkelt for alle parter legges det opp til at: Arealene er sammenhengende og enkle å skille fra det som ikke overtas. De tekniske systemene betjener arealer over hele sykehuset slik at de fleste av disse eierskiftes ikke før i oktober 2015 SØ vil allikevel gjøre driftsoppgavene som kreves for å holde i gang anleggene og systemene som støtter arealene til tidlig klinisk drift. Detaljer tydeliggjøres i egne dokumenter og avtaler. KIB 1 setter krav til driftsstabilitet på tekniske systemer. PNØ har derfor definert at stabil drift for tekniske systemer skal kunne dokumenteres til 7. april 2015 for alle vitale tekniske systemer, slik at det er forsvarlig å starte gradvis klinisk drift. PNØ vil i samarbeid med SØ utarbeide en plan som beskriver prosessene, ansvar og fremdrift i eierskiftene Hvilke arealer omfattes av eierskifte 1 Hele 1. etasje inngår i eierskifte 1, men ikke alle deler av dette utstyres og tas i bruk i KIB1. Den kliniske virksomheten vil foregå i begrensede deler av bygg 08 Behandlingsbyggets og bygg 03 Sengebyggets 1. etasje, samt i hele bygg 04 Psykiatribygget, ref. kap. 5. Støttefunksjonene vil medføre at bygg 01 Servicebygget også blir tatt i bruk. I tillegg vil deler av underetasjen som utgjør garderober, kontorer for byggtekniske - og medisinskteknisk avdelinger bli tatt i bruk av sykehusets medarbeidere. I forbindelse med eierskifte 1 vil også tekniske installasjoner i 5.etg være en del av arealene som SØ har ansvar for. Figurer under viser arealer for eierskifte 1 i U1 og 1. etasje. 6

7 Dette er arealene SØ overtar i etasje 01 Arealer SØ overtar i etasjeu Utstyr og møbler Utstyr og møbler som leveres, begrenses til de arealene som tas ibruk. Det betyr at ikke alle arealene/rommene SØ overtar i eierskifte 1 vil være møblert og utrustet med utstyr fra første dag. Se figurer over som eierskiftes Selv om SØ etter planen overtar arealene i hele nivå 1 i Senge- og Behandlingsbygg i eierskifte 1, vil bare de funksjonene som skal tas ibruk til klinisk virksomhet bli utrustet med møbler og utstyr. Se figur under Adkomst til bygget og adgangskort Adkomst til bygget i periode før KIB 1 og frem til KIB 2 Når det gjelder adkomst for SØ medarbeidere, pasient og pårørende vil parkeringsarealer og gangveier være ferdigstilt. Besøkende og/eller ledsagere skal benytte parkeringsplasser foran bygg 04 psykisk helsevern). Disse parkeringsplassene og adkomsten til hovedinngang ferdigstilles derfor i Medarbeidere kan i tillegg benytte allerede eksisterende parkeringsarealer som er opparbeidet i forbindelse med utbyggingsprosjektet PNØ. I perioden mellom KIB1 og KIB2 vil det fortsatt være mange entreprenører og leverandører på Kalnes. Disse vil i all hovedsak bruke adkomsten i forbindelse med akuttinngangene på nivå 2 i front av Behandlingsbygget (08), eller benytte adkomst via Servicebygget (01) se bilde under. 7

8 Varer til SØ skal leveres i servicegård i underetasje Leverandører av utstyr, PNØ og de som er involvert i testing benytter inngang i akuttmottak 2. etasje Pasienter og sykehusets medarbeidere benytter hovedinngang i 1. etasje Hovedkorridor i underetasjen skal benyttes både til varetransport for SØ og inntransport av utstyr fra PNØ. Adgangskort Alle medarbeidere i SØ må ha ID kort/adgangskort. ID kortene vil bli delt ut til medarbeidere på introduksjonsdag for opplæring. Sykehusservice ved internt servicesenter (IS) vil stå for produksjon av ID kortene 4.5. Teknisk anlegg(entrepriser) ferdig til KIB 1 De byggtekniske anleggene som støtter KIB1-arealer er ferdige og kan tas i bruk. Avfallssug har eierskifte og kan benyttes i KIB 1. Når det gjelder AGV, er det lite hensiktsmessig å ta dette i bruk til KIB1 pga stor trafikk i kulvert og heiser. Det er forslag om en gradvis innfasing av AGV over sommerferien. Rørpostsystemet tas i bruk til KIB IKT systemer Det foreligger egen organisering og overordnet omfangsbeskrivelse som sikrer at IKT systemer og leveranser kommer på plass i forbindelse med nytt østfoldsykehus. IKT systemene inndeles i: administrasjon og logistikk kliniske systemer byggnær IKT og teknologi De fleste nye IKT systemer vil gradvis innføres og mye er på plass til KIB 1 Nye kliniske IKT systemer som kommer på plass til KIB 1 er elektronisk kurve og elektroniske tavler. Nettbrett skal testes i KIB 1 og mange skal ha smarttelefoner som vil være i bruk definert for ulike roller medarbeiderne har i nytt østfoldsykehus. 5. Ibruktakelsesfasen Ibruktakelsesfasen kan beskrives som Sykehuset Østfolds «klargjøringsperiode». Det er perioden fra det er gjennomført eierskifte til klinisk ibruktakelse. Perioden er fordelt på 4 uker april-mai 2015 og 4 uker oktober-november I disse ibruktakelsesperiodene vil SØ ha behov for å koordinere mange aktiviteter som må gjennomføres for å ivareta trygg og sikker klinisk ibruktakelse av SØ Kalnes. 8

9 Flere prosjekter og driftsaktiviteter vil være involvert og koordinert slik at alle brikkene kommer på plass i riktig rekkefølge. Som eksempler kan vi nevne opplæring, flytting, oppfylling av varer og forbruksartikler i alle rom, skap og skuffer. Montering og idriftsettelse av overførbart utstyr (også medisinskteknisk utstyr, IKT utstyr o.l.) Renhold skal utføres, tekniske systemer skal justeres, mat skal spises og fasiliteter benyttes. Mange medarbeidere vil jobbe i arealene for at alt skal være klart til å ta imot pasientene til avtalt tid med KIB 1 og KIB 2. SØ og PNØ skal i perioden også sikre at aktivitetene som utføres av SØ da fortsatt er koordinert med at store deler av bygget fortsatt er byggeplass for byggprosjektet. Ibruktakelsesfasen organiseres som eget prosjekt med eget mandat som sikrer en helhetlig og koordinert fremdriftsplan og med beskrivelse av ansvarsfordeling, rolleavklaring og styringslinje både i planleggingsfasen og gjennomføringsfasene Opplæring Opplæringsprosjektet har ansvar for å planlegge, koordinere og kvalitetssikre opplæringsprosessene fram mot nytt sykehus. Det er utarbeidet og godkjent overordnet standardisert opplæringsplan som er delt i tre opplæringsområder (obligatorisk standardisert opplæring, seksjonsovergripende og/eller standardisert opplæring samt Fagspesifikk opplæring). Opplæringsplanene inneholder opplæring av nye IKT-systemer, nytt medisinsk teknisk utstyr og nye eller endrede arbeidsprosesser. Opplæringsplaner for alle som skal flytte til Kalnes er beskrevet. Det planlegges en pre- introduksjonsdag og en introduksjonsdag i samarbeid med drift. Obligatorisk standardisert opplæring består av teori, praksis og informasjon. (Ref overordnet opplæringsplan) 5.2. Flytting Flytteprosjektet er ansvarlig for å koordinere alle aktiviteter i flytteprosessen og har det overordnede ansvaret for at flytting til Kalnes foregår kontrollert og effektivt med hensyn til økonomi, ressurser og tid. Det er utarbeidet en struktur for flytteprosessen til Kalnes som omhandler alle aktiviteter, maler og sjekklister som skal benyttes. En strategi for flytteprosessen og ansvarsfordeling mellom flytteprosjektet og drift er beskrevet. Strategien ligger til grunn for hva som skal overflyttes. Med flytting menes; Fysisk overføring av gjenstander som inventar, utstyr, legemidler, medisinsk teknisk utstyr (MTU), IKT-periferiutstyr, biologisk/kjemisk materiell og gasser som skal gjenbrukes i Kalnes. Omfatter ikke flytting av pasienter eller personell. 6. Klinisk ibruktakelse (KIB) fase 1 De som flytter i KIB 1 er beskrevet i dette kapittelet og deles i funksjonsområder og støttefunksjoner Oversikt over kliniske funksjonsområder i KIB 1 Poliklinikkområder: Lokasjon Åpningstid - dager Åpningstid KIB 1 Dialyse, nyrepoliklinikk (flyttes fra Moss) Nevrologisk poliklinikk Øre Nese Hals poliklinikk og høresentral Bildediagnostikk (Mammografi Screening, Nukleærmedisin; PET CT, Spect-CT,, CT pol, MR pol, ultralyd pol, Sengebygg 1. etg (01) Behandlingsbygg 1.etasje (01) Sengebygg 1. etasje (01) Behandlingsbygg 1. etasje (01) mandag onsdag -fredag Tirdag torsdag lørdag kl kl mandag fredag kl mandag fredag kl mandag fredag kl

10 Psykisk helsevern Psykiatribygg Oppstart første pasient Pulje 1: Alderspsykiatrisk Seksjon 3.etasje (03) Psykiatrisk utredning. 3. etasje (03) Ungdomspsykiatrisk seksjon 1. etasje (01) Pulje 2: Sikkerhetsseksjon 1 Underetasje (U1) Sikkerhetsseksjon 2 Underetasje (U1) Psykosebehandling 1 2. etasje (02) Psykosebehandling 2 2. etasje (02) Psykosebehandling 3 2. etasje (02) Affektive lidelser 2. etasje (02) Psykiatrisk akuttmottak (PAM) 1. etasje (01) Psykisk helsevern har også en 10. seksjon som i utgangspunktet ikke skal benyttes i tilknytning til oppstart, men må møbleres og stå klar til bruk Akuttberedskap i KIB 1 og mellomfasen til KIB 2 Akuttberedskapen skal gi bistand til eventuell akutt hjertestans, anafylaktisk sjokk, BT fall, og, eller hjelp til innleggelse av venekanyler Akuttberedskapen på Kalnes i perioden fra KIB til KIB blir som følge: Ukedager personell Klokkeslett: Mandag onsdag - fredag Anestesilege Mandag - fredag anestesisykepleier Denne bemanningen krever at poliklinikkene tilpasser innkalling og behandling av de pasienter som har behov for anestesiberedskap innenfor disse tidspunktene. Utenom disse tider må personalet ringe 113 og benytte akuttprosedyrene i henhold til gjeldende praksis Planlagte(elektive) ECT-behandling i psykisk helsevern overføres til Kalnes slik det er på Veum i dag. Dvs mandag, onsdag og fredag kl Anestesilege og anestesisykepleier er tilstede. Det planlegges at all anestesipersonell (anestestesykepleier og anestesileger) skal rullere mellom Kalnes og Fredrikstad i mellomfasen fra KIB1 til KIB 2. Dette bidrar til at alle blir kjent i bygget og står bedre rustet til KIB 2 Anestesisykepleiere skal være stasjonert i poliklinikkområdet som en midlertidig løsning før KIB Oversikt over støttefunksjoner KIB1 er avhengige av en del støttefunksjoner som kjøkken, logistikk og service tjenester som følgelig også må igangsettes til mai I tillegg vil hovedinngangsområdet med vestibyle, resepsjon og kafeteriaområder på plan 01 bli tatt i bruk på ordinær måte. 10

11 Funksjonsområder - støttefunksjoner Kjøkken Intern service inkl teknisk drift Lokasjon Kafe i Vestibylen - 1. etasje, avdelingskjøkken og anretningskjøkken psykisk helsevern Behandlingsbygg - underetasje Servicebygg - underetasje Oppstartsdato Prestetjenesten Sengebygg - 1.etasje Anestesi Behandlingsbygg - 1.etasje Pasientreiser Varemottak og teknisk sentral Renhold Medisinsk teknisk avdeling Sengebygg - 1. etasje Servicebygg - 1.etasje Behandlingsbygg - underetasje U1 Sengebygg underetasje U1 Sengebygg 03 G - underetasje U Garderober Sengebygg - underetasje U Kiosk I vestibylen 1. etasje I tillegg til ovennevnte støttefunksjoner vil det være enkelte deler av virksomheten som skal gjennomgå en relativt lang og omfattende test- og utsjekksperiode (kalt validering i sykehussammenheng). Dette gjelder følgende avdelinger: Funksjonsområder- støttefunksjoner Lokasjon Oppstart Apoteket Behandlingsbygg 08A - tilvirkning - underetasje U1 - Uke publikumsutsalg - 1.etasje Sterilsentralen Behandlingsbygg 08C Validering fra -validering Senter for laboratoriet - validering underetasje U1 Behandlingsbygg etasje Validering fra Kjøkkentjeneste for KIB 1 Kjøkkentjeneste for KIB 1 består av: kafekjøkken (lokalisert i vestibylen), kjøkkenlager (lokalisert i servicebygget), avdelingskjøkken for psykisk helsevern (lokalisert i underetasjen) og 5 anretningskjøkken i psykisk helsevern og kjøkken i ungsdomspsykiatrisk seksjon. Vareleveringer skal skje via servicegården Kjøkkentjeneste for psykisk helsevern: Måltider blir servert fire ganger daglig Frokost Lunsj Middag Kvelds

12 Anretningskjøkken psykiatri: Et anretningskjøkken dekker to seksjoner. Seksjonene må bestille normalkost, dietter etc i matbestillingsprogrammet Aivo, i samarbeid med anretningsverten. Servise, bestikk etc er klargjort før måltidet. Personell i psykisk helsevern henter og dekker på, rydder og returnerer mat og urent servise til anretningskjøkkenet Kjøkkenpersonale vil klargjøre måltidet til servering. Anretningsverten vasker opp og klargjør til neste måltid. Anretningskjøkkenet er avlåst utenom måltidene. Ungdomspsykiatrisk seksjon skal i all hovedsak ivareta kjøkkenfunksjonen med eget personell. Varmmat/middag tilberedes på samme måte som for øvrige seksjoner innenfor psykisk helsevern.. Det er sykehusservice som står for tilberedning av måltidene. All produksjon er basert på bestillinger gjort i Aivo. Psykisk helsevern er selv ansvarlig for å bestille det de måtte ha behov for av spise og drikke utenom måltidene. (må oppbevares på posten) Kjøkkentjeneste for poliklinikker 1. etasje: Medarbeidere i poliklinikkene må bestille mat ved behov gjennom Aivo. Utlevering skjer formiddag og ettermiddag, mandag til fredag. OBS. Dialyse lørdag. All produsert mat og drikke tillages i kafeen og servicemedarbeideren leverer dette til poliklinikker sammen med rent servise. Retur av urent service etc. hentes av servicemedarbeideren. Kaffe, te, kjeks, saft, bestilles og leveres sammen med andre varer fra servicegården av servicemedarbeideren Kiosk Kiosk vil bli etablert i forbindelse med KIB 1 av ekstern driver. Avtale vil være klart ved årsskifte Renhold Følgende renholdsrutiner er planlagt: Renhold i psykiatri. Renhold utføres på dagtid. Utreisevask eller vask og reing av seng blir ivaretatt av miljøpersonell innenfor psykisk helsevern.. Renhold på lørdag i psykiatrisk akuttmottak. Renhold i poliklinikker Renhold i poliklinikker. Utføres mandag til og med fredag. Renhold av senger/bårer utføres som i dag av poliklinikk personell. Renholds sentral. Her vaskes mopper og kluter. Bestilling av varer til egen avdeling og fellesareal Renhold i fellesarealer Utføres dagtid, mandag til og med søndag i vestibylen. Renhold av garderober og korridor etter frekvens Renhold av kantine og kjøkkenområde etter frekvens 12

13 6.7. Servicemedarbeider Servicemedarbeidere skal utføre sine tjenester etter standardiserte rutiner, avklarte oppgaver og avstemt servicenivå. Servicemedarbeider skal ha oppgaver som i størst mulig grad er tidsfastsatt og kan planlegges. I KIB 1 er ikke AGV tilgjengelig og transport fra servicegården skjer manuelt av servicemedarbeider. Vogner med avfall og urent tøy tas ut av urent lager og transporteres til servicegården. Servicemedarbeidernes ansvar innebærer: Forbruksvarer: o Tøy: o Avfall: o Mat: o Ansvar for påfylling av nærlager, anmodning av varer på de operative forbrukslager, varemottak trinn 2 og påfylling av forbruksvarer. Inkluderer å hente vogner når de ankommer fra servicegården, samt å plassere de samme vognene (med eller uten avfall) i returstasjonen for transport tilbake til servicegården. Ansvar for påfylling av tøynisjer, bestilling av tøy til de operative tøynisjene, varemottak trinn 2; samt ansvarlig for påfylling og bestilling til tøyautomaten hvor varemottak trinn 2 foretas i forbindelse med påfylling av tøyautomaten. I tillegg er de ansvarlig for all håndtering av urent tøy fra desinfeksjonsrom til urent lager. Inkluderer å hente tøyvogner når de ankommer fra servicegården, samt å plassere de samme vognene (med eller uten urent tøy) i returstasjonen for transport tilbake til servicegården. Ansvar for avfallshåndteringene fra desinfeksjonsrom til urent lager. Inkluderer å plassere vogner med avfall i returstasjonen for transport tilbake til servicegården. Ansvar for å ta imot matvognene og frakte disse til avdelingskjøkken/kafekjøkken samt å frakte disse i retur til returstasjon Vareforsyning og avfallshåndtering Alle mottak av varer til Kalnes skjer via servicegården i KIB 1. Her foretas det et førstetrinns varemottak som bekrefter at forsendelsen er mottatt i servicegården, samtidig medfører dette trinnet at endelig bestemmelsessted avdekkes.. Pakker og andre mindre forsendelser vil plasseres på småpakkerommet for videre sampakking til endelig bestemmelsessted. I den perioden AGV ikke benyttes til interntransport er det servicegården som er ansvarlig for transporten til det enkelte bestemmelsessted, det vil si den heisvestibylen som er definert som leveringssted. Servicegården er ansvarlig for mottak av varer, tøy og mat, samt håndtering av avfall i miljøstasjonen og urent tøy som skal returneres vaskeriet. Når det gjelder mat inkluderer servicegårdens ansvar å sørge for lagerhåndtering av tørrvarer, kjøl og frys samt plukking i henhold til de behov som er skapt via Aivo og overført til økonomi og innkjøpssystemet via grensesnitt. Servicegårdens ansatte har ansvar for å frakte varer fra servicegården ut til kliniske avdelinger Mellom KIB1 og KIB2 vil det være sambruk mellom SØ og PNØ i servicegården Postrutiner For enheter som skal flytte til Kalnes, tas den nye postadressen i bruk på flyttetidspunktet (postboks 300, 1718 Grålum) På Kalnes blir det et internt postkontor som distribuerer post ut og inn av Kalnes. Postkontoret er plassert i servicegården. Hovedpostkontoret ligger på Grålum. Det vil etableres til KIB 1 faste kjøreruter mellom Kalnes og Grålum. 13

14 Utgående post: All utgående post skal sendes i rørpost til det interne postkontoret i servicegården som videresender til hovedpostkontoret på Grålum. Eks lab og rtg som må sende ut alle prøvesvar på papir til fastlege eller andre helseforetak pga mangel på applikasjonskvittering i lab data systemet. (dette er en midlertidig løsning) Inngående post: All inngående post sorteres på Grålum, scannes og sendes i elektronisk arbeidsflyt i DIPS eller public 360. Post som må videresendes på papir (spesielt innen psykisk helsevern) vil sendes i henhold til gjeldende rutiner med intern budrute til Kalnes og videresendes i rørpost. Pakker ut og inn av Kalnes Pakker som skal til Kalnes blir sendt med intern budrute og leveres i servicegården som distribuerer dette videre Pakker ut av Kalnes må manuelt bringes til intern postkontor for levering til Grålum for frankering. Scanning Scanning av pasientdokumentasjon til DIPS: Det etableres en oppholdsmappe når pasient ankommer SØ. Når oppholdet er avsluttet må dokumentene sendes med rørpost til internt postkontor for videresending til scanningseksjon på Grålum. 7. Teknisk drift 7.1. Hvordan håndtere byggeaktiviteter etter KIB 1 I en trinnvis Idriftsettelse vil det oppstå behov for å foreta modifiseringer, korreksjoner eller oppgraderinger som påvirker tekniske anlegg og systemer som er satt i ordinær drift. Dette kan påvirke driften ved at det blir behov for å stanse enkelte systemer helt eller delvis i en periode Driftsråd For å sikre koordinering mellom PNØ og SØ skal det opprettes et Teknisk Driftsråd som skal koordinere planlagte tiltak som vil kunne påvirke driften. Både SØ og PNØ skal delta i det Tekniske Driftsrådet som ledes av SØ. Rådet skal bestå av en tverrfaglig teknisk gruppe med faste medlemmer som møtes regelmessig. Rapportering og kommunikasjon Pasientdrift og tekniske utfordringer 7.3. Vakthold/ resepsjon Vaktsentral: Vaktsentralens hovedoppgaver er knyttet til følgende primærområder: Personsikkerheten Brann og evakuering Dør og kameramiljøer PNØ vil sørge for nødvendig bemanning av vaktsentralen i bygge og testperioden (i 2015) fram til Eierskifte 2 ( ). Fra , suppleres bemanningen med ressurser fra SØ for å ivareta den kliniske funksjonen. Dette gjelder særskilt for psykisk helsevern med krav til døgnbemannet vektertjeneste. 14

15 PNØs ansvar: Skallsikring av bygg som ikke er overlevert Utstede ID kort til PNØ ansatte Personsikkerhet Brann og evakuering Dør og kameramiljø SØ ansvar: Overvåking/ sikkerhet vektertjenester: (se på prosedyrer) Betjene pasient og pårørende Utstede ID kort til SØ ansatte og garderobeskap 7.4. Driftssentral Driftssentralen skal overvåke, drifte og kontrollere alle tekniske installasjoner og understøtte kravet til tekniske stabilitet i hele sykehusbygget PNØ vil ivareta nødvendig bemanning (8-16) av driftsentral fram til Eierskifte. I perioden fra oppstart av driftsentralen (våren 2015) skal ressurser fra SØ som on-the-job training inngå i driftsteamet. Omfanget av dette skal i inngå som del av opplæringsplanen. 8. Spesielle funksjoner 8.1. Laboratoriet Det er kartlagt behov for laboratorietjenester for de poliklinikker som flytter i KIB 1. Senter for laboratoriet foreslår følgende rutiner: Nevrologisk poliklinkk: o B-glukose må måles av poliklinikken selv(pasient Nær Analysering) o Øvrig blodprøvetaking anbefales utført ved en av utestasjonene eventuelt samme dag. Dette gjelder også INR som ø-hjelpsanalyse. Ved Dialyse poliklinikk Prøvene tas av personell ved dialysen og sendes til Sarpsborg eller Fredrikstad. Svartiden blir forlenget med transporttiden. Unntaksvis kan blodprøvetaking avtales med laboratoriepersonell som er på Kalnes for blodprøvetaking innen psykisk helsevern. De er tilstede fram til ca kl 11 og prøvene bringes deretter til Sarpsborg/Fredrikstad for analysering. Evt personell tilstede for testing og validering av instrumenter) Det vil bli avsatt et midlertidig areal med nødvendig utstyr for laboratoriepersonell for perioden mai november Sterilsentralen Sterilsentralen i Kalnes vil ikke være operativ til KIB 1. De avdelingene som trenger sterilt utstyr for sin drift må inngå avtaler med sterilsentralen i Fredrikstad. Sterilsentralen på Kalnes vil drive med validering og testing av utstyr, slik at den er klar til eventuell operativ prøvedrift til høsten. 15

16 8.3. Sykehusapoteket (SA) Sykehusapoteket er ikke i drift til KIB 1. Plan for legemiddelhåndtering fra KIB 1 til KIB2 er: o Fra til uke 42 leveres legemidlene fra Fredrikstad til Kalnes i henhold til samme prosedyrer som til Veum i dag o Fra uke 42 og frem til KIB 2 leveres det tilvirkning (cytostatika, TPN og smerte) og legemidler fra SA til alle medisinrom fra Kalnes til Fredrikstad o Publikumsutsalg vil være i Fredrikstad frem til helgen før KIB 2 9. KIB 2 Den somatiske akuttvirksomheten på Kalnes starter opp kl.08 mandag 2. november På dette tidspunktet begynner pasientflyttingen fra Fredrikstad til Kalnes, og vil foregå over to dager. Det er satt ned en prosjektgruppe som jobber med planleggingen av dette. I tillegg er det etablert ressursgrupper med leger, avdelingssjefer og representanter fra kommunene som bidrar i prosessen. Styringsgruppe for prosjektet er Arbeidsutvalget for SØ 2015 som ledes av administrerende direktør. Man planlegger for flytting av inntil 200 pasienter, men jobber med ulike løsninger for at dette antallet skal bli lavere. Det er inngått overordnede avtaler med eksterne samarbeidspartnere som OUS og kommunene i fylket, der målet er å redusere antall innleggelser og overføringer i den aktuelle perioden. Det vil heller ikke være elektiv aktivitet ved sykehuset i uke 44 og 45 med unntak av pasientgrupper som ikke kan vente til etter innflyttingen. Et av teamene i detaljplanen man nå jobber med er hvilken rekkefølge man skal flytte pasientene. Den endelige planen for dette vil foreligge innen utgangen av februar 2015 (ref. Overordnet plan for KIB 2). Nr Milepæl Dato M1 Når prosjektdirektivet er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen M2 Når overordnet plan med prinsipper og føringer for hvordan KIB skal gjennomføres er utarbeidet M3 Når avtaler med eksterne samarbeidspartnere i 2015 er inngått M4 Når informasjons- og kommunikasjonsplan er ferdig utarbeidet M5 Når detaljert plan for KIB 2, inkl. plan for risikostyring, er utarbeidet og godkjent M6 Når KIB 2 er iverksatt M7 Når evaluering av KIB 2 er gjennomført Referanser: 1. Samlet plan planlegging av forberedelse til drift, versjon 03, Plan for forberedelse til drift med Overtakelse, Eierskifte og Ibruktakelse verjson 02, Ferdigstillelse prioritering av funksjonsområder for tidlig klinisk drift 4. Forprosjekt nytt østfoldsykehus ( ) 5. overordnet opplæringsplan, versjon 2.0, Flyttestrategi versjon 1.0, Vedlegg: Plassering av fagområder Entrepriseplan 16

17 Vedlegg Plassering av fagområder 17

18 18

19 19

20 Vedlegg entrepriseplan: Entreprisenummer Entreprisenavn (15-Fysio- og ergoterapi) (16-Sykehussenger) (15-Fysio- og ergoterapi) (16-Sykehussenger) 2111 Grunn og fundamenter (inkl U2) 3002 Røranlegg Behandlingsbygg 3003 Røranlegg Sengebygg 3004 Røranlegg Servicebygg 3005 Røranlegg Psykiatribygg 3006 Gass- og trykkluftanlegg 3007 Sprinkleranlegg 3008 Utstyr (vaskemaskiner, oppvaskmaskiner med mer) 3009 Kjøle og fryserom 3201 Termisk Energi 3601 Luftbehandlingsanlegg 4001 Elektriske anlegg 4101 Sykeromskanaler 4201 Høyspentanlegg 4601 Nødstrømsaggregater E5001-B4 E5001-B5 E5001-B5 E5001-B8 E5001-B11 Ur-anlegg TV-program distribusjon Pasient-TV Pasientsignalanlegg Trådløs Trygghetsalarm 5601 SD anlegg og automasjon 6101 Heiser 6291 AGV 6311 Rørpostanlegg 6511 Avfallssug 7001 Veier og plasser 7002 Byggeplan 7003 Utvendig VA anlegg 7004 Utomhusanlegg 7005 SRO Utførelse 7006 Innkjøp av trafikkteknisk utstyr 9340 Varmeskap og inkubator 9410 Kjøl og frys 9420 Sikkerhetskabinett og avtrekkskap 9430 Patologi Pasientløftere 4401A Belysningsutstyr 9533 Takhengte pasientløftere 20