REFERAT AK-MØTER 2015

Transkript

1 REFERAT -MØTER 2015 Dag: Onsdag Dato: Klokkeslett: 19:30 Sted: Telefonmøte Møtt: Hans Petter Solberg (Skiforeningen), Helge Andersen (Jæren), Vibeke Håheim (Sauda), Per Ove Tønnesen (Hovden), Øivind Naper (Skiforeningen), Kristin Auestad (Sandnes), Eivind Skeie (Plogen) og Ove N. Øye (Sauda) Ikke møtt: Forfall: Hans Petter Solberg (Skiforeningen), Helge Andersen (Jæren), Vibeke Håheim (Sauda), Per Ove Tønnesen (Hovden), Øivind Naper (Skiforeningen), Kristin Auestad (Sandnes), Eivind Skeie (Plogen), Hans Blattmann (Kretstrener) og Ove N. Øye (Sauda). Ingen Ingen Hans Blattmann (Kommunestyremøte i Bykle kommune) Ingen S NR.: DATO: S: ANSV.: FRIST: STATUS: 1 Økonomi: Den økonomiske situasjonen er bra. ligger an til Fortløpende Åpen et overskudd som er over budsjett. Vi har snudd de negative resultatene fra de to siste årene. Viktig med fortsatt god økonomisk styring. Innkjøp av utstyr: besluttet å kjøpe inn følgende utstyr. 40 stk. Leddstaur SPM Professional Gold Brushgrip 95 stk. Portflagg SPM Safety Training Trykk (kretslogo) Total sum = NOK ,75 Dette blir innkjøpt som erstatning for de slalåmstaur vi ble frastjålet under årets Hintertuxsamling. Det er også kjøpt inn ny drill til kretsen. Hans Petter orienterte om sitt arbeid med å inngå samarbeid med en ekstern person som kan hjelpe oss med sponsorarbeidet uten at dette forplikter økonomisk. Hans Petter skal ha nytt møte med aktuell aktør neste uke. Men slik den økonomiske situasjonen for tiden er så skal vi ikke være for optimistiske. Ove har jobbet med å få eksterne til å hjelpe oss med matutgifter på samlinger. Det er vanskelig å få aktuelle aktører til å være med på et slikt opplegg, men vi fortsetter å jobbe med saken. ønsker å få svar på om sponsorarbeidet kan tillegges adm. leder. Denne kan da jobbe frem sponsoravtaler på vegne av hele kretsen til fordeling på de ulike fagdisiplinene.

2 Økonomi: Økonomien ser totalt sett bra ut. Vi ser ut til å havne ut med et greit overskudd, som også vil være noe over budsjett. For at vi skal klare dette er vi avhengige av at de kommende aktiviteter går som budsjettert. Det er gjort regnskapsmessige grep som sikrer bedre oversikt/kontroll på økonomien. Det økonomiske vedr. samlingene/aktivitetene isolert sett er noe varierende der vi har samlinger som går både i og -. Samlinger som går i må spesielt evalueres for å se på om det er mulig å gjøre ting på en annen måte for å unngå dette. Gode inntekter på fremleie av «Hovdenhuset». Gode inntekter på utleie av kretstrener til HSG. 2 Fordeling av oppgaver i : Pr i dag er det ikke aktuelt at overtar oppgaver som i dag ligger hos kretstrener. Dette kommer vi tilbake til når endelig tilbakemelding fra kretstrener foreligger vedrørende hans engasjement som varaordfører i Bykle kommune. Fortløpende Åpen Se også sak nummer Fordeling av oppgaver i - diskusjon/vedtak: Med kretstrener ansatt i 100 % stilling ivaretar denne de aller fleste av oppgavene som tidligere ble gjort av de forskjellige -medlemmene. Så lenge vi fortsatt har denne situasjonen og dette fungerer veldig bra ser ikke behov for å forandre dette. Det som -medlemmene må jobbe med parallelt med at kretstrener utfører sine oppgaver er inntektsbringende tiltak og tiltak som kan være med på å redusere kostander for den enkelte utøver. Hans Petter Solberg undersøker muligheten for å sette sponsorjakten ut til profesjonelle aktører på en slik måte at disse jobber på provisjonsbasis. Kretsen skal ikke påta seg økonomiske forpliktelser i en slik eventuell avtale. Ove N. Øye skal jobbe videre med en ide om å få redusere matkostnadene på samlinger. Dette vil utgjøre en reduksjon på ca. 80,- pr. person pr. døgn hvis en klarer å få realisert denne ideen. Oppgavefordeling i vil være oppe til kontinuerlig vurdering og justeres ved behov. Denne saken må ses i sammenheng med sak eventuelt 2 ( ) og tas opp igjen på neste -møte. 3 Samarbeid ARSK/HSG orientering: Det har vært flere samtaler mellom kretstrener og daglig leder ved HSG vedrørende samarbeid i henhold til vedtatt samarbeidsavtale. Samarbeidet på felles samling på Hovden fungerte på en langt bedre måte en ved tidligere samlinger HPS ONØ Neste -møte Fortløpende Åpen

3 der det etter vårt syn hadde vært naturlig å følge samarbeidsavtalen. Daglig leder ved HSG har invitert til et møte den på Hovden. Deltakere fra kretsen vil være kretsleder Pål A. Bergh, kretstrener Hans Blattmann og Ove N. Øye Vi håper at dette skal bli et fruktbart møte. 3 av kretsens skigymnasaktuelle løpere har pr i dag meldt seg på HSG sin talentsamling i desember. Samarbeid ARSK/HSG orientering: Slik ser det fungerer ikke samarbeidet med HSG i henhold til avtalen. Kretstrener, -leder og kretsleder foretar en formell skriftlig henvendelse til ledelsen ved HSG der en belyser vår oppfatning av situasjonen. Vurdere et felles møte med ledelsen ved HSG. og kretstrener skal fortsette å jobbe på en slik måte at vi oppfyller vår del av avtalen. 4 Kretstreners engasjement som varaordfører i 40 % stilling i Bykle kommune: Avklaring fra kretstrener vedrørende denne saken skulle vi få på dette møtet, men på grunn av at kommunestyremøtet ble langt så kunne ikke Hans Blattmann delta på -møte for å orientere. Oppfølgende møte under kretssamling på Haukeli avklarte følgende: Kretstrener reduserer sin stilling i kretsen til 80 % fra og med Dette vil i utgangspunktet ikke få så mye å si for kretsens sportslige tilbud, kretstrener fortsetter å ha ansvar for planlegging og gjennomføring av det sportslige tilbudet. Han vil delta på de aller fleste samlinger. Vi vil få kostnadsreduserende effekt ved stillingsreduksjonen. Kostnadsreduksjon som følge av kretstreners stillingsreduksjon legges inn i neste års budsjett. Event Eventuelt 2: Kretstrener er engasjert/valgt som varaordfører i Bykle kommune. Varaordførerens stillingsstørrelse antas å bli 40 %. Kretstrener kommer tilbake til med utfyllende informasjon om hvilke konsekvenser dette vil få for hans engasjement som kretstrener. Når mer utfyllende info. fra kretstrener foreligger, må ta nødvendige grep i forhold til dette. 5 Arbeidsklær til kretstrener: bestemte at det skulle kjøpes inn nye klær til kretstrener. Kristin Auestad hadde hentet inn priser på Phenix klær. Et sett vil ligge i prisklasse ca ,- Neste -møte KA Snarest

4 Kristin ble av bedt om å ta ansvar for den videre fremdrift vedrørende dette. Det skal undersøkes om de skisentre som har reklame på dagens klær også ønsker å bidra på nye klær. 6 Hintertux 2015 Evaluering: Kretstrener har mottatt tilbakemelding fra klubbene. Viser til vedlegg «samordning av tilbakemelding fra samling i Hintertux 2015». Når det gjelder kostnader, viser foreløpige undersøkelser og prisforespørsler at det blir noe billigere hvis vi flytter bosted lenger ned i dalen. Ved flytting vil vi få en logistikkutfordring som går på transport av løpere og foreldre til/fra bakken. Vi vil da være avhengige av egen buss. Det undersøker nå diverse bussmuligheter og kostnader forbundet med dette. er av den oppfatning at når alle tilbud og estimerte kostnader ved eventuell flytting av bosted foreligger må det tas en grundig kost/nyttevurdering før en bestemmer neste års bosted. Vil i tillegg til dette beklage at det på grunn av intern rokkering av trenere ikke ble oppnevnt ansvarlig trener for rekruttgruppen. Dette var en glipp fra kretstrener og Ove N. Øye, og for fremtidige samlinger både her hjemme og i Hintertux så skal dette være på plass Kretsopplegg (skisamlinger/trening) og lojalitet til dette opplegget. henstiller til alle klubber om å lojalt delta på årets siste samlinger. vil for neste sesong ta en gjennomgang av samlingsplanen der en vurderer samlingsmengde opp mot alder på aktuelle løpere samt kretssamlinger kontra lokale samlinger osv Noen tanker: - Er samlingsplanen for omfattende for dagens løperantall og alderssammensetning? - Ikke kretssamlinger når det finnes åpne hjemmearenaer? - Økonomi. Oppfølgingsmøte under samlingen på Haukeli: gjør følgende justeringer på samlingsplanen omdefineres til lokal samling omdefineres til lokal samling. Det oppfordres til at klubbene åpner disse samlingene for alle løpere med foresatte som ikke

5 har tilgang/åpne næranlegg. Mer informasjon sendes ut av kretstrener. Kretstreners deltakelse på trening i rennsesongen: Trening som organiseres i tilknytting til renn (før/under/etter) vil for fremtiden ikke bli belastet med treneravgift. Det er kun de faktiske kostnader som blir fakturert den/de aktuelle klubbene. Kretstreners organisering av treningsdager i løpet av vinteren: Treneravgift vil bli fakturert de aktuelle klubbene som før (190,-/løper/dag) ut denne sesongen. I budsjett for 2016 vil det bli arbeidet med en reduksjon av denne Region-TD: Vår region-td Øivind Naper deltok på møte for region-td`er på Gardemoen. Fokus på hjelmbruk. Hjelm med «løse» ører blir forbudt på FIS-nivå. For løper under FIS-nivå oppfordres det til å bruke FIS-godkjent utstyr, da spesielt hjelm selv om det ikke formelt stilles krav til det. Ski gjeldende regelverk er også gjeldende for kommende sesong. Spørsmål om FIS-regler gjelder for juniorer i kretsrenn? Vi avventer tilbakemelding fra NSF vedrørende dette. Inntil videre kjører vi som nå. TD-oppsett sendes ut så fort det er klart. ØN Snarest Åpen 9 9. Integrering: må oppnevne vår integreringsansvarlige. Det ble foreslått å spører Bjørn Pedersen far til Jesper Saltvik Pedersen om han kan stille som sin integreringsansvarlig. ONØ Snarest Bjørn Pedersen har sagt ja til å være sin integreringsansvarlig. Ove N. Øye oversender alle nødvendige opplysninger til Bjørn og informerer kretsstyret om dette Eventuelt/innkomne saker: HL/LF - organiseringen av disse mesterskapene. De vises til vedlegg ORGANISERING AV MESTERSKAP har innstilt Jesper Saltvik Pedersen som kandidat til å motta idrettsstipend for har innstilt Merel Dirksen som kandidat til å motta Jubileumspokal for 2015.

6 Referent : -leder