Protokoll styremøte tirsdag 17.april 2018 kl

Transkript

1 Alta IF - skigruppa Protokoll styremøte tirsdag 17.april 2018 kl Sted: Finnmarkshallen, kretskontoret Tilstede: Roger Finjord Evy Olsen Odd Egil Olsen Henriette Heitmann Mikkelsen Vidar Kristensen Per Erik Bjørnstad (sak 10/18 Forfall: Beate Jensen Daniel Strand Saksliste Sak 10/18 Sak 11/18 Sak 12/18 Sak 13/18 Sak 14/18 Sak 15/18 Sak 16/18 Sak 17/18 Reiseopplegg Norgescup junior Fagmøte langrenn i Karasjok 2.mai kl Status gruppene Barneidrett Avslutning av sesongen klubbemesterskap Tidtakere Kultur årshjul Eventuelt Sak 10/18 Reiseopplegg Norgescup junior Alta IF har mottatt en muntlig forespørsel fra skikretsen ved sonekontakt Vest, Thomas Darell, som ønsker at Alta IF for sesongen 2018/2019 deltar i kretsens fellesopplegg for NC-junior. Per Erik la på møtet fram følgende forslag til notat knyttet til reiseopplegg for juniorer 2018/2019 sesongen. Evaluering av Alta IF opplegg 2017/2018. Alta IF langrenn har evaluert opplegget for sesongen 2017/18. Konklusjonen er at klubben trenger 4 ledere på renn for å dekke alle funksjoner dersom det er reiseavstand mellom bosted og rennsted. Ut over dette har klubben hatt et meget bra opplegg som er billig og enkelt å drifte/ administrere. Opplegget kan videreføres. Alta IF langrenn har på anmodning fra Finnmark skikrets vurdert hva som skal til for at klubben skal gå bort fra et eget opplegg og inngå i et felles kretsopplegg. 1. Retningslinjer for samarbeidsopplegg sesongen 2018/2019. a. Klubber som følger et samarbeidsopplegg følger det fullt og helt hele sesongen. Klargjøres innen 15/9-18.

2 b. Det oppnevnes en hovedleder og en smøresjef for hver tur. Disse 2 plukker ut resterende ledere. Alle klubber som ønsker å inngå i opplegget må være villige til å påta seg lederfunksjonene. c. Klubber som ønsker å delta i reiseopplegget må være villige til å stille med reiseleder dersom de forespørres. Reiseleder som takker, ja, deltar på reisen uavhengig av om egne barn reiser. d. Fordelingen av reiseleder - løper skal være 1/3. Dvs at klubber med 3 løpere kan påregne å få med leder hver gang, mens klubber med 1 løper bare kan påregne å få med leder på ett av 3 renn. e. Trener i Team Finnmark/ Nordlysbyen ski nominerer løpere til hvert renn dager før rennet. Krav til løper for å bli nominert Alle løpere som jevnlig går kretsrenn får anledning til å reise til jr.nm Løpere som gjennom kretsrenn og nasjonale renn går så fort at de har mulighet for poengplass (topp 30) i Norgescup får delta. Dette legger fram på fagmøtet i Karasjok 2.mai for innspill, og overbringes også til Langrennskomiteen. Utfallet på fagmøtet kan bli at alle lag enes om et felles kretsopplegg, at noen lag ønsker å være med på et felles opplegg eller at ingen ønsker å samarbeide med Alta IF på disse retningslinjene. Alta IF bør avvente sitt valg av opplegg inntil møtet med kretsen er avholdt. Først da blir det klart om Alta IF skal gå for et krets-, Nordlysbyen ski- eller klubb opplegg. For å sikre billige flybilletter, bra (billig) bosted, smøreplass o.l. bør ansvarlige for hver tur være klare før sommerferien. Enighet om at Frode Wilhelmsen følger opp saken på vegne av Alta IF, da det er viktig at saken ikke havner i et vakum etter fagmøtet 2.mai. Frode tar eventuelle innspill som kommer fra Langrennskomiteen tilbake til Alta IF for vurdering.

3 Sak 11/18 Fagmøte langrenn i Karasjok 2.mai kl Politisk og administrativ organisering av skikretser drøfting/behandling. 2. Evaluering av sesongen Terminliste - Krets-/sonerenn - Skicupen - Samlinger Nasjonale renn - Ungdomsstafetten 3. Planlegging av sesongen Renn i kretsregi; arrangører, renntyper, øvelser, distanser, klasser etc. - Samlinger - Skicupen 4. Terminliste sesongen Renntyper - FM/KM dato, stilart, distanser 5. Reiseadministrasjon i forbindelse med nasjonale renn Seniorsatsing i Nord-Norge Team Veidekke Nord-Norge. 7. Juniorsatsing i Finnmark Team Finnmark Langrenn. 8. Orientering av oppgaver LK har ansvaret for. 9. Behandle innkomne saker. Innspill fra Alta IF: Legge til rette sammen med FSK/TSK at Tour de Reisa ikke kolliderer med renn i Vest- Finnmark Legge til rette sammen med FSK/TSK at Altarennet ikke kolliderer med sentrale renn i Troms/sonerenn i Nord-Troms. Ønsker at Altarennet ikke kolliderer med renn i Øst-Finnmark. Altarennet ønskes arrangert fredag-lørdag-søndag. Ønsker om flere sprintrenn gjennom sesongen. Er det mulighet til distanserenn og sprint (f.eks 100 m) samme dag? Styret vedtok at følgende tilbys å representere Alta IF på fagmøtet: Evy Olsen Odd Egil Olsen Daniel Strand Frode Wilhelmsen Sak 12/18 Status gruppene: Marked (Odd Egil Olsen) Har fått på plass annonseavtale i IFinnmark og Altaposten for Bæskades På neste møte inviteres Siv Olsen inn for en gjennomgang av avtalen med Noname, herunder design. Er solgt reklame på smørevogna for Minimumsmålet var før trykking starter. Odd Egil kommuniserer med Frode om videre framdrift. Det blir satt ned et markedsutvalg inn mot høsten som skal følge opp avtalene. Arrangement (Evy Olsen) Er gjennomført gode arrangement i vinter. Bæskades: Utfordring med å finne noe frivillige. (gjentakende problem). Spesielt vanskelig å finne tidtakere. (NB! Er ordnet i etterkant av styremøtet). Viktig med en god evaluering og planlegging av kommende Bæskades-renn. Sportslig (Daniel Strand. Forfall) Odd Egil har vært i dialog med Daniel. Det skal utarbeides evalueringsrapporter fra trenere i alle gruppene. Parallelt starter arbeidet med å finne trenere for de ulike gruppene for 2018/2019 sesongen. Økonomi (Beate Jensen. Forfall)

4 Sak 13/18 Barneidrett Viser til tilsendt informasjon på e-post. Ber om at alle ser igjennom forslaget til brosjyre/hefte. Noe dere mener bør endres? Evy følger opp saken inn mot Alta IF Sak 14/18 Avslutning av sesongen klubbemesterskap Skal vi arrangere en felles avslutning for sesongen onsdag 25.april på stadion i Kaiskuru for alle aldersgrupper. Stafetter på tvers av lagene med klubber i premier. Grilling og saft til alle! Enighet om avslutning onsdag 25.april. Trenerne organiserer den sportslige aktiviteten. Evy m/mannskap organiserer bespisning Sak 15/18 Tidtakere Alta IF som klubb bør/må ha et eget team med tidtakere. Under FM måtte vi leie inn hjelp utenfra. Dette er en kostnad vi bør unngå. Arbeidet med å få på plass et slikt team bør starte nå. Enighet om at dette blir en prioritert sak framover. Løftes opp igjen på neste styremøte Sak 16/18 Kultur - årshjul Innspill på forrige styremøte: Gjennomgang av årshjul. Sette inn «kultur-aktiviteter». Et godt årshjul vil gi oss en tydelig retning på vårt arbeid, og en mere lik opplevelse. Viktig at vi klarer å synliggjøre at hos oss er barn OG voksne velkommen til å bidra. Oppstartsmøte på høsten hvor vi har en godt forberedt inngang til foresatte Jevnlige samlinger gjennom året med foresatte. Egne treninger, grilling, etc. Involvering av foresatte. Kom opp under flere av sakene. Viktig at vi klarer å «ufarliggjøre» inngangen til skimiljøet. Rekruttering av flere barn. Enighet om å få til et treningstilbud og skicup i Komsa. Egen facebook-gruppe for våre medlemmer der man kan kjøpe/selge/bytte utstyr. Her kan det også legges ut tips når de lokale butikkene har salg av utstyr. Til drøfting på møtet: Hva prioriterer vi videre? Fordeling av oppgaver. Angående aktiviteter gjennom året; Bør vi ha en klubbsamling (weekend) på høsten for å bygge kultur/identitet. Enighet om at man forsøker å finne en helg i sept/okt hvor man kan samle treningsgruppene år og der juniorene kan delta på deler av samlingen (1 dag). Helgen september vurderes opp mot hvor mange fotballkamper som er satt opp den helgen. Korsfjord ble vurdert som et alternativ.

5 Saker til neste møte: Organisering av Bæskades-rennet Altarennet Starte planlegging Innhold i samarbeidet med Noname Oppstartssamling. Starte arbeidet med Kultur årshjul Tidtakere. Gjennomgang fra de ulike komiteen. Forslag på møtedato: Søndag 3.juni kl