Referat styremøte 20. juni 2016

Transkript

1 Referat styremøte 20. juni 2016 Tilstede: Axel Schiøtc, Morten Hilstad, Petter Franck, Vidar Løkka, Steffen Burger, Mona Stormo Andersen, May Lene, Andreas Carlssen, Ståle Skoglund og Marianne Clemetsen Forfall: Jørn Wibe og Mona Schrøder (ressurs) Referat av: Marianne Clemetsen, Sak Ansvar Frist 1. Referat fra møtet 23.mai de viktigste punktene som ble tatt opp: - Vi må passe på hvem som får eposter i forhold til diverse saker. Noen saker kan være sensitive og skal kun gå til enkelte, og ikke alle i styret. - Mona SA har gjennomført medarbeidersamtale med Mona S. - Keeperskole ser på samarbeid med Kolbotn. Steffen skal ha samtale med en fra G05 om dette. - Anlegg utbedringer. Se nedenfor - Boni og Jonathan deres opplegg ble snakket litt om. - 3v3cup - Petter - Drakter - Axel - Konteiner: Vi finner et alternativ til krittvogn og kritt. Konteineren kan ikke stå på Flåtestad. 2. Økonomiplan - Planen fremover er at lagene skal ha oppdaterte laglister fra januar. Etter årsmøtet skal medlemsavgiften sendes ut - Vi skal få en tydeligere rutine på dette. (Rutinen skal registreres inn i Fiks også) - Morten skal se på hva andre klubber har gjort/gjør, og lage en plan for OI. Han vil bruke opplegg fra klubber som er sertifiserte som kvalitetsklubber (Ski er et eksempel) Rapportering: 3. Materialforvaltning Axel Trenerpakker for nye trener substituerer det ut dette året (fra høsten av) Avtalen er slik: Signerer du trenerkontrakten, får du tilgang til trenerpakka der klubben betaler en andel og du som trener en andel på 700,- I år får Putteskolen dette tilbudet, men neste år må de vente til Putteskolen er ferdig med å få denne avtalen. Slik vil avtalen være fra : Kick-packen starter opp. Egenandelen betales til klubben. Dette gjelder ikke Putteskole-trenere Morten komme med forslag til punkter Marianne gir info til Lagledere på Putte-skolen om at tilbudet til trenerne gjelder for alle i år I løpet av juli, start på august August Side 1

2 4. Putteskolen Marianne - Fakturering av Putteskolen, Mangler noen fra G10. Dette purres. 5. Sportslig Utvalg - Steffen Lønnete trenere og spillerutvikling tas på neste møte. 6. Petter Oppfølging av trenerkontrakter Alle trenere skal skrive under på kontakten. Pr mangler kun 11 som ikke har signert. Fristen går ut i dag. Petter ringer og purrer på dem Om de fortsatt nekter å signere tar Petter inn deres forklaring og gir den til Hovedlaget. Det er Hovedlaget som går videre med de sakene ikke Fotballgruppa og -styret. I skrivende stund er dette ordnet opp i av Marianne Steffen - Petter Er trenerkontrakten kun gjeldende et år? Må trenerne skrive under på ny kontrakt hvert år? Mona SA sjekker det ut. 7. Anlegg Ståle - Utbedring av de ulike anleggene. - G07 tar dugnadsjobben på Østli. Kr doneres til laget etter at jobben blir gjort. Jobben blir gjort i løpet av sommerferien (senest 15.august). - Ståle skal sjekke ut og fikse målene på Østli. Utbedring av vaiere på Østli (og evt på Flåtestad) - Østli oppmerking er løsnet. Skal dette limes, eller reklameres på. Ståle tar kontakt med de som har levert banen, og hører med dem, før det noe. - Nett på det ene målet henger løst Ståle følger opp. 8. Fair play May Lene - Fair play på fotballskolene, hvordan dette? Autoria Fotballskole uke 32 Fair Play er oppe og går på denne skolen. - Alle lagledere har fått mail om Fair Play, som sendes ut til foreldre - Alle lagene skal ha Fair Play verter på kampene, som følger de reglene som er satt opp. (Det skrivet lagledere har fått) - Lagleder får en presentasjon som May Lene har laget, og eller den kan bli representert av henne. Dette skal finnes ut av - Alle lagene skal ha en Fair Play ansvarlig. Lag som ikke har en slik representant, må skaffes seg det. May Lene følger opp dette med Lagledere. Hun vil ha kontakt med Fair Play ansvarlige på hvert lag for å kunne gi informasjon direkte til dem. - Før neste styremøte skal denne listen være klar. - May Lene vil at informasjon om Fair Play skal være synlig på nettsiden vår. Hun skriver noe som kan legges ut av Andreas. - Det skal lages store skilt med Fair Play reglene, som skal henge på alle banene våre Mona SA Ståle May Lene kontakter lagledere, og følger opp Fair Play ansvarlige May Lene samarbeider med Ståle og Mona S om skiltene Andreas legger ut info om Fair Fortløpende Sjekk av mål snarest Senest 15.august dugnadsarbeidet Oppmerking, og hva som må sjekkes ut snarest Side 2

3 play på nettsiden 9. Informasjon Andreas - Administrasjonen skal oppdatere lagsidene. Mona / Jørn? - Andreas sin rolle skal tydelig mer, samt enighet om hvordan de ulike kanalene skal brukes. Andreas lager et forslag til dette Dette ble diskutert: 1. Retningslinjer rundt bruken av de ulike kanalene 2. Hvem administrer de ulike kanalene? 3. Hvem som skal ha tilgang på de ulike kanalene? 4. Hvem som skal ha overoppsynet for det som / legges ut hva og hvor det legges ut. Andreas kommer med et forslag på sin rolle og punktene 1-4 Slutten på juni Andreas fortalte og forklarte om de 4 kanalene vi har i OI Facebook, mail, nettsiden og nyhetsbrev - Facebook: Denne kanalen er mest brukt. Alt kan publiseres på denne siden. - Alle i styret bør ha tilgang og kunne publisere. - Lagene bør ha en som har tilgang og publiserer noe om sitt lag (3-4 ganger i året er et forslag) men med retningslinjer på hva som kan legges ut. - Cuper en ansvarlig som kan publisere noe om disse - Nettsiden: saker fra Facebook kan tas til nettsiden. Informasjonsansvarlig og noen få til (Jørn Wibe) skal ha en administrerer rolle. Tekst som skal inn på nettsiden skal sendes til informasjonsansvarlig, før det legges ut. - Lenke fra hovedsiden til Facebook og visa versa. - Nyhetsbrevet: Er dette utdatert? pr. dags dato er det kun noen få ting som tas opp her. Vi landet ikke på noe bestemmelse her. Avventer hva Andreas sitt forslag viser Annet fra Andreas: - Mail kvalitetssikre mailene som gås ut. Pass på hvem du svarer og hva du svarer for at det ikke skal komme for mange mail med informasjon som ikke er relevant for alle. Vi trenger ikke svare alle når svaret bare er «ok», «flott» etc. - Mailer vi skal sende til lagledere, det trenger ikke gå gjennom Administrasjonen 10. Marked andelssalg Vidar Administrativ Leder Mona SA la frem Mona S og Jørn sine punkter: - Supersøndag 11. september (for trenere, med barna tilstede) med Boni og Jonathan. Vi tester en søndag. Det er en 5 timers økt og koster 9000,-. Hvem holder i dette: Jørn Wibe Side 3

4 Hvem skal kvalitetssikre dette? Hvordan dette og hvem som gjør det må bestemmes. Hva skal vurderes? Forslag: Steffen og de andre i følger det opp i første omgang. - Trenerforum om hospitering 24.august, Mona har booket Helgestua - Steffen og Boni har gjort avtale om dette, og skal lande mer på innholdet. - Vi fikk mange gode spørsmål fra Jørn: 1. Ja til påmelding 2. Bare teori 3. Seniorlag skal med 4. Hvordan skal trenerforumet ta opp: svar - hospiteringsordningen, modell, avklaring og spørsmål Steffen og Boni Treningsavgift og medlemskontingent: - Treningsavgift for lagene som har betalt trenere: ADM skal fakturere de årgangene det gjelder. - Neste år: Vi må passe på hvilke lag det gjelder til neste år og legge ved faktura med en gang. - Dette må informeres om til lagledere om foreldre har problemer med å betale fakturaene: Lagleder kan ta kontakt med administrasjonen om betaling om det viser seg vanskelig å gjennomføre. - Treningsavgiften kan evt. sendes ut tidligere enn i år for å fordele betalingen over et år. På den måten kommer de ikke så tett på hverandre. - Alle i styret må ha tatt minst et lederkurs. Dere som ikke har det må gjennomføre dette. Kursene består av 3 deler (lederkurs 1, 2 og 3) - Lederkurs 1 på kvelden på Ekeberg: 12.,14. og 15. september eller 10., 11. og 12. oktober - Lederkurs 2: 16.og 17. september på Son spa - Lederkurs 3: 22.og 23. oktober på Son spa Alle som ikke har hatt kurs gir Mona SA beskjed om hva som passer 12. Styreleder i Fotballgruppa Mona SA - Evaluering av akademiet: - Mona la frem resultatene av undersøkelsene som er gjort. Barnas undersøkelse: Det kom inn en del svar. Mange av svarene var veldig like svar. Totalt er barna fornøyde med akademiet. Jentene - Jentene er passe fornøyde med akademiets tilbud. De yngre jentene er mer fornøyde enn de eldre. De eldre jentene opplever at de har Side 4

5 fått mer negative tilbakemeldinger av trenerne. Dette gjaldt spesielt 03- og 02 jentene). Mange av kommentarene som ble gitt viser at jentene ønsker mer variert oppvarming. Guttene er stort sett veldig fornøyd. Deres kommentarer var få og varierte. Men det handlet mest om at guttene er fornøyde med tilbudet som gis. Dette viser at det er forskjell på jenter og gutter, og at det må tas hensyn til av Boni og Jonathan. For eksempel at jentene opplever kommunikasjonen mindre god. Dette må tas tak i og endres. Foreldrenes undersøkelse: Undersøkelsen gikk ikke helt riktig for seg, da flere av foreldrene kun fikk noen av spørsmålene og andre fikk hele undersøkelsen. Derfor var det færre som svarte enn ønsket. Mona SA sendte ut en mail til alle med spørsmålene. Tilbakemeldingen er at foreldrene er fornøyd med kommunikasjonen med trener og med informasjonen på nettsidene. går i dialog med Boni og Jonathan før høstsesongen er i gang - Tiltak: tar med svarene videre, og ser om det skal endringer. Noen i styret gav uttrykk for at lengden på vårens akademi kan vurderes. Kan det evt sluttes ved sesongstart, da det er mye aktivitet i fotballen ellers? Andre igjen mente dette var bra, da barna får et godt alternativ til egen fotballspilling i sitt lag. Dette evalueres av - Justering av lønn og organisering i ADM I budsjettarbeidet over nytt år ble det enighet i styret om å øke lønnen til administrasjonen med 5%. Dette er ikke referatført. Styret besluttet at lønnen justeres og etterbetales for månedene som allerede er gått i Jørn Wibe og Mona Schrøder har for øvrig justert sine stillinger til 50-50%. Dette er godkjent av styreleder Mona AS. Fotballgruppa ønsker at justering av stilling innenfor 1 årsverk også senere skal besluttes av styreleder. Styreleder har gitt ADM i oppdrag å utarbeide en statuskrivelse, oversikt over arbeidet som og en innstilling over endringsbehov over sommeren. Dette skal kartlegges og legges frem til fotballgruppa. 13. Eventuelt - Intet å rapportere skriftlig om. Side 5