INNKALLING/PROTOKOLL STYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING/PROTOKOLL STYREMØTE Møte (nr og år): Tid: Sted: Innkalles: Frafall: Møte nr februar kl Møterommet i Bjølsenhallen Alexander Haugli, Anders Schjelderup Lyng, Vibeke Thiblin SAKSLISTE Sak 1/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling møte nr Innkallingen godkjennes uten endringer. Sak?/2013 Godkjenning av referat Leder informerer Referat møte nr? Referatet godkjennes uten anmerkninger Sak?/2013 Regnskapsrapport Hovedtall: Forklaringer: Prognose: Regnskapsrapport Styret tar gjennomgangen til orientering. Følgende tiltak igangsettes: Sak?/2013 Oppfølging strategi/ handlingsplan Tidligere vedtak: Oppfølgingsplan strategi Styret tar gjennomgangen til orientering. Følgende tiltak igangsettes: Sak 2/2014 Konstituering 16/1-14: Ekstraordinært årsmøte i Sagene IF besluttet følgende: Å innlemme bryting som egen avdeling i Sagene IF. Å velge et interimstyre til å lede avdelingen fra til eget årsmøte ila mars Det er nødvendig at interimsstyret gjør et vedtak der man konstituerer seg og velger en leder. Du kan lese protokollen fra årsmøtet: her 16/1-14: Brytestyret i Sagene IF er nå konstituert. Alexander Haugli utnevnes til leder, de andre utnevnes til styremedlemmer.

2 Sak 3/2014 Budsjett /1-14: Brytestyret må vedta et budsjett for sin aktivitet for 2014m utkast ligger vedlagt. Grunnlag: Inntekter: Gjensidigestiftelsen og treningsavgift. Kostnader: Lønn trenere, utstyr, cuper, sosial aktivitet, kurs, markedsføring. Treningsavgift: Overslag 500 kr x 70 medlemmer = kr Utkast til budsjett /1-14: Utkast til budsjett vedtas. Sak 4/2014 Treningsavgift /1-14: Et krav for å være medlem av et idrettslag er at man betaler medlemsavgift til hovedlaget og treningsavgift til avdelingen/ idretten man er med på. Medlemsavgiften i Sagene IF er på 400 kr. Brytestyret må vedta en treningsavgift for å være med i brytegruppa, denne bør inkludere lisensen alle medlemmene må betale til bryteforbundet på 150 kr. Daglig leder fakturerer medlems- og treningsavgift så fort medlemslisten er oppdatert. Årsmøtet i bryting 2014 bestemmer treningsavgift for /1-14: Det vedtas en treningsavgift for å være med i brytegruppa i 2014 på 650 kr, dette inkluderer lisens til bryteforbundet. Trenere og styremedlemmer får unntak. Yngre søsken betaler halv pris. Faktura skal spesifisere medlemsavgift, treningsavgift og lisens til bryteforbundet for å synliggjøre fordelingen. Utøvere bør informeres om hva lisensen innebærer. 23/1-14: Medlemmer informeres om treningsavgift (medlemskap i Sagene IF kr 400, medlemsavgift kr 500, lisens til bryteforbundet kr 150), distribuert via mail av Vibeke 31. januar. Sak 5/2014 Medlemslisten 16/1-14: Sagene IF har sitt medlemsregister i medlemsnett ( Dette er en nettbasert løsning som leveres av Sparebank 1. Ut fra medlemsnett sender vi også ut fakturaer for medlems- og treningsavgift, samt kan kommunisere med alle medlemmene på epost. Alle styremedlemmene er gitt adgang til å logge seg inn på medlemslisten til brytegruppa, og kan her legge til nye medlemmer og oppdatere info på gamle medlemmer. Pt er det 49 medlemmer av Sagene IF bryting som er registrert i medlemsnett. Det er imidlertid mange som trener som ikke er registrert, og det er registrert mange gale opplysninger. Dette må vi få rettet opp i før vi sender ut faktura for treningsavgift. 16/1-14: Anders og Alexander fra styret deltar på trening 17/1 og starter arbeidet med å identifisere uregistrerte og rette opp feil sammen med Hakim og foreldre. 23/1-14: Arbeid med medlemslister må gjenopptas. 28/2-14: Styreleder skriver ut oppdaterte medlemslister som leveres på fredagstrening. Hakim roper opp og registrerer hvem som er på trening, og leverer innmeldingsskjema til barn som ikke står på listen. Sak 6/2014 Treningstider

3 16/1-14: Sagene IF bryting trener i dag på fredager og lørdager Det er gitt tilbakemeldinger på at det er for store grupper, at barn og ungdom bør deles og at det bør settes opp flere treninger pr uke. Styret bes diskutere og vedta nye treningstider. Følgende er planlagt igangsatt: Deling av barn og ungdom (dele treningen fredag kveld?). Samarbeid med Bjølsen AKS om brytetrening tidlig på ettermiddagen (hvilke dager? Snakke med AKS?) Bryteforbundet må hjelpe oss med å få mer treningstider i hallen fom august /1-14: Vibeke og Hakim kontakter AKS og diskuterer samarbeid. Pga stort antall barn vurderes delt trening fredag og lørdag; etter samtale med Hakim foreslås følgende: Trening for barn 1. til 3. klasse: Fredag :00, lørdag 13: Trening for barn 4. til 6. klasse: Fredag 18:00 19:00, lørdag 14:00 15:00 Trening for ungdom: Fredag 19: , lørdager :30. Diskuteres videre på neste styremøte, torsdag 23/1. 23/1-14: styret beslutter at nye treningstider for 1-4 klasse er fredag 17:00-18:30 og lørdag 13:00-14:30, og for 5 klasse og oppover fredag 18:30-20:00 og lørdag 14:30-16:00. Medlemmer informeres via mail (Vibeke) 31. januar, og gjelder fra 1. februar. Vibeke og Hakim har startet dialog med AKS på Bjølsen Skole for å forsøke å få til et samarbeid. Foreløpig tilbakemelding fra leder Taina er Dette kan være en interessant løsning evt. en dag i uken. Sak 7/ 2014 Innkjøp av utstyr 16/1-14: Hakim og Shad har utabeidet et forslag til hva slags utstyr vi skal kjøpe inn: Brytematte med 2 ringer Trekk til brytematte Dukker, 3 små og 2 store Medisinballer, 5 stk a 2 kg Klatretau Pullupsstang Dipsplate Musikkspiller Madrass (?) Styret bør jobbe med å finne en leverandør som kan gi oss en tilbud på dette utstyret. Torshov sport og fighter sport bør spørres. Styret må vedta hvilket utstyr vi skal kjøpe inn, på bakgrunn av listen over og budsjettrammene for utstyr vedtatt i sak 3. 23/1-14: Hakim melder at han trenger vekt. 16/1-14: Vibeke innhenter pristilbud fra 3 leverandører (Torshov sport, Fighter sport og svensk leverandør). Styrketreningsrom skal etableres i Bjølsenhallen, styret ønsker derfor ikke å prioritere innkjøp av pullupstang og dipsplate. 23/1-14: Fighter Sport har ikke matter og dukker, kun drakter og sko. Bryting/304 Bryting/150 Med klubbavtale får vi 20% rabatt på Adidas, 30% rabatt på Fighter og Budo- produkter.

4 Bryterommet er målt opp og er 10x15m. HGB Backstrøm må informeres slik at de kan sende oss tilbud. Sak 8/ /2: avvent matter, må avklare rom- situasjon før matte legges ut. Vibeke ber om tilbud på brytedukker fra Adidas Budo Store. Styret bør kjøpe inn brytedrakter og brytesko som kan brukes i forbindelse med oppvisningskamper etc. Hakim sjekker på Elkjøp om han kan finne passende vekt under 700,-. Dato for årsmøte /1-14: Sittende brytestyre er et interimsstyre som skal lede brytegruppa fra til eget årsmøte ila mars Brytestyret bes finne en dato til møtet. Årsmøtet i hovedlaget er 29. April Årsmøtet i brytegruppa må gjennomføres før dette, aller helst i slutten av mars. Forberedelsene til årsmøtet bør settes opp som sak i styremøte 2-1,5 mnd før årsmøtet, da rekker man å gjøre det lille som er nødvendig. Sagene Ifs lov definerer årsmøtets forberedelser, oppgaver og innhold. Maler for innkalling, sakspapirer og protokoll ligger på sageneif.no Lov for Sagene IF og maler for årsmøte (kode 1921sagene) 16/1-14: Årsmøte avholdes 11/4 klokken 17:00 i Bjølsenhallen. Innkalling til årsmøte må sendes ut 11/3. Sak 9/2014 Involvere foreldre 23/1-14: Brytegruppen har behov for å involvere foreldre som er til stede på treninger. Foreldrene kan bistå med å følge med på barn som forlater treningsrommet. Brytegruppen har også behov for at flere foreldre involveres i styrearbeidet. 23/1-14: Styret bør organisere en sosial hendelse ifm trening, og starte dialog med foreldrene. Hakim har snakket med Ida, mamma til Sebastian. Hun er interessert i å bidra, men funksjon/rolle er uavklart. Jobber på SATS. 28/2-14: avventer sosial hendelse til etter at fakturaer er sendt ut og betalt. Sak 10/2014 Instruktører 23/1-14: Brytegruppen har behov for flere trenere/instruktører. Vi har svært mange barn på treningen. Treningen er også sårbar med tanke på f.eks sykdom, ferie, etc. 23/1-14: Alexander sender mail til bryteforbundet og sjekker muligheter for stillingsannonse. Hakim forteller at Hamza kan være interessert i trenerrolle. 28/2-14: Inoka Eileen Skjønhaug er interessert i å bidra som trenerassistent. Kontaktinfo: / eileen.skj@hotmail.no. Inoka kalles inn til neste styremøte. Sak 11/2014 Elektronisk kommunikasjon 23/1-14: styret bør kommunisere elektronisk. Enkelt tilgjengelig informasjon kan være med på å skape et miljø rundt brytegruppa. Nettside er opprettet, styret må utnevne en ansvarlig for siden. Styret vurderer om egen sagene IF Bryting epost, facebook, twitter og instagram- konto skal opprettes. 23/1-14: epost- adressen sageneifbryting@gmail.com er opprettet. Passord deles med styremedlemmer. Infoskriv som sendes ut 31. januar informerer medlemmene om denne adressen.

5 28/2-14: Alexander sender informasjon om epost- konto til styremedlem. Sak 12/2014 Turneringer 23/1-14: styret må se på terminliste for 2014 og vurdere hvilke turneringer som kan være aktuelle for brytegruppa å delta på. 23/1-14: Atlas cup 5-6 april kan være aktuell. Alexander kontakter og sjekker priser og praktisk informasjon. 28/2-14: Etter samtale med Hakim kommer styret frem til at Atlas cup er for nært i tid. Sak 13/2014 Regler for oppførsel 28/2-14: Brytegruppa har behov for å implementere et sett med regler for oppførsel på trening og andre sammenhenger. 28/2-14: Forslag til regler Vi møter presist til trening, ferdig skiftet til treningstøy. Vi skal ha respekt for trenere og de vi trener med. Det vi lærer på brytingen, skal kun brukes på trening og kamp. Om vi må forlate treningslokalet, gi beskjed til treneren. Vi gir beskjed til treneren når vi kommer tilbake. Når vi bryter er vi tett på hverandre, så vi sørger for god hygiene, klipper negler, etc. Regelverket videreutvikles på neste styremøte. Sak 1 Sak 2 Orienteringssaker (krever ikke vedtak) Opplæring i Klubb Admin. Einar Eriksen ønsker gjennomgang med Bryte- styret slik at styret kan administrere medlemmene. Alexander og Einar har foreløpig avtalt gjennomgang 17/2 18:00, men Anders har ikke mulighet da. Alexander sjekker om opplæring kan flyttes til 23/2 18:00. Møte med Anders A Vik 10/2 i regi av Sagene IF. Fra innkalling: Møteleder er Anders A. Vik. Vik er ekspert på å hjelpe idrettslag med å øke inntektene, og er leid inn for anledningen. Hans oppgave er blir å hjelpe oss å finne tilskuddsordninger og sponsormidler til de prosjektene/ aktivitetene vi mangler penger til. Vi ber derfor om at avdelingene i forkant tenke gjennom hvilke prosjekter/ aktiviteter de ønsker å få finansiert og å bringe dette med i møte. Sak 3 Sak 4 Sak 5 Møte 1 Møteplan styret Styremøte, torsdag 23/1 18:00

6 Møte 2 Møte 3 Møte 4 Møte 5 Styremøte, torsdag 30/1 18:00 Styremøte, fredag 28/3 17:00 Styremøte, fredag 21/3 17:00 Årsmøte, fredag 11/4 17:00