Årsrapport for alminnelige domstoler og Finnmarkskommisjonen. Årsrapport til Domstoladministrasjonen for Jæren tingrett

Transkript

1 Årsrapport for alminnelige domstoler og Finnmarkskommisjonen 2014 Årsrapport til Domstoladministrasjonen for Jæren tingrett 1

2 DEL I : KOMMENTARER TIL RESULTATOPPNÅELSE OG ADMINISTRATIV UTVIKLING I 2014 Årsrapporten for 2014 viser følgende hovedpunkt: Antall innkomne MED saker har økt med 37,8 %, tvistesaker har økt med 3,3 %. Antall innkomne ENE-saker har gått ned 15,5 % i forhold til Omregnet til innkomne VKT saker, har disse økt med 2,3 %. For andre sakskategorier er det særlig konkurssakene som har økt kraftig. Domstolen har overholdt fristene for saksbehandlingstid for TVI og ENE sakene, men dessverre ikke for MED-sakene. Det er avsagt 69 flere dommer i straffesaker i 2014 enn året før, mens antallet dommer i sivile tvistemål ligger på samme nivå som i fjor. Antall rettsmeklinger har økt fra 28 stk i 2013 til 49 stk i Forliksprosenten er på hele 85,7 % i 2014 Det er en økning i restansene for TVI- og MED-saker, mens restansene i ENEsakene er redusert. De er nå tilbake på tidligere nivå. Det er gjennomført rettsmøtetimer i avsluttede TVI-, MED- og ENEsaker i 2014 mot året før. Vi har behandlet flere store saker høsten 2014, som krevde ekstraordinær saksbehandlingskapasitet, blant annet to økonomisaker med til sammen 378 rettstimer. Siden dom i disse sakene først vil bli avsagt i januar 2015, inngår ikke sakene i tallene ovenfor. På grunn av restansesituasjonen og ettervirkningen av de store sakene kan vi forvente at saksbehandlingstiden kan øke ytterligere i Vi har imidlertid lagt inn flere tiltak som vi tror og mener vil resultere i nedbygging av restanser. Tingretten har 2014 hatt en dommerbemanning på nivå med ressursfordelingsmodellen for 2014, men er underbemannet med ca. to årsverk på saksbehandlersiden. Vårt mål for sykefraværet i 2014 var å få dette ned til 5,5 %. Vi er svært fornøyd med at sykefraværet ble på 4,6 %. Domstolen har hatt et mindreforbruk til overføring 2015 på ca. kr ,-. Dette er 1,8 % av tildelt beløp i

3 1.1 Rapporteringskrav for 2014 Tingretten vil sende svar ved bruk av Questback på de ulike rapporteringsspørsmål. 1.2 Domstolens saksavvikling - forklaringer til forretningsstatistikken Kodeforklaring TVI = Sivile tvistesaker (vedrørende kjøp, salg, barn, fast eiendom, overprøving av offentlige forvaltningsvedtak osv.) MED = Straffesaker med meddommere. ENE = Straffesaker med en fagdommer (tidligere kalt forhørsrettssaker og gjelder dom i tilståelsessaker, fengslinger, ransakingsbeslutninger osv.) VKT = Vektet sak (samlet saksmengde TVI, MED og ENE etter formelen 1 VKT = 1 TVI = 1/3 MED = 1/6 ENE) Utviklingen i saksmengde 2014 A. GENERELT/OVERSIKT Utviklingen illustreres ved å se på sakstallene for de ulike sakskategorier: Tabell 1: Utviklingen i antall innkomne saker per år (for tidsrommet fram til er tallene redusert for Sola kommune som senere er tatt ut av embetskretsen) fordelt på sakstyper og samlet Endr. TVI ,3 % MED ,5% ENE ,5% VKT ,3 % Tabellen nedenfor illustrerer hvordan saksinngangen har vært de senere år. Fig.1: Diagram over utviklingen av antall innkomne saker per år (for tidsrommet fram til er tallene justert for Sola kommune som senere er tatt ut av embetskretsen) målt i VKT. 3

4 Vi ser en økning i innkomne MED og TVI saker, mens ENE saker har hatt en nedgang siste år. Samlet har vi en økning i VKT saker på 2,3 %. B. TVISTESAKER Utviklingen av antall TVI-saker som er innkommet per år vises nedenfor. (Det er ikke tatt hensyn til at noen sakstyper ble omkodet ved innføringen av den nye tvisteloven.) Fig. 2: Diagram over antall innkomne tvistesaker (tvistemål før 2007) i perioden De siste fire år fordeler TVI-sakene seg slik på noen hovedkategorier: Tabell 2: Tvistesakene fordelt på undergrupper. Tall fom 2011 tom 2014: Sakstype Antall innk Antall innk Antall innk Antall innk Endring Alminnelig tvistesak Sak etter ekteskapsloven Sak etter barneloven Arbeidsrett og arbeidstvister Tvangsinngrep/barnevern Annet Sum Tabellen viser en økning i de aller fleste sakstypene, og mest økning i arbeidsrettssaker og saker etter barneloven. Nedgangen i barnevernssaker skyldes blant annet færre overprøvinger av akuttvedtak. Dette antas å ha sammenheng med at fylkesnemnda nå er mer ajour. Et annet utviklingstrekk er at vi har hatt en stor økning i såkalte "småkravsaker", som er saker med tvistesum under kr Det er totalt innkommet 38 slike saker i 2014 mot 10 saker i I tvistesakene blir det gitt tilbud om rettsmekling. Jæren tingrett har innført såkalt svak spesialisering og rettsmekling foretas hovedsakelig av to-tre erfarne tingrettsdommere. Det ble gjennomført 49 rettsmeklingsmøter i 2014, dvs. i 21,3 % av tvistesakene. Vi ser her bort fra saker etter barneloven og overprøvingssakene. Det har vært en økning i forhold til 2013, da det var 28 rettsmeklingsmøter. 42 saker endte med forlik i 2014, noe som gir en forliksprosent på hele 85,7. Målet er å stabilisere og om mulig øke antall rettsmeklinger ytterligere. Det er også gjennomført 1 rettsmekling for Dalane tingrett i 2014 her hos oss. 4

5 C. STRAFFESAKER Det har vært en meget sterk økning i innkomne MED-saker i Økningen er på hele 122 saker eller 37 % - i forhold til fjoråret. Sammenlignet med tidligere år er antall innkomne MED-saker på sitt høyeste i Figur 3: Diagram over antall innkomne MED-saker i perioden Saksinngangen er noe ujevn gjennom året, med flest saker i mars hvor det innkom 64 saker. Også i juni, oktober og desember var det mange innkomne MED saker; hhv. 55, 54 og 54. Som påpekt i de siste års årsrapporter har det over tid bygget seg opp store restanser med uavgjorte straffesaker hos politiet, som opprettet en egen arbeidsgruppe for å nedarbeide disse. Denne gruppen var operativ tom. 1. juli I tillegg kommer økningen i nye straffesaker, som er i tråd med hva politiet varslet. For Jæren tingrett resulterte dette bl.a. en sterk økning i ENE-saker i 2013, mens MED-sakene da hadde en svak nedgang. For 2014 har det vært en sterk økning i MED-sakene, mens innkomne ENE-saker har gått ned med 222 saker i 2014 i forhold til samme tid i fjor. De ligger nå på samme nivå som i Dette illustrerer hvordan styrkingen av påtalemyndigheten i politiet, og de prioriteringer som gjøres der, får direkte følger for arbeidsmengden i tingretten. Et annet utviklingstrekk er at sakene blir større og mer arbeidskrevende. Det tilsvarende diagram for utviklingen i ENE-sakene fremkommer av diagrammet nedenfor: Figur 4: Diagram over antall innkomne enedommersaker i perioden

6 Noen deltall viser hvordan innkomne ENE-saker fordeler seg på kategori: Tabell 3: Antall innkomne ENE-saker fordelt på ulike underkategorier: ÅR Fengslinger Tilståelsesdommer Førerk.- Besøks- KK Annet Sum*** * beslag forbud Saker** (52)**** (57)**** (58)**** (33) 1213 * Av fengslingene i 2014 er 85 førstegangsfengslinger mot 97 i ** KK-saker er saker om kommunikasjonskontroll *** Tallene er hentet ut fra saksavviklingsstatistikk enedommersak med kravfordeling. **** I annet inngår bl.a. dommeravhør, som fremgår i parentes. Det har vært en nedgang på 25 saker fra i fjor. Hver sak kan innebære avhør av flere barn og innebærer en betydelig arbeidsbelastning for tingretten. Som tabellen viser er det særlig fengslingssaker og beslutninger som har hatt en nedgang, mens begjæringer om tilståelsesdommer, førerkortbeslag og besøksforbud ligger på nivå med fjoråret Andre sakstyper For de saker som ikke er med i TVI-, MED- og ENE-sakene, var det i perioden følgende utvikling i antall innkomne saker: Tabell 5: Innkomne andre saker Skjønn Skiftesaker Tvangssaker Konkurssaker Gjeldsordningssaker Vigsler Testament Administrative føringer* 402 (8) 354 (21) * Tall i parentes er utenlandske forkynninger. 258 (27) Det er en liten reduksjon i antall skjønn og gjeldsordningssaker samtidig som det er økning i skiftesaker, tvangssaker og en økning på ca. 20 % i konkurssaker. Som det fremgår av oversikten er det noen færre vielser og testamenter. Ved administrative rutiner for føringer er rutinene endret slik at det blir et stort avvik her fra 2013 til Restanse/beholdningsutviklingen 676 (51) 390 (48) 746 (92) 442 (82) -304 (-10) Tabell 6: Restanse/beholdningsutviklingen ved hver måneds slutt i 2014, fordelt på sakstype: Des Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Des MED ENE TVI VKT

7 Tabell 6 viser en jevn økning i de samlede restansene utover året, med en topp i VKT saker i august. Restanser i MED-saker er altfor høy, og vi gjennomfører i 2015 flere prosjekter for om mulig få redusert disse. Økningen i restansene av TVI-saker fortsetter og er en direkte konsekvens av at vi bruker mer tid på straffesakene. Nedgangen i restanser av ENE-sakene viser også dette Saksbehandlingstid/frister A. GENERELT Saksbehandlingstiden for sakene i 2014 har vært slik det kommer fram i tabell 7. Tabell 7: Saksbehandlingstid i antall dager: Normtall (målsetning) Tall for alle tingretter Jæren tingrett 2013 TVI MED ENE Jæren tingrett 2014 Som det går fram av tabellen har embetet holdt seg innenfor kravene til saksbehandlingstid TVI og ENE-sakene. For MED-sakene er saksbehandlingstiden fortsatt for høy. Den har økt med 22 dager i forhold til 2013, da den var på 127 dager. B. SIVILE TVISTESAKER Tvistelovens krav er at hovedforhandling etter allmennprosessen skal begynne senest 6 måneder etter at saken kom inn. I småkravsaker skal dom ikke avsies senere enn 3 måneder etter at saken kom inn. Et utslag av bestemmelsen er at beløpsmessig mindre viktige saker må prioriteres foran andre og kanskje mer viktige saker. På grunn av den generelle restansesituasjonen ved embetet har en ikke kunnet prioritere småkravsaker like høyt som før. Som det fremgår ovenfor ligger saksbehandlingstiden i TVI-sakene godt innenfor normen på 180 dager. Den reelle saksbehandlingstiden er imidlertid høyere, siden vi avvikler færre saker enn de nye som kommer inn. Av en restanse på 205 saker er 85 saker 6 måneder eller eldre - mot 78 året før - 38 er 9 måneder eller eldre mot 42 året før - og 14 saker er 12 måneder eller eldre mot 20 året før. Det innebærer at saksbehandlingstiden er på eller over normen på 180 dager i 137 saker. Det er de prioriterte sakene, og saker som heves som forlikt gjennom rettsmekling mv., som trekker ned gjennomsnittlig saksbehandlingstid. Det er imidlertid gledelig at vi har en svak nedgang i restansene av de eldste sakene. I saker som ble avsluttet i 2014 er de foran nevnte frister overskredet i 39 saker mot 36 saker i I 25 saker, dvs. 64 % av sakene, er stor arbeidsbyrde oppgitt som årsak til overskridelsen, men andre interne forhold og eksterne forhold fremkommer også. I småkravsakene er det 30 saker som ikke er avsluttet innen 3 måneders fristen. I 25 saker er grunnen oppgitt å være interne forhold og stor arbeidsbyrde. Det er registrert 17 saker hvor dom er avsagt etter fristen i tvisteloven I 15 av disse sakene er årsaken oppgitt til å være stor arbeidsbyrde. 7

8 Utviklingen i restansene i TVI-sakene illustreres av følgende tabell: Figur 6. Tabellen viser forskjellen i restanser i TVI saker pr. mnd i 2012, 2013 og 2014 C. STRAFFESAKER Etter straffeprosessloven 275 første ledd skal retten beramme saken senest to uker etter at den innkom, så sant ikke særlige forhold er til hinder. Det har vært oversittelse av 2-ukersfristen i hele 152 saker mot 93 saker i Fristoversittelsene skyldes dels den store økningen i saksinngang og dels mange nyansettelser i tingretten i 2014, som har ført til redusert saksbehandlingskapasitet i forbindelse med tiltredelse og opplæring. Det er iverksatt tiltak for å redusere saksbehandlingstiden, blant annet gjennom flere interne tiltak og samarbeidsmøter mellom politiet og ledelsen her. Vi har tro på at tiltakene etter hvert vil gi de ønskede utslag. For MED-sakene er det i straffeprosessloven 275 annet ledd bestemmelser som setter en frist på 6 uker for saker hvor tiltalte er fengslet eller under 18 år. Denne fristen er i 2014 oversittet i 27 saker, hvorav 17 gjaldt saker med tiltalt som var fengslet, og 10 saker med tiltalte under 18 år. Restanseutviklingen for MED-sakene fremgår av tabellen nedenfor: Figur 7. Tabellen viser forskjellen i restanser i MED saker i 2012, 2013 og Restansene pr. september 2012 anses representativve for tidligere nivå på saker. 8

9 Den tilsvarende tabellen over restanseutviklingen for ENE-sakene er slik: Figur 8. Tabellen viser forskjellen i restanser i ENE saker i 2012, 2013 og 2014 I Jæren tingrett er det hver uke, hele året, avsatt en dommer til behandling av fengslingssakene og en dommer til behandling av de andre ENE-sakene. Andre dommere bistår ved behov. Ved inngangen til 2014 var denne ordningen ikke tilstrekkelig til å holde restansene i ENE-saker på et jevnt nivå og saksbehandlingstiden nede. Dette har derfor vært en prioritert oppgave i På grunn av nedgangen i ENE-saker i 2014 har vi i 2015 justert ordningen for å kunne avvikle flere MED-saker. Målet er å få ned restansene. Saksbehandlingstiden i ENEsaker er økt fra 22 dager i 2013 til 27 dager i Produksjon Produktiviteten kan måles på ulike måter. Det er til sammen gjennomført rettstimer i avgjorte TVI, MED og ENE-saker i 2014 mot i Hver dommer har gjennomsnittlig hatt totalt 333 rettsmøtetimer i avgjorte TVI, MED og ENE-saker. Det er da ikke gjort fradrag for medgått tid til administrasjon for sorenskriver. Rettstimetallene, på til sammen 378 timer, i de to store økonomisakene som vi har gjennomført høsten 2014 inngår imidlertid ikke, siden dommene først blir avsagt i januar Justert for dette blir antallet rettmøtestimer pr. dommer 367,7 timer i har vært preget av at vi har avviklet flere store saker, særlig i løpet av høsten. Utenom økonomisakene som er nevnt ovenfor, har vi blant annet hatt en større narkotikasak med 4 tiltalte og et skjønn med ca. 50 parter. Samlet sett har disse 4 sakene krevd en saksbehandlingskapasitet på nærmere ett dommerårsverk. (vanligvis avgjør en dommer VKT saker i løpet ett år). Antallet avgjorte saker må ses i lys av dette. For avgjorte saker vises produksjonen i TVI, MED og ENE-sakene i tabellen på neste side. 9

10 Endring fra Tot. avgj. Dom Kjennelse Beslut ning Tot. avgj. Dom Kjennelse Beslut ning Tot. avgj. Dom Kjennelse Beslut ning TVI MED ENE VKT Tabell 8: Viser totalt avgjorte saker, saker avsagt med dom, kjennelse og beslutning i 2013 og Tabellen viser at domstolen har avgjort flere saker og avsagt flere dommer målt i VKT i 2014 sammenlignet med Økningen i avgjorte TVI-saker skyldes økningen i antall rettsmeklinger, mens antall dommer ligger på samme nivå som fjoråret (-1). Det anses også gledelig at andelen straffesaker som er avgjort med dom har økt med 69 saker. Tatt i betraktning de store sakene som er avviklet høsten 2014, er dette meget bra. Det viser at det har vært en meget god innsats fra dommere og saksbehandlere i løpet av året. For noen andre sakstyper er avviklingen som følger: Diff Skjønn Skifte Tvangssaker Konkurssaker Gjeldordningssaker Tvangssakene omfatter blant annet tvangssalg, fravikelse, midlertidig avgjørelse og midlertidig sikring. Antall avgjorte tvangssaker har hatt en oppgang på hele 75 saker og konkurssaker en økning på 33 saker. Også skifte og skjønn har hatt en økning. Gjeldsordningssakene er på omtrent samme nivå som de siste år Prognose for 2014 Ett av utgangspunktene for prognosene er at det over tid vil være en utvikling av saksmengden som henger sammen med utviklingen i folketallet. Det er verd å merke seg at folkeveksten i embetet er blant de høyeste i landet. Fra 1. januar 2013 til 1. januar 2014 hadde befolkningen i embetet økt med innbyggere, fra til , dvs. ca. 2,5 %. Og den 1. januar 2015 hadde folketallet siste år økt med personer, til innbyggere. Embetet vil fortsatt ha en folkevekst, men det er vil alltid være en usikkerhet rundt hvor mye. Andre forhold av betydning for saksutviklingen er at befolkningen vokser raskt, den store andelen unge i distriktet, konjunkturene i markedet og en høy andel arbeidsinnvandring, både fra inn- og utland. Disse forholdene tilsier at både de sivile sakene og straffesakene vil øke mer enn den årlige befolkningsveksten i årene som kommer. 10

11 Fig. 9: Folketallet i kommunene Sandnes, Hå, Klepp, Time, Gjesdal og Forsand per 1. januar for årene (kilde SSB) Antallet innkomne TVI-saker økte med hele 19,8 % fra 2012 til Saksinngangen i 2014 er fortsatt økende og på et høyt nivå, selv om økningen ikke er så stor som året før. En vesentlig del av økningen i 2013 skyldtes en meget stor vekst i saker vedrørende overprøving av tvangsinngrep (hovedsakelig barnevern). Denne type saker har hatt en nedgang i 2014 og er nå omtrent på nivået i 2012, se tabell 2 side 4. Dersom man korrigerer for nedgangen i barnevernssakene, ligger økningen på de øvrige TVI-sakene på totalt 8 %. Uansett er saksinngangen over den prosentvise folkeveksten, og i samsvar med det som er sagt ovenfor. Samtidig gjenspeiler saksinngangen mer usikre tider, med blant annet flere arbeidsrettssaker og tvister vedrørende økonomiske krav. Utenom dette er det saker etter barneloven som har øket mest. Tingretten har i 2014 i noe større grad enn tidligere oversendt saker til familievernkontoret til (fortsatt) mekling der. Vi vil fortsette med dette i 2015 for å høste erfaringer med dette. Samlet sett er det sannsynlig med en fortsatt økning i tvistesakene. Det er vanskelig å spå hvor stor denne vil bli. Basert på middeltallet for økningen i år som det er redegjort for ovenfor (hhv 3,3 % og 8 %), anslår vi at den i alle fall vil bli på 5 % i løpet av neste år. I tillegg kommer at sakene blir mer kompliserte og omfangsrike, og derfor krever mer ressurser. Flere parter og vitner er fremmedspråklige, og det er økt behov for bruk av tolk. Dette fører også til at rettsmøtene blir lengre. For å møte dette vil vi ha økt fokus på aktiv saksstyring, både for å kunne "spisse" sakene fram mot hovedforhandling og for å undersøke muligheten for alternativ konfliktløsning, med blant annet rettsmekling. I løpet av de siste to årene har restansene av TVI-saker økt med 70 saker; fra 132 saker i 2012 til 202 i Økningen siste år er på 30 saker, jf. tabell 6 side 6. Tatt i betrakting at en dommer avvikler VKT saker pr. år, vil det ta tid, og kreve ekstra innsats, å nedarbeide disse. Prioritering av straffesakene, jf. nedenfor, går imidlertid ut over saksavviklingen i TVI-sakene. Vi berammer fortsatt uprioriterte TVI-saker 1 år fram i tid. Det er derfor påregnelig at den gjennomsnittlige 11

12 saksbehandlingstiden i TVI-saker vil øke i 2015 og det er usikkert om vi klarer å overholde normen på 180 dager. Også for straffesakene gjelder at de blir flere, større og mer kompliserte. Det er illustrerende for arbeidsmengden at gjennomsnittlig tidsbruk per hovedforhandling har økt fra 3,9 timer i 2013 til 4,25 timer i 2014, uten at de ekstraordinært store sakene er medtatt i beregningen. Det er påregnelig at denne utviklingen vil fortsette. Det er imidlertid p.t. ikke varslet nye ekstraordinært store saker som er klar for berammelse. Målsetningen for 2015 blir således først og fremst å nedarbeide de store restansene av MED-saker som har bygget seg opp. Ved årsskiftet var de på hele 206 saker, mot et tidligere normalnivå på saker. Det vil kreve ca. ¾ årsverk bare å nedarbeide disse. Vi er svært glad for at vi fra og med 2015 har fått økt bemanningen med en dommerfullmektig. På tross av dette, og at vi har satt av ekstra tid for behandling av straffesaker hele neste år, berammer vi nå uprioriterte MED-saker i mai-juni neste år. Det vil således ta tid å nedarbeide restansene. Det varsles derfor allerede nå at vi neppe vil klare å overholde normen om en saksbehandlingstid på 90 dager i Målet er å være tilbake på det nivået fra og med For om mulig frigjøre mer tid for dommerne, har vi satt i gang et prosjekt for effektivisere behandlingen av salæroppgavene. I den forbindelse vil noen saksbehandlere få delegert ansvar fra dommerne til å avgjøre visse typer salærkrav. På grunn av økningen i rettsmøtetimetallet har det vært økt press på rettssaler og møterom. På sikt vil det være aktuelt med en mindre ombygging for å bedre kapasiteten Tolk Bruk av tolk økte betraktelig for 2013 og har fortsatt å øke også i Det er stort sett tolkning på polsk og litauisk, samtidig som det er flere etterspørsler etter tolkeoppdrag i latvisk, rumensk, russisk og somalisk. Det forekommer også forespørsler i andre språk, men det er sjeldnere. I 2014 fortsatte økningen i antall tolkeoppdrag i straffesaker, herunder en sterk økning i bruk av tolker i tilståelsessaker, førerkortbeslag og fengslingsmøter. I et flerkulturelt samfunn, med høy andel av arbeidsinnvandring vil etterspørselen etter tolk være økende i tiden fremover. Det må også nevnes at vi har ett asylmottak i rettskretsen. Det gis mest tolkeoppdrag til Hero, og det forekommer også egne kontakter som får oppdrag. Cemantix får mest skriftlige oversettelser av dommer og avgjørelser. I sivile saker er det benyttet tolk til ca. 40 saker. Det er en økende tendens til behov for tolk i arbeidsrettssaker, konkurser og i overprøvingssaker. I 2014 har tingretten brukt kr ,- på innleid tolketjeneste. Som det fremkommer av tallene er det en økning på kr ,-. Sammenligner vi med året før, brukte tingretten kr ,- på innleid tolketjenester. Det store antall 12

13 engasjement øker belastningen på administrativt arbeid knyttet til behandling av salæroppgaver osv Bemanning A. GENERELT Tabell 9: Oversikt over bemanningen ved Jæren tingrett: Årsverk Årsverk Sorenskriver 1 1 Tingrettsdommer 7 7 Dommerfullmektig 3 4 Ressursf. d. mod. Totalt dommerårsverk ,9 Avdelingsdirektør 1 1 Saksbehandler 13,3 13,9 Totalt saksbehandler* 14,3 14,9 16,2* Renholder 1,2 1,2 1,2 Ant. Årsverk totalt 26,5 28,1 28,3* *Resssursfordelingsmodellen for 2014 tar ikke høyde for at det fra midten av november 2014 ble overført arbeidsoppgaver og 0,6 stilling som saksbehandler fra Dalane tingrett. Dommerresurser Dommerbemanningen har i 2014 vært i samsvar med ressursfordelingsmodellen - 11 stillinger mot beregnet behov på 10,9. Ressursfordelingsmodellen baserer seg imidlertid på fjorårets tall og tar derfor ikke høyde for økt saksmengde og arbeidsbelastning i løpet av året. På grunn av arbeidssituasjonen ved embetet har vi fått fritak for vakanseordningen, som styret i DA vedtok for 2014, for alle stillinger som har blitt ledige i løpet av året, også saksbehandlere. En tingrettsdommer fikk avskjed i nåde med virkning fra 1. mai. Reelt sett sluttet hun før, på grunn av avvikling av ferie. Ny dommer tiltrådte 1. april samme år. Overlappingen ble dekket av eget budsjett for å redusere belastningen med å ha en vakant stilling i overgangsfasen. Som følge av langvarig sykefravær fikk vi også lyse ut et nytt fast dommerembete forsommeren En dommer som har vært konstituert her i nærmere to år ble utnevnt i oktober, med tiltredelse 1. februar Det er ansatt tre nye dommerfullmektiger i løpet av året, den ene som vikar. Siden vi ikke fikk tildelt ekstra ressurser i forbindelse med avviklingen av de store straffesakene, valgte vi å holde stillingen til en dommerfullmektig som hadde farskapspermisjon vakant fra begynnelsen av mai til midten av august. I stedet ansatte vi en vikar fra august ut året for å få best mulig saksbehandlingskapasitet i løpet av høsten. Også her har domstolen bidratt lønnsmessig av eget budsjett. Stillingen er forlenget som midlertidig stilling første halvår 2015 og deretter som en fast dommerfullmektigstilling fra og med andre halvår På sikt er det ønskelig at ytterligere en av dommerfullmektigstillingene konverteres til tingrettsdommer, for å skape en bedre balanse og fleksibilitet i dommerkorpset mht. avvikling av saker som må settes med embetsdommer. 13

14 I tillegg har en ressursdommer det vesentligste av sine arbeidsplikter knyttet til embetet. Han har vært opptatt med andre oppdrag våren I løpet av høsten har han behandlet 3 sivile saker, hvorav en større TVI- sak over 5 rettsdager og et større skjønn med ca. 50 parter, med til sammen 129 rettsmøtetimer. Saksbehandlerressurser Jæren tingrett har i 2014 hatt 14,3 saksbehandlere fordelt på 17 personer, inklusiv avdelingsdirektøren. I tillegg kommer rengjøringspersonale med 1,2 stilling. Tingretten har vært underbemannet på saksbehandlersiden over år. Etter ressursfordelingsmodellen har saksbehandlerne i 2014 vært underbemannet med nesten 2 årsverk 14,3 mot beregnet behov på 16,2. Jæren tingrett er inne i et generasjonsskifte. Flere saksbehandlere har gått av med pensjon i 2013 og I den forbindelse har vi jobbet for å få ansatt flere saksbehandlere i 100 % stillinger, og vi fikk tildelt en ny stillingsandel på 30 %, som ble lagt til en 70 % stilling med virkning fra Vi fikk også anledning til å lyse ut en 100 % stilling våren 2014 i forbindelse med at en saksbehandler i 50 % stilling gikk av med pensjon 1. juli, og hensett til at vi har hatt langtids sykefravær i en annen 50 % stilling. I 2013/2014 var det derfor flere nyansettelser på saksbehandlersiden. Som erstatning for to saksbehandlere som sluttet ved årsskiftet, begynte en ny saksbehandler i 100 % stilling hos oss allerede i desember 2013 og en annen 1. mars 2014, begge på seksjonen for straffe- og namssaker. Det begynte også en ny saksbehandler i midten av august, som dels skulle jobbe på seksjon straff og dels med sivile saker. På grunn av arbeidssituasjonen har hun imidlertid utelukkende arbeidet med straffesaker. Det har også vært en nyansettelse på seksjon for fellestjenester i november, på grunn av at en av våre dyktige ansatte ble headhuntet til en annen stilling. Etter avtale med sorenskriveren i Dalane og DA har vi fom. høsten 2014 bistått Dalane tingrett med arbeidsoppgaver innenfor økonomi/salæroppgaver og tvangssalgssaker. Da en saksbehandler sluttet i Dalane tingrett fikk vi overført en 60 % stilling til oss. For å få en 100 % saksbehandlerstilling tilførte vi her 40 % fra eget budsjett, og har på den måten lykkes med å ansette nok en saksbehandler i 100 % stilling. I første omgang er stillingen midlertidig, men det vil bli lyst ut en fast stilling innen kort tid. En saksbehandler som er ansatt i en 50 % stilling har vært langtidssykemeldt hele året. En av seksjonslederne har varslet avgang i Nyansettelsene har vært svært positive for tingretten. Samtidig skal det ikke legges skjul på at det har vært ekstra krevende å ha et slikt generasjonsskifte samtidig med underbemanning, økt saksinngang og ekstraordinært store saker. Alle ansatte skal ha honnør for å ha vist en enestående lagånd og "ståpåvilje" for å få dette til. På grunn av det store arbeidspresset har det vært behov for økt bruk av overtid, både blant saksbehandlere og dommere. Det har også vært en ekstra belastning at to av de store sakene har blitt avviklet i eksterne lokaler. 14

15 1.2.9 Vitnestøttetjenesten Vitnestøttetjenesten fungerer godt. Antall vitnestøtter som har gjort tjeneste i 2014 er 14, en mer enn i Disse har vært i kontakt med 362 vitner (333 vitner i 2013). Tjenesten er organisert slik at vitnestøtter tilkalles når det er saker med vitner som vi tror har behov for veiledning/støtte. Vitnestøtter har vært tilkalt 64 dager (59 dager i 2013) og vanligvis møter det 2 vitnestøtter til hver dag. Det er kun små endringer fra 2013 til I straffesaker settes det opp en oversikt over vitnene og når de skal møte opp. Dette gjør at tingretten enkelt kan innkalle vitnestøtte etter behov. I sivile saker er det advokatene som innkaller vitnene, men tingretten vil i 2015 ha økt fokus på behov for vitnestøtte også i sivile saker. 1.3 Helse, miljø og sikkerhet Domstolen sender årsrapporten om HMS-arbeidet i 2014 via Questback. I tillegg har vi følgende opplysninger: Årsrapport HMS 2014 for Jæren tingrett Dagny Egeland er verneombud og Ingrid H. Eldøy er varaverneombud. De velges for to år om gangen. Sist valg var i september Neste valg blir høsten HMS-boken ligger på intranett. HMS boken skal oppdateres årlig. Frist Verneombudet og avdelingsdirektøren har årlige HMS-møter. Møtet holdes i januar hvert år. På dette møtet tas blant annet følgende emner opp: HMS årsrapport fra forrige år HMS handlingsplan for inneværende år Hva vi skal ha fokus på i dette års vernerunde, samt fastsette dato for denne (blir i uke 8 og 9). Vernerunden skal være gjennomført innen 1. mars hvert år Verneombud og lederne i tingretten har tatt grunnkurs innen HMS som DA arrangerer i domstolene. For alle ansatte gjennomfører vi førstehjelpskurs annen hvert år, neste gang dette kurset blir avholdt er høsten Verneombudet var på en fagdag høsten Tiltak for å opprettholde et godt psykososialt miljø: Dommerkaffe hver morgen Speedmøte hver tirsdag morgen for saksbehandlerne Lunsjmøte med frukt hver torsdag Fredagskaffe. Ansvaret er fordelt på hver enkelt. Navneliste henger i spiserommet. Lotteri en fredag i måneden Fagdager/personaltur med faglig innhold og sosialt samvær. Målet er å ha en embetstur annet hvert år dersom økonomien tillater det. Seminar/fagdag evt. i kombinasjon med Julebord 15

16 Bedriftshelsetjeneste: Jæren tingrett har samarbeidsavtale om bedriftshelsetjeneste med Forus Akutten. Våren 2014 fikk alle tilbud om helsesjekk ved Forus Akutten. Nytt tilbud om helsesjekk, som er frivillig, vil bli våren Høsten 2014 var det individuell ergonomigjennomgang med fysioterapeut fra Hinna Fysioterapi. Dommerne fikk også særskilt instruksjon i regulering og innstilling av stolene i rettssalen. Miljøledelse: Domstolen skal ha som mål å ta i betraktning faktorer som kan ha betydning for miljøet. I den forbindelse skal det tas hensyn til det som går fram av punktene nedenfor: Innkjøp innkjøp av miljøprodukter: Avfall øke bevisstheten om forskjellen mellom dokumenter som må makuleres og vanlig papiravfall, samt redusere avfallsmengden. Grønn papirdunk i gangen. Transport motivere ansatte til å benytte kollektive transportmidler, sykle eller gå. Energi skru ned varmen på kontoret ved lengre friperioder ved å bruke internettmuligheten for inneklimastyring. Arbeidsmiljø: Målsetning: Alle ansatte i tingretten skal oppleve at Jæren tingrett preges av trygghet og raushet på arbeidsplassen. Serviceutvikling og holdningsskapende arbeid må jobbes med kontinuerlig. Vi vil videreføre Service & Samhandling, og ha kontinuerlig fokus på erfaringer etter seminarene vi hadde høsten 2013 og Tiltak: felles lunsjmøter Vi har som mål å legge til rette for noen felles møter/fagmøter mellom dommere og saksbehandlere, vår og høst. Aktuelle temaer er faglige utfordringer og opplæring innen Lovisa/IT samt administrative emner. Alle ansatte inviteres til å komme med forslag til tema. I løpet av 2014 har vi hatt fire slike møter to om våren og to i løpet av høsten. På to av disse en gang i halvåret - har vi invitert eksterne aktører for å ha faglige innlegg for oss. I tillegg har vi brukt noen lunsjmøter til opplæring innen IKT, blant annet i forbindelse med innføring av nytt intranett i domstolene. Felles fagdag for alle ansatte er positivt både med tanke på faglig påfyll og inspirasjon, men like viktig er det i forhold til samarbeid og kommunikasjon mellom alle seksjonene. Dette virker positivt for arbeidsmiljøet. Medarbeidersamtaler: Det gjennomføres medarbeidersamtaler med alle ansatte hvert år. Andre tiltak: 1 time trening i arbeidstiden per uke. Kriterier er gitt, gjelder alle Brann: 16

17 Avdelingsdirektøren er utpekt som brannansvarlig for Jæren tingrett. Hun har gjennomført brannvernlederkurs våren Det er gjennomført 2 brannøvelser på huset i 2014, hvorav en uanmeldt. Branntavle ble sjekket etter oppsatte rutiner. Sykefravær: Domstolen følger de retningslinjer for sykemeldte som er gitt knyttet til lovendringen av 1. juli Sykefraværet var i 2014 på 4,61 %. To ansatte i 50 % stillinger har vært 100 % sykemeldt i sin prosentstilling, hhv i tre måneder og hele året i En tredje ansatt har vært sykemeldt i 100 % stilling i tre måneder. Dette trekker ned prosenten og tilsammen var langtidsfraværet på 3,45 %. I overkant av 1 % var kortidsfravær. Vi har hatt fokus på å jobbe systematisk gjennom hele året med tilrettelegging og hatt fokus på trivsel og godt arbeidsmiljø. Vårt mål for 2014 var å få ned sykefraværet til 5,5 %, og det er svært gledelig at dette ble nådd med god margin. Vi ønsker å jobbe videre med å videreføre den gode trenden og ha sterkt fokus på et godt arbeidsmiljø med å få alle til å føle at dette er en trygg og raus arbeidsplass. Akan: Verneombudet har tidligere orientert om Akan på lunsjmøte. Det har ikke vært Akan relaterte saker i IA-avtale: Ny IA avtale ble signert den 18. juni Den nye signerte avtalen er en revidert og fornyet avtale med grunnlag i den avtalen som ble inngått i Den nye avtale skal gjelde i fire nye år, perioden 2014 tom Møter med NAV er blitt gjennomført i 2014, og vi har jevnlig samtaler med vår kontaktperson i NAV, nå senest høsten 2014 hvor vi informerte NAV om vår handlingsplan. Sikkerhet: Sikkerheten til ansatte er godt teknisk ivaretatt gjennom etablert indre og ytre sone, og alarmsystem med overvåkning av rettssaler. Avvik: Det er registrert 2 avviksmeldinger i 2014 mot 4 i Analyse: ROS (Risiko og sårbarhet) analysene er utarbeidet i samarbeid med ansatte og ledelse. De har i løpet av året blitt gjennomgått på møter og vil bli revidert jevnlig IT utfordringer Ved utgangen av 2014 var dataparken for dommere og saksbehandlere oppgradert ganske bra. Vårt mål er at alle skal få tilbud om to PC skjermer hver på kontoret sitt. Her gjenstår noen få innkjøp av skjermer. Per 20. januar 2015 jobber de fleste på nyere PC-er. Saksbehandlere som trenger spesialutstyr i forbindelse med skriving av dommeravhør har fått nye PC-er. De resterende dommere og saksbehandlere er gått over på nye 17

18 Thin-Clients, med unntak av tre dommere som bruker laptop og dockingstasjon. Disse laptop-ene begynner å bli gamle, og vi kan vel forvente at noen av dem vil måtte skiftes ut i løpet av Videre har vi to ekstra arbeidsstasjoner (for dommeravhørskriving) på to ledige kontor, om det skulle være behov. I forbindelse med innføring av digital dokumenthåndtering vil det være behov nye bærbare enheter for dommere og eventuelt saksbehandlere. DEL II: KOMMENTARER TIL REGNSKAPET FOR Forklaringer til talldelen av rapporteringen Vedlagt følger talldelen av regnskapsrapporteringen fra Agresso samt detaljert oversikt over revidert budsjett i løpet av Innrapportering av merforbruk/ mindreforbruk gjøres i questback, men beløpet er nærmere forklart i punkt 2.3 nedenfor. Sykefraværet har i 2014 vært på 4,61 %. Refusjon av sykepenger var totalt Kr ,- i 2014, mot kr ,- i Det er kompensert for fravær gjennom bruk av vikarer med kr ,-. Dette beløpet er regnskapsført på konto for vikarutgifter og midlertidig stilling. Det er betalt ut overtid til saksbehandlere og dommerfullmektiger på til sammen kr ,-. Da vi i 2014 hadde en økning i saksinngang og nedjobbing av restanser så vi oss nødt til å pålegge overtid for enkelte for å få unna arbeidet. Vi har hatt ekstra utgifter i forbindelse med leie av Bøndenes Hus for å avvikle to store saker fom september tom november Ekstra utgifter her kom opp i ca. kr ,-. I tillegg kom lønnsutgifter til saksbehandlere som ble benyttet for tilrettelegging av det provisoriske rettslokalet om morgenen, og rydding av lokalet på ettermiddag etter endt rettsmøte. Disse ekstrakostnader har vi tatt av eget budsjett. Knyttet til ferieavvikling for renholdere vil ordningen med å benytte av oss av vikar fortsette også i Dette viser seg å fungere godt for oss i tingretten, samtidig som dette sparer embetet for kostnader. 2.2 Hovedprioriteringer Hovedprioriteringene i 2015 vil foruten nedbygging av restanser og en mer effektiv saksavviklingen være samhandling og faglig utvikling. Vi har allerede satt i gang tiltak for å bygge ned restanser, og vi håper dette kan gi resultater. Av andre tiltak kan nevnes vikar og konstitusjoner i stillinger hvor ansatte er syke eller slutter, kompetansetiltak, intern kommunikasjon og samarbeid, både internt og eksternt. 2.3 Korreksjon av mer-/mindreforbruk og overføring fra 2014 til

19 Totalt bokført mindreforbruk i 2014 er på kr ,- - som utgjør 1,83 % av det beløp som ble stilt til domstolens disposisjon for Vi ber om at dette mindre forbruket blir overført til Sandnes, den 23. januar 2015 Anne Marie Aarrestad Sorenskriver Solveig L. Kirketeig Avdelingsdirektør 19