RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON Innkjøpsavtalene ALTA KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2009 Innkjøpsavtalene ALTA KOMMUNE

2

3

4

5 INNHOLD 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSING Problemstillinger Avgrensing REVISJONSKRITERIER Valgte kriterier Utdyping av kriterier Kobling mellom problemstillinger og kriterier METODE Datainnsamling Dataenes gyldighet og pålitelighet BLIR INNKJØP FORETATT HOS AVTALELEVERANDØRER? DATA Arbeidstøy Bøker til grunnskolen Drivstoff og oljeprodukter Elektrikertjenester IKT-utstyr Kontorrekvisita Kontormøbler Medisinske forbruksvarer og legemidler Lyskilder Mobil og fasttelefon Papir og plastprodukt og rengjøringsprodukter Reisebyråavtale Trykkeri- og grafiske tjenester VA-materiell til drift Vaskeritjenester Ventilasjonsanlegg Verktøy Vikartjenester helsepersonell Avtaler matvarer Oppsummering VURDERING ER DET ETABLERT NOEN RUTINER FOR OPPFØLGING AV INNKJØPSAVTALENE? DATA Inngåelse av avtaler Oppfølging av avtalene VURDERING HVORDAN ER INNKJØPSMØNSTERET I KOMMUNEN? DATA VURDERING HAR KOMMUNEN TILFREDSSTILLENDE OVERSIKT OG KONTROLL MED HVEM SOM HAR MYNDIGHET TIL Å FORETA INNKJØP?... 20

6 5.1 DATA Myndighet til å foreta innkjøp i den reviderte perioden Innføring av nye rutiner VURDERING KONKLUSJONER BLIR INNKJØP FORETATT HOS AVTALELEVERANDØRER? ER DET ETABLERT NOEN RUTINER FOR OPPFØLGING AV INNKJØPSAVTALENE? HVORDAN ER INNKJØPSMØNSTERET I KOMMUNEN? HAR KOMMUNEN TILFREDSSTILLENDE OVERSIKT OG KONTROLL MED HVEM SOM HAR MYNDIGHET TIL Å FORETA INNKJØP? AVSLUTTENDE VURDERINGER ANBEFALINGER VEDLEGG RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG KONTRAKT MELLOM ALTA KOMMUNE OG FINNUT CONSULT AS TABELLOVERSIKT Tabell 1: Avtaleområder og leverandører... 4 Tabell 2: Arbeidstøy... 7 Tabell 3: Undervisningsmateriell... 8 Tabell 4: Drivstoff og oljeprodukter... 8 Tabell 5: Olje... 8 Tabell 6: Kontorrekvisita... 9 Tabell 7: Kontormøbler Tabell 8: Medisinsk forbruksmateriell Tabell 9: Mobil- og fasttelefontrafikk Tabell 10: Mobil Tabell 11: Plastprodukter og rengjøringsartikler Tabell 12: Vaskeritjenester Tabell 12: Vikartjenester helsepersonell Tabell 13: Matvarer Tabell 14: Konto Undervisningsmateriell Tabell 15: Konto Kontorrekvisita Tabell 16: Konto Medisinsk forbruksmateriell Tabell 17: Konto Matvarer... 19

7 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Det overordnede formålet med undersøkelsen har vært å undersøke om Alta kommune foretar innkjøp på en måte som gir en rasjonell og effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Det mer spesifikke målet har vært å undersøke kommunens etterlevelse og oppfølging av avtalene som er inngått via Innkjøpssirkelen. Vi har også undersøkt innkjøpsmønsteret i kommunen for å se om innkjøp foregår planmessig og kostnadseffektivt, og om kommunen har oversikt over og kontroll med delegert myndighet på innkjøpsområdet. 0.2 Revisors konklusjoner Blir innkjøp foretatt hos avtaleleverandører? Undersøkelsen viser at innkjøp i varierende grad blir foretatt hos avtaleleverandører. På noen områder var hoveddelen av innkjøpene gjort hos avtaleleverandør, mens på andre områder var det mye kjøp hos andre leverandører. I halvparten av de sakene som lot seg undersøke etter de fastsatte kriteriene var bare femti prosent av kjøpene, eller mindre, gjort hos avtaleleverandør. Er det etablert noen rutiner for oppfølging av innkjøpsavtalene? Kommunens kontaktperson overfor Finnut holder oversikt over innkjøpsavtalene, følger opp i forhold til prolongering av avtaler eller deltagelse i nye konkurranser, og informerer kommunens ledere om forlengelse av avtaler eller inngåelse av nye avtaler. Det er imidlertid ikke etablert noen rutiner for kontroll av at innkjøpsavtalene etterleves. Det er heller ingen systematisk kontroll av at kommunen får de avtalte priser og rabatter fra leverandørene, ut over det ansvar som ligger på den enkelte bestiller/attestant. Hvordan er innkjøpsmønsteret i kommunen? Undersøkelsen viser at det foretas mange småinnkjøp hos en rekke leverandører. Det er gjort småkjøp både hos avtaleleverandører og andre leverandører, men der er mest småkjøp utenfor avtalene. Småkjøp er kostbart for kommunen. Et samlet inntrykk er at innkjøp kan gjøres mer kostnadseffektivt. Har kommunen tilfredsstillende oversikt og kontroll med hvem som har myndighet til å foreta innkjøp? Kommunen har etter revisjonens mening tilfredsstillende oversikt over og kontroll med hvem som er delegert myndighet til å rekvirere, attestere og anvise, og kontrollen er blitt enda bedre ved innføring av elektronisk fakturabehandling. Det er likevel slik at det er den enkelte innkjøper/attestant som må påse at innkjøp foretas på en kostnadseffektiv måte ved å redusere småkjøp og antall leverandører. 0.3 Anbefalinger Kommunen bør vurdere å utarbeide et innkjøpsreglement eller noen innkjøpspolitiske retningslinjer Kommunen bør vurdere rutiner for mer systematisk oppfølging av at innkjøpsavtalene etterleves og at kommunen får de avtalte priser og rabatter. Kommunen bør vurdere tiltak for å redusere andelen småkjøp og antallet leverandører 1

8 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret i Alta den (sak 91/08). Det framgår av planen at det skal gjøres en forvaltningsrevisjon i tilknytning til kommunens innkjøpsavtaler. Problemstillingene for undersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget (sak 18/09). Alta kommune har fra 2006 vært med i Innkjøpssirkelen, som er et innkjøpssamarbeid mellom kommuner i Finnmark koordinert av Finnut Consult AS. Som medlem av innkjøpssirkelen er kommunen knyttet til rammeavtaler om innkjøp, som er framforhandlet på vegne av flere kommuner. Det medfører mulighet for bedre betingelser enn om kommunen stod alene. Til gjengjeld har kommunen forpliktet seg til å utvise lojalitet mot de avtalene som blir undertegnet Formål Det overordnede formålet med undersøkelsen har vært å undersøke om Alta kommune foretar innkjøp på en måte som gir en rasjonell og effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Det mer spesifikke målet har vært å undersøke kommunens etterlevelse og oppfølging av avtalene som er inngått via Innkjøpssirkelen. Vi har også undersøkt innkjøpsmønsteret i kommunen for å se om innkjøp foregår planmessig og kostnadseffektivt, og om kommunen har oversikt over og kontroll med delegert myndighet på innkjøpsområdet. 1.2 Problemstillinger og avgrensing Problemstillinger 1. Blir innkjøp foretatt hos avtaleleverandører? Vi har her sett på om kommunen foretar innkjøp i samsvar med innkjøpsavtalene, og der det har vært mulig har vi undersøkt hvor stor andel av innkjøpene på avtaleområdet som er foretatt hos avtaleleverandør og hvor mye som eventuelt er kjøpt hos andre leverandører. 2. Er det etablert noen rutiner for oppfølging av innkjøpsavtalene? Vi har her sett om kommunen har rutiner og systemer for å sikre at kommunens innkjøpere er kjent med og etterlever de avtalene kommunen har undertegnet, og om det er noen kontroll med at kommunen får de avtalte priser og rabatter ved innkjøp. 3. Hvordan er innkjøpsmønsteret i kommunen? Vi har her sett på om innkjøp foretas som større bestillinger eller om det foretas mye småkjøp. 4. Har kommunen tilfredsstillende oversikt over og kontroll med hvem som har myndighet til å foreta innkjøp? Vi har her sett på hvilke systemer kommunen har for å holde oversikt over og kontroll med hvem som kan rekvirere (og attestere for) varer og tjenester. 2

9 1.2.2 Avgrensing Undersøkelsen er avgrenset til innkjøpsområdet i driftsregnskapet, og tidsperioden er avgrenset til 2008 og første halvår Data i kapittel to, som omhandler avtalelojalitet, er basert på bokførte innkjøp i 2008 og til og med mai Data i kapittel fire, som omhandler innkjøpsmønsteret, er basert bare på Revisjonskriterier Valgte kriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra: Lov om offentlige anskaffelser av Forskrift om offentlige anskaffelser av Kontrakt mellom Alta kommune og Finnut Consult AS av Rammeavtaler/kontrakter mellom Alta kommune og de enkelte avtalepartnere Rutiner for rekvisisjon, attestasjon og anvisningsmyndighet i Alta kommune Utdyping av kriterier Lov om offentlige anskaffelser Formålet med lov om offentlige anskaffelser er å bidra til økt verdiskaping i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser ( 1). Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter retter seg først og fremst mot anbudsprosesser, men kravet om kostnadseffektivitet må kunne forstås analogt for alle kommunens innkjøp. Det vil si at kommunen bør tilstrebe å få mest mulig ut av fellesskapets midler. Det kan blant annet oppnås med samordning og planlegging av innkjøp, og ved å unngå for mye småkjøp. Forskrift om offentlige anskaffelser Inngåelse og bruk av rammeavtaler er regulert i forskrift om offentlige anskaffelser. Der framkommer det blant annet at rammeavtaler ikke kan inngås for mer enn fire år. Kontrakt mellom Alta kommune og Finnut Consult AS av 15. november 2005 Det er inngått en gjensidig kontrakt mellom Alta kommune som oppdragsgiver, og Finnut Consult AS, om implementering av Alta kommune som deltager i det interkommunale samarbeidet Innkjøpssirkelen. Kontrakten er undertegnet den 15. november 2005, og omhandler partenes 1 forpliktelser etter avtalen. I avtalen har Alta kommune blant annet forpliktet seg til å pålegge kommunens rekvirenter og innkjøpere lojalitet til de avtaler som kommunen undertegner (pkt.2 i kontrakten). 2 Det betyr at i utgangspunktet skal inngåtte avtaler etterleves. I noen kontrakter er det imidlertid tatt med forbehold som åpner for en viss grad av kjøp hos andre leverandører. 1 Her Alta kommune og Finnut Consult AS 2 Se vedlegg 2 for de andre punktene i kontrakten 3

10 Rammeavtaler mellom Alta kommune og de enkelte avtalepartnere Nedenfor følger en oversikt over avtaleområder, og leverandører som Alta kommune hadde rammeavtale med i perioden Tabell 1: Avtaleområder og leverandører AVTALEOMRÅDE LEVERANDØR AVTALEPERIODE Arbeidstøy Vernesenteret AS Brød og bakervarer Bakerhuset Nord-Norge Bøker grunnskolen Alta bok & papir Libris Drivstoff og oljeprodukter Statoil detalj Statoil Norge Egg/fjærkre, tørrvarer og frukt/bær/grønnsaker Service Nord Engros Elektrikertjenester Elektro AS Fisk og fiskeprodukter Niko-Fisk IKT utstyr IT-Partner Alta Kjøtt og kjøttprodukter Gilde Kontorrekvisita, skolemateriell og møbler Finnmark Kontorservice AS Legemidler Apokjeden AS Lyskilder Auraligth AS/Emko Engros Medisinske forbruksvarer og inkontinensmateriale Helseservice Engros AS Meieriprodukter TINE Mobil- og fasttelefontrafikk Netcom Oppmålingstjenester Geo Finnmark Papir- og plastprodukt Maskegruppen AS Reisebyråavtale HRG Nordic AS Rengjøringsprodukter AK Engro Tingskadeforsikring Gjensidige Trykkeritjenester Oskar Randsborg AS VA-Materiell til drift Heidenreich Alta Vaskeritjenester Rens og Vask ANS Ventilasjonsanlegg AirFlow Filter AS Verktøy Fagverktøy Vikartjenester helsepersonell Konstali Helsenor AS Rutiner for rekvisisjon, attestasjon og anvisningsmyndighet i Alta kommune 3 I rutinen er det blant annet nedfelt at ved alle direkte kjøp skal kjøper kvittere på faktura med navn og arbeidssted (pkt. 2.2), og ved alle bestillinger skal bestiller presisere overfor leverandør at bestillers navn og arbeidssted skal påføres faktura (pkt. 2.3). Ved mottak av varen skal bestiller attestere på original faktura for at vare er mottatt og beløpet er korrekt, og annen person med attestasjonsmyndighet skal attestere på anvisningsblanket og påføre nødvendige data før anvisning (pkt.2.4). Anvisende myndighet kontrollerer at nødvendige påtegninger er gjort, og at beløp, fakturanummer og organisasjonsnummer stemmer og at det er dekning for beløpet i budsjettet (pkt.2.5). Det framgår videre at det er sektorsjefen som skal ha løpende kontroll med hvilke personer i sektoren som har rekvisisjons-, attestasjons- og anvisningsmyndighet, og rapportere til 3 Omtalte rutiner var gjeldende i den reviderte perioden. Fra er det nye rutiner, som ivaretar de samme hensyn, men hvor kontrollfunksjonen er innbygd i et elektronisk fakturabehandlingssystem (jf, kap ) 4

11 økonomikontoret 4 ved ny delegering 5 eller opphør av myndighet (pkt. 3.1). Økonomikontoret fører oversikt over all delegert myndighet i alle sektorer i en felles database (pkt. 3.2), som benyttes som kontrollgrunnlag ved utbetaling (pkt.3.3) Kobling mellom problemstillinger og kriterier Problemstillinger Blir innkjøp foretatt hos avtaleleverandører? Er det etablert noen rutiner for oppfølging av innkjøpsavtalene? Hvordan er innkjøpsmønsteret i kommunen? Har kommunen tilfredsstillende oversikt og kontroll med hvem som har myndighet til å foreta innkjøp? Revisjonskriterier Kravet om å pålegge kommunens innkjøpere og rekvirenter lojalitet til de inngåtte avtalene (jf. kontrakt mellom Finnut og Alta kommune) Kravet om kostnadseffektivitet ved offentlige innkjøp (jf. regelverket om offentlige anskaffelser) Det skal foreligge en oppdatert oversikt over all delegert myndighet til å rekvirere varer og tjenester, som skal brukes som kontrollgrunnlag ved utbetaling (jf. rutiner for rekvisisjon -, attestasjon og anvisning) 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåter som benyttes for å finne svar på problemstillingene i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært analyse av kommuneregnskapet, dokumentanalyse, intervju og spørsmål på e-post til noen av kommunens rekvirenter. Aktuelle dokumenter har vært kontrakt mellom Finnut Consult AS og Alta kommune, samt leveringsavtalene fra de aktuelle leverandørene som kommunen har inngått avtaler med. Det er foretatt intervju med økonomikonsulent Kari Vangdal, som er hovedkontaktperson 6 mellom Alta kommune og Finnut, og med leder av regnskapsavdelingen Gunvor Isaksen. Vi har i tillegg henvendt oss til tre sektorledere, og 24 av kommunens rekvirenter med noen spørsmål vedrørende innkjøp. For å besvare problemstilling en har vi tatt utgangspunkt i kommunens leverandørreskontro og listen over innkjøpsavtaler (jf. tabell1 kap ) og gjort en kartlegging av kjøp av varer og tjenester i Alta kommune i hele 2008 og ut mai måned i Vi har sammenholdt det totale kjøp av varer og tjenester med kjøp foretatt hos avtaleleverandør på utvalgte kontoer. Alle innkjøpsavtalene er kommentert, men det har ikke vært mulig å si noe om graden av lojalitet av alle avtalene. For at det skal være mulig å kommentere lojaliteten må kjøpene på avtaleområdet kunne identifiseres på en (eller to) kontoer i kommuneregnskapet, 7 og kjøpene må være ført på kontoer som ikke inneholder for mange posteringer fra andre produktgrupper, eller de må enkelt la seg skille ut fra andre varegrupper. Vi kan imidlertid se om avtalene er benyttet, av hvem og for hvor mye det er handlet. 4 Tidligere fellesbenevnelse for budsjett, regnskap og skatt- og innfordring. Nå de det tre egne avdelinger. 5 All myndigheter på området delegert fra rådmannen til sektorlederne og deretter videredelegert. 6 Fra sommeren 2008 har Kari Vangdal hatt halv stilling som hovedkontaktperson overfor Innkjøpssirkelen. 7 Vi har først identifisert den aktuelle avtaleleverandør på reskontro. Deretter har vi undersøkt hvor mange kontoer som har posteringer fra den aktuelle leverandøren og hvilken konto som har flest posteringer fra leverandøren og best samsvarer med varegruppen. Til sist har vi undersøkt den valgte kontoen ved å se hvilke leverandører som er registrert på kontoen, og hvor stor andel av kjøp som er gjort av henholdsvis avtaleleverandør og andre leverandører. 5

12 Problemstilling nummer to er besvart ved hjelp av data fra intervju og svar mottatt på e-post fra noen av kommunens rekvirenter. Det ble sendt ut spørsmål til 24 rekvirenter på virksomhetsnivå i barn- og ungesektoren, helse og sosial sektoren og drift- og utbyggingssektoren (åtte i hver sektor) og til sektorlederne i de tre sektorene. Vi mottok svar fra åtte rekvirenter og to sektorledere. Svarene tas med som et supplement til undersøkelsen, selv om de ikke tilfredsstiller kravene til representative data. For å finne svar på problemstilling nummer tre om innkjøpsmønsteret, har vi sett på antallet behandlede fakturaer på fire utvalgte kontoer. Problemstilling nummer fire er besvart ved hjelp av dokumenter og intervju Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av fakta, blant annet ved at vi har valgt ut noen kontoer i kommuneregnskapet for undersøkelse. Når det gjelder svarene fra spørsmål sendt ut på e-post, var svarprosenten lav og det er stor fare for at utvalget kan være skjevt. På den annen side er det stor grad av sammenfall i de svarene vi har fått. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av tallmaterialet og ved verifisering av opplysninger framkommet gjennom intervju. Det er likevel slik at den valgte metoden ikke er egnet til å gi helt nøyaktige svar på hvor stor andel av kjøpene på et område som er foretatt hos avtaleleverandør, selv der kriteriene nevnt ovenfor er til stede. Metoden anskueliggjør imidlertid omfanget av kjøp hos avtaleverandør i forhold til kjøp hos andre leverandører ( avtalelojalitet ) godt nok til at det er mulig å kommentere det. 6

13 2. BLIR INNKJØP FORETATT HOS AVTALELEVERANDØRER? 2.1 Data Vi har her sett på om kommunens innkjøpere er lojale mot innkjøpsavtalene. Det vil si om innkjøp foretas hos leverandører med innkjøpsavtale. Vi har tatt utgangspunkt i listen over innkjøpsavtaler presentert i tabell 1 (jf. kap ) og de metodiske kriteriene (jf. kap ). Vi har valgt relevante kontoer for å undersøke hvor mye som er kjøpt hos avtaleleverandør og eventuelle kjøp hos andre leverandører. Vi har beregnet avtalelojalitet som kjøp fra avtaleleverandør i prosent av totale kjøp bokført på kontoen Arbeidstøy Det er inngått avtale mellom kommunen og Vernesenteret AS om levering av arbeidstøy til kommunens virksomheter. Avtalen gjelder fra til , med rett til ett års forlengelse. Gjennom kontrakten er det avtalt at institusjonene som omfattes av avtalen skal kjøpe fra leverandøren de produkter som inngår i avtalen, men kommunen har samtidig forbeholdt seg retten til å teste konkurrerende produkter i avtaleperioden. Kjøpene er ført på kontoene Annet forbruksmateriell og Arbeidstøy, men mesteparten av kjøpene er ført på sistnevnte. Vi har derfor tatt utgangspunkt i kjøp som er postert på konto Arbeidstøy fra til og med Tabell 2: Arbeidstøy Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Arbeidstøy Vernesenteret AS Sverre W. Nei Monsen Andre leverandører Totalt Ut fra beløp er 87 prosent av innkjøpene av arbeidstøy gjort hos avtaleleverandør. Avtalen gjelder primært for vaktmestertjenesten, VVA, renhold og brannvesen, og ved å skille ut disse enhetene finner vi at 99 prosent av innkjøpene er foretatt hos avtaleleverandør. Innkjøpene av arbeidstøy hos Sverre W. Monsen er i hovedsak gjort av helseinstitusjoner. Kjøp hos andre leverandører utgjør bare 1 prosent av totalen beregnet ut fra beløp. Beregnet ut fra antall fakturaer er andelen kjøp hos andre leverandører høyere. 9 Noe av dette er småkjøp og noen posteringer er etter revisjonens mening ført på feil konto Bøker til grunnskolen Det er inngått avtale om levering av bøker til grunnskolen mellom Alta kommune og Alta bok & papir Libris for perioden til Avtalen er forlenget ett år til samme betingelser. Gjeldende avtale er gyldig til Gjennom kontrakten har kommunen forpliktet seg til å kjøpe de produkter som inngår i avtalen hos leverandøren, men forbeholdt seg retten til å kjøpe spesiallitteratur, samt læreverk som kommunen bruker og leverandøren ikke kan tilby, hos andre leverandører. Kjøp gjort hos Alta bok & papir Libris er ført på flere 8 Totalt 28 andre leverandører 9 Opp mot ti prosent 7

14 kontoer, 10 men mesteparten er ført på konto Undervisningsmateriell i perioden til og med Tabell 3: Undervisningsmateriell Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Alta bok & papir Undervisningsmateriell Libris Finnmark Kontorservice Andre leverandører Totalt Undersøkelsen viser at målt i beløp er 41 prosent av innkjøpene på kontoen gjort hos Alta bok & papir Libris. Kommunen har også avtale med Finnmark Kontorservice på skolemateriell, og vi ser at ti prosent av innkjøpene på kontoen er gjort der. De øvrige 49 prosentene er foretatt hos et svært høyt antall andre leverandører. 11 Det fleste av disse er leverandører som fører andre produkter enn avtaleleverandørene. Målt etter antall faktura er andelen kjøp hos andre leverandører høyere enn hos avtaleleverandørene. Det er registrert en høy andel småkjøp på kontoen. Det er mer småkjøp hos andre leverandører enn hos avtaleleverandørene Drivstoff og oljeprodukter Det ble inngått avtale med Statoil AS om levering av drivstoff og oljeprodukter for perioden til Avtalen er forlenget ett år, og gjelder alle kommunale enheter. I kontrakten er det avtalt at kommunen kan unnlate å benytte leverandøren dersom dette kan påføre kommunen ekstra kostnader, for eksempel på grunn av geografiske og praktiske forhold. Kjøp fra Statoil AS er ført på flere kontoer, 12 men vi har her tatt utgangspunkt i kjøp ført på konto Drivstoff/olje og konto Olje i perioden til og med Tabell 4: Drivstoff og oljeprodukter Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Drivstoff/olje Statoil Detalj AS Talvik bensin Nei Andre leverandører Totalt Tabell 5: Olje Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Olje Statoil Norge AS Andre leverandører Totalt Undervisningsmateriell, Skolebibliotek (99 086), Bøker (36 613), Kontorrekvisita (7 436) og Annet forbruksmateriell (26 365). 11 Over 350 forskjellige 12 Annet forbruksmateriale, diverse gebyrer, drivstoff/olje, kontorrekvisita, materialer til utbedring, materialer til vanlig vedlikehold, olje, utgifter til leiebil, vedlikehold/service transportmidler 8

15 Gjennomgangen av de to kontoene viser at målt etter beløp er henholdsvis 92 prosent og 99 prosent av innkjøpene er gjort hos avtaleleverandør. Kjøp hos Talvik Bensin er utelukkende foretatt av hjemmesykepleien sone ytre vest. Målt etter antall fakturaer er også over nitti prosent av kjøpene av drivstoff og tilnærmet hundre prosent av oljekjøpene gjort hos avtaleleverandør Elektrikertjenester Det er inngått avtale mellom Elektro AS og Alta kommune om levering av elektrikertjenester med materiell for perioden til I kontrakten er det gjort forbehold om at kommunen ikke forplikter seg til å bruke rammeavtalen ved anskaffelser av elektrikerarbeid/- materiell i større prosjektrelaterte oppgaver, eller ved kjøp av elektromateriell som ikke krever elektriker til installasjonen. I perioden til og med har Alta kommune kjøpt varer og tjenester hos Elektro AS for vel 2 millioner. Kjøpene er ført på syv ulike kontoer, 13 men de fleste kjøpene er ført på konto Vanlig bygningsmessig vedlikehold. Denne kontoen inneholder også kjøp fra leverandører som leverer andre typer varer og tjenester, og det er vanskelig å si hvor stor andel av elektrikertjenester og materiell som er kjøpt hos leverandør med avtale, og hvor mye som eventuelt er kjøpt hos andre leverandører. Vi registrerer imidlertid at det er kjøpt elektrikertjenester og -materiell fra andre leverandører i undersøkelsesperioden IKT-utstyr Det er inngått avtale med IT Partner Finnmark AS om levering av IKT-utstyr 14 for perioden til , med mulighet for tre års forlengelse. I perioden til har kommunen foretatt anskaffelser for nær 2 millioner hos IT Partner. Kjøpene er ført på 17 ulike kontoer. Over halvparten av kjøpene er ført på konto Utstyr, men denne kontoen inneholder mange typer ulike anskaffelser. Det er derfor ikke mulig å si noe om andel kjøp hos avtaleleverandør i forhold til kjøp hos eventuelle andre leverandører med tilsvarende produkter Kontorrekvisita Kommunen har avtale med Finnmark Kontorservice AS om levering av kontorrekvisita og skolemateriell. Gjeldende avtale er for perioden , men kommunen hadde tilsvarende avtale med samme leverandør fra I avtale har kommunen forpliktet seg til å kjøpe de produktene som inngår i avtalen hos avtaleleverandøren, men forbeholdt seg retten til å teste konkurrerende produkter i avtaleperioden. Vi har her sett på kjøp av kontorrekvisita i undersøkelsesperioden. 15 Vi har tatt utgangspunkt i kjøp ført på konto kontorrekvisita. Tabell 6: Kontorrekvisita Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Kontorrekvisita Finnmark Kontorservice AS Andre leverandører Totalt Kontorinventar, vanlig bygningsmessig vedlikehold, utstyr, materialer til vanlig vedlikehold, alarmer, uforutsett vedlikehold, bygningsmessig utbedring 14 Avtalen har spesifisert prisliste og leveringsbestemmelser. 15 For kjøp av skolemateriell, se tabell 3 9

16 Målt etter beløp er 51 prosent av kjøpene av kontorekvisita, ført på den utvalgte kontoen, gjort hos avtaleleverandør. I tillegg er det gjort innkjøp hos over 100 andre leverandører, noe av dette er engangskjøp. Vi registrerer en svært høy andel av småkjøp på kontoen Kontormøbler Kommunen har også inngått avtale med Finnmark kontorservice AS om kjøp av kontormøbler for perioden Avtalen omfatter løpende behov for kontormøbler til alle kommunens institusjoner, men kommunen har forbeholdt seg retten til å foreta egne konkurranser for enkeltanskaffelser over kr eller der anskaffelsen er en del av et større prosjekt. Det var en tilsvarende avtale mellom partene fra Vi har sett på kjøp ført på konto Kontorinventar i den undersøkte perioden. Tabell 7: Kontormøbler Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Kontorinventar Finnmark Kontorservice AS Andre leverandører Totalt Målt etter beløp er 47 prosent av kjøpene som er ført på kontoen gjort hos avtaleleverandør. Målt etter antall kjøp er imidlertid andelen som er kjøpt hos avtaleleverandør bare 23 prosent. En god del av kjøpene som er gjort hos andre leverandører er småkjøp, som trolig ikke kan defineres som kontormøbler Medisinske forbruksvarer og legemidler Det er inngått avtale med Helservice Engros om levering av medisinske forbruksvarer og inkontinensmateriell. Avtalen gjelder fra til Det er også inngått avtale med Apokjeden AS om levering av legemidler til kommunale institusjoner og private institusjoner tilknyttet kommunens innkjøpsordning for perioden til Varene fra Apokjeden leveres av Apotek 1. Både kjøpene som er gjort fra Apokjeden og fra Helseservice Engros er ført på flere kontorer, 16 men hovedtyngden er ført på konto Medisinsk forbruksmateriell. Tabell 8: Medisinsk forbruksmateriell Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Medisinsk Helseservice forbruksmateriell Engros AS Apokjeden AS Andre leverandører Totalt En gjennomgang av kontoen viser at målt etter beløp er til sammen 77 prosent av kjøpene som er ført på kontoen gjort hos avtaleleverandørene. De resterende kjøpene er gjort hos 65 andre leverandører. Det er registret mye småkjøp på kontoen. 16 Undervisningsmateriell, annet forbruksmateriell, matvarer, mm 10

17 2.1.9 Lyskilder Kommunen har avtale med Auraligth AS om levering av lyskilder (lyspærer, lysrør m.m.) for perioden til Distributør i Nord-Norge er Emko Engros AS. Det er registret kjøp for totalt kr hos avtaleleverandøren i undersøkelsesperioden. Kjøpene er ført på konto Annet forbruksmateriell som også inneholder en mengde kjøp av andre varetyper fra et stort antall leverandører. Det er derfor ikke mulig å si noe om graden av avtalelojalitet Mobil og fasttelefon Det er inngått avtale med NetCom AS om abonnement og telefonitrafikk for mobil- og fasttelefon for perioden til med mulighet for forlengelse. Før avtalen med NetCom ble inngått var Ventelo leverandør av tilsvarende tjenester. Vi har tatt utgangspunkt i perioden (fra avtalen ble inngått) til og med , og anskaffelser ført på kontene Telefon/Telefax og Mobil. Tabell 9: Mobil- og fasttelefontrafikk Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Telefon/Telefax NetCom Ventelo Telenor Andre Totalt Gjennomgangen av konto Telefon/Telefax viser at målt etter beløp har 35 prosent av telefontrafikken gått via avtaleleverandøren NetCom, mens resten er gjennom Ventelo, Telenor og andre. Det var ingen kjøp fra NetCom før avtaleperioden, men vi ser at mange har gått over til ny leverandør ved det tidspunktet ny avtale ble inngått, mens andre har valgt å beholde leverandøren fra tidligere avtale og eller brukt andre leverandører. Tabell 10: Mobil Konto Leverandør Avtale Innkjøp Beløp i kroner prosent Mobil NetCom Ventelo Telenor Andre Totalt Målt etter beløp er bare 28 prosent av telefontrafikken som er belastet konto Mobil fra til og med registret på avtaleleverandøren NetCom, mens 53 prosent er registrert på Telenor og 16 prosent på andre leverandører. I følge kontaktpersonen for innkjøpsavtalene ble ikke avtalen med NetCom implementert i Alta kommune før ved årsskiftet 2008/2009, og bildet ser derfor noe annerledes ut dersom man ser bare på

18 Papir og plastprodukt og rengjøringsprodukter Kommunen har inngått kontrakt med Maskegruppen AS om levering av plastprodukter i perioden til For samme periode er det inngått avtale med AK Engros AS om levering av rengjøringsprodukter. For begge avtalene er det tatt med i kontrakten at kommunen forbeholder seg retten til å teste ut konkurrerende produkter. Hovedtyngden av kjøpene etter disse avtalene er ført på konto Forbruksmateriell rengjøring, og vi velger derfor å ta utgangspunkt i denne kontoen og se på kjøp etter disse to avtalene samlet. Tabell 11: Plastprodukter og rengjøringsartikler Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Forbruksmateriell Maskegruppen AS rengjøring AK Engros AS Andre leverandører Totalt En gjenomgang av kontoen viser at det er gjort innkjøp fra avtaleleverandørene i undersøkelsesperioden. 53 prosent av kjøpene på kontoen er med AK Engros AS og 26 prosent er med Maskegruppen AS. Det vi si at 79 prosent av kjøpene på kontoen er med avtaleleverandørene. De resterende 21 prosentene er foretatt hos 58 andre ulike leverandører. Det er registrert mye småkjøp på kontoen, særlig hos andre enn avtaleleverandørene Reisebyråavtale Kommunen hadde avtale med HRG Nordic AS om levering av reisebyråtjenester i perioden til Leverandørreskontro viser at HRG har levert tjenester til kommunen for kr i undersøkelsesperioden. Kjøpene er ført på ni ulike kontoer i kommuneregnskapet, men hovedtyngden er ført på konto Kjøp av transporttjenester med kr HRG har også brukt Diners til fakturering, og på konto er det ført kr på Diners som er betaling for reisebyråtjenester fra HRG. Kontoen inneholder imidlertid også en rekke kjøp fra andre ulike leverandører for til sammen over fem millioner kroner. Det er derfor bare mulig å si at avtalen er benyttet, men ikke i hvor stor grad Trykkeri- og grafiske tjenester Det er inngått avtale om levering av trykkeri - og grafiske tjenester med Oskar Randsborg AS for perioden til Kommunen har gjennom kontrakten forbeholdt seg retten til å teste konkurrerende produkter i avtaleperioden. I undersøkelsesperioden er det kjøpt tjenester for kr hos avtaleleverandøren. Kjøpene er ført på fire ulike kontoer 17 der det også er ført kjøp fra flere andre leverandører. Det er derfor bare mulig å si at avtalen er benyttet, men ikke i hvor stor grad i forhold til andre leverandører med tilsvarende tjenester VA-materiell til drift Kommunen har avtale med Heidenreich Alta AS om levering av VA-materiell til drift i perioden til I kontrakten har kommunen forpliktet sg til å kjøpe fra leverandør de produkter som inngår i avtalen, men har forbeholdt seg retten til å teste andre produkter. Det er foretatt anskaffelser for drøyt 1,2 millioner fra leverandøren i undersøkelsesperioden. Kjøpene er ført på fire ulike kontoer, men de fleste kjøpene er ført på konto Materialer til utbedringer (kr ). Kommunen kjøper imidlertid også 17 Trykksaker, kontorrekvisita, Annet forbruksmateriell, Undervisningsmateriell 12

19 andre typer materialer til utbedring, og det er ført kjøp fra flere andre leverandører på kontoen (for over 2 millioner). Vi kan derfor bare si at avtalen er benyttet, men ikke i hvor stor grad Vaskeritjenester Kommunen har avtale med Rens og Vask ANS om levering av rense- og vaskeritjenester for perioden til Det er kjøpt tjenester for nær en million kroner i undersøkelsesperioden. Kjøpene er ført på konto Utgifter til leievask. Det er ikke ført kjøp av tilsvarende tjenester fra andre leverandører på denne kontoen. Tabell 12: Vaskeritjenester Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Utgifter til leievask Rens og vask ANS Andre 128 leverandører Totalt Undersøkelsen viser at tilnærmet hundre prosent av kjøpene av vaske- og rensetjenester er kjøp hos avtaleleverandøren. I henhold til kontakten gjelder avtalen for alle kommunale enheter. Det er imidlertid bare tre enheter som har benyttet avtalen Ventilasjonsanlegg Det er inngått avtale mellom Alta kommune og AirFlow Filter AS om kjøp av utstyr til ventilasjonsanlegg i perioden til Det er foretatt innkjøp hos leverandøren for kr i undersøkelsesperioden. Kjøpene er ført på konto Annet forbruksmateriell, som også inneholder kjøp av andre varer og tjenester fra mange andre leverandører. Det er derfor ikke mulig å si noe om i hvor stor grad avtalen er benyttet Verktøy Kommunen har avtale med Fagverktøy as for perioden til Det er gjort innkjøp hos leverandøren for kr fra avtalen ble inngått til juni Kjøpene er ført på 17 ulike kontorer, og det er derfor ikke mulig å gjøre noen sammenligninger i forhold til kjøp av verktøy hos andre leverandører Vikartjenester helsepersonell Kommunen har avtale med Konstali Helsenor AS om kjøp av vikartjenester/helsepersonell i perioden til Det er kjøpt vikartjenester for nesten fem millioner fra leverandøren fra juni 2008 til og med mai Kjøpene er ført på konto Vikarbyrå. Tabell 12: Vikartjenester helsepersonell Konto Leverandør Avtale Innkjøp kroner Beløp i prosent Vikarbyrå Konstali Helsenor AS Andre leverandører Nei Totalt En gjennomgang av kontoen viser at 87 prosent av kjøpene av vikartjenester er gjort hos avtaleleverandøren. De resterende 13 prosentene er kjøpt hos to andre leverandører Kjøpene er foretatt av Ekornsvingen sykehjem, Elvebakken sykehjem og Felleskostnader og drift. 13

20 Avtaler matvarer Det har vært inngått avtaler med en rekke leverandører angående levering av diverse matvarer. I alle avtalene har kommunen forbeholdt seg retten til å teste ut konkurrerende produkter. Kjøpene er i all hovedsak ført på konto Matvarer. Vi har her tatt utgangspunkt i avtalene som var gjeldende for perioden til Nye avtaler er inngått for perioden til Vi har derfor bare sett på kjøp foretatt i Tabell 13: Matvarer 2008 Vareområde Leverandør Avtaleperiode Innkjøp kroner Bakehuset Brød og bakervarer Nord-Norge AS Frukt/bær, gr.saker, Service Nord Egg og fjærkre Tørrvarer Engros AS Fisk og Niko Fisk AS fiskeprodukter Kjøtt og Gilde Norge BA kjøttprodukter (NORTURA BA) Meierivarer Tine Nord-Norge Gjennomgang av leverandørreskontroen viser at det er gjort innkjøp hos de fem leverandørene det var inngått avtaler med. På kontoen Matvarer er det imidlertid ført kjøp for nær 15 millioner, fra over 70 ulike leverandører. Det er derfor ikke mulig å si noe om graden av lojalitet mot avtalene. I rammeavtalen mellom Alta kommune og Service Nord Engros AS er det spesifisert hvilke virksomheter i kommunen som er tilknyttet avtalen. Vi valgte ut avtalen på frukt og grønnsaker for en nærmere undersøkelse og fant at bare 13 av 43 virksomheter tilknyttet avtalen hadde gjort innkjøp hos avtaleleverandøren. Det er inngått nye matvareavtaler for perioden 1.mai 2009 til 30. april Mens de gamle avtalene var inngått for nesten alle virksomhetene/institusjonene i kommunen, er de nye avtalene i hovedsak gjort gjeldende for de største brukerne. Disse avtalene faller imidlertid utenfor vår undersøkelsesperiode Oppsummering Vi har gjennomgått 20 avtaler fordelt på 19 ulike leverandører, samt 7 matvareavtaler fordelt på 5 ulike leverandører. Det vil si totalt 27 avtaler fordelt på 24 leverandører. 15 av avtalene lot seg ikke undersøke i henhold til kriteriene presentert i kap Det skyldes blant annet at noen produkter er ført på mange ulike konti. Det kan i den sammenheng stilles spørsmål ved om retningslinjene for bruk av kostraart er fulgt når for eksempel IKT-utstyr er ført på 17 ulike konti. Det er heller ikke mulig å måle avtalelojaliteten der kjøp fra mange avtaler er ført på samme konto. Det gjelder blant annet alle matvareavtalene. Det er imidlertid mulig å si om avtalene er benyttet eller ikke. Undersøkelsen viser at alle avtalene er benyttet. For de 12 avtalene som lot seg undersøke etter de fastsatte kriteriene viste gjennomgangen at for 6 av avtalene var bare femti prosent av kjøpene, eller mindre, foretatt hos avtaleleverandør. 19 Nurse Partner Norge AS ( ) og Tromsø Vikarbyrå Ans ( ) 20 Asko Nord AS, Bama storkjøkken AS og Nortura Ba. 14