INNHOLDSFORTEGNELSE. Side 2 av 115 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 DEL

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2015 Aust-Agder Revisjonsdistrikt IKS Behandlet: Godkjent: Kontrollutvalget Behandlet: Godkjent: Vegårshei formannskap Behandlet: Godkjent: Vegårshei kommunestyre Behandlet: Godkjent:

2 Side 2 av 115 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 DEL RÅDMANNENS INNLEDNING OVERORDNET STYRINGSKORT DET ØKONOMISKE RESULTATET I Driftsregnskapet Investeringsregnskapet Balanseregnskapet Rapportering finansforvaltning Vegårshei kommune ORGANISERING Politisk struktur Administrativ struktur Eierstyring MÅL OG RESULTATSTYRING Styringsmodell Planlegge Utføre Oppfølging Internkontroll og kvalitetssikring Tilsyn fra eksterne aktører Balansert målstyring Sammenligninger Kostra og Kommunebarometeret Fylkesmannens kommunebilde Resultater SAMARBEID UTOVER KOMMUNENS GRENSER Samarbeid i Østre Agder Vegårshei deltar følgende andre samarbeidstiltak PERSONALUTVIKLING OG ARBEIDSGIVERSPØRSMÅL Mål fra medarbeider- og organisasjonsperspektivet Likestilling Sykefravær / nærvær Sykefraværsprosjekt Medarbeiderundersøkelser Rapportering av uønskede hendelser DEL RÅDMANNENS STAB OG TILSKUDDSORDNINGER Politisk sekretariat, utvalgsarbeid og prosjekter Planarbeid Byggesak Kart og oppmåling Landbruk... 53

3 Side 3 av Skogbruk Skogbrukssjefen Vegårshei kommuneskoger Næringsutvikling Miljø Skole- og barnehagefaglig rådgivning Bibliotek Samfunnssikkerhet og beredskap Informasjonssikkerhet ENHET FOR BARNEHAGER ENHET FOR SKOLE, SFO, PPT OG VOKSENOPPLÆRING ENHET FOR ÅPEN OMSORG OG HELSE ENHET FOR INSTITUSJON VBO ENHET FOR NAV, BARNEVERN OG OPPFØLGING ENHET FOR TEKNISK DRIFT OG FORVALTNING ENHET FOR IKT - DDØ

4 Side 4 av 115 DEL 1 1. RÅDMANNENS INNLEDNING I samsvar med Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner skal årsregnskapet og årsberetningen vedtas av kommunestyret senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen legges frem for kontrollutvalget samtidig med årsregnskapet, og fremmes deretter gjennom formannskapet for endelig behandling i kommunestyret. Som rådmann i kommunen er det hyggelig å kunne presentere en årsmelding som viser at kommunen har lykkes på mange av de områdene som har hatt spesielt fokus i For administrasjonen har utfordringene knyttet til å ivareta en stadig økende oppgaveportefølje og økte krav til internkontroll, dokumentasjon og rapportering vært merkbar det siste året. Dette medfører at krav til nytenkning, effektivitet og arbeidsinnsats oppleves som større en noen gang for organisasjonen. Samtidig har Vegårshei, som kommune og lokalsamfunn, vind i seilene og svært positiv utvikling. Veksten i folketall, godt omdømme og stor positivitet og optimisme er resultater av målrettet arbeid fra politikere og ansatte gjennom tid, og som kommunen nå høster fruktene av. Driftsregnskapet for 2015 er avlagt i balanse, jfr. kapittel 3, hvor det økonomiske resultatet er nærmere beskrevet. Netto driftsresultat ble kr ,- Det ble avsatt til disposisjonsfond kr , i tillegg ble det avsatt til disposisjonsfond flyktninger kr ,-. Dette resultatet var bedre enn det som var forventet etter 2.tertialrapport. I hovedsak skyldes det en merinntekt på skatt/rammetilskudd på kr ,- I tillegg ble besparelsen på renter også større enn forutsatt og pensjonsutgiftene ble mindre enn budsjettert. Det er likevel verdt å merke seg at enhetenes samlede underskudd, etter korrigering for pensjon, ble kr Det er derfor grunn til bekymring for 2016 når vi vet at nesten alle enheter fikk reell nedgang i rammene fra 2015 til Eksempler på andre oppgaver og prosjekter som har hatt spesielt fokus i året som har gått: Videreføring av sykefraværsprosjektet Vi har deltatt i programmet til KMD "Sammen om en bedre kommune" - målet er å redusere sykefraværet totalt for hele kommunen, men spesielt for pleie og omsorgsenhetene. Prosjektet har vært spesielt rettet mot høyt sykefravær ved VBO og oppnådde svært gode resultater. Prosjektet er nå avsluttet. Det vises til meldingens pkt Deltakelse i prosjektet Det Digitale Agder for forbedring av mobildekning i Agderkommunene. Diverse tilsyn inkl. ulike aktiviteter som strekkes over flere måneder. Prosjekt arbeid - Prosjekt for å få unge sosialhjelpsmottakere ut i arbeid. Innføring av hverdagsrehabilitering som metode i omsorgstjenestene. Betydelig interkommunalt samarbeid gjennom Østre Agder Samarbeidet; PPT, Brannvesen, Kulturskolen Øst i Agder, barnehage-/skolefaglig rådgiversamarbeid, skatt, skogbruk/landbruk, mm. Særlig verdifullt har samarbeidet gjennom Østre Agder omkring håndteringen av samhandlingsreformen og innføring av velferds- og trygghetsteknologi vært verdifullt.

5 Side 5 av 115 Prosjekt for utvikling av interkommunal næringsplan. Felles strategisk næringsplan for Østre- Agder er vedtatt. Interkommunalt barnevernsamarbeid i østregionkommunene ble etablert den Vegårshei er deltaker i samarbeidet. Utredninger som følge av regjeringens kommunereform. Fiberprosjektet tilrettelegging for fremføring av fiber til innbyggerne. Forbedring av systemer for HMS, internkontroll og personaloppfølging, og økt fokus på arbeidsgiverrollen. Videreutvikle Vegårshei som vertskommune for IKT i Østregionen. Oppstart av arbeid med å utvikle en digitaliseringsstrategi. Detaljplanlegging, prosjektering og iverksetting av ombygging av VBO med ny demensavdeling mm. og nytt helsesenter. Midlertidig flytting av sykehjemsdriften til Mauråsen. Forbedring av kvalitet i formulering og fastsettelse av mål for virksomheten har hatt stort fokus i 2015, både for samspillet mellom politikere og administrasjon, og internt i administrasjonen. Vi er nå i ferd med å bli gode på dette, noe som gjenspeiles i kvaliteten på styringsdokumentene våre, både overordnet styringskort og enhetsvise styringskort gir etter rådmannens syn et tydelig og godt bilde av hva som er kommunens viktigste oppdrag for Den videre årsberetningen gir en oversikt over mange sider ved kommunens utvikling og drift. Alle som er interessert i hva kommunen gjør, kvaliteten på arbeidet, hvordan ressursbruken fordeler seg på de ulike innsatsområdene og hvilke utfordringer kommunen står overfor, vil ha nytte av å lese beretningen. Årsberetningens del 1 omhandler hovedsakelig struktur, samarbeid, personal- og arbeidsgiverspørsmål, likestilling, overordnet styringskort og det økonomiske resultatet i Årsberetningen del 2 består av virksomhetsmeldingene fra de ulike enhetene. Disse rapportene viser det store mangfoldet i tjenesteproduksjonen. Vegårshei har engasjerte politikere, dyktige og lojale medarbeidere som står på til beste for kommunen. Det er all grunn til å gi honnør til de ansatte for måten oppgavene blir løst på, dette har også vært en sterkt medvirkende årsak til at vi kan fremvise en høy grad av måloppnåelse. Det er grunn til å påpeke at selv om vi har maktet å levere økonomisk resultat i balanse i 2015, er handlingsrommet svært lite, og sårbarheten for kommunens økonomi, og tjenester svært stor.

6 Side 6 av OVERORDNET STYRINGSKORT OVERORDNET STYRINGSKORT 2015 PS 71/14 - vedtatt i kommunestyret PRIORITERTE HOVEDMÅL FRA KOMMUNEPLANEN: OPPDRAG FOR 2015 Samfunn: 1. Legge til rette for trivsel og god folkehelse i kommunen 2. Rask og sikker fysisk og digital kommunikasjon i kommunen og med regionen Bruker/ Tjeneste: 1. levere gode og fremtidsrettede tjenester til innbyggerne 2. Gjøre tjenestene mer tilgjengelige Organisasjon og medarbeider: 1. Være en effektiv organisasjon tilpasset oppgaver og samfunnsutvikling 2. Legge til rette for trivsel og lavt sykefravær Økonomi: 1. Ha en økonomisk situasjon som er tilstrekkelig robust til å takle uforutsette hendelser 2. Forvalte kommunal eiendom og eiendeler i et langsiktig perspektiv SAMFUNN Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter Resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Fortsatt befolkningsvekst Tilflytting Godt omdømme Positiv medieomtale Tilgjengelige boligtomter i hele kommunen Full barnehagedekning En veldrevet og velrenommert skole Sørge for å synliggjøre gode tjenester og resultater Bidra til å synliggjøre alt det flotte som skjer i kommunen vår Utarbeide reguleringsplaner for Liheia og Ubergsmoen Folketallsøkning Resultatmål: 2050 innbyggere i 2015 Ferdigstille planer innb. Regplaner påbeg. Full barnehage dekn. Godt omdømme Mål 2 Ha nødvendig infrastruktur som ivaretar tjenestetilbud og kvalitet i takt med befolkningsvekst Sikre gjennomføring av investeringer i infrastruktur vedtatt i økonomiplanen Følge opp gjennomføringen av DDA prosjekt God planlegging og styring av investeringsprosjektene Planlegging og gjennomføring av fremtidige behov - vedtatt i økonomiplanen: Skole Barnehage Vann og avløp Vei Boligfelt I løpet av 2015 Plan for invest. følges Skole Barnehage Vann og avløp Vei Boligfelt

7 Side 7 av 115 Fiber, mobil og bredbånd Være pådriver for: Gang/sykkelvei til Moland Utbedre Uberg Bru Fiber, mobil og bredbånd Mål 3 Være en aktiv deltaker i debatten om ny kommunestruktur Være til stede på arenaer der viktige diskusjoner og beslutninger tas Ha nødvendig kunnskap om hva en endret kommunestruktur faktisk innebærer for Vegårshei kommune og for regionen Delta i eksterne prosesser Påvirke i ønsket retning Dialog med aktuelle aktører Fatte nødvendige beslutninger innen fastsatte tidsfrister gitt av Storting / regjering 2015 Politiske vedtak Følger oppsatt plan Hele kommunestyret må delta

8 Side 8 av 115 BRUKER OG TJENESTE Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter Resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Fortsatt levere gode tjenester til innbyggerne Tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i organisasjonen Effektiv saksbehandling Overholde alle frister Riktige og nok ressurser Rekruttere og beholde kompetanse Internkontroll på: Avvik Klager <10 klagesaker fra innbyggerne Kostratall: Bedre snitt enn for kommune-gruppe <10 klagesaker Mål 2 Redusere sosiale utfordringer knyttet til rus, psykiatri, kriminalitet og barnevernsproblematikk Tverrfaglig og interkommunalt samarbeid Fokus på oppfølging av rusmisbrukere og mennesker med psykiske lidelser Sikre en god og forsvarlig barnevernstjeneste i kommunen Tidlig intervensjon rettet mot barn og unge Forebygge ved å: Opprette tettere relasjoner mellom kommunen og andre samarbeidspartnere Styrke barnevernstjenesten Videreføre prosjekt arbeid Styrke ruskonsulentfunksjonen Reduksjon av sosialhjelpsutgiftene Flere over fra stønad til arbeid Ikke fristbrudd i barnevernstjenesten I løpet av 2015 Red. av sos. utgifter Inngått i interkomm. barnevern samarb. Videreført prosj. arbeid og ruskons. Aktiv helsestasjon og skolehelsetjeneste Sikre en forutsigbar tilstedeværelse av politi i kommunen Ingen straffesaker registrert på ungdom under 18 år God helsestasjon 100 % oppsl. Politikontor i adm. bygg Mål 3 Sikre barn og ungdom god kvalitet i opplæringen Hensiktsmessig bemanning og organisering av barnehage og skoletilbudet Tidlig innsats Vilje og evne til nytekning Optimal organisering av det Tilstrekkelige ressurser for å gi alle elever tilpasset opplæring Styrke samarbeid mellom hjem, barnehage og skole Sikre ledelsesressurser Resultatmål: Opprettholde / forbedre skoleresultater Etablert forprosjekt for ny ungdomsskole I løpet av 2015 Samme nivå på skole res. Full bhg dekning Full barnehagedekning Forprosjekt

9 Side 9 av 115 spesialpedagogiske tilbudet og god kompetanse i barnehage og skole Utvide SFO tilbudet Utvidet Starte prosjektering / bygging av ny ungdomsskole K-styre vedtak Mål 4 Sikre fremtidsrettede helse og omsorgstjenester til innbyggerne Utvikling og samordning av kommunens legetjeneste Riktige lokaliteter for mennesker med demens Være gode på hverdagsrehabilitering Legge til rette for at flest mulig kan mestre å bo selvstendig hjemme lengst mulig Gjennomføre ombygging / utbygging av VBO Være i front i å ta i bruk ny velferds og omsorgsteknologi både på VBO og der folk bor Utvikle og iverksette helhetlige pasientforløp Resultatmål: Positivt resultat i samhandlingsregnskapet Ikke overbelegg på VBO Minimalt med reinnleggelser på sykehus Gode samarbeidsavtaler med helseforetaket I løpet av 2015 Iverksatt Positivt samhandl. regnskap Ikke overbelegg Evne og vilje til nytenkning

10 Side 10 av 115 ORGANISASJON OG MEDARBEIDER Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter Resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Vegårshei kommunes organisering er fremtidsrettet effektiv og tilpasset oppgavene Tilstrekkelig og riktig kompetanse til å løse oppgavene Øke nærværet Redusere antall deltidsstillinger Evne og vilje til nytekning og endring i organisasjonen God oppslutning og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen Være en aktiv IA bedrift Vurdere interkommunale samarbeidsløsninger på flere felt Fortsatt sterkt fokus på økt nærvær Vurdere omorganisering i hele eller deler av organisasjonen Implementere nye systemer og rutiner for internkontroll og HMS Videreutvikle samarbeidet med BHT og arbeidslivssenteret Sykefravær < 6 % Færre små stillinger enn i 2014 Beslutning om omorganisering Implementering av nye rutiner og systemer I løpet av 2015 Juni 2015 Nye interkommunale samarbeidsløsninger Interkom. barnevern 6,22 % Ikke besluttet Delvis Mål 2 Bedre informasjons - flyten for alle ansatte God ansattportal Tilgjengelige elektronisk informasjonsflyt for alle ansatte Fortsette arbeidet med utvikling og implementering av ansattportal All relevant personalinformasjon, HMS og interkontroll systemer skal være tilgjengelig i ansattportalen Innen 2015 Iverksatt Resultatmål: Ansattportal implementert i organisasjonen Fullført

11 Side 11 av 115 ØKONOMI Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter Resultatmål Mål 1 Vegårshei Opparbeide Tilpasse Regnskap 2015 kommune buffer tjenestenivå og må etablere oppgaver i Positivt netto en Fortsatt fokus på forhold til den driftsresultat økonomisk økonomistyring og økonomiske minimum 1,5 % situasjon, rapportering realitet som er tilstrekkelig Vurdere / utnytte Økt robust, til å nye inntektsmuligheter interkommunalt takle samarbeid der uforutsette dette er hendelser hensiktsmessig Tid / oppnådd innen Resultat 2015 Balanse Netto dr.res: 2,70 % Vurdere omorganisering i hele eller deler av organisasjonen

12 Side 12 av DET ØKONOMISKE RESULTATET I Driftsregnskapet Driftsregnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mer/mindre forbruk på kr. 0,- Dette fremkommer slik: Regnskap 15 Regul. budsjett 15 Budsjett 15 Sum frie disponible inntekter Netto finansutgifter Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Sum til fordeling drift korreksjon for avskrkalk.renter Sum korrigert til fordeling drift Fordelt Udekka Frie disponible inntekter ble kr mer enn regulert budsjett. Skatt og rammetilskudd ble til sammen kr mer enn regulert budsjett. Dette var en del mer enn anslått på høsten ved framleggelse av statsbudsjettet for Grunnen til økningen var bedre skatteinngang enn anslått for landets kommuner. Andre generelle statstilskudd ble kr mer enn regulert budsjett. Tilskuddet til ressurskrevende brukere ble kr ,- mindre enn regulert budsjett. Tilskudd til flyktninger ble kr mer enn regulert budsjett. Ekstra inntekten skyldes at vi tok i mot flere flyktninger i 2015 enn det vi la inn i budsjettet. Ellers ble kompensasjons tilskuddene fra Husbanken kr ,- mindre enn regulert budsjett. Investeringstilskudd R97 ble som budsjettert (kr.172,- mindre enn budsjettert.) Momskompensasjonen kr ,- mer enn budsjettert. Netto finansutgifter, som inneholder renter, avdrag og utbytte ble kr mindre enn regulert budsjett. Renteutgiftene på lån ble kr ,- mindre enn regulert budsjett og renteinntekter som ble kr større enn regulert budsjett. Netto renter til videre utlån viser en mindreutgift på kr ,-. Avdrag på lån viste en merutgift på kr og utbytte ble kr ,- mindre enn regulert budsjett. I regulert budsjett var det avsatt til disposisjonsfond kr ,-. Av dette var kr ,- tenkt til disposisjonsfond flyktninger. (avsatt i 1.tertialrapport). Det ble avsatt kr til disposisjonsfond flyktninger (kr kr som tilsvarer ekstra tilskudd til flyktninger utover budsjettert). I andre tertialrapport var det beregnet at en kunne sette av kr til disposisjonsfond i tillegg til disposisjonsfond flyktninger. Da regnskapet skulle gjøres opp ble det satt av kr til disposisjonsfond. Det betyr at resultatet ble kr bedre enn anslått i 2.tertialrapport.

13 Side 13 av 115 Årets resultat viser også at mange enheter sliter med underskudd. (jfr. enhetenes årsmeldinger). Enhetene har fått noe reduserte rammer i 2016 i forhold til Det antas derfor at det blir enda større utfordringer å komme i balanse i Investeringsregnskapet er avlagt med et udekket resultat på kr.0,-. Også i år er en stor del investeringer, som var oppført i budsjettet, ikke blitt ferdige. Det ble også overført en del ubrukt fra I forhold til opprinnelig budsjett er det en reduksjon investert i anleggsmidler på kr ,-. Investeringer i anleggsmidler ble kr i Dette førte til at lånegjelden økte med kr ,- i I følge økonomiplan vil den øke kraftig også de neste 3 årene. Det betyr at vår økonomiske handlefrihet blir ytterligere forverret. Utvalgte nøkkeltall, kommuner - nivå 1 Ureviderte tall per Vegårshei Gj.snitt kommunegrupp e 05 Gj.snitt Aust- Agder Gj.snitt landet utenom Oslo Gj.snitt alle kommu ner Finansielle nøkkeltall Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 0,2 1,8 0,8 2,3 2,2 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 2,0 2,2 2,6 2,7 2,8 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 217,6 212,7 232,8 212,2 204,2 Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger Prioritering Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbygger Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger år Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten

14 Side 14 av 115 Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i kr. pr. innb Dekningsgrad Andel barn 1-5 år med barnehageplass 93,1 87,6 91,0 91,1 90,4 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning i prosent 15,8 9,5 9,2 7,9 7,9 Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 9,8 10,7 10,1 10,5 10,4 Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten 8,7 9,1 8,6 9,0 9,0 Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner ,0 98,4 94,4 94,8 Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon 15,2 13,9 13,0 13,1 13,4 Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen år, av innbyggerne år 4,3... 3,9 4,0 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 7,2. 5,8 4,8 4,8 Lengde kommunale veier og gater i km pr innbygger (2010 tall) 31,7 24,2 9,3 8,7 7,9 Produktivitet/enhetskostnader Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per barn i kommunal barnehage Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss (202, 222, 223), per elev Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 16,8 13,4 14,9 14,1 14,3 Korrigerte brutto driftsutg. pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Brutto driftsutgifter i kr pr. km kommunal vei og gate

15 Side 15 av 115 Nøkkeltall Netto driftsresultat (kr.) Netto driftsresultat % 2,70-0,29 1,03 1,98 0,54 Lånegjeld Lånegjeld eksklusive Formidlingslån i 1000 kr Lånegjeld i % av driftsinntekter 79,97 71,60 67,43 72,49 77,54 Nærmere analyse av netto driftsresultat, som er et sentralt begrep som bør korrigeres for en del faktorer før det gir et meningsfullt tall Netto driftsresultat Korrigert for bundne driftsfond Premieavvik Sum Korrigert netto driftsresultat En annen ting som kanskje også burde vært hensyntatt, er utgiftsførte avdrag i forhold til minimumsavdrag. Vegårshei kommune har betalt kr i avdrag i Beregninger viser at minimumsavdrag (praktisk metode) var kr Det betyr at vi betalte kr i avdrag utover minimumsavdrag. Hadde vi bare betalt minimumsavdrag, ville netto driftsresultat vært kr bedre. Dersom vi sammenligner netto driftsresultat med andre kommuner vil det være store variasjoner fra kommune til kommune i forskjellen mellom betalte avdrag og beregnet minimumsavdrag Investeringsregnskapet Investering i anleggsmidler: Opprinnelig budsjett: Regulert budsjett: Regnskap: kr. 58,302 millioner kr. 55,195 millioner kr. 55,522 millioner Udekket i investeringsregnskapet: kr. 0,- De største investeringene i 2015: - Datautstyr DDØ kr millioner - Utvidelse VBO kr millioner - Nye flyktningeboliger kr millioner

16 Side 16 av Balanseregnskapet Anleggsmidlene er økt med ca. 59,3 mill. kr. fra i fjor, og utgjør nå over 539 millioner kroner. Kasse, postgiro og bankinnskudd er økt med ca.17,2 mill. kr og utgjør nå kr.75,4 mill. kroner. Egenkapital er økt med ca. 23,5 mill. kr. og utgjør ca. kr. 174,4 mill. kroner Langsiktig gjeld er økt med ca.46,5 mill. kr og utgjør nå ca. kr. 437,5 millioner kr. Av dette utgjør pensjonsforpliktelser ca.246,7 mill. kroner. Låneforpliktelser er økt med ca. 32,6 mill. kr, og utgjør ca.190,8 mill. kroner. (inkl.formidlingslån) 3.4. Rapportering finansforvaltning Vegårshei kommune Innskudd/plasseringer: Kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Innskudd hos hovedbankforbindelse Andelskapital i pengemarkedsfond Fond NOK % NOK % NOK % NOK % % 100 % 100% 100 % Fond 2 Innskudd i andre banker Direkte eie av verdipapirer Samlet kortsiktig likviditet % Avkastning siden % ,80% % ,64% % ,51% 2,82% Aktuell markedsrente 3 mnd.nibor 1,40% 1,02% 0,98% 0,90% Største tidsinnskudd Største enkeltpapirplassering mnd. Nibor finnes ikke lenger. Sammenlignet med gjennomsnittet av Nowa pengemarkedsrente og gjennomsnitt av 3 årlige statsobligasjoner. (Dette ga samme rente som 3 mnd. Nibor i 3.tertial 2013.) Som tabellen over viser, er kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål plassert i Vegårshei sparebank. Avkastningen på midlene er over markedsrente og gir derfor en tilfredsstillende avkastning. Det er rådmannens vurdering at det ikke er avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. Det kan derfor bekreftes at alle plasseringer er gjort i henhold til finansreglementet.

17 Side 17 av 115 Gjeldsportefølje: NOK DUR % NOK DUR % NOK DUR % NOK DUR % Lån med flytende rente % % % % Lån med NIBOR basert rente Lån med fast rente % % % % Rentebytteavtaler: Avtaler med mottatte renter Avtaler med avgitte renter Samlet langsiktig gjeld % % % % ,93 % Effektiv rentekostnad siden x ,26 % 2,15% 2,05 % Aktuell markedsrente 3 mnd.nibor 1,40 % 1,02% 0,98% 0,90% Antall løpende enkelt lån Største enkelt lån I første tertial ble det tatt opp startlån i Husbanken på kr ,- til flytende rente på 2,10 %. I 1. tertial ble det også tatt opp lån i KLP-Kommunekreditt på kr til investeringene i Det ble valgt flytende rente på 2,00 %. Det ble tatt opp lån til utleiebolig (gamle lensmannsboligen ved skolen) i 2.tertial på kr ,- til flytende rente 1,990 %. I 3.tertial ble det tatt opp 3 lån i Husbanken til flyktningeboliger på til sammen kr ,- med flytende rente %. Lån til flyktningebolig i Ljøstadfeltet ble gjort opp i 3.tertial 2015 i forbindelse med salg av denne boligen. Det førte til ekstraordinært avdrag på kr ,-. Det ble ikke gjort FRA`er og SWAP kontrakter i Det ble heller ikke foretatt refinansiering av lån i I løpet av 2015 ble andel lån med fast rente redusert 37 % til 28 %. Høyeste rente på fastrentelån er 2,39 %, dvs. at det er liten forskjell i rente på fastrentelånene våre og kort p.t. rente. Dersom renten stiger utover fast rente vil dette føre til økte utgifter, mens ved uendret/ nedgang i p.t. rente har dette ført til reduserte utgifter. Dersom renten stiger, vil en også få økte inntekter på innskudd som oppveier omtrent halvparten av økte renteutgifter. I forhold til finansreglementet, har kommunen i 2015 hatt avvik på at andel fast rente var mindre enn reglementet tilsier (minst 1/3). Nytt finansreglement skal opp til behandling i Det vil da bli foreslått en endring av reglementet som gjør det mer fleksibelt. Effektiv rente på lån ligger over aktuell markedsrente. Det er imidlertid en ambisiøs målsetning. En bedre sammenligning er Kommunalbankens p.t. rente som i 3.termin har vært 1,65 %. Mens vi har 1,93 % i effektiv rentekostnad pr

18 Side 18 av 115 Langsiktige finansielle aktiva. (Langsiktig utviklingsfond) NOK % NOK % NOK % NOK % Innskudd hos hovedbankforbindelse % % % % Innskudd i andre banker Samlet langsiktige finansielle aktiva % % % % Avkastning siden ,39 % ,00 % ,85 % ,74 % Aktuell markedsrente 3 mnd.nibor 1,40 % 1,02% 0,98% 0,90% Kommunens langsiktige finansielle aktiva (langsiktig utviklingsfond) har vært plassert på eget innskudd i Vegårshei Sparebank. Avkastningen har vært god sammenlignet med markedsrenten, men også her bør det vurderes å finne noe annet å sammenligne med. Risikovurderinger: Renterisiko er risiko for tap på grunn av endringer i det generelle rentenivået. I følge finansreglementet skal renterisikoen beskrives med hvor stort beløp man taper/vinner (netto gjeldsbetraktning) ved att renten går ned eller opp 2 %. Pr nedgang rente 2 % Reduserte renteutgifter årsvirkning kr ,- Reduserte renteinntekter årsvirkning ,- Gevinst kr ,- Pr økning rente 2 % Økte renteutgifter årsvirkning kr ,- Økte renteinntekter årsvirkning ,- Tap kr ,- Kommunens renterisiko vurderes som moderat, men har økt i takt med redusert andel på fastrentelån i løpet av I følge finansreglementet skal det utarbeides tertialrapporter. I 2015 er det ikke laget egne rapporter for 1. og 2. tertial.

19 Side 19 av ORGANISERING 4.1. Politisk struktur Kommunestyret (21 medlemmer) er kommunens øverste politiske organ. Kommunestyret gjør vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak. Kommunestyret har følgende politiske fordeling: Frem til : KRF: ordfører + 4 Høyre: varaordfører + 4 SP: 4 AP: 6 FRP: 1 Fra og med : SP: ordfører + 4 AP: vararordfører + 5 KRF: 6 H: 3 FRP: 1 Vegårsheikommune styres etter formannskapsmodellen. Dette er hovedmodell i kommuneloven og innebærer at formannskapet velges av kommunestyret etter partienes forholds vise representasjon i kommunestyret. Formannskapet (7 medlemmer) behandler økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak, og er ansvarlig for den løpende styringen av arbeidet med kommuneplanen og investeringssaker. Formannskapet behandler forøvrig saker i henhold til reglementet. Vegårshei kommune har følgende råd og utvalg: Formannskap Planutvalg Administrasjonsutvalg Valgstyret Vilt nemnd Klageutvalg Ungdomsråd Rådgivende utvalg: Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldreråd I tillegg er det valgt representanter til klageutvalg, kontrollutvalg, foretak og selskaper. Myndighet og ansvar fremgår av vedtak, retningslinjer og reglementer. Det vises til kapittel 8, punkt 8.1, der oversikt over antall møter og saker for 2015 fremkommer Administrativ struktur Rådmannen er kommunens øverste administrative leder. Rådmannen leder arbeidet med å forberede saker for folkevalgte organer, og er ansvarlig for at disse er forsvarlig utredet. Rådmannen har videre ansvar for å gjennomføre og iverksette politiske vedtak. Rådmannens

20 Side 20 av 115 ansvar og myndighet er nærmere beskrevet i delegasjonsreglement vedtatt av kommunestyret. Rådmannen er bindeleddet mellom kommunens politiske ledelse og kommunens ansatte. Rådmann og kommunalsjef utgjør rådmannsteamet. Teamet har et felles ansvar for helheten i kommunen (administrative drifts- og utviklingsoppgaver), og fordeler oppgavene seg imellom. Rådmannens ledergruppe består i tillegg til rådmann og kommunalsjef, av kommunens enhetsledere, for å understreke viktigheten og nødvendigheten av helhetlig tenkning. Rådmannsteamet bidrar forøvrig med lederstøtte til enhetslederne. Enhetslederne er delegert totalansvar for sine respektive enheter. Dette innebærer at enhetslederne har nødvendig myndighet for å sikre enhetenes drift, både når det gjelder faglige, økonomiske, personalmessige og organisatoriske forhold. Kommunalsjefen er leder for rådmannens stab. ADMINISTRATIVT ORGANISASJONSKART FOR VEGÅRSHEI KOMMUNE Rådmannen Kommunalsjef Rådmannens stab: Økonomi Politisk sekretariat Arkiv HR/organisasjo nsutvikling Kart / oppmåling Byggesak Skogbruk / landbruk Miljø og næring Plan - og rådgivning Kommunale avgifter Beredskap / HMS Bevillinger Ekspedisjon / service Bibliotek Kultur Skole PPT SFO Barnehager Teknisk drift og forv. IKT (DDØ) Veg. er vertskom. Nav og oppfølg. Åpen omsorg og Helse VBO Inst. Kjøkken Vask renhold

21 Side 21 av Eierstyring Kommunen forvalter store verdier på vegne av felleskapet. Kommunen har bl.a. aksjer i ulike selskaper, innskutt kapital i stiftelser, eiendommer, bygg og veier. Våren 2008 behandlet kommunestyret på Vegårshei den første eierskapsmeldingen for Vegårshei kommune. Dokumentet er et førende dokument som skal legges til grunn ved utøvelse av kommunens eierskap. Hensikten med meldingen er bl.a. å øke kommunestyrets bevissthet ved å sette fokus på: hva kommunen eier hvorfor kommunen eier hvordan kommunen eier virksomhetenes formål I mars 2010 ble eierskapsmeldingen rullert, og det ble foretatt mindre endringer. Vegårshei kommune er medeier i følgende selskaper: 1. Durapart AS 2. Aust-Agder Næringsselskap 3. Lisand Industrier AS 4. Vegårshei ski- og aktivitetssenter AS 5. Risør- og Tvedestrandsregionens avfallsselskap - RTA AS 6. Agder Energi AS 7. Arendal Revisjonsdistrikt IKS 8. Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS 9. Visit Sørlandet AS 10. KLP 11. AT-Skog og Vegårshei skogeierlag 12. A/L Biblioteksentralen 13. Sørlandets Europakontor i Brussel (gjennom Agderrådet) Sammenslutninger og stiftelser: 1. Kommunenes Sentralforbund (KS) 2. Østre Agder samarbeidet (kommunesammenslutning) 3. Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond 4. Vegårshei Bygdetun

22 Side 22 av MÅL OG RESULTATSTYRING 5.1. Styringsmodell Vegårshei kommune har mål- og resultatstyring som styringsmodell. Gjennom plan- og styringsprosessene planlegges og gjennomføres aktiviteter som skal sikre kvalitet i tjenestene og forvaltningen. Resultatene fra aktivitetene følges opp i henhold til de mål og krav som er satt, og benyttes til å iverksette tiltak for kontinuerlig å forbedre tjenestene og forvaltningen. Balansert målstyring (BMS) inngår som et sentralt element i mål- og resultatstyringen. Mål- og resultatstyring kan illustreres på denne måten: Årsplanhjulet Økonomiplan (handlingsprogram) for 4 år, samt 1års budsjett (høst) Enhetenes styringskort for ett år (vinter) Overordnet styringskort (ettersommer) Dialogprosessen (vår) 1-årshjulet i sammenheng med 4-årshjulet

23 Side 23 av Planlegge Figuren under viser Vegårshei kommunes plansystem. Alle kommunens overordnede planer og strategidokumenter vedtas av kommunestyret. Kommunal planstrategi Utviklingstrekk utfordringer Behov for planer Kommuneplanens arealdel Kommuneplanens samfunnsdel Reguleringsplaner og kommunedelplaner Fag- og temaplaner Iverksetting (gjennom årsbudsjettet) Planstrategien Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode (fireårsperioden), og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien er første ledd i kommunens plansystem og i kommunens langsiktige samfunnsplanlegging. Hensikten med planstrategien er å vurdere hvilke planer som skal utarbeides og revideres i valgperioden. For å vurdere planbehovet skal planstrategien drøfte kommunens strategiske valg for samfunnsutvikling, langsiktig arealbruk, miljøutfordringer og de ulike sektorenes utfordringer. Det skal i tillegg vurderes om det er behov for å revidere hele eller deler av kommuneplanen. Vegårshei kommune vedtok ny planstrategi for (PS 68/15). Kommuneplanen Kommuneplanen er kommunens overordnede strategiske styringsdokument og inneholder mål og retningsvalg for kommunens utvikling. Kommuneplanen består av en samfunnsdel og en arealdel. Kommuneplanen utarbeides vanligvis for en periode på 12 år og revideres hvert fjerde år. Kommuneplanen skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål og interesser. Kommuneplanen skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp i fireårsperioden, og denne skal revideres årlig. Før arbeidet med kommuneplanen ble igangsatt, ble det utarbeidet et planprogram for kommuneplanen. Planprogrammet har til hensikt å beskrive hvilke temaer som planlegges revidert i kommuneplanen, utredningsbehov og medvirkningsprosesser. Gjeldende kommuneplan ble vedtatt i kommunestyret i februar 2014.

24 Side 24 av Utføre Vegårshei kommunes sentrale oppgave er å være samfunnsbygger og en attraktiv og konkurransedyktig tjenesteleverandør, forvalter og arbeidsgiver. Tjenestene og forvaltningsoppgavene skal gjennomføres i henhold til de krav og føringer som er forutsatt i gjeldende lovverk og kommunens styringsdokumenter. Lederavtalene og styringskort (virksomhetsplanene) utgjør et viktig grunnlag for tjenesteutførelsen. Det vises til kapitlene for tjenesteområdene for nærmere beskrivelse av kommunens tjenester Oppfølging Internkontroll og kvalitetssikring Internkontroll inngår som en sentral del av mål- og resultatstyring. Internkontroll og virksomhetsstyring er to sider av samme sak, men internkontroll vektlegger kontrollelementet i styringen. KS har definert "Rådmannens interkontroll orden i eget hus" med følgende hensikt og formål for internkontroll: Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Helhetlig styring og riktig utvikling Godt omdømme og legitimitet Etterlevelse av lover og regler Arbeidet med virksomhetsstyring og internkontroll i Vegårshei kommune tar utgangspunkt i sentrale prinsipper: Fokus på kontinuerlig forbedring Fokus på risikostyring Fokus på måloppnåelse BMS (Balansert målstyring) Rådmannen har kontinuerlig fokus på arbeidet med å forbedre systemene for virksomhetsstyring og internkontroll både når det gjelder tjenestekvalitet og HMS. Rådmannen har ansvar for at politisk vedtatte styringsdokumenter blir fulgt opp i organisasjonen, og at kommunen leverer tjenester av riktig kvalitet til brukere og innbyggere. I henhold til kommuneloven 23 skal rådmannen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og er gjenstand for betryggende kontroll. Rådmannens internkontroll skjer i forlengelsen av kommunestyrets tilsyn (kontrollutvalg og revisjon) og statens tilsyn med kommunene, jfr I tillegg er det fastsatt særskilte internkontrollkrav innen en rekke områder av kommunens virksomhet. Internkontrollarbeidet i kommunen skal videreutvikles i tråd med statlige krav og føringer. Rådmannen har det overordnede ansvaret. Enhetslederne har ansvar for å etablere, og følge opp, den interne kontrollen i samsvar med delegerte fullmakter og styringsdialogen forøvrig. I Vegårshei fremkommer dette slik: Lederavtaler (fornyes årlig) Økonomiplan og årsbudsjett (handlingsprogram)

25 Side 25 av 115 Overordnet styringskort inkl. enhetsvise styringskort (årlig) Delegasjonsreglement System for avviksrapportering (QM+ - se også kapittel 7.5. under) Kommunens system for kvalitetsledelse er innrettet slik at det sikrer de generelle kravene til internkontroll, og at internkontroll er integrert i mål- og resultatstyringen. I tillegg er særskilte internkontrollkrav knyttet til enkelte tjenester eller fagområder innarbeidet i de ulike systemer. Vurderingen av hvilke områder og arbeidsprosesser som skal være gjenstand for internkontroll skjer ut fra vurdering av vesentlig risiko for fremtidige hendelser. Det er naturlig å ha hovedfokus på hendelser som kan ha negative konsekvenser. Rådmannen har derfor sett behovet for å bedre systematikken for å gjennomføre ROS-analyser for virksomhetene og for tjenesteovergripende områder. I praksis foregår interkontrollen slik: Enhetsledere fører oversikt over tjenestekvalitet på egne fagområder og HMS Rapportering på uønskede hendelser og avvikshåndtering gjøres i kvalitetssikringssystemet QM + (alternativt har det også blitt rapportert i andre dokumenter som lagres i kommunens arkivsystem ephorte) Enhetsleder rapporterer / fører oversikt i enhetenes ulike fagsystemer Rapportering i enhetsvise ledermøte mellom rådmann og enhetsleder Kommunens ledermøter der HMS og økonomi er faste punkter Økonomirapportering foretas på formannskapsmøter og gjennom kvartal- og tertialrapportering og gjennom revisjon Kommunens og enhetenes årsberetning Tilsyn fra eksterne aktører I tillegg til rådmannens egen interkontroll, er det flere eksterne aktører som fører tilsyn med kommunene. I 2015 har kommunen hatt følgende tilsyn (noen ble startet opp i 2014): HVEM TYPE TILSYN Fylkesmannen Sosial og helsemessig beredskap Nasjonalt tilsyn med skolen Farmasøytisk tilsyn Aus-Agder Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon (offentlige anskaffelser) Mattilsynet Ernæring Myra vannverk Ubergsmoen vannverk Agder Energi (Rejlers AS) Kommunale boliger Langøya skole ØABV Vegårshei barnehage avd. Myra Mauråsen midlertidig bo- og omsorgssenter Kommunen som Skriftlig tilsyn med alle kommunens barnehager tilsynsmyndighet Stedlig tilsyn med Vegårshei barnehage avd. Myra og Ubergsmoen

26 Side 26 av Balansert målstyring Balansert målstyring (BMS) er et planleggings-, styrings- og rapporteringsverktøy som skal sikre politisk styring og kontroll, samt god oppfølging av kommunens virksomheter. Gjennom å sette tydelige mål og foreta systematisk måling av resultatene, bidrar BMS til at man på en enkel og oversiktlig måte kan følge utviklingen innen de mest sentrale områdene i kommunen. BMS bidrar til økt fokus på måloppnåelse, læring og fornyelse i organisasjonen. Det er utarbeidet felles gjennomgående mål for alle kommunens virksomheter i overordnet styringskort. I tillegg utarbeides mål for de ulike tjenesteområdene, enhetenes styringskort. De gjennomgående målene er inndelt i følgende fokusområder: 1. Samfunn (og infrastruktur) 2. Bruker og tjenester 3. Organisasjon og medarbeidere 4. Økonomi Det vises til kapittel 2, overordnet styringskort og Del 2, enhetenes årsberetninger Sammenligninger Kostra og Kommunebarometeret Her vises det også til utvalgte nøkkeltall fra KOSTRA som er presentert i kapittel 3 om det økonomiske resultatet. KOSTRA-tallene gir kommunen mulighet for å sammenligne hvordan tjenestenivået ligger i forhold til andre sammenlignbare kommuner. Dersom tallene brukes korrekt, kan de være et nyttig verktøy for korrigeringer og endringer. Det henvises, som nevnt til kapittel 3 og til kapitlene for tjenesteområdene. Kommunebarometeret utarbeides av Kommunal rapport, og er en rangering av landets 428 kommuner basert på kvalitetsindikatorer hentet fra KOSTRA. Under er det vist noen utvalgte nøkkeltall. Det vises for øvrig til hele rapporten som er tilgjengelig på kommunens hjemmeside.

27 Side 27 av 115

28 Side 28 av 115

29 Side 29 av 115

30 Side 30 av Fylkesmannens kommunebilde Fylkesmannens kommunebilde er et annet viktig sammenligningsgrunnlag for kommunen. Denne viser hvordan Vegårshei ligger i forhold til øvrige kommuner i Aust-Agder og landet for øvrig uten Oslo. Kommunebildet er for 2015, men basert på tall fra Under nevnes noen utvalgte tjenesteområder, som synliggjør kommunens utfordringer fremover: Befolkningsutvikling: Vekst i hele befolkningen frem mot 2014 Den eldre befolkningen øker mest prosentvis Økonomi og økonomistyring: Negativt brutto driftsresultat Svakt netto driftsresultat Har hatt økning i netto lånegjeld (2014) Kommunens grunnlikviditet har vært negativ i 4-års perioden og har svekket seg gradvis Hvordan klare å nå anbefalt nivå på 1,75 % netto driftsresultat over tid? Likestilling: Høy andel kvinner i arbeidsstyrken, men Svært høy andel sysselsatte kvinner i deltidsarbeid (både ønsket og uønsket) Tiltak for økt sysselsetting og mot ufrivillig deltid blant kvinner må ha høy prioritet Viktig å se kjønnslikestilling i sammenheng med levekår Kommunen må konkretisere og prioritere egne likestillingsutfordringer som et utgangspunkt for lokalt likestillingsarbeid Få ansatte menn i barnehagene Utdanning: Høye grunnskolepoeng Høyere andel elever på laveste mestringsnivå på nasjonale prøver enn fylket og nasjonalt Lavere andel mobbing enn for landet og Aust-Agder Flere elever pr. lærer i ordinær undervisning enn for landet og fylket Antall barn/elever som får spesialundervisning er høyere enn for landet og fylket (øker) Høyest andel elever som fullfører videregående utdanning Vegårshei oppfyller utdanningskrav til godkjente pedagogiske ledere i barnehagene Andelen assistenter med formell barnehagefaglig kompetanse er over snittet for landet og Aust-Agder Få mannlige barnehageansatte (3 menn og 35 kvinner i 2014 og kun 2 menn i 2015) Helse: Andel personer som er i kontakt med primærhelsetjenesten på grunn av psykiske lidelser er høy i Vegårshei (beskyttelsesfaktorer er bl.a. utdanning og god mestringsevne) Antall gravide røykere har ikke gått ned, og flere som røyker enn i fylket og landet Mange innbyggere har fastlege utenfor kommunen Barnevern: Vegårshei har hatt fylkets minste barnevernskontor Felles interkommunalt barnevern fra 2016 Sosialhjelp: Kommunen har relativt lav andel som mottar sosialhjelp over lengre tid

31 Side 31 av Resultater I overordnet styringskort for 2015 hadde kommunen totalt 10 hovedmål fordelt på de fire perspektivene. Pr er kvantitativ status som følger: Perspektiv Antall mål Måloppnåelse Påbegynt Ikke måloppnåelse Samfunn 3 3 (ikke 2050 innb) 0 Bruker / tjeneste Organisasjon / 2 2 (mangler litt på 0 0 medarbeider sykefravær) Økonomi 1 (balanse) 1 (ikke oppnådd netto drifts resultat) SUM Se kapittel 2 over overordnet styringskort.

32 Side 32 av SAMARBEID UTOVER KOMMUNENS GRENSER 6.1. Samarbeid i Østre Agder Deltakere i samarbeidet i 2015 har vært Risør, Gjerstad, Vegårshei, Tvedestrand, Åmli, Arendal, Froland og Grimstad. Organisering av Østre Agder samarbeidet: Styret har i 2015 hatt følgende sammensetning: Funksjon i ØA Navn Kommune + rolle Leder Jan Dukene Ordfører Tvedestrand Nestleder Per Kristian Ordfører Risør X Lunden Medlem Einar Halvorsen Ordfører Arendal X Medlem Robert C. Nordli Opposisjonsleder Arendal Medlem Kjetil Torp Ordfører Vegårshei Medlem Reidar Saga Ordfører Åmli X Medlem Kjell Trygve Grunnsvold Ordfører Gjerstad Medlem Sigmund Ordfører Froland X Pedersen Medlem Hans Anthonsen Ordfører Grimstad X t.o.m. valg 2015 X X f.o.m. valg 2015 Leder Per Kristian Ordfører Risør X Lunden Nestleder Kirsten Helen Ordfører X Myren Vegårshei Medlem Jan Dukene Ordfører X Tvedestrand Medlem Reidar Saga Ordfører Åmli X Medlem Robert C. Nordli Ordfører Arendal X Medlem Ove Gundersen Ordfører Froland X Medlem Inger Haldis Ordfører X Løyte Gjerstad Medlem Kjetil Glimsdal Ordfører Grimstad X Fylkesordfører Bjørgulv Sverdrup Lund har hatt møte og forslagsrett i styret med fylkesvaraordfører Jon-Olav Strand som vararepresentant. Etter valget 2015 ble Tellef Inge Mørland ny fylkesordfører. Jon-Olav Strand fortsatte som fylkesvaraordfører. Rådmennene deltar i alle møtene. Arendal kommune har stilt med sekretær Ole Jørgen Etholm. Det vises forøvrig til årsmelding for Østre Agder samarbeidet.

33 Side 33 av Vegårshei deltar følgende andre samarbeidstiltak a) Samarbeid organisert som aksjeselskap: Durapart AS Lisand Industrier AS Aust-Agder Næringsselskap AS RTA AS Agder Energi AS b) Stiftelser: Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond c) Gjensidig eide selskap: Kommunal Landspensjonskasse KLP d) Interkommunale selskaper (IKS): Aust-Agder revisjonsdisktrikt IKS Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS e) Vertskommunesamarbeid (kommunelovens 28): Det digitale Østregionen (Vegårshei er vertskommune for DDØ) Jordmortjenesten (Vegårshei er vertskommune) Arendal legevakt Østre Agder Brannvesen PPT Pedagogisk Psykologisk tjeneste Interkommunal arbeidsgiverkontroll Kulturskolen Øst i Agder Felles veterinærvakt Barnevernstjenesten øst i Agder Veilys Kompetansesenter grunnskole-, barnehage og voksenopplæring Østre Agder Krisesenter Samhandlingsreformen herunder kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH) Oppreisningsordning for barnevernsbarn f) Selskap med begrenset ansvar: AT Skog BA, Biblioteksentralen AL g) Samarbeidsavtaler etter kommunelovens 27: Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA) Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) Driftsassistansen i Aust-Agder Interkommunal forsikringsordning Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen Friluftsrådet Sør Samarbeid landbruk, areal og naturforvaltning Turistsamarbeid

34 Side 34 av 115 h) Uformelle fagnettverk: Det er et stort antall uformelle fagnettverk innen skole, barnehage, teknisk, økonomi, samfunn og kultur, helse og omsorg, samfunnssikkerhet og beredskap, støttefunksjoner, administrasjon og ledelse. i) Andre samarbeidsløsninger: Ordfører-/rådmannsmøtet i Østregionen Regionalt næringsfond for østregionen Samfunnsmedisin Overordnet strategisk samarbeidsutvalg (OSS) VÅG-samarbeidet

35 Side 35 av PERSONALUTVIKLING OG ARBEIDSGIVERSPØRSMÅL 7.1. Mål fra medarbeider- og organisasjonsperspektivet Utvalgt hovedmål fra kommuneplanen og overordnet styringskort for 2015: Organisasjon- og medarbeider perspektivet: 1. Være en fremtidsrettet, effektiv organisasjon som er tilpasset oppgavene 2. Legge til rette for trivsel og lavt sykefravær Delmål på området i 2015: Vegårshei kommune skal være en effektiv organisasjon som tilpasser seg stadig endrede forutsetninger. 1. Tilstrekkelig og riktig kompetanse til å løse oppgavene Øke nærværet Redusere antall deltidsstillinger Evne og vilje til nytenking og omstilling God oppslutning av medarbeiderundersøkelsen Være en aktiv IA bedrift 2. Bedre informasjons og kommunikasjonsmuligheten for alle ansatte God ansattportal Tilgjengelige elektroniske informasjonsflyt for alle ansatte Gjennomførte tiltak for å nå målene: 1. Implementert tiltak og resultater fra sykefraværsprosjektet i daglig drift Sykefraværsprosjekt (viser til punkt 7.2. og om sykefravær). Vært en aktiv pådriver for interkommunale samarbeidsløsning på flere felt Implementert og videreført nye systemer og rutiner for internkontroll og HMS Omorganisering startet i deler av organisasjonen, og vurderes i flere enheter Videreutvikle samarbeidet med BHT og arbeidslivsenteret 2. Ansattportal er implementert i organisasjonen, men forbedring er et kontinuerlig arbeid Utvikling av ledergruppa og struktur i ledermøtene Fortsette lederutviklingsprogram Stort fokus med videre arbeid med implementering av systemer for personal- og HMS området Stort fokus på kvalitet i målstyring Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse Gjennomføring av medarbeidersamtaler I tillegg til de vedtatte målsettingene har rådmannen et kontinuerlig fokus på følgende: I samarbeid og dialog med de ansattes organisasjoner, resultatenhetene og politiske organer, initiere og gjennomføre konkrete oppgaver i tilknytning til lokale

36 Side 36 av 115 lønnsforhandlinger, sykefraværstiltak, opplærings- og utviklingstiltak og andre arbeidsgiverspørsmål. Innenfor rammen av politiske vedtak og føringer, legge til rette for å stimulere til at kommunen generelt, og den enkelte resultatenhet spesielt, utøver en god personalpolitikk og følger opp de forpliktelser som er nedfelt i lov- og avtaleverk. Utøve lederskap overfor kommunens resultatenhetsledere, herunder å bidra aktivt til videre lederutvikling, bygge lagånd og positive verdier og holdninger i kommunens ledergruppe. Oversikt over ansatte og årsverk i 13: ENHET TOTALT ÅRSVERK RÅDMANN ENS STAB 20 15,85*** IKT- DDØ 17 16,00 VEGÅRSHEI SKULE OG SFO 46 36,00 MYRA & UBERGSMOEN BARNEH ,65 ENHET FOR NAV/ BARNEVERN/ PSYK 11 9,00 BO OG OMSORGSSENTER* 59 37,2 ENHET FOR ÅPEN OMSORG /HELSE 43 25,06** ENHET TEKNISK DRIFT 17 11,44 TOTALT ,2* * Tallene kan fravike fra tall oppgitt i enhetens årsmelding. Dette skyldes ulik tellemåte. I tallene her inngår også personer i langtidssykemelding og svangerskapspermisjoner og evt. vikarer for disse. ** - Overført midler for dagtilbud PU (fra NAV) - 20 % St FAUT, jfr krav om fast ansettelse *** % stilling ekstra ifbm tidsbegrensede prosjekter. - 2,3 årsverk i funksj. barnehage. Merknad: Tabellen viser at viser enhet VBO, enhet for Åpen omsorg har betydelige mange deltidsstillinger, samt med enhet teknisk og skole som og har noe deltid Likestilling Kommuneloven og likestillingsloven har bestemmelser / krav om rapporteringsarbeidet i forbindelse med utarbeidelse av årsberetning. I Vegårshei har hovedfokus mht likestillingsarbeid i 2015 vært: Reduksjon av uønsket deltid Reduksjon av sykefraværet, som er størst i kvinnedominerte yrker Være en god tiltaksarrangør i samarbeid med NAV, for å bidra til at yrkeshemmede kan returnere til arbeidslivet

37 Side 37 av 115 Tiltak Vegårshei kommune har scoret dårlig på likestillingsstatistikk. Dette skyldes i stor grad at det er en svært stor andel kvinner går i deltidsstillinger. Kommunestyret vedtok første gang i sitt styringskort for 2006 at en skulle søke å fjerne all uønsket deltid på mindre enn 50 % stillinger. Denne målsettingen er blitt opprettholdt, og senere utvidet til å gjelde all uønsket deltid. Kravet om å arbeide aktivt for å redusere uønsket deltid er også sterkt fremhevet i Hovedtariffavtalen. Det å redusere bruken av uønskede deltidsstillinger er ikke lenger bare et mål, men også en pålagt oppgave. I forbindelse med sykefraværsprosjektet som Vegårshei kommune har deltatt i fra , var og mandat til Vegårshei bo og omsorgssenter at det ikke skulle være stillinger under 60 %, og så mange 100 % stillinger som enheten fant hensiktsmessig. Det ble i 2009 utarbeidet nye rutiner for ansettelser. Disse skulle blant annet bidra til å sikre at føringene fra Hovedtariffavtalen, hvor det i forbindelse med alle ledige stillinger skal vurderes om stillingen kan benyttes til å redusere bruken av deltid, gjennom at stillingene skal lyses ut internt. Det har vært fokus på implementering og videreføring av disse rutinene også i 2015 hvor rutinene på nytt ble revidert. OVERSIKT OVER STILLINGSANDELER FORDELT PÅ ENHETER (TJENESTEOMRÅDER) 2014 Rådmann STAB IKT Skule / SFO Barnehager NAV Oppfølg. VBO Åpen oms. /helse Teknisk drift TOTALT 0-24,99 % Kvinner 1 2* % Menn 25-49,99 % Kvinner 25-49,99 % 1** Menn 50-74,99 % Kvinner 50-74,99 % Menn % Kvinner % Menn 100 % Kvinner % Menn 1 Totalt *** *Tabellen viser stillingsandeler fordelt på tjenesteområder. Flere ansatte har funksjoner som er fordelt på flere områder og i noen tilfeller på flere enheter.

38 Side 38 av 115 Skole: * bibliotek, ** vaktmester ***VBO-inklusive vaktmester og administrasjon + 2 lærling (i 100 %) Kommentar: Tabellen viser at: De store arbeidsplassene i kommunen, som sysselsetter en høy andel kvinner, benytter deltidsstillinger i betydelig større grad en i enheter hvor det jobber mest menn. Dette ser ut til å gjelde forholdsvis uavhengig av utdanningsnivå. Kvinner jobber i svært mye større grad enn menn i deltidsstillinger. VBO har hatt økning til høyrere prosentvise stillinger. Dette kan være ett resultat av kartlegging og tiltak utført i enheten i forhold til ønsket/ uønsket deltid, hvor mandat fra kommunestyret var at det ikke skal forekomme stillinger under 60 % (med unntak av rekruterings og retrettstillinger). På tross av fokus på reduksjon av deltid og økte stillinger er det fremdeles en utfordring i kommunen, hvor det er overtall av deltidsstillinger ved pleie og omsorgsenhetene, samt noe i barnehage og skole. Utdanningsnivå OVERSIKT OVER ANSATTE I VEGÅRSHEI KOMMUNE FORDELT UTDANNINGSNIVÅ UFAGL. FAGARB. HØYSK. UTD. SP. HØYSK. RÅDMANN OG KOM. SJEF/STAB 5 15 IKT VERTSKOMMUNE 3 14 VEGÅRSHEI SKULE OG SFO MYRA & UBERGSMOEN BARNEH ENHET NAV/BARNEVERN 1 11 ENHET FOR BO OG OMSORGSSENTER ENHET FOR ÅPEN OMSORG ( lege) ENHET FOR TEKNISK DRIFT TOTALT Merknad: Tabellen viser at utdanningsnivået blant kommunens ansatte har økt gjennom de siste årene, og fortsetter å øke i ( I 2015 har man valgt å ikke kategorisere i kolonnen for i SP. Høysk - kun lege som omfattes av denne bolken).

39 Side 39 av Sykefravær / nærvær VEGÅRSHEI KOMMUNE SYKEFRAVÆR 1-4.kv 2015 Fravær 1-4.kv Arb.sted Arbeidssted(T) Fraværs% Korttids% Langtids% 11 Rådmannens stab 3, ,43 13 Enhet for IKT 7,42 0,50 6,92 21 Vegårshei Skule, SFO 4,08 1,27 2,81 27 Myra og Ubergsmoen Barnehager 9,29 2,14 7,15 34 Nav og oppfølging 9,03 1,81 7,22 35 Vegårshei Bo- og Omsorgsenter 10,16 3,27 6,89 36 Enhet for Åpen omsorg og helse 6,17 1,75 4,42 62 Enhet for Teknisk drift 1,48 0,99 0, kv ,40 1,76 4,64 Sammenligning med tidligere år: ,14 1,81 5, ,97 1,60 6, ,60 1,77 6, ,44 1,46 5, , ,20 Merknad: kommentarer Sykefravær i Vegårshei kommune har det siste året ytterligere gått ned sammenliknet med 2014 generelt for kommunen. Dette gjelder også for enkelte enheter som tidligere har hatt høyt sykefravær, som pleie og omsorgsenhetene. Kommunen har lavt fravær i enheten Teknisk drift, enhet for åpen omsorg og helse, Skole, Rådmannens Stab. Dette er svært gledelig. Enhet for Åpen omsorg og helse og Skole er to arbeidsgrupper som det i andre kommuner, og i nasjonal statistikk vanligvis har høyt fravær. Fraværet i VBO som gikk påpekende ned i 2014, har steget i Hva som er årsaken kan være flere faktorer, da VBO flyttet til annet bygg i løpet av året grunnet ombygging av eksisterende bygg. Flytteprosessen er uttalt at er gjennomført på en god måte, men bygget er ikke egnet for å bedre de tyngre fysiske arbeidsoppgavene de ansatte skal utføre i løpet av en arbeidsdag, selv med tilrettelagte hjelpemidler. Det er og utført endringer i organisering av enheten, da personalansvaret er delegert til teamsykepleiere. Disse faktorer kan påvirke, men det er og reelle sykdommer som er årsaken til sykefraværet og det er ikke uttalt at det er arbeidsrelatert sykefravær. Sykefraværsprosjektet avsluttet sitt arbeid tett inn på VBO fra Fraværet i helse og omsorg har gått betydelig ned i Enheten har arbeidet systematisk og har hatt fokus på arbeidet med nærvær. Enheten har nyttet tiltak og metoder benyttet i sykefraværsprosjektet ved VBO, og dette kan ha vært med å påvirke at arbeidet med sykefravær har gått betydelig ned. Sykefravær i enhet Barnehage har vært stabilt høyt de siste to årene, og det har vært arbeidet med en arbeidsmiljøprosess frem til juni det arbeides videre med tiltak generelt i enheten for å bedre arbeidsmiljøet og øke nærværet. Ny enhetsleder er ansatt fra august De to sistnevnte enhetene sammen med enhet for IKT har i 2015 blir gitt fokus gjennom sykefraværsprosjektet videre i For øvrige punkter over se punkt 7.3.1,- Sykefraværsprosjekt 2015 for ytterligere oppdatering.

40 Side 40 av 115 For å nå målet i IA-avtalen ( ) om 20 prosent reduksjon i sykefraværet i forhold til nivået i 2001, må sykefraværet i kommunesektoren generelt ned til 6,8 prosent i Dette målet er ikke Vegårshei kommune langt unna å nå, med en prosent på 6,4 gjennomsnittlig for Dette viser at fokus er tilstede og det arbeides godt i enhetene Sykefraværsprosjekt Det henvises også til egen årsrapport fra prosjektet. Tabellen under viser oversikt over sykefraværet ved rapportering til kommunal- og moderniserings Departementet Som tabellen over viser, har sykefravær i Vegårshei kommune, generelt gått ned fra 8,65 % i 2012, til 7,14 % i 2014, og 6.4 % i Fokus på HMS arbeid for kommunen generelt kan ha vært en faktor for lavere sykefravær generelt i kommunen. Ved 4. kvartal 2015 var sykefraværet for hele kommunen 5,61 % med en gjennomsnittsberegning for 2015 på 6,40 %. Dette er 0,40 % under hovedmålet på 6 % innen I 2015 hadde prosjektet betydelig fokus sammen med Inkluderende Arbeidsliv inn mot enhet for barnehage som hadde % 1.kvartal 2014 til 8,63 % 2. kvartal Enhet for Åpen omsorg og helse har gått fra18,71 % i 2013 til 5,96 % 2.kvartal 2015 og ytterligere til 2.32 % i 4. kvartal Prosjektet benyttet erfaringene som ble gjort i arbeidet på VBO, inn mot flere enheter med gode resultater. Kommunen samarbeider bevisst med å legge til rette for trivsel og lavt sykefravær, samt å være en effektiv organisasjon tilpasset oppgaver og samfunnsutvikling. Det er viktig å opprettholde fokuset på arbeidet med nærvær og sykefravær selv om de ønskede resultater ikke er/ er oppnådd. Langsiktig nærværsarbeid vil kunne gi resultater Medarbeiderundersøkelser Kommunen har tidligere gjennomført sine medarbeiderundersøkelser annethvert år forekom ikke undersøkelsen, men undersøkelsen ble gjennomført i Rådmannen har besluttet å

41 Side 41 av 115 gjennomføre medarbeiderundersøkelsen årlig. Ett godt arbeidsmiljø er motiverende, kreativt, effektivt og helsefremmende. I Vegårshei kommune legges det mye arbeid ned i å bevare og å utvikle arbeidsmiljøet. Medarbeiderundersøkelsen som gjennomføres er en viktig del av dette arbeidet. Vegårshei kommune hadde i 2015 en svarprosent som var på 85 % for hele kommunen. Dette er en økning på 10 % siden 2010, noe som er positivt. Arbeidsgiver vil videre sammen med ansatte arbeide ytterligere for 100 % svar, da svar fra alle ansatte er viktig i denne prosessen. Det er den ansattes anledning til å engasjere seg i utvikling av eget arbeidsmiljø. På en skala fra 1-6 (hvor 6 er høyest score) kategoriserer de ansatte ulike påstander som er stilt: her er gjennomsnitt helhetsvurdering: Ut i fra undersøkelsen har den gjennomsnittlige tilfredshet 2015 er økt siden I de fleste enheter er tilfredsheten økt de siste to årene, med unntak av IKT. Det er kjent at det er arbeidet med en arbeidsmiljøprosess i denne enheten. Sammenliknet med kommuner generelt scorer vi 4,6 snitt totalt. Dette er 1,1 over den laveste kommune og ligger jevnt de 0,7 under den høyeste kommune. Presiserer at tall er tall og det er nyansene bak tallene det arbeides med i enhver enhet og arbeidsgiver som overordnet. Ut i fra resultatet i undersøkelse, kan det tolkes dit hen at det er gjennomsnittlig god trivsel blant de ansatte i Vegårshei kommune. Dette skal det videre arbeides kontinuerlig med for å opprettholde, samt forbedres på de punkter i handlingsplanen den enkelte enhet i sammen opplever at det skal være fokus på Rapportering av uønskede hendelser Alle DDØ kommunene har innført kvalitetssystemet QM pluss, som et ledd i sitt internkontrollsystem. Hovedhensikten med systemet er å kunne dokumentere uønskede hendelser og avvik i arbeidshverdagen. Internkontroll handler om å oppdage feil, å rette feil og å sette i verk tiltak for å hindre at uønskede hendelser gjentar seg. Gode meldingsrutiner og aktiv deltakelse fra medarbeiderne, bidrar til å sikre kvaliteten i tjenesteproduksjonen og innen helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS). Vegårshei kommune har valgt å dele inn rapportering i 3 ulike kategorier: 1. HMS rapportering/ avvik for ansatte 2. Kvalitet i tjenesten - egne skjema for enhetene- eksempel: o Vegårshei bo- og omsorgssenter: omsorgsmelding o Skole: skolemelding o Barnehage barnehagemelding 3. Vaktmestermelding

42 Side 42 av 115 Grafen under viser oversikt over antall innmeldte skjema fra alle tre kategoriene. Totalt innmeldte uønskede hendelser/ avvik 2015: Enhet HMS avvik ansatte Kvalitet i tjenesten Rådmannens stab: 4 1 Enhet Teknisk Drift: 9 5 Enhet IKT: Enhet Nav og oppfølging: 5 5 Enhet skole: Enhet barnehage Enhet Åpen omsorg og helse: Enhet Vegårshei Bo og omsorgssenter: Total for kommunen Vaktmester melding

43 Side 43 av 115 DEL 2 8. RÅDMANNENS STAB OG TILSKUDDSORDNINGER 1. Kort om enheten Rådmannsteam og stab har et stort spenn i oppgaveporteføljen, som fordeles på relativt få personer. Oppgavenes kompleksitet og art er i mange tilfeller svært kompetanseavhengig. I den grad det er mulig søkes og vurderes oppgaveforskyvning, for å kunne drifte kostnadseffektivt og ha fokus på helhetlig tenkning. Det er kontinuerlig fokus på fleksibilitet i forhold til å yte kvalitetsmessig og effektiv bistand både internt i organisasjonen (støtte), til politisk ledelse og ikke minst å levere gode tjenester til våre innbyggere. I tillegg betjener og server rådmannens stab en rekke tilskuddsordninger, jfr. rammeområdet, og er svært sentral i forhold til de etter hvert mange og ulike tilsyn, som eksterne aktører fører med kommunen. I underpunktene følger egne rapporter på noen tjenesteområder. Tabell som viser mannskapsoversikten: YRKES GRUPPE KVINNER MENN TOTALT ÅRSVERK KVINNER ÅRSVERK MENN ÅRSVERK TOTALT Rådmann % 100 % = 1 Kom. sjef % 100 % = 1 Arkiv/politisk % 150 % = 1,5 Plan % 100 % = 1 Miljø/næring % 100 % = 1 Skogbruk % 100 % = 1 Kart/oppmål % 100 % = 1 Prosjektleder % 100 % = 1 Byggesak % 60 % 60 % = 0,6 Rådgiver % 75 % = 0,75 skole/bhg Rådgiver HR / % 100 % = 1 org. Økonomi/lønn*** % 100 % 300 % = 3 Bibliotek % 70 % = 0,7 Spes.ped % 50 % = 0,5 ASP BHG * % Kom. Lege og % 27 % 27 % = 0,27 teknisk ** LØNN TOTALT % = PERSONAL TOTALT 17, % = 15,05 *ASP = allmennpedagogisk støtte i barnehagene. Lønnes av ansvar 11, men er personal og faglig underlagt styrer / enhetsleder for Vegårshei barnehager ** Kommunelege 20 % (samfunnsmedisinske oppgaver) og 0,07 tekniske oppgaver lønnes fra ansvar 11 og er personalmessig underlagt enhet for Åpen omsorg og Helse og Teknisk drift og forvaltning *** 28 % faktureringsarbeid utføres for enhet teknisk drift og forvaltning

44 Side 44 av 115 Budsjettvolum: Økonomisk ramme for 2015 var: kr Regnskap 2015 viser merforbruk på kr Korrigert for ekstra pensjonsutgifter er merforbruk kr Dette merforbruk skyldes i stor grad: o Ekstra overføringer til private barnehager ( ) o Overføring barnehageplass annen kommune (61 000) o Vikar kommunelege (132000) o Konsulentutgifter flomanalyser ( ) o Ekstra bibliotekutgifter mm (21 029) Den økonomiske rammen for 2015 inneholdt 40 ulike tjenester. De fleste budsjettpostene er øremerket de ulike tjenestene. Rammen var derfor i utgangspunktet meget stram. Kjøp av interkommunale tjenester, overføring til private barnehager, overføringer til andre trossamfunn, tilskuddsordninger etc. utgjør betydelige beløp, og kan ikke endres uten politisk vedtak. Dette medfører begrenset mulighet til sideforskyvning innenfor rammen, og således mindre mulighet for å betjene uforutsette merkostnader. 2. Enhetens styringskort Styringskort for rådmannens stab er vist nedfor, med utfylt resultatfelt. Styringskortet har tilvarende mål som overordnet styringskort fordi: Blir for omfattende med egne mål for alle tjenester / fagområder Den enkelte medarbeider er derfor dedikert spesielle mål Blå skrift er tillegg for staben Grønt markerer måloppnåelse Gult markerer påbegynt Rødt markerer ikke måloppnåelse STYRINGSKORT FOR RÅDMANNENS STAB 2015 Basert på overordnet styringskort PS 71/14 - vedtatt i kommunestyret PRIORITERTE HOVEDMÅL FRA KOMMUNEPLANEN: OPPDRAG FOR 2015 Samfunn: 3. Legge til rette for trivsel og god folkehelse i kommunen 4. Rask og sikker fysisk og digital kommunikasjon i kommunen og med regionen Bruker/ Tjeneste: 3. levere gode og fremtidsrettede tjenester til innbyggerne 4. Gjøre tjenestene mer tilgjengelige Organisasjon og medarbeider: 3. Være en effektiv organisasjon tilpasset oppgaver og samfunnsutvikling 4. Legge til rette for trivsel og lavt sykefravær Økonomi: 3. Ha en økonomisk situasjon som er tilstrekkelig robust til å takle uforutsette hendelser 4. Forvalte kommunal eiendom og eiendeler i et langsiktig perspektiv

45 Side 45 av 115 SAMFUNN Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter og resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Alle Chantal Fortsatt befolkningsvekst Tilflytting Godt omdømme Positiv medieomtale Tilgjengelige boligtomter i hele kommunen Full barnehagedekning En veldrevet og velrenommert skole Sørge for å synliggjøre gode tjenester og resultater Bidra til å synliggjøre alt det flotte som skjer i kommunen vår Utarbeide reguleringsplaner for Liheia og Ubergsmoen Folketallsøkning Resultatmål: 2050 innbyggere i 2015 Ferdigstille planer Gode res. Flere media oppslag Planer OK I verksatt Mål 2 Alle Helge Liv Anders Ha nødvendig infrastruktur som ivaretar tjenestetilbud og kvalitet i takt med befolkningsvekst Sikre gjennomføring av investeringer i infrastruktur vedtatt i økonomiplanen Følge opp gjennomføringen av DDA prosjekt God planlegging og styring av investeringsprosjektene Planlegging og gjennomføring av fremtidige behov - vedtatt i økonomiplanen: Skole Barnehage Vann og avløp Vei Boligfelt Fiber, mobil og bredbånd I løpet av 2015 Prosjekt er etter plan Være pådriver for: Gang/sykkelvei til Moland Utbedre Uberg Bru Mål 3 Alle Anne- Grete Være en aktiv deltaker i debatten om ny kommunestruktur Være til stede på arenaer der viktige diskusjoner og beslutninger tas Ha nødvendig kunnskap om hva en endret kommunestruktur faktisk innebærer for Vegårshei kommune og for regionen Delta i eksterne prosesser Påvirke i ønsket retning Dialog med aktuelle aktører Fatte nødvendige beslutninger innen fastsatte tidsfrister gitt av Storting / regjering 2015 Rådmannsteam med i fase 1 Rådmann i videre prosess fase 2 Hele k-styret må delta Staben deltar som ansatte og innbyggere Fortl. Info til stab

46 Side 46 av 115 BRUKER / TJENESTE Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter og resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Alle Fortsatt levere gode tjenester til innbyggerne Tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i organisasjonen Effektiv saksbehandling Overholde alle frister Riktige og nok ressurser Rekruttere og beholde kompetanse Internkontroll på: Avvik Klager <10 klagesaker fra innbyggerne Kostratall: Bedre snitt enn for kommune-gruppe 5 Positive medieoppslag Levert Ikke klager Sår-bart kap. / komp Pos. oppslag Mål 2 Alle Inger Anne- Grete Redusere sosiale utfordringer knyttet til rus, psykiatri, kriminalitet og barnevernsproblematikk Tverrfaglig og interkommunalt samarbeid Fokus på oppfølging av rusmisbrukere og mennesker med psykiske lidelser Forebygge ved å: Opprette tettere relasjoner mellom kommunen og andre samarbeids-partnere Styrke barnevernstjenesten Reduksjon av sosialhjelps-utgiftene Flere over fra stønad til arbeid Ikke fristbrudd i barneverns-tjenesten I løpet av 2015 SLT AG på overordn. nivå Sikre en god og forsvarlig barnevernstjeneste i kommunen Tidlig intervensjon rettet mot barn og unge Videreføre prosjekt arbeid Styrke ruskonsulentfunksjonen Aktiv helsestasjon og skolehelse-tjeneste Sikre en forutsigbar tilstedeværelse av politi i kommunen Ingen straffesaker registrert på ungdom under 18 år Mål 3 Inger Anne- Grete Sikre barn og ungdom god kvalitet i opplæringen Hensiktsmessig bemanning og organisering av barnehage og skoletilbudet Tidlig innsats Vilje og evne til nytekning Optimal organisering av det spesialpedagogiske tilbudet Tilstrekkelige ressurser for å gi alle elever tilpasset opplæring Styrke samarbeid mellom hjem, barnehage og skole Sikre ledelsesressurser og god kompetanse i barnehage og skole Utvide SFO tilbudet Resultatmål: Opprettholde / forbedre skoleresultater Full barnehage-dekning Etablert forprosjekt for ny ungdomsskole Korrekte og gode enkelt vedtak I løpet av 2015 OK OK Delvis OK Anders Starte prosjektering / bygging av ny ungdomsskole På plass K-styre ved-tak

47 Side 47 av 115 Mål 4 Anders Sikre fremtidsrettede helse og omsorgstjenest er til innbyggerne Utvikling og samordning av kommunens legetjeneste Riktige lokaliteter for mennesker med demens Være gode på hverdagsrehabiliteri ng Legge til rette for at flest mulig kan mestre å bo selvstendig hjemme lengst mulig Gjennomføre ombygging / utbygging av VBO Være i front i å ta i bruk ny velferds og omsorgsteknologi både på VBO og der folk bor Utvikle og iverksette helhetlige pasientforløp Resultatmål: Ikke overbelegg på VBO Minimalt med reinnleggelser på sykehus Gode samarbeidsavtaler med helseforetaket I løpet av 2015 OK ifht plan Evne og vilje til nytenkning ORGANISASJON OG MEDARBEIDER Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter og resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Alle Vegårshei kommunes organisering er fremtidsrettet, effektiv og tilpasset oppgavene Tilstrekkelig og riktig kompetanse til å løse oppgavene Øke nærværet Redusere antall deltidsstillinger Evne og vilje til nytekning og endring i organisasjonen God oppslutning og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen Være en aktiv IA bedrift Fleksibilitet Vurdere interkommunale samarbeids-løsninger på flere felt Fortsatt sterkt fokus på økt nærvær Vurdere omorganisering i hele eller deler av organisasjonen Implementere nye systemer og rutiner for internkontroll og HMS Videreutvikle samarbeidet med BHT og arb.livsenteret Nye interkommunale samarbeids-løsninger Sykefravær < 6 % Færre små stillinger enn i 2014 Beslutning om omorganisering Implementering av nye rutiner og systemer 100 % oppslutning om medarbeiderundersøkelsen I løpet 2015 Juni ,31 % for stab OK 100 % OK Stor grad Mål 2 Alle Anne Helene Anne Cecilie Bedre informasjonsflyten for alle ansatte God ansattportal Tilgjengelige elektronisk informasjonsflyt for alle ansatte Fortsette arbeidet med utvikling og implementering av ansattportal All relevant personalinformasjon, HMS og interkontroll systemer skal være tilgjengelig i ansattportalen Resultatmål: Ansattportal Innen 2015 OK OK

48 Side 48 av 115 Chantal Tove / Sonja Oppdatering av hjemmeside + opplæring implementert i organisasjonen Mål 3 Alle Opprettholde et godt psykososialt arbeidsmiljø i staben Kommunens kjerneverdier By på seg selv Være raus mot andre Bidra til å gjøre fellesmøter gode (avklare hva som gjør møtene gode for den enkelte) Støtte opp om sosiale tiltak Gjennomføre minst 6 stabsmøter Arrangere minst en felles tur Slutte opp om fredagssamlinger 7 møter OK God oppslutning Bidra til hverdagsgleder for deg selv og dine medarbeidere Alle opplever å ha det godt på jobb Bra ØKONOMI Perspektiv Mål 2015 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter og resultatmål Tid / oppnådd innen Resultat Mål 1 Alle Ole Tom Anne- Grete Vegårshei kommune må etablere en økonomisk situasjon, som er tilstrekkelig robust, til å takle uforutsette hendelser Opparbeide buffer Fortsatt fokus på økonomistyring og rapportering Vurdere / utnytte nye inntektsmuligheter Tilpasse tjenestenivå og oppgaver i forhold til den økonomiske realitet Økt interkom. samarbeid der dette er hensikts-messig Vurdere omorg. i hele eller deler av org. Regnskap 2015 Positivt netto driftsresultat minimum 1,5 % 2015 Res. for stab: Merforbruk Se pkt.1 over Ikke vur. i stab 3. Enhetslederens korte kommentar til årsberetningen Som styringskortet viser, har Rådmannens stab levert gode tjenester til sine brukere. Utfordringene i staben er kompleksiteten og mangfoldet i oppgaveporteføljen i forhold til sårbarhet, kompetanse og kapasitet. Dette har vært tydelige de siste årene. Rådmannens stab har i liten grad mulighet til å benytte vikar for kortere tidsrom når det er behov for dette. I denne sammenheng bemerkes det at både eierforhold til jobben og nærværet i staben er svært bra. Men til tider manglende kapasitet har skapt økende grad av slitasje i staben. Se også det som er beskrevet om den økonomiske rammen, og merforbruk i 2015, i pkt. 1. over.

49 Side 49 av Politisk sekretariat, utvalgsarbeid og prosjekter Rådmannens stab har forberedt, bistått med gjennomføring og foretatt etterarbeid i følgende råd, utvalg og prosjekter i 2015: Utvalg: Møter 2015 Møter 2014 Saker 2015 Saker 2014 Kommunestyre Rådmann/kommunalsjef PS 133 DS 112 PS 208 DS 2 Formannskap Rådmann/kommunalsjef Planutvalg Rådmann/kommunalsjef Rådgiver / ingeniør m.fl. Administrasjonsutvalg Rådmann/kommunalsjef/ HR- og org. rådgiver Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Arkivleder Ungdomsråd Arkivleder Eldreråd Arkivleder Viltnemnd 3 6, hvor av 2 17 PS 20 Skogbrukssjef Arbeidsmiljøutvalg Rådmann/kommunalsjef/ HR- og org. rådgiver telefonmøter 6 RS Klageutvalg Rådmannen / stab Valgstyre Kommunalsjef *PS Politiske saker, DS Delegerte saker, RS Referat saker Rådmannens stab har vært involvert i bl.a. følgende prosjekter: Antall Prosjekter: 1. Fiberprosjekt 2. Investeringsprosjekter (VBO, helsesenter, veier, VA mm) 3. Innkjøp/oppsetting av vegskilt avsluttet i løpet av Det skjer i biblioteket 5. Digital planregister 6. Innovasjonsprosjekt «Ny helse og omsorgstjeneste i Vegårshei» 7. Digital forsendelse - SvarUt (startet på slutten av året) 8. Strategisk næringsplan 9. HR- relaterte prosjekter i enhetene Arkiv 2015 I 2015 har arkivtjenesten opprettet 1041saksmapper og det er opprettet 9815 journalposter. Anne Helene Espeland Baarøy, konsulent og arkivleder / Aina Voie, konsulent

50 Side 50 av Planarbeid Kommunal planstrategi Ny planstrategi for ble vedtatt av kommunestyret etter en prosess jamfør Plan- og bygningsloven. Det nye kommunestyret må vurdere denne planstrategien innen høsten Reguleringsplan Ubergsmoen I september 2014 ble det varslet om oppstart for en ny reguleringsplan for Ubergsmoen. Nåværende reguleringsplan for Ubergsmoen er fra 1989 og planområdet utvides sterkt. Det har blitt jobbet mye med denne planen i 2015 og mange vurderinger og utredninger må være på plass før planen kan vedtas i Blant annet: - Detaljregulering av 3 private områder på Våje og Timmeråsen - Detaljregulering utvidelse boligfelt Grasåslia års flomanalyse for Ubergsmoen - Hensynssone rundt reveoppdrett - Regulering / utforming ny gang- og sykkelbro (Ubergbru) Noen av disse utredningene/vurderinger er på plass, mens noen ferdiggjøres i Reguleringsplan for Vegårshei kirke I oktober 2015 ble det varslet om oppstart for planarbeid med reguleringsplan for Vegårshei kirke. Dette i forbindelse med utvidelse av gravfeltet. Endringer på eksisterende reguleringsplaner I 2014 ble det gjennomført mindre endringer på disse reguleringsplanene: - Reguleringsplan Vegårshei Sentrum (Myrvang: justering renovasjonsområde og vei) - Reguleringsplan Vegårshei Sentrum: flytting av 2 lekeplasser og parkeringsplass ved Myra barnehage i forbindelse med: o bygging av 2 flyktningeboliger (ved Myra barnehage og på Djuptjennhaugen) o planlegging av parkeringsplass ved nytt helsesenter Ellers ble det meldt om oppstart planendring for reguleringsplan for Killand 2 (privat plan). Deltakelse i styrking av utviklingskapasitet i mindre kommuner Aust-Agder Fylkeskommune fikk for noen år siden i oppdrag av kommunal- og moderniseringsdepartementet å opprette et 3-årig prosjekt for å styrke fylkeskommunens kapasitet og kompetanse til å motivere og veilede kommunene med å utvikle attraktive steder og lokalsamfunn. Vegårshei kommune søkte om midler til dette og fikk bevilget kr for Prosjektet er avsluttet men en del av disse midlene ble fortsatt brukt i 2015 til: reguleringsplan Ubergsmoen kompetansehevende tiltak Digital planregister Vegårshei kommune har deltatt sammen med de andre Østregionkommunene i prosjektet digital planregister. Hensikten med dette prosjektet var å digitalisere alle planer som ikke har blitt digitalisert tidligere. Prosjektet ble fullført i Chantal van der Linden, rådgiver plan

51 Side 51 av Byggesak Det er i 2015 behandlet 112 byggesaker (mot 115 året før), av disse er det - 39 tillatelser til tiltak (med ansvarsrett) (pbl 20-1) - 26 tillatelse til tiltak uten ansvarsrett (pbl 20-2) - 15 tillatelser til fradeling av areal (pbl 20-1) - 18 dispensasjoner fra kommuneplanens arealdel - 0 dispensasjoner fra kommunedelplan sentrum - 3 dispensasjoner fra reguleringsplaner Dette er en nedgang på 6 tillatelser til tiltak, en nedgang på 9 tillatelser til fradeling og en økning på 4 dispensasjoner fra planer i forhold til året før. Videre er det gitt 25 ferdigattester og 1 midlertidige brukstillatelser (mot hhv 37 og 1 året før). Det er også gitt utslippstillatelse for 2 boliger og 2 fritidsboliger (mot hhv 4 boliger og 42 fritidsboliger året før). Det er ikke ført tilsyn i Kommunen har ikke utarbeidet strategi for tilsynsvirksomheten. Kommunen har i 2015 ikke gjennomført tilsyn etter Forurensningsforskriften vedr utslipp og avløpsanlegg. Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder tilsyn i både byggesaker og i utslippssaker, og bør etterstrebe å tilfredsstille lov- og forskriftskrav snarest mulig i så henseende. Østregionens byggesaksgruppe har i 2015, i motsetning til tidligere år, ikke hatt møter der saksbehandlere fra Østregionen treffes for felles erfaringsutveksling. Vegårshei kommune har foreløpig ikke åpnet for mottak av elektroniske søknader via BYGGSØK, og en anser foreløpig ikke etterspørselen etter dette som stor i vår kommune. Det vil imidlertid være fremtidsrettet i nær fremtid å tilrettelegge for dette også i vår kommune. Audun Tønnesøl Ryder, byggesaksbehandler

52 Side 52 av Kart og oppmåling Kart- og oppmålingskontoret har ansvar for oppmålingsarbeidene i kommunen. Dette består i ajourhold av basiskart. Alle innmålte data, som for eksempel eiendomsgrenser, bygninger og veger legges inn digitalt i databaser og oversendes til Kartverket som legger data inn i nasjonale kartdatabaser, slik at andre kartbrukere kan få tilgang til oppdaterte kart. Kontoret har også ansvar for all eiendomsmåling i kommunen og gjennomfører oppmålingsforretninger etter Lov om eigedomsregistrering. I tillegg til gjennomføring av oppmålingsforretninger er kontoret også ansvarlig for føring av Matrikkelen for Vegårshei kommune. Matrikkelen er et eiendomsregister som inneholder opplysninger om alle eiendommer, adresser og bygninger i Norge. I 2015 ble det avholdt eller påbegynt ca 40 oppmålingssaker etter Matrikkelloven. I tillegg har det vært noen saker der vi har påvist og avklart eksisterende grenser mellom eiendommer. Kontoret bruker også mye tid til publikumsveiledning. Vi hjelper til med å lage kartutsnitt og veileder publikum ved fradelinger og eiendomsoverføringer, som krever endring av grenser. I tillegg administreres salg av kommunale tomter samt bistand ved erverv av nye kommunale arealer. I 2014 og 2015 ble det tatt nye flyfoto over hele kommunen og det er i gang prosjekter med å ajourføre grunnkartene. Vi vil også få nye ortofoto. Arbeidet med kartleggingen vil bli ferdig i løpet av Kommunen deltok også i et prosjekt i regi av Kartverket der det ble laget ortofoto av flybildene som ble tatt i forbindelse med kartleggingen i som var grunnlaget for første utgave av Økonomisk Kartverk. Ortofotoene vil bli tilgjengelig for publikum på kommunens kartportal i løpet av Kartansvarlig arbeider også med digitale planer. Plangruppen har i 2015 arbeidet med ny reguleringsplan for Ubergsmoen og oppmålingsingeniøren har deltatt i en del møter og har brukt en del tid på utarbeiding av plankartet. Av annet planarbeid har vært å utarbeide et digitalt planarkiv. Dette har vært et fellesprosjekt mellom alle kommunene i DDØ. Kartverket har vært prosjektleder og prosjektet har vært støttet med skjønnsmidler. Kommunen har nå kommuneplanens arealdel og alle reguleringsplaner på digital form. Arbeidet med innføring av vegadresser ble avsluttet høsten Kommunestyret vedtok offisielle vegnavn på ca 150 veger og 10 vegløse hyttefelt i 2013 og i 2015 ble alle vegnavnskiltene anskaffet og pr var alle skiltene satt opp. Kart- og oppmålingskontoret har også samarbeid med nabokommunene Risør, Tvedestrand, Gjerstad og Åmli om felles GPS-måleutstyr. Samarbeidet har nå 5 sett med GPS-mottakere som blir brukt av oppmålingsansvarlige i de 5 kommunene. Det betyr at hver kommune har en GPS-mottaker tilgjengelig til enhver tid. I tillegg samarbeider kommunene om felles datasystem og har felles server med programvare for vedlikehold av kartverket og for føring av Matrikkelen. Oppmålingsingeniøren fører alt i matrikkelen. Dette gjør at kommunen er svært sårbare dersom matrikkelføreren blir syk eller fraværende på annen måte. Det er lovpålagt å føre bygningsdelen av Matrikkelen innen 5 virkedager etter byggesaksvedtak. Agnar Tore Vaaje, Kart og oppmåling

53 Side 53 av Landbruk Årsmelding for jordbruket Vegårshei kommune 2015 I 2015 ble det søkt om tilskudd til drift av 1662 dekar dyrka mark. Nedgangen i dyrka i areal i drift de senere årene har dermed stoppet opp (1657 dekar i 2014). Dette til tross for en nedgang i antall søkere fra 20 foretak i 2014 til 18 foretak i Arealet blir hovedsakelig brukt til grovfôrdyrking til egne dyr eller høstet for fôrsalg. I tillegg produseres det selges svært kortreiste poteter over en lav sko på Ubergsmoen. Storfe Sau og lam Mink Rev All gris Grovfôrdyra med det røde kjøttet (sau og ammekyr) er stabilt de to siste årene. Disse to dyreslagene, sammen med hest og geit, er de som kan utnytte grasressursene og hindre gjengroing av kulturlandskapet i kommunen. I nasjonal sammenheng er det stort og vedvarende underskudd av storfekjøtt, mens den norske produksjonen av lammekjøtt nå dekker behovet. På pelssiden er det relativt stabilt med mink, mens reveproduksjonen viser nedgang. Salgsåret 2015 var rimelig bra fra mink- og blårevskinn (det var kaldt i Kina), mens salget av sølvrevskinn gikk trådt (svak russisk rubel og ikke helt stabilt politisk). Minkproduksjonen i Norge har økt med 60 % fra 2011 til 2015, men reveskinnproduksjonen har falt noe i samme periode. Svineproduksjonen på Vegårshei er den som bidrar mest med volum innen kjøttproduksjonen har vært preget av et nasjonalt marked i balanse med etterspørselen. Dermed har prisene vært rimelig gode i året som gikk. For 2016 er det prognostisert et overskudd av svinekjøtt og det er behov for justeringer i vekter. Nordmenn har kommet over fuglefrykten og dermed blir igjen kylling en konkurrent til svin om hva som havner på folks matfat. Sysselsetting og produksjonstilskudd: Det var 18 foretak som søkte om produksjonstilskudd pr Dette er to færre sammenlignet med året før. For de to søknadsomgangene (januar og august) til sammen ble det totalt utbetalt kr 1,37 mill. i produksjons- og avløsertilskudd. Kulturlandskap Spesielle miljøtiltak i landbruket (SMIL-midler): For å opprettholde verdier i kulturlandskapet er ordningen et viktig bidrag. Tiltakene skaper trivsel både for de som bor i kommunen og for turister som besøker bygda. På Vegårshei ble det innvilget 2 SMIL-søknader i 2015 til istandsetting av gammel kulturmark på Espeland og restaurering av demning ved Ufsvassdammen. Potten til kommunen var på og

54 Side 54 av 115 denne ble dermed brukt opp. For 2016 er det dessverre en nasjonal nedskjæring i potten, noe alle kommunene vil merke. Vegårshei har foreløpig fått en pott på kr i Regionalt miljøprogram (RMP): I 2015 ble det godkjent 7 søknader om regionale miljøtilskudd og de fikk utbetalt til sammen kr Bygdeutviklingsmidler: I 2015 var det to foretak som ble innvilget investeringsstøtte fra Innovasjon Norge. Dette er Carolina M. Moland (ombygging av driftsbygning til sau) og Knut Bergan (ombygging av båsfjøs til lausdrift). Tanker om framtida: På grunn av at jordteiger og driftsenhetene er relativt små i Vegårshei, er det utfordrende å drive like rasjonelt som en del større gardsbruk andre steder. Jordbruket i Vegårshei drives derfor svært ofte i kombinasjon med skogbruk og/eller annet lønnet arbeid utenfor garden. De naturgitte forholdene er slik de er og primærnæringen vil fortsatt bestå av næringskombinasjoner. Det er gledelig at det foretas investeringer i driftsbygninger. De to som nå investerer er i sin beste alder og dette legger et godt grunnlag for aktiv jordbruksdrift på landbrukseiendommene. Hans Magnus Sætra, landbruksrådgiver

55 Side 55 av Skogbruk Skogbrukssjefen Det er her satt opp de viktigste oppgavene det er arbeidet med i Arbeidsoppgavene i pkt. 1. Skogbruk gjelder både Vegårshei og Tvedestrand. 1. SKOGBRUK. Forvaltning: Adm. av skogfondsordningen, ca. 200 konti i Vegårshei og ca 350 konti i Tvedestrand. Økonomiske virkemidler (tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket); foretatt prioriteringer i samråd med næringsorganisasjonene. Tildelte rammer var på kr og for hhv. Vegårshei og Tvedestrand. Rammene ble oppbrukt og vi forsynte oss grovt av fylkets restpott på kr. Vegårshei og Tvedestrand fikk hhv og kr av denne potten. Saksbehandling og fattet vedtak etter fullmakt i et ukjent antall saker etter jord-, skog-, odelsog konsesjonslov med tilhørende forskrifter, m.v. Gjennomført lovpålagt resultatkontroll for hogst og foryngelse, utvidet foryngelseskontroll, samt barkebilleregistrering med forsøksfeller. Planlegging / næringsutvikling: Målrettet bruk av de økonomiske virkemidlene til skogkultur og veibygging m.v. Adm. ansvar for faghjelpa, innleid som selvstendig og finansiert gjennom tilskudds-/ rentemidler. Arrangert skogkvelder i samarbeid med Vegårshei skogeierlag. Vurdering av reguleringsplaner og dispensasjonssaker og gitt innspill om skogbruksinteresser. Arrangert motorsaglotteri (skogkulturkonkurranser). Rådgiving: Mot enkeltskogeiere: Div. kontakter og befaringer vedr. veiplaner, skogbehandling, tilskuddsordninger, skogfond, m.v. Mot næringen: Bidratt på skogkvelder, holdt innlegg på skogeierlagenes årsmøter og arrangert 5 kurs innenfor kursserien Aktivt skogbruk.. Mot skolen/allmennheten: Arrangert 7 dagers kurs innenfor Aktivt Skogbruk -kursserien for 10. klasse på Vegårshei. I 2015 var det 9 deltakere som med dette fikk dokumentert opplæring i bruk av rydde- og motorsag (jfr. Arbeidstilsynets bestemmelser). (Det vises for øvrig til egne årsmeldinger; Skogbruket i Vegårshei 2015 og Skogbruket i Tvedestrand 2015.) 2. VILTFORVALTNING. Sekretærarbeid for viltnemnda; 4 møter, 23 saker, samt 1 møte i Viltforum. Arrangert jaktledermøte i samarbeid med Viltlaget og bidratt på høstmøtet til Viltlaget og VJFF. Rådgiving mot Vegårshei Viltlag. 3. KOMMUNESKOGEN: Adm./drift av kommuneskogen, inkl. jaktutleie. Utleid 15 dagsverk til Statens vegvesen. Utført 8 dagsverk manuelt skogsarbeid, men 4 dagsverk må tas igjen i (Se ellers egen årsmelding for kommuneskogen.)

56 Side 56 av ANNET Med i arbeidsgruppe for kommunale planer. Sekretær for prosjektgruppa for fiberutbygging. Kjøp og salg av kommunale arealer/eiendommer. AKTIVITETSDATA: Tallene er hentet fra skogfondsregnskapet. Avvirkning for salg: Kvantum (m 3 ): Bruttoverdi (kr): Gjennomsnittspris (kr/m 3 ): Tømmerprisene var i starten av året på nivå med foregående år. Utover året gikk prisene noe ned, men dette merket mange skogeiere lite til da AT Skog hadde garantert prisene som gjaldt ved kontraktinngåelse. Lav kronekurs har bidratt til økt konkurranse om sagtømmeret og gitt greie avsetningsmuligheter for massevirke. Konkurransen innenfor tømmeromsetningen har også bidratt til opprettholdelse av rotnettoen til skogeierne. I Vegårshei økte avvirkningen med m 3 fra foregående år og gjennomsnittlig tømmerpris gikk ned med 5 kr/m 3. Avvirkningen fordelt seg på 46 % gran, 48 % furu og 6 % lauv/vedtømmer. Med denne avvirkningen, som er den høyeste på Vegårshei siden slutten av 1990-tallet, nærmer vi oss årlig netto avvirkningskvantum (beregnet til m 3, av en brutto tilvekst på m 3, etter sist områdetakst i 2010). Skogkultur: Plantekjøp (stk): Markberedning (daa): Ungskogpleie (daa): Førstegangstynning (daa): Sum investert i skogkultur (kr): Av dette statstilskudd (kr): De samlede skogkulturinvesteringene økte med nært kr fra året før og skogkulturaktiviteten er nå høyere enn på lang tid. Tallet på utsatte granplanter ble doblet fra forrige år, mens ungskogpleiearealet økte med 800 daa. Vegårshei har i flere år vært den kommunen i fylket der det er drevet mest ungskogpleie, men for 2015 er vi på topp også når det gjelder planting! Kommunens tildelte ramme for statstilskudd på kr var oppbrukt allerede tidlig på høsten. Den høye aktiviteten gjorde imidlertid at vi tok godt for oss av fylkesmannens restpott. Denne potten var på kr og av dette fikk Vegårshei ekstratildeling på nært kr. Likevel er det utført investeringer på i alt nært kr som får tilskuddet først i Kommunen ser seg derfor nødt til å redusere tilskuddssatsene noe. Forslaget innebærer at satsene settes til 35 % for ungskogpleie, 30 for markberedning og 25 % for granplanting, mens tilskudd til tynning og stammekvisting bortfaller. Reduksjonen i tilskuddssatsene (5 % for planting og ungskogpleie) har liten økonomisk betydning for skogeierne, i hvert fall for de som kan dekke investeringene med skogfond. Tilskudd må som kjent beskattes, mens bruk av skogfond gir betydelig skattefordeler. Endelig vedtak om

57 Side 57 av 115 tilskuddssatser gjøres i slutten av januar, etter at styret i skogeierlaget har uttalt seg til forslaget. Fokuset vårt må uansett være å opprettholde denne høye skogkulturaktiviteten for å bygge opp skogressurser av høy kvalitet for framtida. Høy aktivitet gir høyere tilskuddspott, mens fylkesmannen på slutten av året trekker inn udisponerte midler fra kommuner og bevilger til andre som har udekka behov. Én av skogeierne som har bidratt til årets skogkulturresultater vil på skogeierlagets årsmøte bli belønnet med ei Husqvarna 545 motorsag. Det ble totalt delt ut 160 lodd i årets motorsaglotteri (nesten 40 mer enn det noen gang har vært i dette lotteriets vel 10-årige historie). Veibygging (Ferdigstilte anlegg bygd med tilskudd): Godkjennelses år: Nybygging bilveier, veikl. 3 0 anlegg (m): Ombygging bilveier, veikl. 3-1 anlegg (m): Traktorveier, veikl. 7 3 anlegg (m): Sum investering (kr): Av dette statstilskudd (kr): Interessen for å investere i skogsveier har tatt seg opp, men statistikken over ferdigstilte anlegg svinger mye fra år til år da veiprosjekt tar tid å gjennomføre. Aktiviteten ser ut til å ha gått kraftig opp, men mye av arbeidet med veiene ferdigstilte i 2015 ble utført i Og det er flere anlegg på gang. En stor del av eksisterende skogsbilveinett trenger ombygging for å tilfredsstille kravene til transport med dagens tømmervogntog og slike ombyggingsprosjekter er helt nødvendige for å opprettholde en tilfredsstillende infrastruktur for skognæringen. Tilskuddssituasjonen innenfor veibygging er bedre enn på mange år og det oppfordres sterkt til å benytte de gode rammevilkårene en nå har til å få bygd om eldre skogsbilveier som ikke lengre holder kravene for tømmertransport med fullt vogntog. Det gis % i tilskudd til slike prosjekt, mens det resterende av investeringen kan dekkes gjennom skogfond med skattefordel. SKOGFONDET: Skogfondet for Vegårshei hadde følgende hovedtall for 2015 (kr); Innestående Innbetalt Innbetalt Utbetalt i 2015 Innestående skogfond i 2015 tilskudd i Rentemidlene er felles for Vegårshei og Tvedestrand og blir disponert etter budsjett vedtatt av fylkesmannen. Rentemidlene hadde følgende hovedtall for 2015 (kr); Inngående Renteinntekter Overføringer* Forbruk Utgående saldo balanse *Overføringene er fastsatt til 30 % til skogeierforening (AT Skog), 20 % til departementet og 15 % til fylkesmannen.

58 Side 58 av 115 KURSVIRKSOMHET: Interessen for kurs innenfor kursserien Aktivt Skogbruk tok seg noe opp og flere kurs enn året før hadde nok deltakere til at de lot seg gjennomføre. Følgende kurs hadde deltakere fra Vegårshei; Tømmerdrift med landbrukstraktor og vinsj, Tømmerdrift med kran og henger, Foryngelse, Ungskogpleie og Tynning. Det etter hvert tradisjonelle 7 dagers kurset for avgangselevene ved skolen ble i 2015 gjennomført med 9 deltakere. De fikk opplæring i bruk av motor- og ryddesag, samt foryngelse og stell av ungskog. SKADER PÅ SKOGEN: De siste årenes relativt store angrep av granrustsopp, som angriper årsnålene på særlig yngre gran, ser ut til å ha avtatt i Stormene kommer stadig hyppigere og også i 2015 hadde vi stormer som forårsaket vindfellinger. Her i distriktet begrenset imidlertid skadene seg til frøtrestillinger og hogstkanter av nyere dato. Vi bør imidlertid ta mer hensyn til klimaendringene i skogbehandlingen, i første rekke ved å gjennomføre ungskogpleien i rett tid og unngå for seine tynninger og gjennomhogster i vindutsatte områder. Vegårshei er med på en landsomfattende overvåking av bestanden av granbarkbiller. Fangsttallene var i 2015 vel biller/felle. Det er ca mer enn de to foregående år, men ikke alarmerende høyt. Det er imidlertid viktig å ta forhåndsregler og fjerne så mye som mulig av vindfall/snøbrekk og dermed redusere billenes tilgang til ynglemateriale Vegårshei kommuneskoger Avvirkning: 86 m 3 Driftsresultat: kr (Årsmeldingen tar utgangspunkt i kommuneskogens regnskap, tjeneste 3200) Sluttavvirkning: Vi gjennomfører større tømmerdrifter ca annethvert år. Slik kommer vi opp i stort nok kvantum til at vi oppnår AT Skogs pristillegg for stordrifter. Vi hadde ei større drift i 2014 og følgelig ingen større tømmerdrift i Den neste blir gjennomført i Det begrensede kvantumet på 86 m 3 kommer dels fra et lite restkvantum som lå igjen etter drifta i 2014 og dels fra ei lita drift ved Djuptjennhaugen. Sistnevnte skjedde i regi av Teknisk drift, men tømmersalg og driftsutgifter ble ført på kommuneskogen og netto utgift refundert med kr. Arbeidskraftsituasjonen: Undertegnede skal som beskrevet i tidligere årsmeldinger drifte og utføre manuelt skogsarbeid i kommuneskogen tilsvarende 10 % stilling. Lønnsutgifter, pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift i regnskapet er følgelig 10 % av kommunens samlede kostnader med undertegnede som ansatt. I tillegg er det overført 8 dagsverk til 2015 som en ikke rakk i I 2015 ble undertegnede leid ut til Statens vegvesen. Omfanget var 15 dagsverk + overtid. Kommuneskogens kostnader med dette er refundert i post (Mens kommunens overskudd fra utleien er ført på landbrukskontoret, tjeneste 3290.) Arbeidet har ellers bestått i 8 dagsverk (ca 70 da) med ungskogpleie ved Fosstøl, samt administrasjon og forvaltning av eiendommen for øvrig. Det overføres 4 dagsverk en ikke rakk i 2015 til 2016.

59 Side 59 av 115 Faghjelp i skogbruket for Vegårshei og Tvedestrand er Terje Asdal. Han blir innleid som selvstendig og utgiftene blir ført over kommuneskogens budsjett (post 13701). Hele kostnaden blir refundert, dels ved rentemidler fra skogfondet (post 17500) og dels tilskuddsmidler (post 18106). Skogkultur: Årets skogkultur begrenset seg til planting etter drifta vest for Kampmyr i Det ble innleid entreprenør til dette da undertegnede på våren var opptatt med arbeid for Statens vegvesen. Det ble mottatt vel kr i statstilskudd til denne investeringen. Tilskudd til ungskogpleien utført i fjor blir utbetalt først i Veier: Veikostnadene i regnskapet på ca kr gjelder slodding av Fosstølveien vår og høst, samt faste årlige vedlikeholdsavgifter til veiforeningene som kommuneskogen er med i. Jaktutleie: Det er inngått nye 3-årige jaktleieavtaler for perioden Skeimo jaktlag felte ikke elg i høst, følgelig er leieinntektene fra elgjakt svært lave. VJFF felte totalt 5 rådyr; 2 bukker, 1 geit og 2 kje. Samla jaktleieinntekter ble på vel kr. Annet; Vi har en evigvarende brannforsikring for skogen og en stormforsikring mot storskade. I tillegg er kommunehytta forsikret. Vi er ellers med i og betaler informasjonsavgift til AT Skog SA. Utbyttet fra AT Skog SA var på knappe kr. Sluttkommentar: Kommunen får årlig overført kr fra kommuneskogen. Årets underskudd etter denne overføringen ble på vel kr. Følgelig ble kommuneskogens bundne driftsfond redusert fra kr til kr Vegårshei, Helge Sines Skogbrukssjef

60 Side 60 av Næringsutvikling VÅG-PARTNERSKAPET VÅG-ordningen bygger på en kompensasjonsordning fra KMD som Vegårshei er en del av, en ordning som kom i stand etter forandringer i reglene rundt arbeidsgiveravgiften i I 2015 ble reglene rundt arbeidsgiveravgiften endret igjen, slik at Risør og Åmli kommuner fikk tilbake en avgiftssats på 10,6 %, mens Vegårshei beholdt en sats på 14,1 %. VÅGpartnerskapet med de opprinnelige medlemskommunene er dermed avsluttet. KMD bevilget likevel midler gjennom kompensasjonsordningen i 2015, og Vegårshei ble tildelt kr ,-. Iveland kommune faller også inn under ordningen nå, og fikk tildelt samme sum. Årets tilskudd er avsatt til utviklingsprosjektet i regi av Vegårshei ski- og aktivitetssenter. Arbeidsgruppa som forvalter midlene på vegne av Vegårshei kommune har i 2015 bestått av ordfører Kjetil Torp/Kirsten H. Myren, representant Kjell Asbjørn Straum fra tidligere Norsk Treindustri AS, rådmann Ole Petter Skjævestad og rådgiver Liv Strand. REGIONALT NÆRINGSFOND FOR ØSTREGIONEN De midlene kommunen setter av til direkte næringsutvikling, legges inn i Regionalt næringsfond for Østregionen. Næringsfondet er et spleiselag og et samarbeid mellom kommunene Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Gjerstad og Risør, samt Aust-Agder fylkeskommune. Næringsfondet retter seg mot små og mellomstore bedrifter, og fondet skal bidra til å fremme etablering av ny næringsvirksomhet, samt styrke eksisterende næring. Næringsfondet hadde 8 møter i 2015, og behandlet i alt 33 søknader om tilskudd. 28 ulike næringsaktører fikk tilsagn om tilskuddsmidler, i sum ca. kr ,-. 6 av næringsaktørene var fra Vegårshei, 2 eksisterende og 4 nye bedrifter fikk tilsagn om tilskudd. Næringsrådgiveren utgjør kommunens såkalte 1.linjetjeneste i møte med personer som ønsker å starte eller utvikle egen virksomhet. Næringsfondet er i den forbindelse et viktig virkemiddel for å kunne støtte gode prosjekt. REGIONALT NÆRINGSSAMARBEID Kommunene i Østre Agder unntatt Froland, d.v.s. Vegårshei, Gjerstad, Risør, Åmli, Tvedestrand, Grimstad og Arendal, har i fellesskap laget en Strategisk næringsplan for Østre Agder Innen næringsarbeid er dette samarbeidet historisk. Planen ble vedtatt av Vegårshei kommune i PS 38/15 den , og av de andre kommunene i løpet av våren. Næringsrådgiverne i deltakerkommunene arbeider sammen om temaene i planen, og det er dannet et formelt nettverk kalt Østre Agder næringsnettverk. En samarbeidserklæring ligger til grunn for samarbeidet, og nettverket er en undergruppe til rådmannsgruppa i Østre Agder. Nettverket har månedlige møter i de ulike kommunene, og løfter opp prosjekter som gagner hele regionen. Utgangspunktet er at alle kommunene danner et felles bo- og arbeidsmarked, og at det som gagner regionen er et gode for alle kommunene og omvendt. 1. januar 2016 ble det tilsatt en prosjektleder for nettverket fram til sommeren 2018, finansiert av prosjektmidler gjennom Arendals deltakelse i Utviklingsprosjektet for byregioner.

61 Side 61 av 115 VEGÅRSHEI NÆRINGSFORENING Vegårshei næringsforening ble stiftet på Færsnes Gjestegård. Foreningen ønsker alle kommunens enkeltpersonforetak og bedrifter velkommen som medlemmer, samt privatpersoner som er interessert i næringsutvikling i kommunen. Kommunens næringsrådgiver er fast sekretær for foreningen. Styret har arrangert medlemsmøter og har vært høringspart i kommunale saker. På årsmøtet ble den lokale næringslivprisen utdelt til Sigmund Lindtveit. NÆRINGSAREALER Kommunen har få tilrettelagte næringsarealer klare for salg, og det ble ikke solgt noen tomter i Her følger en kort oversikt over regulerte områder med ledige tomter: Myra, området ved Esso/Motorsenteret. Her er ledige tomter, men mye er avhengig av videreføring av kommunal vei i retning KIWI. Myra v/ljøstad. Ikke aktuell, da forutsetningen er flytting av fv Engene på Ubergsmoen. Tomter bak YME og gammel butikk, grovplanert. Fidalen på Ubergsmoen. Et 150 mål stort område for industribedrifter. Området er ikke opparbeidet, ligger gunstig til med tanke på avstand til E18. BEDRIFTSBESØK I 2015 begynte man å lage faste planer for bedriftsbesøk hvert halvår, og det ble gjennomført åtte besøk dette året. Ordfører, rådmann og rådgiver næring og miljø deltok, og møtene er ment å være uformelle treffpunkt for gjensidig informasjonsutveksling. Målet er å få en omvisning hvis det er naturlig, bli bedre kjent med lederskap og bedrift, bli informert om utfordringer og behov og diskutere hvilken rolle kommunen kan ha for å legge til rette for næringsutviklingen Miljø KALKING AV VASSDRAG Nasjonalt kalkingsprosjekt - Vegårvassdraget Vassdraget er blitt kalket fra dosereren på Hauglandsdammen siden 1996, og kalkingen gjennomføres i første rekke av hensyn til laksen. Fylkesmannen i Aust-Agder har det faglige ansvaret for kalkingen, og betaler også en stor del av kostnadene med drift og vedlikehold. Kommunen deler sin del av kostnadene med Tvedestrand kommune. Odd Magne Hommelsgård er ansvarlig for den daglige drift og praktiske oppfølging av anlegget. Lokale kalkingsprosjekt Kommunen søker Fylkesmannen i Aust-Agder om lokale kalkingsmidler hvert år. I 2015 fikk Vegår Grunneierlag kalkingsmidler som brukes til kalking av gytebekker for aure. MOTORFERDSEL I UTMARK Kommunen behandlet ni søknader om motorferdsel i utmark i 2015, og flere av søknadene gjelder tillatelser til ulike kjørebehov. Fem av forholdene gjaldt transport til hytter som ligger langt fra parkeringsplass/brøytet bilveg, to gjaldt transport av funksjonshemmet person, ett forhold gjaldt kjøring i utmarksnæring og tre ønsket tillatelse til leiekjøring. I tillegg ble det gitt tillatelse til å kjøre med firehjulinger i forbindelse med Vegårshei skytterlags årlige feltstevne i mars, samt at et lag fikk godkjent løypekjøring for allmennheten.

62 Side 62 av 115 Alle søknadene ble godkjent, da det gjaldt kjørebehov som kan tillates etter gjeldende lovverk. Kommunen har pr. dato fem leiekjøringstillatelser, kontaktinformasjon på disse personene ligger på kommunens hjemmeside. OPPGRADERING AV FRILUFTSOMRÅDET PÅ LANGØYA Kommunen søkte om statlige friluftslivsmidler i 2015 til å oppgradere Langøya og opparbeide Vaskarplassen friluftsområder, midler kommunen kunne søke på fordi disse områdene nå er blitt såkalt statlig sikrede friluftsområder. Kommunen fikk tilsagn om kr ,- til dette arbeidet. Kommunen valgte å ferdigstille oppgraderingsarbeidet på Langøya først, og midlene er brukt i sin helhet her. Det har vært et meget godt samarbeid med styret for Langøya krets, og følgende er gjennomført på dugnad og av entreprenør/byggmester: Rensking og utvidelse av strand, påfylling av sand, fjerning av trær/røtter. Oppsetting av mur (granittstein) i bakkant av stranda, oppretting og tilsåing av oppholdsarealet bak. Store morenestein skiller oppholdsareal og parkeringsareal. Oppføring av en 80 m2 stor grillbu. Sålen er støpt høsten 2015, grillbua skal ferdigstilles mai ANNET SPILLEMIDLER I 2015 har kommunen saksbehandlet og videresendt sju søknader om spillemidler til Aust- Agder fylkeskommune, og Vegårshei ski- og aktivitetssenter står bak alle søknadene. Søknadene gjelder prosjekt som bidrar til å utvikle Fjellheimssida, anlegg som blir til glede og nytte for kommunens egne innbyggere, og gjester fra hele regionen. Avgjørelsen om disse anleggene blir tildelt spillemidler fattes sommeren Det er vanlig at godkjente spillemiddelsøknader må stå i kø i flere år før midler blir tildelt, grunnen er at det totale søknadsbeløpet er mye større enn de tilgjengelige midlene. Liv Strand, miljø- og næringsrådgiver

63 Side 63 av Skole- og barnehagefaglig rådgivning Rådgiver står til disposisjon for rådmann, og bidrar til at kommunen utøver sitt ansvar som skole- eier og lokal barnehagemyndighet i samsvar med gjeldene lover og forskrifter. Skole og barnehagefaglig rådgivers arbeidsområder / oppgaver; Skoleeiers forsvarlige system jfr. opplæringslov Opplæringsloven pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for å vurdere om, og følge opp at skoleeier etterlever lovverket. Systemrevisjon og kvalitetsvurdering er gjennomført og oversendt rådmann. Det er i tillegg utarbeidet et års-hjul for jevnlig oppfølging av skolen etter Denne oppfølgingen utføres i skoleforum, dvs. i månedlige møter mellom kommunalsjef, rektor, HTV og skolefaglig rådgiver. Vedtak om spesialundervisning for barn under opplæringspliktig alder, jfr. opplæringslov 5.7 Det er fattet 3 enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp barnehageåret 2015/16. Det er tildelt; årstimer med spesialpedagogisk hjelp med pedagog årstimer med spesialpedagogisk hjelp assistent Det er ikke mottatt søknader om generell styrking av barnehager etter lov om barnehager 13. Samordnet barnehageopptak i kommunen; Samordnet opptak er gjennomført i samsvar med lov og forskrift vår 2015, det er ikke mottatt klagesaker. Alle barn med lovfestet rett til barnehageplass fikk plass ved hovedopptak. Også barn uten rett fikk tildelt plass ved hovedopptak. Søknader om plass i løpet av barnehageåret er innvilget fortløpende. Ny nasjonal ordning for reduksjon i foreldrebetaling og gratis kjernetid i barnehage. Ny ordning for reduksjon i foreldrebetaling trådte i kraft 1. mai. Gratis kjernetid for 4 og 5 åringer blei innført 1. august. Moderasjonsordningene er for familier eller husholdninger med lav inntekt. Informasjon om ordningen og søknadsskjema er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. I tillegg er det sendt ut informasjonsskriv til alle foreldre / foresatte. - Det er fattet vedtak om redusert foreldrebetaling for 7 barn, to barn har også fått innvilget gratis kjernetid 20 timer pr. uke. Dispensasjon fra utdanningskrav / pedagognorm; - Det er ikke mottatt dispensasjonssøknader i 2015, alle barnehagene i kommune oppfyller lovens krav på disse områdene. Tilskudd til private barnehager Saksbehandling er utført i samarbeid med økonomiansvarlig. På grunn av uklart regelverk, og kommunens tolkning av utdanningsdirektoratets svar på håndtering av arbeidsgiveravgift, måtte vedtak om kommunalt tilskudd fattes på nytt. Kommunens tidligere beregning av arbeidsgiveravgift har ikke vært i samsvar med gjeldende regelverk. Vedtak for og 2015 måtte oppheves og nye vedtak er fattet. Koordinering / gjennomføring av tilsyn i 2015; Tilsyn gjennomført av fylkesmannen: - Nasjonalt tilsyn skole forvaltningskompetanse

64 Side 64 av Nasjonalt tilsyn skole - elevenes utbytte av opplæringen I begge tilsyn fikk kommunen flere pålegg om retting. Arbeidet med å rette opp påleggene har vært krevende, men likevel en nyttig og lærerik prosess. Erklæring om retting er oversendt Fylkesmannen i to omganger. Kontrollutvalget er orientert underveis i prosessen. Nasjonalt tilsyn med Vegårshei skule blei endelig avsluttet i brev fra Fylkesmannen datert Tilsyn med barnehager i Vegårshei kommune: - Skriftlig tilsyn er gjennomført i alle barnehagene. Tema for tilsynet var barnehagenes lovoppfyllelse etter lov om barnehager 2 Innhold og årsplan, 3barns rett til medvirkning, 6 godkjenning og 7 vedtekter - Stedlig tilsyn er gjennomført i Vegårshei barnehage, avd. Myra og Ubergsmoen. Tema for dette tilsynet var barnehagens lovoppfyllelses etter lov om barnehager 1 og 2, barnehagens formål og innhold. Kommunen har i tilsyn med barnehagene ikke funnet forhold som anses som lovbrudd. Det er ved begge tilsyn gitt merknader om forhold som bør forbedres. Barnehagene har fulgt opp merknadene, innen satt frist, og alle tilsyn er avsluttet. Tilsyn med barnehager i 2015 er gjennomført i samsvar med vedtatt plan for tilsyn, og utført i samarbeid med barnehagefaglig rådgiver i Åmli kommune. Koordinere / rapportering til statlige myndigheter mm. - GSI rapportering (grunnskolestatistikk) pr BASIL, rapportering barnehager pr Rapportering årsregnskap ikke kommunale barnehager - NAV forvaltning, månedlig kontantstøtte rapportering - FAKTURERING for opphold, kost mm. kommunal barnehage, månedlig generering og eks- portering av fakturafiler - Leirskoleopphold - Kompetansemidler barnehage - Videreutdanning for lærere Rådgiver skal sikre informasjonsflyt mellom fylkes og kommune nivå, og er kommunens representant i møter / kurs som fylkesmannen arrangerer; Rådgiver har deltatt på kurs, konferanser, og møter i regi av utdanningsdirektøren. I tillegg har rådgiver representert kommunen i flere nettverk innen skole og barnehagefeltet. - Nettverk øst, nettverk for barnehagefaglige i østregionen - Nettverk for likeverdig behandling, barnehager (sammen med økonomiansvarlig) - Østre Agder skoleforum (sammen med / stedfortreder for kommunalsjef) - Samarbeid om grunnskoleopplæringen - NUBAS- nettverk for en ansvarlig og bevisst skoleeier (sammen med kommunalsjef) For å sikre god kontakt og informasjonsflyt er følgende fora opprettet; - Skoleforum, månedlige møter mellom kommunalsjef, rektor, HTV og rådgiver. - Styrersamling, månedlige møter mellom styrene i barnehagene og rådgiver. - Besøk /deltakelse på møter i skole og barnehager v/ behov. - Rådgiver har kontorplass på kommunehuset og er tilgjengelig fire dager pr. uke. Kontakt / informasjonsflyt / saker til politisk nivå; - Tilstandsrapport for grunnskolen blei lagt fram i kommunestyret i juni 2015.

65 Side 65 av Plan for tilsyn med barnehager - Skyss rettigheter for elever med delt bosted - Informasjon om Nasjonalt tilsyn i skolen Kompetanse utvikling - Ungdomstrinnsatsningen, skolebasert kompetanseutvikling (SKU) startet høsten 2014,med tema klasseledelse. Rådgiver har deltatt i styringsgruppe og på samlinger for ansatte på skolen. Prosjektet, og samarbeidet med UIA avsluttes ved utgangen av Det er utarbeidet en modell for hvordan det skal tilrettelegges for kollektiv skoleutvikling, og hvordan tema klasseledelse skal videreføres. Utviklingsveileder i fylket vil etter bestilling følge opp skoleledelse og skoleeier i det videre arbeidet. - Felles kompetanseutvikling for barnehageansatte i østregionen, er utført i samsvar med felles kompetanseplan for perioden Det er planlagt og gjennomført felles kompetanseheving for styrere og pedagogiske ledere i Vegårshei kommune. Alle styrere og pedagogiske ledere har deltatt på to dagers kurs med tema veiledning. Kursholder var Hege Cesilie Eikseth fra Bro Aschehaug. Kommune fikk etter søknad tildelt kr ,- fra Fylkesmannen til dette formålet. Tverrfaglig ressursteam/ tidlig innsats Teamet er tverrfaglig sammensatt og har fokus på tidlig innsats og forebyggende tiltak. Teamet tilbyr barnehagene i kommunen 7-8 drøftingsmøter årlig. Målet er å sikre barnehagene rask og effektiv hjelp og støtte når de trenger det. Teamet har fokus på å sikre effektiv og riktig bruk av ressurser. 150 % fagarbeiderstilling benyttes til tidlig innsats barnehageåret , ressursen er i hovedsak rettet mot minoritetsspråklige barn / flyktninger. Spesialpedagog har høsten 2015 hatt noe kapasitet til å kunne jobbe forebyggende. Å kunne tilby tidlig hjelp og støtte til barn i barnehager oppleves som hensiktsmessig, og tilbudet er blitt godt mottatt ute i barnehagene. Spesialpedagog har i samarbeid med ansatte i barnehagen opprettet små grupper rundt barn som trenger ekstra oppfølging. Gruppene har jobbet etter fast struktur, med innhold tilpasset det enkelte barns behov. Det er ønskelig å videreutvikle arbeidet med tidlig innsats. Tidlig innsats har best effekt, og det er viktig å forbedre barnehagens innsats for barn som strever, slik at alle barn får et godt nok grunnlag for livslang læring. For å få til dette, er det behov for kunnskap og ressurser, og vi må våge å tenke nytt og prøve ut nye måter for organisering og gjennomføring av tidlig innsats i Vegårshei kommune. Inger Helland Sines, barnehage- og skolefaglig rådgiver Tone Fidje Gryting, pedagog

66 Side 66 av Bibliotek Bemanning Biblioteket har en 70 % stillingsressurs. Den er fordelt med 50 % som til biblioteksjef og 20 % til skolebibliotekar. Litt økonomi Mediebudsjettet er det samme i 2015 som i Siden mediene vi kjøper inn har en normal prisstigning, vil det i realiteten si at mediebudsjettet går ned. Mediebudsjettet har ligget på stedet hvil siden Møter og kurs i 2015 Deltakelse Årets bøker, en presentasjon av nye bøker for voksne Deltagelse Det skjer på biblioteket, trinn 2 en videreføring i det å lage arrangementer. Deltakelse på Bibliotekmøtet i Kristiansand og i Kvinesdal. Arrangementer i 2015 Vi hadde 21 arrangementer i Vi har hatt forfatterbesøk, musikk-kvelder og temakvelder og foredrag. Til sammen har vi hatt 106 voksne og 45 barn som besøkende på våre arrangementer. Vi har harr Sommerles i samarbeid med de andre bibliotekene i Agder. Av lesepassene som ble levert inn trakk vi ut to vinnere av lesekonkurransen. Vinnerne fikk utdelt sin premie på lesefesten vi hadde for deltakerne i september. Tove Sama, biblioteksjef

67 Side 67 av Samfunnssikkerhet og beredskap Rådmannens stab, ved beredskapskoordinator, har det overordnede ansvar for oppfølging av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Beredskapsarbeidet følger kommunes årshjul i forhold til planarbeid, internkontroll, aktiviteter og øvelser. Den enkelte enhetsleder har, som nevnt i kapittel 4, delegert ansvar også for beredskap for egne tjenesteområder. Krisehåndtering skjer etter følgende fire hovedprinsipper: ANSVAR Den myndighet med det daglige ansvaret, har ansvar også i krise LIKHET Organiseringen i krise skal være mest mulig lik daglig organisering NÆRHET En krise skal håndteres på lavest mulig nivå SAMVIRKE Alle virksomheter har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Krisehåndtering er summen av tiltak som iverksettes for å begrense en skade og bringe krisen til opphør. Normalsituasjon Hendelse skjer Opprydding, Ny normalsituasjon Beredskapsarbeid Krisehåndtering gjenoppbygging Beredskapsarbeid ROS-analyser og normalisering Revisjon av planverk Planverk Evaluering Øvelser Ny ROS-analyse Kommunen har, på bakgrunn av helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, utarbeidet egen plan for kriseledelse. Planen inneholder en overordnet del, del for tiltakskort, del for varslings- og ressurslister og skjemaer. I tillegg har enhetene egne beredskapsplaner. Beredskapskoordinatoren deltar på samlinger i regi av Fylkesmannen og i beredskapsnettverk for Østre Agder kommune og Østre Agder brannvesen. Fylkesmannen startet høsten 2015 tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Vegårshei kommune. Tilsynet avsluttes høsten AGG Informasjonssikkerhet I følge instruks for informasjonssikkerhet for DDØ kommunene (godkjent av rådmennene ), skal kommunens sikkerhetsansvarlig rapportere til rådmannen i forbindelse med ledelsens årlige gjennomgang. Resultatet skal dokumenteres i kommunens årsmelding og skal være grunnlag for eventuelle forbedringer. Nevnte instruks pålegger sikkerhetsansvarlige i kommunene å danne et faglig nettverk. Et slikt nettverk har eksistert siden opprettelsen av instruksen i 2013.

68 Side 68 av 115 Nettverket har for 2015 valgt å skrive en felles årsberetning for alle kommunene i DDØ samarbeidet. I tillegg til den felles årsberetningen, kan den enkelte sikkerhetsansvarlige supplere med særskilte opplysninger fra egen kommune. Nettverk for sikkerhetsansvarlige Instruksen legger føringer for hvordan informasjonssikkerhetsarbeidet skal gjennomføres i DDØ kommunene. Dette kan deles i hovedpunkter slik: Innledning Sikkerhetsmål og strategier Organisering Prosedyrer Fagnettverket har siden opprettelsen foretatt endringer i arbeidsform basert på erfaringer, veien blir til mens vi går den, utskiftninger av personell, nye utfordringer knyttet til bruk av IKT og digitalisering, samt ny og bedre kunnskap i nettverket. Nettverket jobber utfra et årshjul, og har vedtatt følgende form: Medlemmer: Sikkerhetsansvarlige i alle kommunene og enhetsleder DDØ Møtefrekvens: Fire møter pr. år Møtested: Vegårshei Referat: Arkiveres i alle kommuner Gruppas navn: DDØ sikkerhetsforum Aktivitet i 2015 Aktivitetene i DDØ sikkerhetsforum oppsummeres i kortform slik: Tre møter Gjennomgang av instruks og mandat Fornying av møteform og innhold Nytt navn på fagnettverket (DDØ sikkerhetsforum) Behandlet 17 saker, deriblant: o Oppdatering av Datainstruks o Gjennomgang av prosedyrer Utveksling av erfaringer og utfordringer Det jobbes kontinuerlig med å få til bedre flyt (digitalisering) av skjemabruk Planlagt aktivitet for 2016 Det ligger til den enkelte sikkerhetsansvarlige å følge opp disse sakene i egen kommune: Oppfølging / implementering av instruksverk Herunder: o Internkontroll i enhetene o Underskrevet datainstruks for alle ansatte o Oversikt og ajourføring av oversikt for fagsystemer o Autorisering av medarbeidere for nødvendige fagprogrammer o Foreta nødvendige ROS-analyser AGG

69 Side 69 av ENHET FOR BARNEHAGER 1. Kort om enheten Tjenestens kjerneoppgave: Barnehagens samfunnsmandat er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Antall brukere: pr er 56 barn (56 i 2014, 54 i 2013). Pr barn. Personal, arbeidsmiljø og ledelse Noen tall i forhold til personalforvaltningen: 1.1 Årsverk/Ansatte: Årsverk: 11,65/ femten fast ansatte, to APS og to lærlinger. APS*: Allmennpedagogisk støtte lønnes fra ansvar 11, men ligger personal- og faglig under enhetsleder/styrer for barnehage. 1.2 Bygningsmasse: To hus, ett i Grasåslia på Ubergsmoen og ett i Myra. I Myra har personalet jobbet fram innovative løsninger på hvordan bruke bygget ut ifra endret behov, styrt av brukerne. Vi har gått fra å ha to avdelinger til å ha en base morgen og ettermiddag og tre avdelinger. Vi bruker «kjøkkenet» til avdeling og tidligere lager til garderobe. Dette er base for de aller minste barna. På denne måten får vi utnyttet hele bygget maksimalt og kan ha flere barn på huset, på samme tid. På Ubergsmoen har vi brukt høsten 2015 på å forbedre uteområde. Barnehagen har fått på plass et nytt vognskur med tak og vegger, port til å dele inn uteområdet ved behov, lang sklie med trygt underlag osv Fravær: 9,29 % 2015 (mot 11,41 % 2014 og 6 % 2013). I forhold til kommunale barnehager i Aust-Agder ligger vi ca. 2 % høyere enn snittet Medarbeider-samtaler: 100 %, alle har fått tilbud og alle har deltatt Stillingsinstruks: 100 %, alle ansatte har skrevet under på sin instruks i 2015, skal revideres i løpet av Medvirkning/medbestemmelse: Vi har opprettet Nærværsgruppe på arbeidsplassen. Medlemmene i nærværsgruppa er: plasstillitsvalgt UDF og Delta, verneombud, repr. fra Ubergsmoen og leder. Saker nærværsgruppa har hatt medbestemmelse/påvirkning på, i året som har gått: Prosessarbeid m/struktur og kultur, budsjettprosess, årshjul, ledige stillinger ol. Arbeidsmiljø og ledelse Arbeid rettet mot arbeidsmiljø: Økt frekvensen på personalmøtene, kurs knyttet til det psykososiale, prosessarbeid knyttet til kjerneoppgaven med stor grad av medvirkning, samlinger utenom arbeidstid, ledelsen har lagt til rette for et arbeid knyttet til utforming av barnehagens interiør/eksteriør, vi har opprettet Nærværsgruppe som vil ta arbeidet knyttet til HMS/IA opp til et nytt nivå (gruppen vil være en støtte for leder i dette arbeidet). I høst har vi også avsluttet arbeid lagt ned av kommunen sin bedriftshelsetjeneste. Den 26. november 2015, hadde vi den siste samlingen var et år preget av en lengre periode med et stort arbeidsmiljøproblem i vår del av organisasjonen. Første halvdel av 2015 var Merete Aanensen styrer i barnehagen. Sammen med Anne-Grete Glemming (kommunalsjef) la hun grunnlaget for en omfattende prosess knyttet til arbeidsmiljø. Ny leder startet opp høsten 2015, og bestillingen fra Rådmannen var klar ved ansettelsen, vi må få til et trygt og godt arbeidsmiljø, slik at vi kan levere kvalitet i tjenestene over tid.

70 Side 70 av 115 Det faglige i barnehagen 1.7 Virksomheten skal være i samsvar med de retningslinjer som rammeplanen gir for barnehagens innhold og oppgaver. Vi har tre søyler i vårt pedagogiske arbeid, det er sosial kompetanse, lek og språk. I årsplanen for 2015/2016 har vi i tillegg presisert at vi vil jobbe med Bra mat i barnehagen og dele avdelingene inn i mindre grupper. Dette arbeidet har vi allerede svært gode erfaringer fra. Kvaliteten i barnehagen: Vi har god aldersspredning på de ansatte, svært kompetente medarbeidere da de fleste har fagbrev eller høyskoleutdanning. Vi har ikke gjennomført brukerundersøkelse i Når det gjelder kravet til pedagognormen i barnehagen, seks barn pr. voksen, holder vi oss innenfor kravet. Kommunen gjennomførte tilsyn med barnehagen i høst. Konklusjon på tilsynet: Ikke funnet konkrete avvik, ei heller forhold som ansees som lovbrudd. Barnehagen har likevel fått noen merknader, som vi vil jobbe med i tiden fremover. Økonomi 1.8 Budsjettvolum: Økonomisk ramme (revidert): ,- Regnskap 2015 viser et positivt resultat på kr ,-, korrigert for pensjon er resultater kr: ,-. Dette overskuddet skyldes at barnehagen i åtte måneder av 2015 ikke hadde utgifter til enhetsleder. Resten av mindreforbruket kommer av at vi i fra august måned ikke kjøpte inn noe materiell, uten at det var helt nødvendig. Vi hadde hatt god bruk for å benytte noen av disse ressursene, da det er svært mye som er slitt/utslitt i våre to bygg. 2. Enhetens styringskort: På styringskortet for 2015 har vi hatt 41 tiltak. Vi har følgende rapportering på styringskortet: 38 av disse tiltakene er på grønt. Den største endringen er at de ansatte i stor grad opplever mer involvering/medvirkning og har fått flere arenaer der de kan være med å bestemme/påvirke (kartlagt i medarbeidersamtaler, våren 2016). Tre av tiltakene er på rødt: En leder i hver barnehage. Barnehagen mangler fortsatt ressurser til ledelse og bryter loven i forhold til å ha ledelsesressurs i hver barnehage. Dette har stått på Vegårshei barnehage sitt styringskort i flere år, uten at vi har evnet å gjøre noe med det. Opprette egen hjemmeside. Barnehagen har ikke opprettet egen hjemmeside. Vi har arbeidet for at all informasjon på kommunens hjemmeside er oppdatert og passer brukerens behov. Ha øvingslærer tilgjengelig. Barnehagen har ikke hatt øvingslærer tilgjengelig dette året, men det vil vi jobbe for å få på plass igjen. 3. Enhetsleders korte kommentarer til årsberetningen Oppsummering av høsten: Vi la opp til litt flere personalmøter og dagssamlinger ettersom konfliktnivået har vært rødt i barnehagen, over lengre tid. Vi er lokalisert i to hus, derfor har leder sett nødvendigheten av å samle hele gruppen, så ofte som mulig. Vi hadde fem personalmøter i høst, mot normalt to. Vi hadde dagssamling den 2. november, med fokus på struktur og kultur i Vegårshei barnehage.

71 Side 71 av 115 Et overordna mål for arbeidet vårt framover er: å få på plass en kostnadseffektiv og innovativ struktur og samtidig legge til rette for en helsefremmende og inkluderende kultur. (Fra styringskortet vårt Vegårshei barnehage sin organisering er fremtidsrettet, effektiv og tilpasset oppgavene. Fra lov om arbeidsmiljø 1-1: vi skal sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon). Hildegunn Myre Dale, enhetsleder/styrer Vegårshei barnehage Barnehagesekken en god start på livet! Positive holdninger til seg selv og andre Gode minner Kunnskap og erfaringer Trygghet