Møteinnkalling. Formannskapet. Utvalg: Inderøy Rådhus, møterom: Skarnsundet. Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: 09:00 Inderøy Rådhus, møterom: Skarnsundet Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ida Stuberg Ordfører Rita Dahl Staberg Utvalgssekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 45/16 Innhold Akset - rammeavtale mellom Inderøy kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune - orientering om status Unntatt off.

3 Arkivsak. Nr.: 2012/ Saksbehandler: Peter Ardon Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 41/ Formannskapet 45/ Akset - rammeavtale mellom Inderøy kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune - orientering om status Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet tar orientering om rammeavtale mellom Inderøy kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune til orientering Behandling i Formannskapet Saken tas opp i ekstraordinært formannskap Bakgrunn Akset kultur- og skolesamfunn er i sin siste byggefase og i denne sammenheng har det foregått forhandlinger mellom Inderøy kommune v/rådmannen og Nord-Trøndelag fylkeskommune v/eiendomssjef og fylkesopplæringssjef om utvikling og drift av Akset. Forhandlingene har basert seg på en intensjonsavtale mellom NTFK og IK av Her er det beskrevet prinsipper for hvordan en fremtidig leieavtale skal utformes. I notatet er det nevnt kostnaden forbundet med sambruksarealer (arealer brukt av NTFK og IK) i kommunalt eie. Dette er tallfestet til 70 millioner i den opprinnelige avtalen. Dette tallet er senere økt til 80 millioner i rammeøkningen av august 2015 (sak 50/2015, behandlet i kommunestyret, den 28. september 2015).

4 Forhandlingene har tatt lengre tid enn på forhånd forventet, og dermed er den endelige avtalen ikke ferdig ennå. Det økonomiske aspektet ved avtalen har vært det største diskusjonspunktet og har dermed tatt det meste av forhandlingstiden. Dette er årsaken til at denne saken legges fram forsinket og kun som en orienteringssak. På grunn av forsinkelsen har rådmannen også valgt å ha hovedfokus på det økonomiske aspektet i forhandlingene. Hele avtalen vil bli tatt opp til politisk behandling ved neste politiske møterunde. Avtalen beskriver hva kapitalleien skal beregnes ut fra med referanse til kommunens gjennomsnittlige rentenivå, og at dette skal justeres årlig i henhold til faktisk nivå. Det skal avsettes en årlig sum til utviklingskostnader, for fremtidig vedlikehold. FDV for arealene skal justeres i henhold til faktiske regnskap og kostnader. Dette inneholder rene FDV kostnader uten Service og brukertjenester. Husleien vil bestå av en kapitalleie som er kostnaden for å bruke byggene, og en FDV kostnad som er kostnaden for å drifte bygget (renhold, vaktmester, energi, forsikring, osv). I tillegg skal det utarbeides fristilte avtaler for service og tjenesteyting, drift av uteområder, samt kantinedrift. Kapitalkostnader Grunnlaget for kapitalkostnadene var i utgangspunktet 80 millioner for nye sambruksarealer i kommunalt eie. I tillegg til disse arealene har man eksisterende arealer i det gamle kulturhuset og bibliotekbygget, som også har en kapitalkostnad forbundet med seg. En gjennomgang av dette gjorde at man endte opp på en total kapitalkostnad på 128,5 millioner som grunnlag for kapitalleien. Dette er oppsummert i tabellen under: Område Kapitalkostnad (opprinnelig) Nye sambruksarealer i Akset (2016) Gamle Kulturhus (1990) Kostnader for oppussing av gamle arealer i KH (2016) Livsløpsinvesteringer i kulturhuset ( ) Totale kapitalkostnader framforhandlet Kapitalkostnadene skal, etter intensjonsavtalen, avskrives over 35 år. Det vil si at årlig kapitalslit er lik /35= ,-. Intensjonsavtalen la opp til en fordeling av kostnadene med 43% for NTFK og 57% for kommunen. Denne fordelingen skulle revideres i forhold til faktiske behov når bygget var klart. En preliminær vurdering av arealbehovet stipulerer 35% bruk av areal til NTFK og 65% bruk av areal til Inderøy kommune. Siden vi har å gjøre med et nytt bygg og et nytt samarbeid mellom to forvaltningsnivå, kan man ikke basere seg på erfaringstall når det gjelder fordeling av bruk av fellesarealene. Det preliminære oppsettet har dermed mange usikkerheter, og vil dermed være gjenstand for kontinuerlig oppdatering og justering. Det er i denne sammenheng at man i forhandlingene har gått ut fra at NTFK skal stå for 40% av kapitalleien i avtaleperioden, altså et kompromiss mellom den opprinnelige fordelingen i intensjonsavtalen og det stipulerte behovet som man i den preliminære vurderingen har kommet frem til. Den årlige kapitalleien for fylkeskommunen blir da 40% av ,- lik ,-. Denne kostnaden representerer den faste kostnaden for fylkeskommunen i leieperioden (20 år).

5 I tillegg til fastdelen, har man rentekostnadene forbundet med investeringene. Disse skal justeres i takt med kommunens faktiske rentenivå. For 2016 er denne satt til 2,2%. Rentekostnadene skal regnes ut fra et grunnlag med referanse til de faktiske lånekostnadene til kommunen. For år 0 vil grunnlaget for renteberegningen være ,-. For året etter vil de være avskrevet med ,- ( ). I en 35 års låneavtale og avskrivningsperiode, vil gjennomsnittet være for år 18. Det fremforhandlede forslaget baserer seg på år 14 hvor rentegrunnlaget vil være ,- De årlige rentekostnadene vil da være X% av 77,1 millioner. For 2016 med rentesats 2,2% blir dette NTFK sin andel er 40% av dette, lik ,-. Totale kapitalkostnader for NTFK blir da ,- I tillegg har man i forhandlingene kommet frem til at NTFKs avsetninger til utviklingsfondet skal være ,- årlig. Samlet sett vil dette gi en netto fylkeskommunal andel, knyttet til kapitalog utviklingskostnader på kr ,-. Oppsummert er dette beløpet satt sammen på følgende måte: Totale årlige kostnader NTFK sin andel Akset Kapitalslit/avskrivninger , ,- Rentekostnader med ,-. avskrivningsstatus år 14 som grunnlag (rentesats 2016: 2,2%) Sum ,- Avsetninger til fremtidige ,- + eventuell ,- utvilkingskostnader kommunal avsetning Totalsum , ,- FDV-kostnader Kostnader forbundet med forvaltning, drift og vedlikehold er basert på standard budsjetteringsnøkkeltall fra Holthe Her har man benyttet et gjennomsnitt av tallene for lavt og middels nivå for undervisningsbygg/høyskole. Dette tilsvarer en budsjettpris på 794,- per kvadratmeter gulvareal. Også her legger man i utgangspunktet opp til en 40/60 fordeling mellom NTFK og kommunen. Dette skal justeres i henhold til faktisk bruk etter 3. driftsår, og jevnlig deretter. Etter 3. driftsår vil man gå gjennom regnskapene og sette nye budsjettall for FDV basert på faktiske regnskapstall. Eventuelle overskudd eller underskudd fra foregående år vil ikke bli kompensert på noen måte. Man vil ha anledning til å justere budsjettet før 3 år er gått, dersom man ser vesentlige avvik fra budsjettet. For at dette skal være mulig, er man avhengig av gode regnskap og korrekt føring av kostraarter i det nye driftsselskapet. Kostnadene for FDV baseres på den preliminære listen over alle sambruksareal i Akset. Arealet i kommunalt eie, romareal og trafikkareal minus tekniske rom, utgjør 7017 kvadratmeter. Tilsvarende areal i NTFKs eie utgjør 1027 kvadratmeter. Kommunen har estimert en bruksandel på 15% av det fylkeskommunale arealet. Se tabellen under for en samlet oppstilling av kostnader forbundet med leieavtalen mellom NTFK og Inderøy kommune.

6 Sambruksareal eid av kommunen Sambruksareal eid av NTFK Utviklingsfond kommunale arealer Drift av NTFK sine egne arealer til eget bruk Total Total FDV NTFKs Inderøys kapitalleie leie andel andel Total kostnad Bruttokostnadene for NTFK vil altså være 6,029 mill kroner. Inderøy kommune vil imidlertid måtte ta høyde for en leiekostnad for de fellesarealene som NTFK eier i Akset. Nettokostnadene for NTFK vil dermed være siden kommunen skal betale , - for bruk av NTFK sine arealer (Ny bi-scene og saler i dagens videregående). Det er enighet om at denne avtale gjelder for en periode på 20 år, med en rett til forlengelse i ytterliggere 5+5 år. Vurdering I avtalen har man forsøkt å sikre en langsiktighet og dermed forutsigbarhet. Det er enighet om at avtalen har en varighet på 20 år, noe som rådmannen vurderer som en tilfredsstillende varighet. Dessuten har man forsøkt å sikre finansiering av kapitalelementet i husleien. Når det gjelder FDV elementet er det viktig å understreke at det fremforhandlete resultatet kun dekker de rene FDV tjenestene og at dette ikke inkluderer service- og støttefunksjoner. I forhandlinger ble det vurdert slik at dette må reguleres i en underliggende driftsavtale som det må forhandles om særskilt. Begrunnelsen for dette var at slike tjenester i stor grad er avhengig av et behov som finnes i driftsorganisasjonen og at regulering av dette dermed må legges på dette nivået. Det hva som heller ikke er inkludert i avtalen er kantinedrift og drift og vedlikehold av utearealer. Kantinedrift På lik linje med service- og støttefunksjoner, er dette en tjeneste som i stor grad vil være regulert av et behov for kantinetjenester på driftsnivå. Det er dermed formålstjenlig at utarbeidelse av en avtale knyttet til kantinedrift blir en del av innholdsprosjektet. Likevel vil den overordnete avtalen si noe om at kantinetilbudet skal være i henhold til krav som stilles til næringsrikt og sunt kosthold. Samspillet mellom kantinedrift og kioskdrift i forbindelse med kulturhusaktiviteter bør også inngå som en del av denne underliggende avtalen. Drift og vedlikehold av utearealer Som nevnt er drift og vedlikehold av utearealer også holdt utenfor rammeavtalen. Begrunnelsen for dette er at det i utgangspunkt er vanskeligere å definere en klar fordeling

7 mellom partene når det gjelder bruk (i utgangspunkt er hele utearealet et fellesareal). Dette i motsetning til gulvareal i bygget, hvor det er lett å definere bruk og fordeling mellom partene. Ved forhandlingene har man også tatt som forutsetning at det er kulturhuset som skal forvalte driftsoppgavene knyttet til bygningsmassen. Dette fordi at kulturhuset pr. i dag allerede har denne oppgaven. Det tas også høyde for at kulturhuset tar over driftsoppgaver fra kommunen for de arealene som kommunen alene disponerer. Dette vil i praksis inneholde en virksomhetsoverdragelse som rådmannen vil komme tilbake til i en senere saksutredning. Videre vil det, som det fremkommer i saksopplysningene, være nødvendig å ha et sterkere skille mellom de ulike oppgavene kulturhuset skal forvalte. Faktisk kostnadsnivå knyttet til drift og vedlikehold av bygningsmassen må man kunne skille regnskapsmessig gjennom korrekt føring av kostraarter. Videre bør man ha et større fokus på anvendelse av elektroniske internkontrollsystem innen både renhold og drift. Dette vil være viktig, blant annet fordi at beregning av FDV-kostnadene skal skje i henhold til faktisk regnskap. Dette vil kreve målrettet oppfølging og styring. I løpet av april/primo mai vil man forsøke å få ferdigstilt hele rammeavtalen hvor det tas utgangspunkt i ovenstående redegjørelse når det gjelder det økonomiske aspektet, samt varighet av avtalen. Rådmannen vil legge frem en politisk sak ovenfor formannskapet hvor denne avtalen blir gjenstand for politisk behandling. Konklusjon Se rådmannens innstilling.