Kapasitet i Stormen drift AS

Transkript

1 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /9620 D12 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/156 Formannskapet Kapasitet i Stormen drift AS Forslag til vedtak For å imøtekomme Stormens behov for ytterligere ressurser, gis det tillatelse til å rekruttere og ansette 2 årsverk, en driftssjef for bygg og en administrativ ressurs. Disse ansettes i Stormen drift AS (SD AS) tidligst med virkning fra 1. januar Sammendrag Driftsplanlegger i Stormen og styreleder i SD AS har bragt inn informasjon og kunnskap som argumenterer for at det er stillingene knyttet til drift og forvaltning/administrasjon for SD AS som vil utgjøre det primære behovet i første omgang. SD AS har identifisert konkrete oppgaver knyttet til disse områdene som krever tilførsel av personell med spesifikk kompetanse. Sammenligning som er foretatt med andre relevante institusjoners praksis på dette området, stemmer med denne anbefalingen. Ansettelse må delvis ses i sammenheng med ressursbehov kommunisert av Bodø kulturhus KF, både i budsjettprosess for 2013 og i Tertial 1, Stillingene rekrutteres i samråd med Bodø kulturhus KF (BKH KF), men med organisasjonstilknytning i SD AS. Administrativ ressurs er dels tiltenkt å støtte også BKH KF. Denne stillingen kommer således til fratrekk for BKH KF tidligere rapporterte behov om tilføring av midler til nye stillinger. I lys av prosjekt «Framtia vårres», vil ansettelser foretas også ut fra en bevissthet om mulig overtallighetsproblematikk i enkelte avdelinger i Bodø kommune. Dette gjelder spesielt ifm den administrative stillingen. Budsjett og rammevilkår for Stormen Drift AS, Biblioteket og Bodø kulturhus KF må sees i sammenheng og integreres i budsjettplanarbeidet for Bodø kommune i perioden Her vil det også måtte skisseres løsninger for eventuelle finansieringsgap som rapportene fra Bedriftskompetanse og Multiconsult har påpekt ift FDVU. Bystyret vedtok en økt ramme for bibliotek og kulturhus på 12,4 mill, som er lagt inn i perspektivmeldingen for Bodø kommune. Bedriftskompetanses innspill i januar 2012 på å ta høyde for ytterligere 5 mill er også tatt inn i perspektivmeldingen. Side91

2 De to stillingene som nå besettes i SD AS ansees som et absolutt minimumsbehov og representerer en kompetanse som Bodø kommune ikke har i dag, og kritisk å få på plass så snart som mulig etter 1. januar I et ordinært driftsår i SD AS vil disse stillingene være finansiert av de inntekter som selskapet har, altså husleie betalt av den enkelte faste og langsiktige leietaker. Administrativ ressurs ansatt i SD AS er tiltenkt også å støtte enhetene BKH KF samt Biblioteket på administrative og økonomiske områder. Stillingen som Driftssjef bygg er innbakt i FDVU-beregninger og finansieres innenfor de generelle rammeøkninger allerede vedtatt av bystyret gjennom PS10/ juni Når bygget er i operativ drift vil begge stillinger finansieres gjennom inntekter fra leietakere i Stormen. Side92

3 Saksopplysninger Bakgrunn Stormen drift AS ble formelt etablert 26. juni i år og det gjenstår rundt ett år til bygget overdras fra entreprenører til byggherre Bodø kommune. Styret har vært samlet en gang, og det er slått fast at styret ikke kan operere som arbeidende. I tråd med prinsipper for driftsmodellen ligger det en frihet til å vurdere hvorvidt det skal gjøres ansettelser og når. Den kartleggingen som hittil er foretatt indikerer sterkt at behovet for tilsetting av personell er reell. Både av kapasitets- og kompetansemessige begrunnelser. Eiendomsseksjonen i Bodø kommune, har med bakgrunn i FDVU, anbefalt en kompetanseprofil, dimensjonering og anslått tidspunkt for ansettelse. Det er også gjennomført møte med Bodø kulturhus s egne ressurser på området, som også anerkjenner behovet for tilsetting av spesifikt personell. Forhold til planverk / føringer fra tidligere vedtak Forestående anbefaling i saken er basert på en rekke tidligere politiske vedtak; Bystyret behandlet prinsippene for Stormens driftsmodell (PS 13/10 og PS 13/11) med følgende vedtak; 1. Utleiemodellen, med tilhørende prinsipper, legges til grunn for videre detaljering i fase II. 2. Detaljeringsfasen startes umiddelbart, og skal være fullført gjennom politisk vedtak, seinest juni 2013, jfr. estimert tidsplan. 3. Implementeringsfasen tar til rett i etterkant, og skal være avsluttet seinest ved overtakelse av bygget medio september Detaljeringsfasen i driftsplanleggingen startet deretter og Formannskapet behandlet (PS 13/98) den formelle etableringen av selskapet Stormen drift AS. Formannskapets innstilling: 1. Stormen Drift AS etableres i tråd med formål, vedtekter og stiftelsesdokumenter. 2. Egenkapitalen bevilges i sin helhet fra ansvarsnummer 9923 Kulturkvartalet, driftsplanlegging. 3. Styret består av 3-5 personer og konstitueres snarest 4. Formannskapet utgjør generalforsamlingen for Stormen drift AS. 5. Generalforsamlingen velger styreleder, i tillegg til resterende styre. 6. Generalforsamlingen utnevner valgkomite for Stormen drift AS Bystyret foretok (PS 13/91) en ytterligere presisering av de konstitusjonelle forhold av Stormen drift AS, med følgende vedtak; 1. Stormen Drift AS etableres i tråd med formål, vedtekter og stiftelsesdokumenter. 2. Egenkapitalen bevilges i sin helhet fra ansvarsnummer 9923 Kulturkvartalet, driftsplanlegging. 3. Styret består av 3-5 personer og konstitueres snarest 4. Formannskapet utgjør generalforsamlingen for Stormen drift AS. 5. Generalforsamlingen velger styreleder, i tillegg til resterende styre. 6. Generalforsamlingen utnevner valgkomite for Stormen drift AS 7. Stormen drift AS skal ivareta utleieforhold med en rekke likeverdige leietakere. Leietakere i Stormen skal derfor ikke være representert i styret i Stormen drift AS Side93

4 I formannskapet (selskapets generalforsamling) ble styre for Stormen drift AS valgt (PS 13/134), med en komplettering i FS 28. august 2013 (PS 13/144): PS 13/134 ( ): 1. Styret i Stormen drift AS består av følgende personer: Stephan Skjelvan valgt til leder Espen Rokkan Siri Vasshaug Mona Liss Paulsen Tord Kolstad 2. Neste generalforsamling avholdes i hht. aksjeloven innen juni Valgkomité til neste års generalforsamling: Ordfører Ole Henrik Hjartøy (H) og Arbeiderpartiets gruppeleder Trud Berg. PS 13/144 ( ): Styret i Stormen drift AS består av følgende personer; Stephan Andre Skjelvan, Espen Rokkan, Tord Ueland Kolstad, Siri Vasshaug og Grete Bang Ingebrigtsen og vil foreta sin formelle konstituering snarest. Prinsippene i driftsmodellen ser ut til å ivaretas ved de foreliggende vedtak. Vurderinger Stormen drift AS skal forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle det nasjonale kulturbygget Stormen på vegne av byggherre Bodø kommune. Arbeidet fremover har en svært operativ karakter som krever tilførsel av fagspesifikk kompetanse som skal bidra til utviklingen av en bærekraftig modell, både økonomisk og kulturelt. Etter vår vurdering får selskapet, ved tilførsel av kapasitet de nødvendige forutsetninger for å ivareta ansvaret og treffe nødvendige beslutninger og tiltak til beste for Bodø kommune. Stormen drift AS vil da stå ansvarlig for den formelle etablering av langsiktige leieavtaler, som skal dekke de totale FDVU-kostnadene for Stormen samlet, ved siden av å utvikle kulturbygget i tråd med de nasjonale og regionale målsetningene som er lagt. Konklusjon og anbefaling Stormen drift AS legger til grunn de politiske vedtak, anbefalinger fra Bodø kommunes eiendomsseksjon, Bodø kulturhus s tilslutning til ansettelse, og anbefaler å ansette Driftssjef bygg og Økonomisk/administrativ leder. Saksbehandler: Kari Nystad-Rusaanes Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Side94

5 Trykte vedlegg: Skisse utlysningstekst Driftssjef bygg Skisse utlysningstekst Administrativ ressurs Side95

6 Driftssjef bygg (drift og vedlikehold) Stillingen innebærer ledelse av all teknisk drift, vedlikehold og utvikling i Stormen og rapporterer direkte til styret i Stormen drift AS. Funksjonen skal lede et team med sammensatte driftsoppgaver, herunder sceneteknisk drift i det nasjonale kulturbygget Stormen. Et nærmere bestemt FDVUverktøy vil benyttes for å sikre kvalitet i planlegging og gjennomføring, for optimalisert bruk. Arbeidsoppgaver Drift (D): - Omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at bygningen skal fungere som planlagt både funksjonelt, teknisk og økonomisk. - Utvikle driftsmanual etter definert standard. - Planlegge bruk og vedlikehold av samtlige avanserte systemer og kombinasjoner av utstyr - Hovedaktiviteter er drift, ettersyn, organisering av rengjøringsfunksjonen og styring av energibruk. Vedlikehold (V): - Omfatter de aktiviteter/kostnader som er nødvendig for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjonene på et fastsatt kvalitetsnivå, og dermed gjøre det mulig å bruke bygget til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. Utvikling (U): - Tiltak som opprettholder byggets verdi over tid, og som dermed tar hensyn til nye funksjonskrav, endrede markedsvilkår, eller nye lover og forskrifter. 100 % stilling Kompetansekrav: Ingeniørutdanning på høyere nivå (venter på spesifikasjon fra eiendomsseksjonen) Automasjonskompetanse IKT-kompetanse Ferdigheter; Strukturert arbeidsmetode Evne til å jobbe både selvstendig og i team Evne til å delegere og utvikle medarbeidere Side96

7 Økonomisk administrativ leder i Stormen drift AS. Stillingen innebærer operativ ledelse som rapporterer direkte til styret i Stormen drift. Videre vil oppgaven være å koordinere aktiviteten i Stormen innenfor det administrative, økonomiske og merkantile området, som berører måloppnåelse for Stormen som helhet. Stillingen innebærer ikke kunstnerisk ansvar, dette ansvaret vil ligge i den enkelte leietakerinstitusjon. Arbeidsoppgaver; - Ledelse, planlegging, organisering og kontroll av det totale FDVU-arbeidet. - Utvikling av planer, budsjetter og kalkyler til støtte for beslutninger som gjøres i styret i Stormen drift AS - Leietakeradministrasjon for de faste leietakere - Oppretting, oppfølging og oppfylling av avtaler, forsikringer, lover og forskrifter. - Etablere og utvikle møteplasser for leietakere, samt koordinere aktivitet mellom leietakere. - Strategisk utvikling av det økonomiske grunnlaget. - Arealdisponering, planer, og behov. - Forberede og legge frem saker for styret 100 % stilling Kompetansekrav; Økonomisk/adm utdanning på høyere nivå (master el.l) Prosjektkompetanse Utviklingskompetanse Ferdigheter; God muntlig og skriftlig kommunikasjon. Evne til å jobbe selvstendig, men også inngå i samarbeid og ha koordinerende ferdigheter Strukturert arbeidsevne Side97