Saknr. 51/09 Saksbeh. Dag Mogensen Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 23/9-2009

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 51/09 Saksbeh. Dag Mogensen Jour.nr Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 23/ SAK 51/09: FORVALTNINGSAVTALE DRAMMENS TEATER Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg utkast til forvaltningsavtale. 2. Daglig leder gis fullmakt til å foreta mindre justeringer i avtalen i samarbeid med kommuneadvokaten før den oversendes Drammen kommune for politisk behandling. Paul Røland Daglig leder Dag Mogensen Rådgiver

2 Saksutredning Det har i lengre tid vært arbeidet med ny eierstruktur for bygningsmassen ved Drammen teater. Ulike avtaleverk og økonomiske konstruksjoner har vært skissert med sikte på å overføre ansvaret for bygningsmassen fra Stiftelsen til Drammen kommune v/drammen Eiendom KF. Det senest utarbeidede utkastet til avtaleverket er tiltrådt av alle parter før oversendelse til Lotteri og stiftelsestilsynet. Saken har vært kommunisert med tilsynet over lang tid med forsøk på komme med justeringer i samsvar med tilsynets synspunkter og krav. Tilsynet finner imidlertid ikke å kunne akseptere løsningen slik den foreligger, og har meddelt at dersom søknad om endringer i stiftelsens vedtekter opprettholdes må det påregnes avslag. Tilsynets hovedankepunkt er at den foreslått konstruksjonen vil kunne ses på som en utdeling til stifterne, som er ulovlig. Vi konstaterer at det vil være vanskelig å tilfredsstille tilsynets krav, samtidig som det er flere andre ankepunkter fra tilsynet som uansett innbærer risiko for at nye forslag til løsningen ikke aksepteres. Det tilsier at det bør søkes en alternativ løsning for å få satt en sluttstrek for saken. Forvaltningsavtale Hensikten med overdragelsen har vært å overføre ansvaret for eiendomsforvaltningen til Drammen kommune som følge av at Stiftelsen hverken har en organisasjon eller midler til drift, vedlikehold og utvikling av eiendommen. Det er slik sett Drammen kommune som har hatt og har de økonomiske utleggene. Eiendomsdriften har siden 2007 vært håndtert via en midlertidig driftsavtale mellom Stiftelsen og Drammen Eiendom KF. Drammen Eiendom KF mottar driftstilskudd / husleie på kr. 2,1 mill. fra Virksomhet Kultur for å dekke kostnadene. Vedlagt følger utkast til en ny forvaltningsavtale utarbeidet av kommuneadvokaten som erstatning for det omfattende avtaleverk med vedtektsendringer som det har vært arbeidet med. Forvaltningsavtalen bygger på at ansvaret for all eiendomsforvaltning, drift og utvikling håndteres av Drammen Eiendom KF, og hvor Drammen kommune ved Bystyret gjennom årlige budsjettvedtak prioriterer midler til drift og investeringer. Stiftelsen beholder eierskapet til eiendommen og vil i hovedsak ha rollen med å påse at vedtektenes formål om at det skal drives teater- og kulturvirksomhet i lokalene følges. /pr. vedlegg

3 FORVALTNINGSAVTALE. Drammen kommune v/drammen Eiendom KF (DEKF) med org.nr , Stiftelsen Drammens Teater og Kulturhus (Stiftelsen) med org.nr har i dag inngått denne avtale: 1. Avtalens bakgrunn og formål. Bakgrunnen for avtalen er følgende: Stiftelsens formål i vedtektenes 1 er å eie, bevare, forvalte og utvikle Stiftelsens bygningsmasse på Stiftelsens eiendommer gnr. 114, bnr. 1100, 1454 og som ligger i Teaterkvartalet i Drammen - samt stille lokaler til disposisjon for teatervirksomhet og andre kulturformål. Lokaler er utleid til Theaterkafeen og til 3 kontorer i Thunegården. Stiftelsen er ikke organisert for å ivareta rollen som eiendomsforvalter og har med sine beskjedne inntekter heller ikke økonomi til å dekke de aktuelle og fremtidige utgifter til vedlikehold, drift og utvikling m.v. av egen bygningsmasse. Stiftelsen og DEKF er derfor blitt enige om at DEKF overtar ansvaret og forpliktelsene med dette som et ledd i kommunens kulturprioritering i Drammensregionen slik det fremgår av denne avtale. Det er en forutsetning for avtalen at Drammen kommune (DK) og Foreningen Drammens Teater (FDT) godkjenner avtalen. 2. Nærmere om innholdet i og utøvelsen av forvaltningen. Forsikring. Forvaltningen innebærer at DEKF på egen bekostning overtar vedlikeholdet, driften og utviklingen av Stiftelsens bygningsmasse på Stiftelsens eiendommer gnr. 114, bnr. 1100, 1454 og 1183 i Teaterkvartalet i Drammen. Partene avklarer nærmere i egen avtale hvilket inventar, løsøre og utstyr i lokalene som DEKF skal forvalte. DEKF skal også forvalte og disponere over samtlige leieinntekter for utleie av de lokaler m.v.. Denne forvaltning skal utøves av DEKF i samsvar med Stiftelsens nå gjeldende vedtekter herunder at lokalene kun kan benyttes til teatervirksomhet og andre kulturformål. For å kunne oppfylle disse formål, kan DEKF leie ut lokalene m.v. på de forutsetninger som fremgår av pkt. 5 nedenfor. Ved utvikling av bygningsmassen, må DEKF varsle Stiftelsen skriftlig om dette i rimelig tid før arbeidene igangsettes. Stiftelsen kan ikke protestere mot slik utvikling med mindre det foreligger saklig grunn eller det strider mot Stiftelsens nå gjeldende vedtekter. DEKF skal til enhver tid fullverdiforsikre de verdier DEKF forvalter for Stiftelsen. 3. Finansiering av forvaltningen. Kostnadene til den løpende forvaltning, drift og vedlikehold finansieres delvis med leieinntekter og forøvrig med driftstilskudd fra DK til DEKF. Tilskuddets størrelse bevilges gjennom årlige vedtak i Drammen bystyre. Tilskuddet er i 2009 på kr. 2.1 mill. DEKF vurderer behovet for investeringer til oppgradering og utvikling av bygningsmassen og fremmer forslag om tiltak og investeringstilskudd fra DK. Eventuelle investeringstilskudd forutsettes innvilget Stiftelsen, men skal disponeres og prioriteres av DEKF i samsvar med bystyrets vedtak. Investeringstilskuddet bokføres i Stiftelsens balanseregnskap som h.h.v. eiendeler og kapitalinnskudd fra DK.

4 4. Mislighold. Stiftelsen kan kreve at denne forvaltningsavtale heves dersom DEKF misligholder sine forpliktelser i avtalen vesentlig. Slikt hevningskrav må være skriftlig og fremmes uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er eller burde vært oppdaget. 5. DEKF`s rett til å leie ut lokalene m.v. DEKF kan fritt leie ut lokalene med tilhørende inventar og utstyr Stiftelsen eier forutsatt at det fremgår klart av leieavtalen at leietager må respektere Stiftelsens nå gjeldende vedtekter om at lokalene kun kan benyttes til teatervirksomhet og andre kulturformål for å sikre vesentlig og varig økning av kulturtilbudet i regionen. Det må også fremgå av leieavtalen at leietagers disposisjonsrett til lokalene m.v. bortfaller dersom og samtidig med at DEKF`s forvaltningsavtale med Stiftelsen eventuelt opphører, og uten hensyn til hva som er årsaken til opphøret. Før DEKF inngår bindende leieavtale, skal avtalen skriftlig forelegges Stiftelsen som ikke kan nekte å samtykke til avtalen med mindre det foreligger saklig grunn. 6. Konsekvenser ved opphør av forvaltningsavtalen. Ved opphør av avtalen uansett årsak - kan hverken DEKF eller DK kreve noe økonomisk oppgjør fra Stiftelsen for eventuelle foretatte investeringer eller for dekning av andre omkostninger m.v. DEKF eller DK har hatt p.g.a. forvaltningsavtalen. Eventuelt nytt utstyr og/eller inventar DEKF måtte ha skaffet, forblir DEKF`s eiendom. Som følge av opphøret, kan Stiftelsen ikke i noe fall kreve at DEKF eller DK skal tilbakeføre bygningene og/eller lokalene til slik de var før forvaltningsavtalen trådte i kraft. 7. Administrasjonsomkostninger. DEKF dekker i alle tilfelle Stiftelsens årlige administrasjonsomkostninger med kr ,- samt nødvendige kostnader til Stiftelsens regnskapsføring og revisjon. De kr oppreguleres i samsvar med stigningen i konsumprisindeksen til Statistisk Sentralbyrå. Første endring finner sted 1.januar 2011 i samsvar med indeksendringen regnet fra det tidspunkt avtalen trer i kraft og frem til og med indeksen for desember Deretter reguleres beløpet 1. januar hvert år i samsvar med indeksendringene fra desember forut for forrige beløpsregulering og frem til desemberindeksen før ny beløpsregulering. 8. Forvaltningsavtalens ikrafttredelse og varighet. Forvaltningsavtalen trer i kraft når partene har undertegnet avtalen, FDT har godkjent den samt at den er politisk behandlet og godkjent av DK. Fordi hverken DEKF eller DK kan kreve noe økonomisk oppgjør av Stiftelsen ved opphør av forvaltningsavtalen i samsvar med pkt. 6 ovenfor, kan Stiftelsen ikke si opp forvaltningsavtalen. DEKF kan si opp forvaltningsavtalen skriftlig med 6 måneders varsel, regnet fra oppsigelsen ble postlagt som rekommandert post. 9. Tinglysning.

5 DEKF har rett, men ingen plikt til å kunne tinglyse denne avtale på egen bekostning etter at den er trådt i kraft. Inntil DEKF eventuelt tinglyser avtalen, er Stiftelsen og DEKF enige om at det på DEKF`s bekostning straks (etter forvaltningsavtalens ikrafttredelse) tinglyses egen avtale om at Stiftelsen ikke kan foreta noen rettslige disposisjoner over Stiftelsens eiendommer gnr.114, bnr. 1100, bnr og bnr i Drammen uten skriftlig samtykke fra DEKF. Sistnevnte avtale er bilag 1 til denne avtale. _ Drammen, den Styret i Stiftelsen Drammens Teater og Kulturhus: Dramme, den For Drammen Eiendom KF: Foreningen Drammens Teater samtykker i denne avtale og er herunder bl.a. inneforstått med at foreningens disposisjonsrett til lokaler i Stiftelsens bygningsmasse bortfaller når nærværende avtale trer i kraft. Dramme, den Styret i Foreningen Drammens Teater: Drammen kommune har behandlet denne avtalen politisk og tiltrer denne. Drammen, den For Drammen kommune:..

6 AVTALE. Drammen Eiendom KF (DEKF) - med org. nr , og Stiftelsen Drammens Teater og Kulturhus (Stiftelsen) med org. nr har i dag inngått følgende avtale: Stiftelsen kan ikke foreta noen rettslige disposisjoner i sine eiendommer gnr. 114, bnr. 1100, bnr og bnr i Drammen uten skriftlig samtykke fra DEKF. Drammen, den Styret i Drammen Eiendom KF: Styret i Stiftelsen Drammens Teater og Kulturhus: