ENGERDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Utredningskomiteen Møtested: Kommunehuset Enger Dato: Tidspunkt: 19:00 Forfall meldes snarest på tlf , eventuelt mobiltlf , som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling. Side1

2 Saksnr PS 15/3 PS 15/4 Innhold Referatsaker Gratis/redusert leieavgift for Engerdalshallen for aktiviteter for barn og unge Engerdal kommune, Svein Ekeland Utvalgets leder Side2

3 PS15/3Referatsaker RS15/2Protokollfraforrigemøte Side3

4 Engerdal kommune Saksmappe: 2014/ /2015 Saksbehandler: Bjarne Granli Saksframlegg Gratis/redusert leieavgift for Engerdalshallen for aktiviteter for barn og unge Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato 15/4 Utredningskomiteen Saksdokumenter vedlagt: Notat til utredningskomiteen, datert Øvrige saksdokumenter: K.sak 14/69 Engerdal kommunes årsbudsjett for 2015 Rådmannens forslag til innstilling: Saken er behandlet i henhold til delegeringsreglementets pkt. b / 8 En ordning med redusert leie/gratis leie av Engerdalshallen for lag og foreninger som tilbyr aktiviteter for barn og unge vedtas ikke på nåværende tidspunkt, men vurderes i forbindelse med årsbudsjettet for Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i forbindelse med budsjettbehandlingen i k.sak 14/69 følgende verbalpunkt: 3. Utredningskomiteen får i oppdrag å utrede muligheten for gratis leie (evt. redusert leieavgift) av Engerdalshallen for lag og foreninger som tilbyr aktiviteter for barn og ungdom. Utredningen skal belyse omfang av utleie, eventuell alternativ finansiering og økonomiske konsekvenser av redusert leieavgift samt retningslinjer dersom det blir gratis leie. Utredningskomiteen drøftet denne saken i sitt møte med følgende konklusjon: Rådmannen får i oppdrag å legge fram en sak til neste møte med innstilling og forslag til retningslinjer. Vurdering: Rådmannen hadde i forkant av utredningskomiteens behandling utarbeidet et notat med noe bakgrunnsinformasjon som grunnlag for komiteens utredning. Rådmannen hadde i dette notatet tatt utgangspunkt i dagens situasjon vedrørende utleie av Engerdalshallen. Utredningskomiteen gikk i sin drøfting mye videre og reiste spørsmål om forskjellsbehandling i forhold til andre lag og typer aktiviteter som musikk, teater, speider o.s.v. Hva med lag og foreninger som har andre typer utgifter ( ikke hall-leie). En vesentlig del av debatten gikk på om det skulle knyttes kriterier til eventuell gratis hall-leie. Skal det sette vilkår om at det ikke kan kreves treningsavgift dersom det innvilges gratis eller redusert hall-leie. Vil redusert hall-leie automatisk generere mindre behov for trreningsavgift? Skal grunnlaget for å tildele redusert eller gratis hall-leie vurderes på grunnlag av innsendte regnskaper fra de forskjellige lag og foreninger? Side4

5 Utredningskomiteen klarte ikke å gi noen entydige føringer på disse spørsmålene men rådmannen tar utgangspunkt i disse problemstillingene i sin videre drøfting. Når det gjelder andre lag og foreninger og deres aktiviteter så ser rådmannen at det er vanskelig å gjøre konkrete sammenligninger i forhold til det som vurderes som bestillingen til utredningskomiteen. Vi vet at hornmusikken og Engerdalsringen får bruke skolens lokaler til øving etc. Ungdommene har gratis tilgang til ungdomsklubben på Drevsjø. Ut over det har ikke rådmannen kjennskap til hvilke avtaler lag og foreninger har i forhold til disponering av andre anlegg og lokaliteter. Det er i midlertid grunn til å stille spørsmål om en ordning med gratis leie av Engerdalshallen vil kunne danne presedens for utleie av øvrige kommunale lokaler som skolelokaler og svømmehall, og hvordan man da i tilfelle skulle håndtere det. Når det gjelder Engerdalshallen er det pr i dag to faste leietakere som har sin aktivitet rettet mot barn og unge, nemlig Barneidrettskola og Fotball Yngres avdeling. Disse ble for sesongen 2014/2015 fakturert for henholdsvis ca 5 000,- og ,- i hall-leie. Dette utgjør noe under halvparten av samlet leieinntekt for Engerdalshallen. En ordning med gratis eller redusert leieavgift vil nok kunne føre til at flere lag og foreninger kan være interessert i å få tilgang til hallen. En forutsetning må være at alle innen målgruppen må få lik mulighet og lik tilgang. En utfordring i forhold til dette er at hallen i perioder av året er fullbooket og at det vil være begrenset tilgang til nye brukergrupper, særlig i den mest populære leietida (mandag-torsdag ). Samtidig må det sees som svært positivt at vi har en så flott hall og at så mange vil bruke den! Det har derfor i alle år blitt lagt stor vekt på å finne løsninger slik at alle interesserte brukere kan få leietid i hallen. En vesentlig del av debatten i utredningskomiteen knyttet seg til spørsmålet om det skulle settes vilkår om at det ikke kan kreves treningsavgift dersom det innvilges redusert eller gratis leie. Vi vet at dette blir praktisert forskjellig innen forskjellige idrettslag. Samtidig er det en kjennsgjerning at det kan være store forskjeller på kostnadene knyttet til utøvelse av forskjellige typer idrett både i forhold til utstyr og organisering. Det blir derfor svært vanskelig å gå konkret inn i slike problemstillinger. Målsettingen med å yte redusert leiepris for barn og unge bør være både å bedre det økonomiske grunnlaget for de lagene som driver slik aktivitet, men også å bidra til at barn ikke utestenges fra muligheten til å delta i organisert aktivitet pga kostnadsnivået/foreldrenes økonomiske situasjon. I så måte kan det være rimelig å forvente at redusert eller gratis leie vil føre til redusert behov for treningsavgift. Rådmannen ser det imidlertid slik at innkreving av- og nivå på eventuelle treningsavgifter må tilhøre lagenes interne anliggende og er usikker på om kommunestyret har noen formell kompetanse til å stille krav om dette. På samme måte ser rådmannen at en ordning der framlagt regnskap fra de søkende lag og foreninger skal danne grunnlag for fastsetting av leie vil være uhensiktsmessig og byråkratisk. Det vil reise en rekke spørsmål om hvilke elementer i regnskapet som skal legges til grunn for en slik vurdering. Det er i utgangspunktet relativt små summer det er snakk om og det er et poeng at man søker å etablere enkle og oversiktlige ordninger som utløser minst mulig unødvendig byråkrati. Side5

6 Økonomi. Ut fra de siste årenes regnskapstall vil en slik ordning føre til en inntektsreduksjon på om lag ,- pr år. I seg selv ikke et stort beløp men det må da dekkes inn andre steder i kommunens driftsbudsjett. Hvis et slikt tiltak skal ha en positiv effekt og reelt styrke barne- og ungdomsaktiviteten må det ikke medføre at tilskudd til lag og foreninger reduseres. Det vil være å gi med ene handa og ta med den andre. Samtidig bør heller ikke leiesatsene for Engerdalshallen for andre typer brukere økes. De fleste av de andre brukerne er også lag og foreninger som mottar kommunale tilskudd og vi vil få det samme gi- og ta prinsippet som nevnt ovenfor. Rådmannen har gjort en enkel undersøkelse av priser og praksis i noen av våre nabokommuner. Rendalen kommune har gratis utleie av lokaler til aktiviteter for barn og unge (ikke inntektsgivende). Følgende kommuner har ikke det og opererer med følgende priser: Stor-Elvdal kommune, Storstua: 370,- pr time u/garderobe 545,- pr time m/gard Os kommune, Oshallen: 300,- pr time m/gard Trysil kommune, Trysilhallen: 370,- pr time u gard Engerdalshallen: 340,- u/gard 511,- pr time m/gard Når det gjelder forholdet redusert leiepris eller gratis leie vil rådmannen tilrå at en i tilfelle går inn for gratis leie slik som Rendalen kommune har. Forskjellen mellom redusert leie og gratis leie vil ikke utgjøre de store beløpene men signaleffekten vil være betydelig større. Retningslinjer: Hvis en skal innføre en ordning med redusert/gratis leie av Engerdalshallen for lag og foreninger som jobber med barn og unge bør disse være enkle og oversiktlige. Rådmannen har valgt å forholde seg kun til Engerdalshallen slik bestillingen fra kommunestyret var, og har også lagt det til grunn i de økonomiske kalkylene. Men det bør være grunn til å vurdere om en slik ordning eventuelt også i tilfelle burde omfatte øvrige kommunale lokaler (skole, kommunehus). Et forslag til retningslinjer kan være følgende: 1. Ordningen med gratis leie av Engerdalshallen omfatter alle lag og foreninger hjemmehørende i Engerdal kommune som har barn- og unge opp t.o.m. grunnskolealder som målgruppe. 2. Slike lag og foreninger kan etter søknad få innvilget inntil 1 ½ time gratis leietid pr uke i perioden 1 september 31 mai. 3. For Fotball Yngres avdeling gjelder dette spesifikt pr. lag i aldersbestemte klasser. 4. Ut over dette gjelder vedtatte retningslinjer for Engerdalshallen. Konklusjon: Rådmannen er bedt om å legge fram en sak med forslag til innstilling og retningslinjer. Med de økonomiske utfordringene vi ser i forbindelse med arbeidet med budsjettet for 2016 er rådmannen svært usikker på om det er fornuftig å innstille på et tiltak som vil redusere inntektssiden i budsjettet ytterligere. Selv om det i utgangspunktet er et positivt tiltak, og at det dreier seg om et mindre beløp, så må det dekkes inn igjen andre steder i årsbudsjettet. Rådmannen vil derfor tilrå et en slik ordning ikke innføres nå. Side6

7 Engerdal kommune Støtte og utvikling Internt notat Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2014/920- Bjarne Granli Til: Utredningskomiteen Notat vedr differensiert leiepris for Engerdalshallen Kommunestyret vedtok i forbindelse med budsjettbehandlingen i k.sak 14/69 følgende verbalpunkt: 3. Utredningskomiteen får i oppdrag å utrede muligheten for gratis leie (evt. redusert leieavgift) av Engerdalshallen for lag og foreninger som tilbyr aktiviteter for barn og ungdom. Utredningen skal belyse omfang av utleie, eventuell alternativ finansiering og økonomiske konsekvenser av redusert leieavgift samt retningslinjer dersom det blir gratis leie. Dette notatet er utarbeidet for å gi utredningskomiteen noe bakgrunnsinformasjon som grunnlag for komiteens utredning. Utleien av Engerdalshallen er rimelig stabil, med stort sett de samme faste leietakerne hvert år. Av disse er det to som retter seg spesielt mot barn og unge, nemlig barneidrettskola og fotball yngres avdeling. Barneidrettskola starter normalt opp i september og varer fram til vinterferien. De leier 1t/uke og betalte for vinteren 2014/15 kr 4890,- Fotball yngres avdeling leier stort sett fra nyttår og ut april. Vinteren 2014/15 har de leid ca 8 timer i uka og blir fakturert for kr ,-. Dette betyr at lag som driver med direkte barne/ungdomsaktiviteter betaler ca ,- i hallleie årlig. Dette utgjør noe under halvparten av samlet leieinntekt for Engerdalshallen. Engerdal kommune tildeler årlig en støtte på ,- til lag og foreninger. En del av dette går til barneidrettslag. Det kan derfor synes ganske paradoksalt at vi gir med ene handa og tar inn igjen med andre handa. Men det vil også bli forholdsvis meningsløst hvis en skal finansiere reduserte leieinntekter fra Engerdalshallen med å redusere omfanget av støtte til lag og foreninger. Hvis et slikt tiltak med redusert/gratis hall-leie for lag og foreninger skal ha en reell virkning bør inntektsposten på hall-leie reduseres med ,- samtidig som tilskuddsbeløpet til lag og foreninger beholdes uendret. Da oppnår vi et reelt håndslag for barneidretten og barneaktiviteter. Side7

8 Rådmannen vil heller ikke anbefale å øke leiesatsene for Engerdalshallen for andre typer brukere for å kompensere for inntektstapet ved en slik ordning. Flere av de andre brukerne er også lag og foreninger som mottar tilskudd og det vil bli samme gi-og ta prinsippet som nevnt ovenfor. Samtidig skal vi være glad for at vi har en så flott hall, og glad for at mange ønsker å bruke den! I et trivsels- og folkehelseperspektiv er det viktig at kommunen kan legge til rette for dette, og i så måte kan investere i aktivitet, trivsel og helse for befolkningen. Rådmannen vil derfor ikke i dette notatet gå ytterligere inn på finansieringsbiten. Når det gjelder retningslinjer så ser ikke rådmannen at det bør være nødvendig å utarbeide detaljerte sådanne. Alle lag og foreninger som leier hallen i dag skriver under på en leieavtale, de har reglementet for Engerdalshallen å forholde seg til, de kvitterer ut egen nøkkel og alle må ha en ansvarlig leder. Det som kan bli et lite dilemma er hvis det er aktører som har en blanding av både barn/unge og voksne. Eksempelvis innebandy, sykkelklubb, skigruppa. Hvordan forholder en seg til det? Men hvis en tar utgangspunkt i en ordning som spesifikt retter seg mot barn/unge i barnehage/skolealder bør det være lett håndterlig. Når det gjelder tidspunkt for en eventuell oppstart av en slik ordning så er det to muligheter: Ordningen kan tre i kraft fra sesongstart (sept 2015). Da må det legges inn en inntektsreduksjon i forbindelse med budsjettjusteringen for 2 tertial. Alternativt kan ordningen tre i kraft fra nyttår, men på en slik måte at sesongleierne faktureres på ordinær måte for leie siste halvår Utredningskomiteen får vurdere saken i henhold til den bestillingen kommunestyret har gjort. Med vennlig hilsen Bjarne Granli Side8