Forvaltningsrevisjonsrapporten "Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune

Transkript

1 Saknr. 14/ Saksbehandler: Kari Louise Hovland Forvaltningsrevisjonsrapporten "Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til Vedtak: 1. Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten «Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune» til orientering, der formålet har vært å vurdere om den overordnede styringen av IKT satsningen i Hedmark fylkeskommune er tilfredsstillende. 2. Fylkestinget finner det ikke tilfredsstillende at en revidert IKT-strategi ikke er på plass. 3. Fylkestinget forventer at fylkesrådet og fylkesdirektøren følger opp anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten på en tilfredsstillende måte. 4. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en orientering om status i oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen Vedlegg: - Forvaltningsrevisjonsrapport «Styrking av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune» av Hedmark Revisjon IKS datert Saksprotokoll fra møte i Kontrollutvalget Hamar,

2 Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

3 Saksutredning Forvaltningsrevisjonsrapporten "Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune SAKSUTREDNING Bakgrunn I møte (sak 12/13) bestilte kontrollutvalget en foranalyse fra Hedmark Revisjon IKS om IKTområdet i fylkeskommunen. Hedmark Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) la fram foranalysen på møte (sak 20/13). Kontrollutvalget vedtok da å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende IKT-området i Hedmark fylkeskommune. Kontrollutvalget vedtok i møte (sak 24/13) at følgende problemstillinger skulle belyses i undersøkelsen: 1. I hvilken grad følger Hedmark fylkeskommune opp nasjonal satsning på IKT og vedtatt IT-strategi for fylkeskommunen? 2. Er IKT arbeidet i fylkeskommunen organisert på en hensiktsmessig måte? 3. Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune at man har rett kompetanse på området? 4. Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune at nye tiltak integreres i organisasjonen? Tidsbruk på prosjektet har vært ca. 440 timer, tilsvarende ca. kr ,-. I revidert prosjektplan var det satt av en ramme på ca. 400 timer. Fakta Hovedformålet med prosjektet har vært «å vurdere om den overordnede styringen av IKT satsningen i Hedmark fylkeskommune er tilfredsstillende» og dette skulle belyses i samsvar med de 4 problemstillingene. Revisjonen har valgt å intervjue utvalgte ledere og nøkkelpersoner i sentraladministrasjonen og ved utvalgte enheter og virksomheter (se side 12 i rapporten), kalt respondenter. Disse ble valgt ut for å ha et visst omfang på ulike roller og enheter/virksomheter. I tillegg er det brukt et stort omfang av dokumentanalyse for å svare på spørsmålene som kontrollutvalget stiller. Det er gjort noen nødvendige avgrensninger i prosjektet. Driftstiltak innen IKT eller implementering av slike tiltak er ikke med. I tillegg omfattes ikke personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet, heller ikke sentral og lokal infrastruktur, fysisk sikring av data, tilgang til systemer og andre tekniske tiltak knyttet opp mot IKT-sikkerhet. Temaet er omfattende, og dette har gitt en omfangsrik rapport. Rapporten er bygd opp rundt de 4 problemstillingene. Problemstilling 1 I hvilken grad følger Hedmark fylkeskommune opp nasjonal satsning på IKT og vedtatt IT-strategi for fylkeskommunen?

4 På nasjonalt nivå er det utgitt en del publikasjoner som revisjonen benytter som utgangspunkt for revisjonskriterier og sine vurderinger. Hedmark fylkeskommunes egne strategier ligger og til grunn. IKT er et stort felt som inngår i alle sektorer som fylkeskommunen har ansvar for. Revisor sier i rapporten at de ikke har «fått signaler om at det er gjennomført konkrete tiltak som har som formål å øke ledelsen kompetanse for å utvikle en IKT-strategi». IKT oppleves som lite synlig i fylkeskommunens planer. Når det gjelder lærere, mener revisor at fylkeskommunen har igangsatt kompetansehevende tiltak for å øke kompetansen i bruk av digitale verktøy. Bruken varierer allikevel fra skole til skole, og fra lærer til lærer. Hedmark fylkeskommune har sammen med flere andre fylkeskommuner sørget for tilgjengelige digitale læringsressurser via NDLA. NDLA står for nasjonal digital læringsarena og er et nettsted med digitale læringsmidler for videregående opplæring som driftes av et samarbeid mellom flere fylkeskommuner. Hedmark fylkeskommune har etablert en del selvbetjentløsninger på nettet, noe revisor mener de kunne vurdert i større grad. Rapporten viser og at mye er på plass. Eksempler på dette er at det finnes en strategi for håndtering av sosiale medier, at fylkeskommunen har fokus på IKT-sikkerhet, og at fylkeskommunen legger vekt på at nye IKT-anskaffelser skal samhandle med andre systemer. Problemstilling 2 Er IKT arbeidet i fylkeskommunen organisert på en hensiktsmessig måte? Som utgangspunkt for denne problemstillingen har revisjonen vurdert faktorer som til sammen utgjør det de oppfatter som «god praksis på området». Hedmark fylkeskommune har pr i dag ingen vedtatt IT-strategi, men revisor har blitt kjent med at en ny strategi ble sendt på høring i mars Revisor anbefaler å få denne strategien på plass. Revisor mener og at øvrig planverk i fylkeskommunen bør omhandle IKT i større grad. Selv om en oppdatert strategi mangler, mener revisor at IKT er forankret i fylkeskommunens ledelse. Ansvars- og arbeidsdelingen blir vurdert som i det vesentlige kjent. IKT-avdelingen har oversikt over hvem som har ansvar for de ulike løsningene. Når det gjelder IKT på de videregående skolene, ber revisor fylkeskommunen om å vurdere om oppgave- og ansvarsfordelingen er tilstrekkelig avklart og dokumentert da det her er mange ulike aktører som er involvert. Revisor mener at tiltak er gjennomført ut fra vedtatte planer, men ber fylkeskommunen vurdere å rapportere på mål og delmål slik de er beskrevet i økonomiplan og årsbudsjett sin årsrapport. Her er det beskrevet egne mål og delmål for IKT. Problemstilling 3 Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune at man har rett kompetanse på området Flere av de personene/respondentene revisjonen har intervjuet har påpekt at det er viktig at ledere har riktig kompetanse og at ledere ved dette kan være med på å sikre at løsninger blir tatt i bruk på en fornuftig måte. Revisor har funnet at fylkeskommunen har vært opptatt av temaet, men anbefaler allikevel fylkesdirektøren å vurdere om de har hatt tilstrekkelig fokus på temaet. Det påpekes i rapporten at fylkeskommunen kanskje kunne sikre lederes strategiske IKT-kompetanse bedre. Dette henger og sammen med at man antar at kravet til IKT-kompetanse er økende da det er en rask utvikling innen IKT. Når det gjelder strategier og planer for å sikre kompetanse på ulike nivå, har revisor sett at det er etablert kompetanseplaner i de utvalgte virksomhetene og enhetene. Fylkeskommunen har lagt seg på en strategi som tilsier at når det innføres nye IKT-systemer eller løsninger så skal det gis

5 opplæring i bruk av disse. De enkelte virksomheter/enheter har også såkalte superbrukere. Revisor har for øvrig påpekt at det ikke er strategiske eller overordnede planer på området. Problemstilling 4 Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune at nye tiltak integreres i organisasjonen? For å vurdere denne problemstillingen har revisor sett på fire ulike prosjekt/tiltak som er gjennomført av fylkeskommunen: ERP-prosjektet, elektronisk arkiv og dokumenthåndtering, innføring av ny internettløsning og innføring av ny intranettløsning. De fire prosjektene/tiltakene som ble gjennomgått, ble alle vurdert til å holde mål i forhold til prosjekthåndboka selv om ikke alle tiltakene ble organisert som prosjekt. Revisor sier at «disse konkrete tiltakene har hatt en planmessig integrering». Konklusjoner og anbefalinger Revisor sin hovedkonklusjon er basert på de 4 ulike problemstillingene, og tallene på hovedkonklusjonen refererer til den aktuelle problemstillingen: 1. Hedmark fylkeskommune følger opp nasjonal satsning på IKT på mange områder. Det er likevel noen områder hvor fylkeskommunen har en vei å gå. Dette gjelder blant annet: Strategisk IKT planlegging og bruk av IKT Arbeide med selvbetjente, elektroniske skjemaer og løsninger 2. IKT-arbeidet i Hedmark fylkeskommune er organisert slik at det fungerer hensiktsmessig. Det er imidlertid forbedringsmuligheter når det gjelder å: Involvere fylkesrådet i utviklingsprosjekter knyttet til IKT, noe som i større grad vil gi forankring på øverste, administrative nivå Orientere fylkestinget om IKT-arbeidet i fylkeskommunen Sørge for at fylkeskommunens planverk også omhandler IKT området, samt at det rapporteres på status for mål og delmål i planverket. Det bør også vurderes om oppgave- og ansvarsfordelingen mellom sentral IKT-avdeling, Fagenheten VGO, pedagogisk leder på de videregående skoler og IT-ansvarlig på videregående skoler er tilstrekkelig avklart og dokumentert. 3. Hedmark fylkeskommune er opptatt av å sikre rett kompetanse på området. Området er krevende og må følges opp kontinuerlig. Det er blant annet et forbedringspotensialnår det gjelder oppfølging av at ledere må sikres tilstrekkelig, strategisk IKT-kompetanse. 4. Hedmark fylkeskommune har utarbeidet verktøy i form av prosjekthåndbok, som bidrar til å håndtere integrering av tiltak i organisasjonen. Det vil være forskjell på utviklingstiltak og driftstiltak. Det er utfordrende å få av satt tid til opplæring og tilpasning av interne rutiner når nye tiltak innføres. De fire tiltakene som er gjennomgått viser at Hedmark fylkeskommune for disse konkrete tiltakene har hatt en planmessig integrering.

6 Selv om en del av hovedkonklusjonen sier at det jobbes bra med mye innen IKT, er det påpekt forbedringspotensial. På bakgrunn av dette har revisjonen kommet med flere anbefalinger. Revisjonen anbefaler at fylkesrådet (og fylkesdirektøren) bør: 1. Sørge for at arbeidet med å utvikle og fastsette ny IT-strategi prioriteres og sluttføres. 2. Sørge for at IKT-planlegging, digitalisering og målsettinger knyttet til IKT synliggjøres i Hedmark fylkeskommunes planer, samt at det blir gjennomført tilstrekkelig strategisk IKT-planlegging. 3. Vurdere om Hedmark fylkeskommune kan etablere flere selvbetjeningsløsninger. 4. Vurdere i hvilke tilfeller fylkesrådet skal involveres i utviklingsprosjekter knyttet til IKT og digitalisering. 5. Vurdere om ansvars- og oppgavefordelingen mellom sentral IKT-avdeling, Fagenhet VGO, pedagogisk leder på de videregående skoler og IT-ansvarlig på videregående skoler er tilstrekkelig avklart og dokumentert. 6. Vurdere om det har vært tilstrekkelig fokus på tiltak for å sikre ledere strategisk IKTkompetanse. Anbefaling 1-3 viser til problemstilling 1, anbefaling 4-5 viser til problemstilling 2 og anbefaling 6 viser til problemstilling 3. Problemstilling 4 er det ikke knyttet konkrete anbefalinger opp i mot, men hovedkonklusjonen nevnt over viser til funn revisjonen har gjort også på dette punktet. Fylkesrådet har gitt sin kommentar til rapporten og undersøkelsen, som er vedlagt rapporten. Fylkesrådet har noen kommentarer til rapportens faktabeskrivelser og funn samt rapportens anbefalinger. Oppsummert er fylkesrådet enig i alle anbefalingene gitt av revisjonen, med unntak av anbefaling nr. 5 om ansvars- og oppgavefordelingen mellom sentral IKT-avdeling, fagenhet videregående opplæring, pedagogisk leder på de videregående skoler og IT-ansvarlig på de videregående skolene er tilstrekkelig avklart og dokumentert. Dette mener fylkesrådet at er tilstrekkelig avklart i dag, uten at dette begrunnes. Om anbefaling nr. 3 om å vurdere å etablere flere selvbetjentløsninger, sier fylkesrådet at dette er et tverrgående satsingsområde i KS digitaliseringsstrategi og at dette skal ivaretas via fylkeskommunens kommende digitaliseringsstrategi. Revisor sier i rapporten at flere respondenter har gitt signal om at dette jobbes det med, også via arkivsystemet. De resterende fire anbefalingene er fylkesrådet i all hovedsak enig i, og presiserer at punktene skal følges opp. Vurdering Sekretariatet mener revisjonen har foretatt en grundig gjennomgang av de definerte problemstillingene. Prosjektet har vært en nyttig gjennomgang av et vesentlig område for fylkeskommunen. Sekretariatet mener at revisjonen har svart på de problemstillingene som kontrollutvalget forela. Foranalyse og prosjektplan har blitt diskutert på flere møter i utvalget. IKT er et stort område som går inn på alle sektorer fylkeskommunen jobber med, det har derfor vært diskutert om man skulle dele opp i flere prosjekter for å gå mer i dybden på noen tema. Endelig prosjektplan endte opp med et hovedformål som skulle belyses via de 4 problemstillingene. Rapporten avdekker at det finnes forbedringspotensial når det gjelder fylkeskommunens satsning på IKT. Rapporten avdekker og at diskusjonene i kontrollutvalget i forkant var berettiget grunnet kompleksiteten til IKT som

7 tema for et prosjekt. De konkrete anbefalingene kan alle være aktuelle som tema for nye prosjekt senere. Avgrensningene som ble gjort i prosjektet, kan også være aktuelle tema for kontrollutvalget å vurdere ved rullering av tema for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet mener at fylkesrådet i sin tilbakemelding viser og sier seg enig i at fylkeskommunen har forbedringspotensial innen arbeidet med IKT. Fylkesrådet sier at punktene skal følges opp, noe som kan bety at lite av det er fulgt opp konkret pr i dag. I rapporten presiseres det at Hedmark fylkeskommune ikke har noen vedtatt IT-strategi. I 2013 ble det igangsatt en høring, som ikke har blitt fullført. I sitt svar skriver fylkesrådet at «det er naturlig å jobbe ut fra at det skal utformes en digitaliseringsstrategi for Hedmark fylkeskommune». Ut fra dette kan det antas at dette arbeidet ikke er kommet langt. Det vil derfor være interessant for kontrollutvalget å få vite mer konkret om hva som gjøres for å følge opp anbefalingene. Anbefalingene gitt av revisor innebærer et langsiktig arbeid som ikke kan implementeres hurtig. Samtidig er IKT et felt som utvikles raskt, og man bør ha et konstant fokus på dette for å unngå å bli hengende etter. Ifølge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til fylkestinget om forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon har dessuten fylkestinget vedtatt at «ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til fylkestinget for behandling der». Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget sender revisjonsrapporten «Styring av IKTsatsningen i Hedmark fylkeskommune» til behandling i fylkestinget. I tillegg foreslås det å be om en orientering om oppfølging av anbefalingene innen