MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget Hedmark fylkeskommune. Dato: kl. 9:00 13:30 Møterom Femunden Hedmark fylkeskommune Arkivsak:

Transkript

1 - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner. MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Hedmark fylkeskommune Dato: kl. 9:00 1:0 Sted: Møterom Femunden Hedmark fylkeskommune Arkivsak: Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Geir Byberg Jan Wibe Hege Jensen Kari Grøneng Ingen Jan Narvesen Fra Hedmark revisjon IKS: Morten Alm Birkelid (hele møtet) Julie Bronken Kjetil Kalager Fra Hedmark Trafikk: Arne Fredheim (sak 11/15) Heidi Skåret (sak 11/15) Fra Hedmark fylkeskommune: Ane Tonette Lognseth (sak 12/15) Hanne Varhaug Søberg (sak 12/15) Aasa Gjestvang (sak 12/15) Gro H. Reinsborg (sak 12/15) Ottar Persen (sak 12/15) Trond Rebne (sak 12/15) Fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Øivind Nyhus Kari Louise Hovland Protokollfører: Kari Louise Hovland 1

2 Møteinnkalling og saksliste; enstemmig godkjent. Møteprotokoll ; enstemmig godkjent. SAKSLISTE Side Saker til behandling 11/ / / Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF årsregnskap for Hedmark trafikk er invitert for å presentere årsregnskapet. Hedmark revisjon vil presentere revisjonens arbeid med revisjonsberetningen. Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for Fylkesrådet/fylkesdirektør er invitert for å presentere årsregnskapet og årsberetningen. Hedmark revisjon IKS v/julie Bronken vil presentere revisjonens arbeid med revisjonsberetningen. Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og nye tema for forvaltningsrevisjon 4 Referatsaker - Henvendelse til fylkesrådet vedrørende høringsuttalelse på selskapskontroll i Kjørekontoret Innlandet. - Oversendt kopi av partsbrev angående forvaltningsrevisjon av NDLA, Hordaland fylkeskommune Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Aktuelle saker til neste møte : foranalyse HFK som næringsutviklingsaktør, oppfølging frafall og gjennomføring, endelig behandling av selskapskontroll Kjørekontoret Innlandet, prosjektplan «IKT-sikkerhet, drift og utvikling», prosjektplan «Utleie og bruk av eiendommer, inventar og utstyr». - Nestleder har fått henvendelse angående praktisering av gratisskoleprinsippet i videregående skole i forbindelse med skoletur. Dette er meldt inn til fylkeskommunen og videresendt fylkesmannen. Pr i dag avventes det en tilbakemelding fra fylkesmannen om denne enkelthenvendelsen. Sekretariatet følger opp saken og sørger for tilbakemelding når svar foreligger fra fylkesmannen. Utvalget har tidligere mottatt henvendelser om dette. Derfor vil utvalget på et mer generelt grunnlag bestille foranalyse om temaet, jf. vedtak i sak 1/15. Hamar, Geir L. Byberg møteleder 2

3 Saker til behandling 11/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF årsregnskap for Kontrollutvalget Hedmark /15 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF sitt årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF sitt årsregnskap for 2014 oversendes Hedmark Trafikk orienterte om resultater og regnskap for 2014 og svarte på spørsmål. Forslag til uttalelse fra kontrollutvalget ble diskutert. Det ble foreslått å fjerne 6. og 7. avsnitt, og med dette ikke referere til i fjor. Det ble stemt over det nye forslaget. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige: 1. Forslag til uttalelse vedtas med de endringer som framkom i møtet som kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF sitt årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark Trafikk FKF sitt årsregnskap oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesrådet. 12/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalget Hedmark /15

4 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag som sin uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for 2014 oversendes Fylkesrådet og administrasjonen orienterte om årsregnskapet og årsberetningen for 2014 og svarte på spørsmål. Revisjonen orienterte om kontroller gjort i forbindelse med revisjonen. Det ble spesielt referert kontroller gjort i forhold til innkjøp. Hedmark revisjon IKS oversender et notat om dette til utvalget som benyttes som grunnlag for å be om en orientering fra fylkesrådet jf. vedtak i sak 1/15. Forslag til uttalelse fra utvalget ble diskutert. Kulepunkt 1 ble foreslått endret for å framheve at utvalget også er fornøyd med resultatet, samt at kulepunkt 5 ble foreslått endret ved å fjerne siste setning. Det ble stemt over det nye forslaget. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget vedtar det vedlagte forslag med de endringer som framkom i møtet som sin uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Hedmark fylkeskommunes årsregnskap for 2014 oversendes 1/15 Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og nye tema for forvaltningsrevisjon 1 Kontrollutvalget Hedmark /15 1. Kontrollutvalget tar til orientering at mange av forvaltningsrevisjonsrapportene som er bestilt og behandlet har blitt fulgt opp. Kontrollutvalget ønsker å gjøre ytterligere undersøkelser for å vurdere om anbefalingene har blitt fulgt opp innen følgende tema: a. Lærlingeordningen, anbefalinger rundt lærekandidatordningen. b. Etikk c. Likestilling 4

5 Kontrollutvalget bestiller forundersøkelser om de aktuelle temaene fra Hedmark Revisjon IKS til møtet i juni. Forundersøkelsene bør inneholde en vurdering av om eller hvordan de gitte anbefalingene er fulgt opp, samt eventuell anbefaling om det er behov for ny forvaltningsrevisjon på temaet. 2. Kontrollutvalget bestiller oppdatert foranalyse og prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS om følgende tema til møtet i mai: a. Overordnet eierskapskontroll i Hedmark fylkeskommune b. Spesialundervisning og tilpasset opplæring. Kontrollutvalget ønsker orientering om temaene «Språkopplæring til språklige minoriteter», «Innkjøp oppfølging av kontrakter og rammeavtaler», «Beredskapsplaner i Hedmark fylkeskommune med de videregående skolene», «Oppfølging av politiske vedtak» og «Virksomhetsstyring» på de neste møtene. Sekretariatet presenterte saken, og utvalget diskuterte aktuelle tema og hvordan disse ønskes fulgt opp. Saken ble sett i sammenheng med informasjon gitt av revisor i sak 12/15, samt under eventuelt. Det overlates til kontrollutvalgssekretariatet å tilrettelegge for når orienteringene kan skje. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget tar til orientering at mange av forvaltningsrevisjonsrapportene som er bestilt og behandlet har blitt fulgt opp. Kontrollutvalget ønsker å gjøre ytterligere undersøkelser for å vurdere om anbefalingene har blitt fulgt opp innen følgende tema: Lærlingeordningen, anbefalinger rundt lærekandidatordningen. Etikk Likestilling Kontrollutvalget bestiller orienteringer fra Hedmark fylkeskommune om de aktuelle temaene. 2. Kontrollutvalget bestiller oppdatert foranalyse og prosjektplan fra Hedmark revisjon IKS om følgende tema til møtet i mai: Forvaltning av eierinteresser/-styring samt representasjon Spesialundervisning og tilpasset opplæring. Kontrollutvalget ønsker orienteringer om følgende temaer på de kommende møtene: Språkopplæring til språklige minoriteter Innkjøp-oppfølging av kontrakter og rammeavtaler Beredskapsplaner i Hedmark fylkeskommune med de videregående skolene Oppfølging av politiske vedtak Virksomhetsstyring Menneskerettigheter 4. Kontrollutvalget bestiller foranalyse fra Hedmark Revisjon IKS om forvaltning av gratisskoleprinsippet i videregående skole. 5