Vedlegg: Revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» fra Innlandet revisjon IKS, rapport

Transkript

1 Saksbehandler: kari Louise Hovland Arkiv: Arkivsaksnr.: 14/1051 REVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL IKOMM AS" Vedlegg: Revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» fra Innlandet revisjon IKS, rapport Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Det foreslås at kontrollutvalget legger fram revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» for kommunestyret og ber om en tilbakemelding på 2 av de 3 gitte anbefalingene. Sekretariatet foreslår videre å vise spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre Saksutredning Bakgrunn Kontrollutvalgene i Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner vedtok i fellesmøte den å bestille en foranalyse fra Innlandet Revisjon IKS for å avdekke om det kunne være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll av Ikomm AS. Etter presentasjon av foranalysen i løpet av november/desember 2013 gikk de tre kontrollutvalgene samlet for en selskapskontroll av Ikomm AS. Innlandet revisjon AS (heretter kalt revisjonen) fikk i oppdrag å gjennomføre dette i løpet av første halvår Fakta Hovedformålet med prosjektet er beskrevet i vedtakene til kontrollutvalgene om igangsetting av prosjektet og er formulert som 3 problemstillinger: 1. Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? 2. Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? 3. Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? Problemstilling 1 Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? Revisjonen konkluderer med at selskapet har vært drevet innenfor vedtatte vedtekter og at det har blitt jobbet i tråd med eiernes målsetninger. Etter at selskapet ble omgjort til et AS

2 ble det åpnet for og satt som mål å få inn private eiere i selskapet. I 2009 ble en sak om dette (endring av aksjonæravtalen) lagt fram for formannskap og kommunestyrer. Revisjonen mener at konsekvenser av å øke eierandelen med private aktører ikke ble belyst og drøftet tilstrekkelig i saksframlegget. Etter signal fra eierne har dette målet endret seg til at det nå jobbes for å få inn flere kommuner på eiersiden. Ved flere offentlige eiere/kunder kan det være mulig for eierne å benytte IKT-tjenester fra Ikomm AS innenfor begrepet utvidet egenregi. Punkt 8 i aksjonæravtalen forutsetter at det skal foreligge en utbytteplan. Dette har ikke blitt gjort. Problemstilling 2 - Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? Revisjonen konkluderer med at ekspansjonen mot «eksterne» kunder har vært i tråd med eiernes ønske og at de har hatt kunnskap om dette arbeidet. Revisjonen etterlyser for øvrig politiske vedtak som sier noe om vedtatt vekststrategi for selskapet. Når Ikomm ble omgjort fra IKS til aksjeselskap, viser saksframlegg at selskapet visste at vekststrategien kunne føre til at egenregiprinsippet ikke ble oppfulgt. Man var dermed klar over at fra 2011 kunne anbud være nødvendig for eierne. Revisjonen poengterer at det ikke synes som om dette er vektlagt og risikovurdert videre, jf. kommentar under problemstilling 1. Vedtektene fastslår at økonomi- og strategiplaner skal behandles av generalforsamlingen. Protokoller for generalforsamlingene viser for øvrig at dette er ikke gjort. KS har utarbeidet «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll med kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Denne anbefaler at selskaper som både har konkurransevirksomhet og monopolvirksomhet skiller ut virksomheten. Bakgrunnen er at man ønsker «å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering». Ikomm AS har ikke skilt ut en del av virksomheten selv om de driver både konkurransevirksomhet og monopolvirksomhet. Problemstilling 3 - Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? IKT kostnadene har i snitt for de 3 eierkommunene økt med ca. 5 % pr år. Fra var det ganske stor økning i kostnadene. Økte utgifter kommer blant annet av indeksregulert utgiftsøkning, mer digitalisert arbeid i kommunene samt flere IKT-prosjekter. I perioden fra har eierkommunene hatt flere store oppgraderinger, samt forbedringer/utvidelser av tjenester. Mye av dette arbeidet er knyttet opp mot lovpålagte oppgaver og reformer. Det finnes ikke tilgjengelige data som kan sammenligne IKT-utgiftene til de 3 eierkommunene sammenlignet med andre kommuner. Anbefalinger fra revisjonen Revisjonen har oppsummert sine anbefalinger i 3 punkt: Styret bør lage en utbytteplan slik aksjonæravtalens pkt 8 forutsetter.

3 Ikomms økonomi- og strategiplaner bør behandles av generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter. KS anbefaling innebærer at selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, som hovedregel bør skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Vurdering Kontrollutvalgssekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har utført en grundig selskapskontroll og belyst alle de tre gitte problemstillingene godt. Problemstilling 3 viste seg å være utfordrende da det var vanskelig å finne sammenlignbare tall for kommunene. Revisjonen har allikevel lagt fram god dokumentasjon på utvikling av kostnader, hvor også selskapet selv har bidratt med tall. Revisjonen konkluderer både på problemstilling 1 og 2 med at vedtekter har blitt fulgt, og at eierne har vært involvert i strategier. Allikevel kan rapporten tyde på at det ikke har blitt tilstrekkelig vurdert hvilken betydning et eventuelt anbud kunne få for selskapet. Revisjonen konkluderer blant annet på problemstilling 2 med at «Ved opprettelsen av Ikomm AS ble det gjort klart at selskapets vekststrategi ikke var forenlig med egenregiprinsippet, og at anbud ville bli nødvendig fra Etter vår oppfatning har ikke styret i særlig grad forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsettingen vil kunne utgjøre for selskapet.» Dette punktet henger også sammen med kulepunkt 2 i konklusjonen på problemstilling 1, hvor revisjonen presiserer at eierne ved behandling av ny aksjonæravtale ikke fikk kunnskap om at private eiere ville bety at de måtte sette IKTinnkjøpene på anbud. Ikomm AS sier i sitt høringssvar at «På det tidspunkt saken ble behandlet i formannskap og kommunestyrer (i 2009) var ikke dette etablert som et entydig prinsipp som det er i dag.» Sekretariatet har i etterkant diskutert dette med revisjonen som har sett på tidligere rettspraksis og konkluderer med følgende: «Selv om læren om egenregi er utviklet gjennom domstolpraksis i EU-domstolen, og det stadig kommer til flere avgjørelser, mener revisjonen at konsekvensen av å slippe til private aktører burde vært problematisert og opplyst i saksframlegget. «Stadt Halle-dommen» fra 2003 slår fast hovedprinsippet om at når private interesser kommer inn på eiersiden, vil det medføre at det stenges for egenregi.» Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget framhever konklusjonen fra problemstilling 2 i forslaget til innstilling til vedtak i kommunestyret. Sekretariatet mener for øvrig at selve anskaffelsen rundt IKT-tjenester i kommunene ikke er en naturlig oppfølging av selskapskontrollen da det primært er kommunene sitt ansvar at de foretar innkjøp i tråd med gjeldende regelverk. Anskaffelser av IKT-tjenester bør ses i sammenheng med forvaltningsrevisjonsprosjektet «Anskaffelsesregelverket» i regi av Kontrollutvalget i Lillehammer kommune, samt pågående like prosjekt i Øyer og Gausdal kommuner. Ved revisjon av Lillehammer kommunes årsregnskap for 2013 ble det også presisert fra revisjonen at dagens IKT-innkjøp er ulovlig ut fra regler om offentlige anskaffelser. Dette gjelder i prinsippet også de andre eierkommunene. Kommunestyrene har vedtatt en prosess for hvordan dette skal følges opp videre. Kontrollutvalget i Lillehammer har bedt om å bli holdt orientert om saken høsten 2014.

4 Ikomm AS sitt høringssvar kommer med supplerende informasjon og presiseringer, som er nyttig. Der kommer det fram at Ikomm AS tar inn over seg anbefalingen om å utarbeide en utbytteplan i henhold til aksjonæravtalen. De vil også sørge for dialog med eierkommunene for å diskutere om økonomi- og strategiplaner skal behandles ut fra vedtektene. Det kommer også fram at i forhold til kulepunkt 3 over, så har Ikomm AS både i styret og representantskapet vurdert KS sin anbefaling og konkludert med at Ikomm AS ikke er stort nok til å skille ut en del av sin virksomhet, da de antar dette vil være kostbart. Sekretariatet vurderer at det er opp til eierne å vurdere om de er enige i dette. Eierne har gitt et felles høringssvar. Dette er vedlagt rapporten og er tatt hensyn til av revisjonen. Sekretariatet vurderer at det kan være interessant for kontrollutvalgene å få en oppfølging av de to første punktene som revisjonen anbefaler, og vil innstille på at styret i Ikomm AS gir en tilbakemelding til kontrollutvalgene på dette i løpet av høsten Sekretariatet legger til grunn at saken behandles likt i de tre kommunestyrene for Øyer, Gausdal og Lillehammer. Konklusjon Sekretariatet innstiller slikt forslag til VEDTAK Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre 3. Kommunestyret ber om at selskapet gir en tilbakemelding til kontrollutvalget på anbefaling 1 og 2 i revisjonsrapporten innen Øivind Nyhus (sign) Sekretariatsleder Kari Louise Hovland Rådgiver KONTROLLUTVAKLGET BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN : Møtebehandling

5 Innlandet revisjon IKS presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Dessuten var styreleder og administrerende direktør i Ikomm AS til stede i salen og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige VEDTAK Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter».