1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle. Lagt inn i årsplanen tilsynsorganer. tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen.

Transkript

1 /07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 2/07 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar enhetenes redegjørelse til teknisk sektor og brannvesenet. 3/07 Rapporter fra andre 1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle Adm. tilsynsorganer. tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen. sjefen 2. I tillegg vil kontrollutvalget også ha kopi av kommunens svar. 4/07 Eventuell kontakt med pressen. 1. Sekretariatsleder besvarer henvendelser fra pressen knyttet til selve sakslisten eller protokollen. 2. Uttalelser knyttet til en konkret sak besvares av kontrollutvalgets leder. 5/07 Skatteoppkrevers halvårsredegjørelse pr Kontrollutvalget innstiller ovenfor Eidskog kommunestyre å fatte slikt vedtak: Skatteoppkrevers halvårsredegjørelse pr , datert og kontrollrapport fra Skattefogden i Oslo og Akershus, datert , tas til Sist redigert / /07 Samtale med Kontrollutvalget tar samtalen med administrasjonssjefen til 7/07 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 8/07 Oversendt sak fra formannskapet. 1. Kontrollutvalget tar ens rapport til orientering og konstaterer at saksbehandlingen har vært mangelfull i denne saken. -024/ KU-sak 40/07 Jobber med 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med anbefaling til å fatte følgende vedtak: saken Kommunestyret tar ens anbefalinger til etterretning og ber om at administrasjonen for framtiden sørger for at rutiner og bestemmelser for saksbehandling følges. 9/07 Reglementer og retningslinjer. Sekretariatsleder legger fram i neste møte forslag til reglement og etiske retningslinjer for kontrollutvalget 10/07 Mer synlige kontrollutvalg? 1. Kontrollutvalget retter en henvendelse til kommunen og ber om at kontrollutvalget blir mer synliggjort på kommunens hjemmeside. 2. Sekretariatsleder undersøker muligheten av å lage en egen hjemmeside med bl.a. beskrivelser av de enkelte kontrollutvalgene i distriktet. 3. Kontrollutvalget anmoder også en om vurdere å lage egen hjemmeside. Neste møte KU-20/07 Saken er fulgt opp fra kommunens side 11/07 Orientering fra Kontrollutvalget tar ens rapportering til 12/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til

2 kontrollutvalgsmedlemmene. 13/07 Eventuelt. Kontrollutvalget vil be om en redegjørelse fra KU 16/07 administrasjonssjefen om denne saken i neste møte /07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 15/07 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 16/07 Samtale med Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren Strøm sin redegjørelse til 17/07 Bestilling av forvaltnings. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltnings for Eidskog kommune for og vedtar oppstart av et forvaltningssprosjekt Gjennomgang av barneverntjenesten, knyttet til saksbehandling, oppfølging og vedtak. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: I. Overholdes tidsfrister for meldinger og undersøkelser? II. Følges saksbehandlingsreglene? III. På hvilken måte følges barna opp? IV. Søker kommunen om tilskudd og refusjoner de har krav på fra offentlige myndigheter, og vurderes det å kreve foreldrebetaling eller egenbetaling? V. Hvordan er situasjonen for barnevernet, ressursmessig, sammenlignet med andre kommuner? 3. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. november /07 Bestilling av selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Eidskog kommune for og bestiller selskapskontroll i GIR. 2. sekretæren legger fram bestillingsdokumentet med konkrete problemstillinger i det første møtet etter sommerferien. Sist redigert Sendt bestilling Sendt bestilling Jf. også KU-sak 45/07

3 3. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer (totalt, ikke per kommune) og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 1. mars /07 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar Verhaug sin redegjørelse til sosialtjenesten. 20/07 Reglementer og retningslinjer. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med -034/07 Legges som vedlegg forslag til følgende vedtak: til årsplanen 1. Reglement for kontrollutvalget godkjennes. 2. Reglementet trer i kraft straks, men 1 gjelder først for valg av nytt kontrollutvalg høsten /07 Orientering fra Revisjonens rapportering utsettes til neste møte. Neste møte. 22/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 23/07 Eventuelt. Ingen vedtak /07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 25/07 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 26/07 Samtale med Kontrollutvalget tar samtalen med administrasjonssjefen til 27/07 Årsregnskap 2006 Eidskog kommune. 28/07 Årsregnskap 2006 Eidskog Næringsservice KF. 29/07 Årsregnskap 2006 Eidskog kommunes næringsfond. 30/07 Gjennomført eierskapskontroll i GIV. Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog kommunes årsregnskap 2006, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Sist redigert / Saken utsettes. KU 36/07 Saken utsettes. KU 37/07 1. Kontrollutvalget tar rapport om eierskapskontroll i GIV til 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og følger opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt /07 Kontrollutvalgets årsrapport Kontrollutvalgets årsrapport for 2006 vedtas. 2. Årsrapport oversendes kommunestyret til behandling med -072/ /

4 følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2006 til orientering 32/07 Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de -074/07 endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets årsplan for Årsplanen oversendes kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2007 til /07 Orientering fra Kontrollutvalget tar ens rapportering til. 34/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 35/07 Eventuelt. Ingen vedtak /07 Årsregnskap 2006 Eidskog Næringsservice KF. 37/07 Årsregnskap 2006 Eidskog kommunes næringsfond. Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog Næringsservice KFs årsregnskap 2006, oversendes kommunestyret, med kopi til foretakets styre. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Eidskog kommunes næringsfond for 2006 oversendes kommunestyret, med kopi til foretakets styre. -060/ Sist redigert / /07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning. 39/07 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 40/07 Samtale med Kontrollutvalget tar samtalen med administrasjonssjefen til 41/07 Oppfølging av merknader til Eidskog kommunes årsregnskap /07 Oppfølging av merknader til Eidskog næringsservice KF sitt årsregnskap Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til 2. Revisjonen følger opp saken videre i regnskapsavslutningen for Kontrollutvalget tar daglig leders tilbakemelding til 2. Revisjonen følger opp saken videre i regnskapsavslutningen for 2007 OBS. regnsk. rapp. Tlf. Nygård

5 43/07 Skatteoppkrevers Kontrollutvalget tar skatteoppkrevers redegjørelse til Tas med i 2. hå. halvårsredegjørelse 1. hå /07 Informasjon fra enhetene, Kontrollutvalget tar Herseth sin redegjørelse til ungdomsskolen. 45/07 Problemstillinger for selskapskontroll i GIR. Jf. KU-sak 18/07 46/07 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Følgende problemstillinger vedtas for selskapskontroll i GIR : Eierskapskontroll I. Foregår virksomheten i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir? II. Foregår virksomheten innenfor rammene av kommunestyrets vedtak og forutsetninger der samfunnsmessig ansvar og sektorpolitiske mål ivaretas? III. Har virksomheten en effektiv og økonomisk forsvarlig drift? IV. Mottar kommunestyret tilstrekkelig og dekkende informasjon om selskapet? Forvaltnings I. Overholder GIR gjeldende bestemmelser om selvkost? II. Skjer det kryssubsidiering mellom monopolvirksomheten og forretningsvirksomheten i GIR? 2. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidskog kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Kontrollutvalget Poster Budsjett 2008 Godtgjørelser kontrollutvalget **) Reiseutgifter/kjøregodtgj Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Sist redigert Eidskog kommune - Følges opp Vedtatt slik det er foreslått. Mail , svar

6 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Kurs Sekretariatet Selskapskontroll Revisjonen Sum Ramme for virksomheten Inkludert i revisj./sekret.budsj. Ramme for virksomheten *) **)Vil bli endret som følge av eventuelle endringer i satser. *) Kan bli endret når endelig forslag foreligger. Behandlet Oppfølging Ferdig 47/07 Årsrapport 2006 og årsplan 2007 for sekretæren. 48/07 Revisjonssjefens uavhengighetserklæring for Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidskog kommune av kommunestyrets behandling sendes kontrollutvalget, og sekretæren til orientering Årsrapport for 2006 og årsplan for 2007 for sekretæren tas til 1. Kontrollutvalget tar ssjefens egenvurdering for Eidskog kommune for 2007 til 2. Kontrollutvalget tar ssjefens egenvurdering for Eidskog næringsservice KF for 2007 til orientering Kontrollutvalget tar ens rapportering til 48/07 Orientering fra. 50/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 51/07 Eventuelt Ingen vedtak /07 Velkommen til de nye medlemmene. Kontrollutvalget tar den foreløpige orienteringen til etterretning. 53/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning. 54/07 Årsplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet. Sist redigert Korr. årsplan sendes medl. Sendt medlemmene /07 Orientering fra Kontrollutvalget tar ens rapportering til. 56/07 Rapport forvaltnings 1. Kontrollutvalget tar rapport om Gjennomgang av Mail vedr.

7 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Gjennomgang av barneverntjenesten knyttet til saksbehandling og barneverntjenesten. oppfølging av vedtak til 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen følge opp sammenligningen av utgifter i barnevernet ved neste Kostra-rapportering, for å se om tallene endrer seg. Saken tas opp på nytt i kontrollutvalget etter at rapporteringen er klar. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt Behandlet Oppfølging Ferdig sak 048/ behandling Glemt satt opp til. for videre oppfølging. Kommunestyret vedtok følgende: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt Administrasjonen sørger for en gjennomgang av rapporten med aktuelle komiteer. 57/07 Bestilling av forvaltnings. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltnings for Eidskog kommune for og vedtar oppstart av et forvaltningssprosjektet Administrasjonens oppfølging av vedtak, saksutredning. 2. Prosjektet har følgende problemstilling: I. Har administrasjonen noe system og iverksetting av kommunestyrets vedtak og blir vedtakene oppfylt og iverksatt innen rimelig tid. II. Er alle vesentlige saker som legges fram for kommunestyret tilstrekkelig utredet. III. Er kommunestyrets saksbehandling og vedtak i tråd med reglementer, lover og forskrifter IV. Blir saksframstillinger til kommunestyret lagt fram på en forståelig måte. 3. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget. Sist redigert Sendt bestilling

8 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 200 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 15. mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å iverksette bestilling av nytt forvaltningssprosjekt fra den vedtatte prioriteringslisten, innenfor tilgjengelig ressursramme og hvis tidsaspektet tillater det. Det bestilles da prosjekt knyttet til Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser, med problemstillinger som beskrevet i saksframstillingen i sak 57/ Sekretariatsleder orienterer kontrollutvalget om eventuell ny bestilling. 58/07 Gjensidig orientering fra kontrollutvalgsmedlemmene. Kontrollutvalget utsetter rapporteringen til neste møte. Sendt brev om sakspap. til komm. 59/07 Eventuelt. Kontrollutvalget ber gjøre noen undersøkelser knyttet til denne saken. Saken legges fram i neste møte. 60/07 Samtale med ordføreren og Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren og administrasjonssjefen til Følges opp i neste møte Satt opp til beh Etterlyst tilsynsrapport mottatt Sist redigert