18/16 Oppfølging av politiske vedtak pr /16 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Tidlig innsats" 3

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Gausdal Dato: Sted: Gausdal kommune Møteleder: Utvalgsleder Bjørnar Kruse Tilstede Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: fører: Bjørnar Kruse Torgunn Holm Maurset Hans Martin Graedler Hans Forrestad Åslaug Enger Olsen Jens Høistad Fra Innlandet Revisjon iks: Daglig leder Bjørg Hagen (fra kl 10.00) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Guro Selfors Lund (sak 19/16) Forvaltningsrevisor Kari Robbestad (sak 19/16) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Kari Louise Hovland Øivind Nyhus Øivind Nyhus Ingen merknader til møteinnkalling og saksliste. Ingen merknader til møtep rotokoll fra møtet den SAKSLISTE Side Saker til behandling 18/16 Oppfølging av politiske vedtak pr /16 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Tidlig innsats" 3 20/16 Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal /16 Plan for selskapskontroll Gausdal /16 Statusrapport kontrollutvalget pr /16 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon iks for s ide 1 av 8

2 24/16 Budsjett for kontrollutvalget for Referatsaker 23/16 Referatsak "Møteprotokoll " 8 24/16 Referatsak SakerTjenestekomiteen 8 25/16 Referatsak "Reglement for politiske utvalg " 8 26/16 Referatsak Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig revisor 8 27/16 Referatsak OppfølgingsplanGausdal Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser - Neste møte : s ide 2 av 8

3 Saker til behandling 18/16 Oppfølging av politiske vedtak pr Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING: Kommunestyretar rapporten "Oppfølging av politiske vedtak pr " til orientering. Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING: Kommunestyretar rapporten " Oppfølging av politiske vedtak pr " til orientering. 19/16 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Tidlig innsats" Sekretariatets forslag til Kontrollutvalget legger saken fra for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyretar forvaltningsrevisjonsrapporten "Tidlig innsats" til orientering og merk er seg at revisor vurderer at Gausdal kommune har utarbeidet gode verktøy og flere rutiner som skal sikre likebehandling og korrekt saksbehandling omkring spesialundervisning. 2. Kommunestyret merker seg følgende anbefalinger fra revisjonen: a. Kommunen bør ha e n gjennomgang av flere overlappende rutiner som omhandler spesialundervisning, for å vurdere om disse er hensiktsmessige. b. Kommunen anbefales å gjennomføre en gjennomgående oppdatering av rutiner, vedtaksmal og årshjul, slik at alle rutinene refererer til samme oppdaterte lovverk og at de samsvarer internt. c. smal som benyttes ved enkeltvedtak om spesialundervisning bør ha med henvisning til Forvaltningslovens 18 jf. 19 om rett til å se sakens dokument. d. Kommunen bør sikre at alle punktene i vedtaksmalen er omhandlet i vedtaket. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp innen den s ide 3 av 8

4 Innlandet Revisjon iks presenterte revisjonsrapporten. Kontrollutvalget ønsker å framheve enkelte forhold fra revisjonsrapporten i forhold til forslag til innstilling og fattet derfor følgende enstemmige Kontrollutvalget legger saken fra m for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyretar forvaltningsrevisjonsrapporten "Tidlig innsats" til orientering og merker seg at revisor vurderer at Gausdal kommune har utarbeidet gode verktøy og flere rutiner som skal sikre likebehandling og korrekt saksbehandling omkring spesialundervisning. 2. Kommunest yret merker seg følgende anbefalinger i rapporten: a. Kommunen bør ha en gjennomgang av flere overlappende rutiner som omhandler spesialundervisning, for å vurdere om disse er hensiktsmessige. b. Kommunen anbefales å gjennomføre en gjennomgående oppdatering av rutiner, vedtaksmal og årshjul, slik at alle rutinene refererer til samme oppdaterte lovverk og at de samsvarer internt. c. smal som benyttes ved enkeltvedtak om spesialundervisning bør ha med henvisning til Forvaltningslovens 18, jf. 19 om rett til å se sakens dokument. d. Kommunen bør sikre at alle punktene i vedtaksmalen er omhandlet i vedtaket 3. Kommunestyret ønsker å presisere følgende fra rapporten: a. I vedtaksmalen er det ikke med punkt fra rutine om at vedtaket skal omfatte " om det er nødvendig å til dele særskilt lærerkompetanse " - jf. punkt 2 b ovenfor. b. Noen vedtak er vage i forhold til om eleven skal følge kompetansemålene - jf. punkt 2 d ovenfor. c. Kommunens system for intern kontroll bør omfatte kvalitet s sikring av enkeltvedtak. 4. Kommunestyret ber rå dmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan innholdet i rapporten er fulgt opp innen den /16 Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med slikt forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden , med følgende prioriterte tema: Følgende tema inntas som eventuelle mindre undersøkelser: 2. Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i s ide 4 av 8

5 3. Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter o versendes fortløpende til kommunestyret for behandling der. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Kontrollutvalget legger "Plan for forvaltningsrevisjon " fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING : 1. Kommunestyret vedtar "P lan for forvaltningsrevisjon ", med følgende prioriterte tema: Tidlig innsats - spesialundervisning (gjennomført i 2016) Intern kontroll i byggesaksbehandlingen (igangsatt i 2016) Rus og psykiatri Etterlevelse av kommunens n ye miljø - og klimaplan Arbeidsmiljøet i Gausdal kommune Kvalitet i tjenestene innen planområdet helse og omsorg Følgende tema inntas som mindre undersøkelser: Bruk av kommunale kjøretøy Beregning av husleie for omsorgsboliger Forvaltning av pasientmidler Legemiddelhåndtering Øvrige aktuelle tema: Psykososialt miljø i skolene - mobbing Forvaltningspraksis i forbindelse med vedtak om økonomisk sosialhjelp - sett i sammenheng med etablering av nytt NAV - kontor Etterlevelse av innsynsretten Overholdelse av meld eplikten til barnevernet Kvalitet i tjenestene innen planområdet skole 2. Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i Planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der. 21/16 Plan for selskapskontroll Gausdal s ide 5 av 8

6 Kontrollutvalget legger "Plan for selskapskontroll " fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING : 1. Kommunestyret vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll " 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å priorit ere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i : a. LIPRO AS b. Eierskapsforvaltningenerelt 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av planperioden og foreta eventuelle endringer. 4. Kontrollutvalget gis myndi ghet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges løpende fram for kommunestyret. Kontrollutvalget legger "Plan for selskapskontroll " fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING : 1. Kommunestyret vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll " 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i : a. LIPRO AS b. Eierskapsforvaltningenerelt 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av planperioden og foreta eventuelle endringer. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges løpende fram for kommunestyret. 22/16 Statusrappor t kontrollutvalget pr Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om sin aktivitet pr til orientering. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om sin aktivitet pr til orientering. s ide 6 av 8

7 23/16 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon iks for Kontrollutvalget inngår en oppdragsavtale for 2017 mellom Gausdal kommune og Innla ndet Revisjon iks med en total økonomisk ramme på kr , - 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen som kommunestyret vedtar. Innlandet Revisjon iks presenterte i forbindelse med saken en undersøkelse om sammenligning av revisjonskostnader. 1. Kontrollutvalget inngår en oppdragsavtale for 2017 mellom Gausdal kommune og Innlandet Revisjon iks med en total økonomisk ramme på kr , - 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen som kommunestyret vedtar. 24/16 Budsjett for kontrollutvalget for 2017 Fors lag til Kontrollutvalget foreslår kr , - som total budsjettramme for kontroll - og tilsynsarbeidet funksjon i Gausdal kommune for 2017, med utgangspunkt i følgende fordeling: Kontrollutvalgets drift kr , - Kontrollutvalgssek retariatet Innlandet kr , - Innlandet Revisjon iks kr , - Budsjettet oppgis i priser. Det tas forbehold om at budsjettet for Innlandet Revisjon IKS ikke er behandlet av selskapets representantskap og at budsjettet for Kontrollutvalgss ekretariatet Innlandet ikke er behandlet i styret. Kontrollutvalget foreslår kr , - som total budsjettramme for kontroll - og tilsynsarbeidet funksjon i Gausdal kommune for 2017, med utgangspunkt i følgende fordeling: Kontrollutvalgets drift kr ,- Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr , - I nnlandet Revisjon iks kr ,- s ide 7 av 8

8 Budsjett et oppgis i priser. Det tas forbehold om at budsjettet for Innlandet Revisjon IKS ikke er behandlet av selskapets representantskap og at budsjettet for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet ikke er behandlet i styret. Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 23/ Referatsak "Møteprotokoll " 24/ Referatsak SakerTjenestekomiteen 25/ Referatsak "Reglement for politiske utvalg " 26/ Referatsak Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig revisor 27/ Referatsak OppfølgingsplanGausdal2016 Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser - Neste møte : ; Aktuelle saker/tema; Utvalgets tilsyn med revisjonen, årsplan for 2017, revisjonsstrategi regnskapsrevisjon o Kontrollutvalget ønsker en orientering om tilstandsrapport skole på neste møte s ide 8 av 8