MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget Oppland fylkeskommune. Dato: kl. 9:00-13:30 Møterom Valdres Oppland fylkeskommune Arkivsak:

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Oppland fylkeskommune Dato: kl. 9:00-13:30 Sted: Møterom Valdres Oppland fylkeskommune Arkivsak: Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Harald Westby Bjørg S. Lien Ole Hageløkken Tom Haraldsen Anne Hjelmstadstuen Jorde Harald Eivind Bakke Fra fylkesrådmannen: Terje Kind (sak 8/15) Aud-Unni Kvalen (sak 8/15) Åge Solheim (sak 8/15) Tore Løkkeberg (sak 8/15) Fra Innlandet Revisjon IKS: Bjørg Hagen (hele møtet) Justin Aaboen (sak 8/15) Kristian Lein (sak 9-10/15) Fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Øivind Nyhus Kari Louise Hovland Protokollfører: Kari Louise Hovland 1

2 Innkalling og saksliste; godkjent. Møteprotokoll fra ; godkjent. SAKSLISTE Side Saker til behandling 8/ Kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for / Forvaltningsrevisjonsrapporten "Stedsutvikling" 3 10/ / / Prosjektplan "Oppfølging av elever i faresonen for ikke å fullføre videregående skole" Oppfølging av revisjonsrapporten "Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole" Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Kontraktsoppfølging i kollektivtransport" Referatsaker - Fagkonferanse kontroll og tilsyn, FKT, juni - Obligatorisk opplæring i journalføring av e-post i P360 for ansatte OFK - Info om forvaltningsrevisjonsrapport av NDLA, kontrollutvalget i Hordaland. - Presseklipp. Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Innkomne forslag og henvendelser. Sekretariatet informerte om en muntlig henvendelse angående fylkestingssak 68/14. - Aktuelle saker til neste møte: tertialrapport revisjonen, revisjonsrapport om skoleskyss, foranalyse registrering/forvaltning av kunst og eiendeler, orientering fra rådmannen. Lillehammer, Harald Westby (sign) Utvalgsleder 2

3 Saker til behandling 8/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalget OFK /15 1. Det vedlagte forslaget vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for 2014 oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Fylkesrådmannen og administrasjonen orienterte om årsregnskapet og årsmeldingen for 2014 og svarte på spørsmål. Revisor orienterte om revisjonsberetningen. Hageløkken stilte et spørsmål til note 5 i regnskapet om det ble kjøpt flere aksjer i GIAX i 2014 enn hva som er ført. Regnskapsavdelingen skal undersøke og gi tilbakemelding til sekretariatet. Kulepunkt 3 om netto driftsresultat ble diskutert, og forslag til ny formulering ble lagt fram i møtet. Punkt 4 og 5 ble også foreslått noe omformulert. Det ble stemt over det nye forslaget og kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Det vedlagte forslaget med endringer framkommet i møte vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse til Oppland fylkeskommunes årsregnskap for 2014 oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. 9/15 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Stedsutvikling" 1 Kontrollutvalget OFK /15 2 Fylkestinget

4 1. Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten «Stedsutvikling» til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølging av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Revisor presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Utvalgsleder har meldt forfall til fylkestinget i april. Ole Hageløkken blir dermed utvalgets representant i fylkestinget når saken behandles der. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 1. Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten «Stedsutvikling» til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølging av anbefalingene som framkommer i rapporten innen /15 Prosjektplan "Oppfølging av elever i faresonen for ikke å fullføre videregående skole" 1 Kontrollutvalget OFK /15 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt angående «Oppfølging av elever i faresonen for ikke å fullføre videregående skole» i henhold til utarbeidet prosjektplan av Innlandet Revisjon IKS. Revisor presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 4

5 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt angående «Oppfølging av elever i faresonen for ikke å fullføre videregående skole» i henhold til utarbeidet prosjektplan av Innlandet Revisjon IKS. 11/15 Oppfølging av revisjonsrapporten "Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole" 1 Kontrollutvalget OFK /15 Kontrollutvalget tar oppfølgingen av revisjonsrapporten «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» til orientering. Utvalget uttrykte at de var enige med sekretariatet om at oppfølging av forvaltningsrevisjoner alltid bør behandles av kontrollutvalget, selv om fylkestinget har bedt om direkte tilbakemelding. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Kontrollutvalget tar oppfølgingen av revisjonsrapporten «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» til orientering. 12/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Kontraktsoppfølging i kollektivtransport" 1 Kontrollutvalget OFK /15 2 Fylkestinget Fylkestinget tar tilbakemeldingen om oppfølging av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» til orientering. 5

6 Sekretariatet presenterte tilbakemeldingen fra Opplandstrafikk på de gitte anbefalingene. Utvalgsleder har meldt forfall til fylkestinget i april. Ole Hageløkken blir dermed utvalgets representant i fylkestinget når saken behandles der. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Fylkestinget tar tilbakemeldingen om oppfølging av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» til orientering. Orientering Oppfølging av Regional plan for klima og energi Kristin Loe Kjelstad og Terezia Hole fra regionalenheten orienterte om arbeidet med oppfølging av den regionale planen for klima og energi. Oppdraget fra utvalget var som følger: «I 2009 ble det lagt fram en revisjonsrapport med tittelen «Fylkeskommunens oppfølging av klima og energiplanen». Denne ble utarbeidet av Transportøkonomisk institutt. Formålet med prosjektet var å få informasjon om og hvordan planen følges opp. Den gang var planen nylig vedtatt og man kunne ikke vurdere eventuelle effekter av den. Det ble for øvrig etterlyst kriterier for å måle om man var «på riktig veg». Etter denne tid er regional plan for klima og energi for Oppland revidert flere ganger, sist plan vedtatt for Utvalget ønsker en generell orientering om hvordan denne planen følges opp i dag, ta gjerne med om det er spesielle utfordringer for Oppland sin del.» Regional plan for klima og energi med vedlegg ble levert ut i møtet. Denne finnes også på fylkeskommunens hjemmeside. De 7 satsingsområdene ble vist, samt hvilke utfordringer som oppleves som generelle (liten lønnsomhet i klimatiltak, miljøspørsmål ofte ikke forankret godt nok i administrasjonen) samt spesielle for Oppland (transport/spredt bosetting). Det ble vist til en del tiltak som for eksempel Klimaspleis hvor fylkesmannen, Statens vegvesen samt kommunene via en felles representant samarbeider med fylkeskommunen om konkrete klimatiltak. I følge den nye klimaplanen skal fylkeskommunen ha en helt ny rolle som pådriver for hele Opplandssamfunnet. For å sikre denne rollen har administrasjonen sett behovet for å utarbeide en egen kommunikasjonsstrategi for dette arbeidet. Denne strategien ble utlevert i møtet, og skal være et levende dokument som oppdateres ved behov. Utvalget diskuterte om dette er et aktuelt tema for en ny forvaltningsrevisjon. Det ble diskutert om det kan være litt tidlig i forhold til at planen er relativt ny. Det ble bestemt at sekretariatet til neste møte skriver en sak om temaet. 6