MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget Gausdal

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Gausdal Dato: Sted: Møterom Oppland fylkeskommune Møteleder: Bjørnar Kruse og Eivind Falk (KU Lillehammer) Kl fellesmøte; Eivind Falk. Kl eget møte i KU Gausdal; Bjørnar Kruse Tilstede Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Bjørnar Kruse Torgunn Holm Maurset Hans Martin Graedler Jens Høistad Ingen Hans Forrestad Fellesmøte: Fra Lillehammer kommune: Rådmann Tord Buer Olsen Personvernombud Christoph Køsling Helse og velferd fag- og utviklingsavdeling; Bjørn Kristiansen Psykisk helsearbeid og rusomsorg; Ann-Cathrin Rudsengen Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen Fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Kristian Lein og Guro Selfors Lund, forvaltningsrevisorer Ingvild Selfors og Birgitte Bue Mathisen Fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Kari Louise Hovland og Øivind Nyhus Øivind Nyhus SAKSLISTE Side Saker til behandling 7/18 Revisjonsrapport om selskapskontroll i Lipro AS 4 8/18 Foranalyse "Regionalt samarbeid om helsetjenester" 5 side 1 av 6

2 Referatsaker 8/18 Referatsak møteprotokoll /18 Referatsak Oppfølgingsplan /18 Referatsak Nye personvernregler 5 11/18 Referatsak NKRFs forslag til KU uttalelse årsregnskapet 5 12/18 Referatsak Vedtatt årsplan for /18 Referatsak kontrollrapport og skatteregnskap /18 Referatsak Status og råd i etikkarbeid 6 15/18 Brev fra kemneren skatteregnskap Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser - Neste møte; Planlagt møte flyttes til 9.5. side 2 av 6

3 Orienteringer i fellesmøte Intern kontroll: Bjørn Kristiansen (leder av internkontrollrådet) og Ann-Cathrin Rudsengen (tjenesteområde psykisk helsearbeid og rusomsorg) orienterte om Lillehammer kommunes deltakelse i KS-prosjekt om internkontroll i 2017 sammen med 9 andre kommuner. Som prøveprosjekt er internt tilsyn gjennomført i tjenesteområde psykisk helsearbeid og rusomsorg vedrørende bruk av individuelle planer. Det er planer for å innarbeide systemet i hele organisasjonen. Gausdal og Øyer vil bli forespurt. Presentasjonen vil bli lagt ut på hjemmesiden sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget uttrykte stor interesse for arbeidet som gjøres og tok informasjonen til orientering. Pågående revisjonsoppdrag: Landbrukskontoret: Forvaltningsrevisjonen har et styringsperspektiv og ikke et brukerperspektiv rettet mot sluttbrukerne. Det har vært en grundig vurdering av vinkling av temaet i kontrollutvalget i Gausdal, som står for forvaltningsrevisjonen ettersom Gausdal er vertskommune. Når det gjelder brukerperspektiv vises det til arbeidet som gjøre i dialogmøter, der brukergrupper fra alle kommunene er representert. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser av Landbrukskontoret, noe som er i forståelse med deltakerne i samarbeidet. Revisjonsrapporten vil bli behandlet i kontrollutvalget i Gausdal Kvalitet i hjemmetjenesten: Forvaltningsrevisjon på gang i Lillehammer. Det vil bli sett på bruk av avvikssystemet. Det kom innspill til revisjonen i møtet om at de bør se på klagesaker fra pasientombudet. Kommunalt psykiatri- og rusarbeid: Kontrollutvalget i Øyer har bestilt en forvaltningsrevisjon, mens kontrollutvalgene i Gausdal og Lillehammer skal behandle foranalyse på neste møte. Utvalgene er opptatt av at man kan vurdere om det er grunnlag for et felles prosjekt dog med egne revisjonsrapporter. Dette kan drøftes i hvert utvalg, som eventuelt kan gi utvalgsleder fullmakt til å samles for å bestemme endelig gjennomføring. Koordineres av sekretariatet. Kontrollutvalget tok informasjonen fra pågående revisjonsoppdrag til orientering. Personvernreglene: Rådmann Tord Buer Olsen og personvernombud Christoph Køsling (felles for Lillehammer, Øyer, Gausdal og Ringebu) orienterte. Presentasjonen vil bli lagt ut på hjemmesiden sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget tok informasjonen tilpasningen til nye personvernregler til orientering. side 3 av 6

4 Saker til behandling 7/18 Revisjonsrapport om selskapskontroll i Lipro AS Sekretariatets forslag til VEDTAK Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning og legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning. 2. Kommunestyret merker seg at revisjonen konkluderer med at selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten og at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Revisjonen viser også at selskapet omfattes av virkeområdet til offentleglova og at selskapet har forberedt seg på dette. 3. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger og forventer at disse følges opp i forbindelse med arbeidet med neste eiermelding: a) Kommunen bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. Dette kommer av at eiermeldingen kun inneholder kortsiktige mål for selskapet og ikke langsiktige. b) Eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS. Protokoll Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein og Birgitte Bue Mathisen presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Saken ble behandlet felles for kontrollutvalget i Lillehammer og kontrollutvalget i Gausdal. Det kom opp noen spørsmål under behandlingen som ikke var spesielt sett på i revisjonsoppdraget bl.a. om utvelgelse av jobbkandidater og prissetting av produkter. Kontrollutvalgene ønsker å invitere daglig leder til å orientere om dette på en av de nærmeste møtene. Nytt kulepunkt inntas derfor i utvalgets vedtak. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning og inviterer daglig leder i Lipro AS til et møte i kontrollutvalget for å orientere om spørsmål som kom opp i fellesmøtet. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning. 2. Kommunestyret merker seg at revisjonen konkluderer med at selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten og at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Revisjonen viser også at selskapet omfattes av virkeområdet til offentleglova og at selskapet har forberedt seg på dette. side 4 av 6

5 3. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger og forventer at disse følges opp i forbindelse med arbeidet med neste eiermelding: a. Kommunen bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. Dette kommer av at eiermeldingen kun inneholder kortsiktige mål for selskapet og ikke langsiktige. b. Eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS. 8/18 Foranalyse "Regionalt samarbeid om helsetjenester" Sekretariatets forslag til VEDTAK 1. Kontrollutvalget tar foranalysen til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller ikke en forvaltningsrevisjon på temaet "Regionalt samarbeid i helsetjenester" i denne omgang. Protokoll Innlandet Revisjon IKS v/guro Selfors Lund presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Foranalysen ble behandlet felles for kontrollutvalgene i Lillehammer, Gausdal og Øyer. Utvalgene var enige om ikke å igangsette forvaltningsrevisjon nå, men ønsker å følge opp temaet på et senere tidspunkt. Nytt kulepunkt 3 ble derfor foreslått, noe som følges opp i det enkelte kontrollutvalg koordinert av sekretariatet. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak 1. Kontrollutvalget tar foranalysen til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller ikke en forvaltningsrevisjon på temaet "Regionalt samarbeid i helsetjenester" i denne omgang. 3. Kontrollutvalget vil ta temaet opp til ny vurdering i Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 8/ Referatsak møteprotokoll / Referatsak Oppfølgingsplan / Referatsak Nye personvernregler 11/ Referatsak NKRFs forslag til KU uttalelse årsregnskapet 12/ Referatsak Vedtatt årsplan for 2018 side 5 av 6

6 13/ Referatsak kontrollrapport og skatteregnskap / Referatsak Status og råd i etikkarbeid 15/ Brev fra kemneren skatteregnskap 2017 Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser - Neste møte; Planlagt møte flyttes til 9.5. o Tema: Uttalelse til årsregnskapet, revisjonsrapport "Landbrukskontoret i Lillehammerregionen, foranalyse "Kommunalt psykiatri- og rusarbeid, bestille nye foranalyser, eventuelt oppfølging av politiske vedtak pr Kontrollutvalget gikk igjennom plan for forvaltningsrevisjon for å forberede seg til å bestille nye foranalyser på neste møte den og ba sekretariatet forberede temaene håndtering av pasientpenger og kvalitet i tjenestene innen helse og omsorg til neste møte. Dessuten ønsker utvalget at sekretariatet ser på mulighet for at utvalget kan gis ytterligere opplæring i temaet kommuneøkonomi. Ifølge økonomisjef i Gausdal vil det bli holdt et 3 timers kurs i kommuneøkonomi i f.m. med kommunestyrets møte i juni Dette er et åpent møte der utvalgets medlemmer kan delta side 6 av 6