Stor-Elvdal kommune. Møteinnkalling

Transkript

1 Utvalg: Kontrollutvalget Dato: Møtested: Storstua, Tidspunkt: 13:00 Møteinnkalling Forfall meldes snarest på tlf , eller til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:

2 Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 15/1 Selskapskontroll - Stor-Elvdal Rendalen Produkter 2012/391 AS PS 15/2 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors 2011/918 uavhengighet PS 15/3 Eventuelt januar /20 PS 15/4 Referatsaker 2. februar /108 Stor-Elvdal kommune, Kjell Øverby Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær

3 Saksframlegg Dato: Referanse: 2012/ /2014 Arkiv: 027 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Selskapskontroll - Stor-Elvdal Rendalen Produkter AS Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/1 Kontrollutvalget Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Rapport - Selskapskontroll - Stor-Elvdal Rendalen Produkter AS Sekretæren tilrår kontrollutvalget å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapport «Selskapskontroll Stor-Elvdal Rendalen Produkter AS» til etterretning. 2. Kommunestyret vil følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten. Bakgrunn I henhold til kommuneloven 77 femte ledd skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m.m. Kontrollutvalget i Rendalen kommune vedtok den 13. februar 2014, jf. sak 06/14, å bestille en selskapskontroll i SR-Produkter AS. Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune vedtok den 17. mars 2014 at kontrollutvalget ønsket å samarbeide med kontrollutvalget i Rendalen kommune om en selskapskontroll av RS-Produkter AS. I møte den 15. september 2014 fattet kontrollutvalget i Stor-Elvdal følgende vedtak: Prosjektplan Selskapskontroll SR-Produkter AS tas til orientering. Kontrollutvalget bestiller av Hedmark Revisjon IKS en selskapskontroll innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Kostnadene deles likt mellom Stor-Elvdal og Rendalen kommune. Vurdering Formål og problemstillinger Formålet med en selskapskontroll er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse.

4 Formålet med denne selskapskontrollen har vært å svare på om kommunen har etablert eierstrategier for selskapet, om generalforsamlingen utøver sin myndighet i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter og om forvaltningen av selskapet er forsvarlig. Problemstillinger 1. Har Rendalen og Stor-Elvdal kommunen etablert eierstrategi for SR-Produkter AS? 2. Utøver generalforsamlingen i SR-Produkter AS sin myndighet iht. lover og regler? 3. Sørger styret i SR-Produkter AS for forsvarlig forvaltning av selskapet? Ved gjennomføringen av denne selskapskontrollen har revisjonen tatt utgangspunkt i de problemstillingene som skulle besvares. Norges kommunerevisorforbunds veileder for selskapskontroll er benyttet i arbeidet med selskapskontrollen men det er gjort en del tilpasninger. En har bedt om å få oversendt dokumenter som omhandler eierstrategi, eiermeldinger mv. fra Rendalen og Stor-Elvdal kommuner. I tilknytning til egenerklæringer fra eierne har en fått opplyst at eierne ikke har eierstrategi. Stor-Elvdal kommune har igangsatt arbeid med eiermelding, jf. egenerklæring. Rendalen kommune har ikke omtalt forholdet i sin egenerklæring fra eier, en legger til grunn at kommunen ikke har etablert eierstrategi for selskapet, og at kommunen ikke har igangsatt arbeid med eiermelding. Rapporten bygger på informasjon i egenerklæringer fra eierrepresentanter og styret i selskapet, mottatt dokumentasjon fra kommunens eierrepresentanter og de aktuelle kommunene, kontrollskjema fra daglig leder, samt opplysninger fra Brønnøysundregistrene og RavnInfo. Kontrollkriterier Kontrollkriterier er krav eller forventninger som funnene i selskapskontrollen skal vurderes opp mot. Disse skal være utledet fra autorative kilder innenfor det reviderte området, og kan eksempelvis være lovverk, politiske vedtak, vedtekter mv. Konklusjon for problemstilling 1: Rendalen kommune og Stor-Elvdal kommune har ikke utarbeidet eiermelding som omhandler kommunens eierskap i ulike selskaper. Kommunene har ikke etablerteierstrategi for SR-Produkter AS. Anbefalinger for problemstilling 1: 1. Rendalen kommune og Stor-Elvdal kommune bør utarbeide eiermelding som omhandler kommunens eierskap i ulike selskaper. Rendalen kommune og Stor-Elvdal kommune bør sørge for å etablere eierstrategi for SR-Produkter AS (og øvrige selskaper). Konklusjon for problemstilling 2: Generalforsamlingen utøver i det alt vesentligste sin myndighet i samsvar med lovverk, vedtekter og KS sine anbefalinger. Vedtektene er ikke revidert siden mai 2003 og bør gjennomgås og revideres. Utfallet av avstemminger fremkommer ikke av generalforsamlingens protokoller. Det er ikke etablert rutine for kommunikasjon med eierrepresentant i forkant av generalforsamling og rapportering tilbake fra eierrepresentant til kommunestyret etter generalforsamling. Samme personer innehar roller som sentral politiker i kommunestyret i hhv. Stor-Elvdal og Rendalen, opptrer som eierrepresentant og sitter i selskapets styre. Forholdet er i strid med KS sine anbefalinger. Behovet for etiske retningslinjer bør vurderes. Styret består av tre medlemmer hvorav alle er menn. Dette er ikke i samsvar med lovens krav om at begge kjønn skal være representert.

5 Anbefalinger for problemstilling 2: 1. Selskapets vedtekter bør gjennomgås og om nødvendig revideres. 2. Styret består av menn, noe som ikke er i samsvar med lovens krav om at begge kjønn skal være representert i styret. Styrets sammensetning bør endres slik at det er i samsvar med lovens krav og KS sine anbefalinger. 3. Rendalen kommune og Stor-Elvdal kommune bør vurdere som sentrale politikere i kommunestyret, samtidig skal opptre både som eierrepresentant og styremedlem i selskapet. Forholdet er i strid med KS sine anbefalinger. 4. Rendalen kommune og Stor-Elvdal kommune bør sørge for å etablere rutine for kommunikasjon mellom kommunestyret og eierrepresentant i forkant av generalforsamling, og rapportering tilbake fra eierrepresentant til kommunestyret etter generalforsamling. 5. Behovet for etiske retningslinjer i selskapet bør vurderes. Konklusjon for problemstilling 3: Styret har sørget for at selskapets organisering er forsvarlig. Videre har styret i nødvendig utstrekning fastsatt planer og budsjetter for selskapet. Styret har vurdert nødvendigheten av instrukser og retningslinjer, og har fastsatt instruks for daglig leder, samt vedtatt verdidokument. Det blir ikke gjennomført styreevaluering, og det er ikke fastsatt styreinstruks. Styret har holdt seg orientert om selskapets økonomiske stilling, jf. asl 6-12, og har fått fremlagt rapporteringer og blitt orientert om forhold knyttet til selskapets virksomhet, regnskap og økonomiske stilling. Styret har sørget for å føre tilsyn med daglig leder og selskapets virksomhet, jf. asl Alle styresaker i perioden 2012 september 2014 er behandlet i møte. Selskapets eiendeler i form av anleggsmidler, inventar og varebeholdning er forsikret, jf. vedtektene 7. Anbefalinger for problemstilling 3: 1. Styret bør vurdere å etablere årlig evaluering av styrets arbeid. Styret bør vurdere om det skal utarbeide styreinstruks.

6 Saksframlegg Dato: Referanse: 2011/ /2015 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/2 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors uavhengighetserklæring Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til revisjonsoppdraget i Stor-Elvdal kommune for revisjonsåret 2015 til orientering. Bakgrunn I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og 13 u Forskrift om revisjon. Vurdering Kravet til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. De øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver tilknyttet Elverum kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Stor-Elvdal kommune.

7 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/20-766/2015 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Eventuelt januar 2015 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/3 Kontrollutvalget

8 Saksframlegg Dato: Referanse: 2015/ /2015 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Referatsaker 2. februar 2015 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/4 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 1. FIAS AS protokoll fra styremøte 9. oktober FIAS AS utkast fra protokoll 5. november einfo 14/8 ytringsfrihet og lojalitetsplikt 4. einfo 14/9 merverdiavgiftskompensasjon krav til dokumentasjon 5. einfo 14/10 hvilken revisor er utelukket fra valg til kommunestyret? 6. einfo 14/11 egenkapitalinnskudd i KLP fordeling over flere år 7. Labpartner protokoll fra representantskapsmøte einfo 15/1 redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale