Stor-Elvdal kommune. Møteinnkalling

Transkript

1 Utvalg: Kontrollutvalget Dato: Møtested: Storstua, Tidspunkt: 13:00 Møteinnkalling Forfall meldes snarest på tlf til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:

2 Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 14/28 Benchmarking regnskapsrevisjon 2013/48 PS 14/29 Engasjementsbrev - Stor-Elvdal kommune 2012/839 PS 14/30 Statusrapport revisjon 2. tertial /682 PS 14/31 Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med 2014/823 Hedmark Revisjon IKS PS 14/32 Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for 2014/828 forvaltningsrevisjon " PS 14/33 Eventuelt 17. november /20 PS 14/34 Referatsaker 17. november /21 Stor-Elvdal kommune, Kjell Øverby Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær

3 Saksframlegg Dato: Referanse: 2013/ /2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Benchmarking regnskapsrevisjon Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/28 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin orientering til etterretning. Bakgrunn I tråd med oppdragsavtalene skal Hedmark Revisjon IKS delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking, og kontrollutvalget skal orienteres om resultatet. Vurdering NKRF har invitert bedriftsmedlemmer som leverer regnskapsrevisjonstjenester til å delta i benchmarking av regnskapsrevisjon. For å drive virksomheten på en kostnadseffektiv måte, er det et behov for å måle egen virksomhet opp mot hva som må betraktes å være et rimelig kostnadsnivå. Benchmarking vil være et nyttig instrument i en slik sammenheng. Formålet med sammenligningen er todelt: 1. Å vise kostnadseffektivitet i egen organisasjon. 2. Å få et instrument og skape en referanseramme som kan bidra til å utvikle organisasjonen til å bli mer kostnadseffektiv.

4 Saksframlegg Dato: Referanse: 2012/ /2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Engasjementsbrev - Stor-Elvdal kommune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/29 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Engasjementsbrev Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse i «Engasjementsbrev Stor-Elvdal kommune» til orientering. Bakgrunn Utgangspunktet for saksfremlegget til kontrollutvalget er engasjementsbrev Stor-Elvdal kommune fra Hedmark Revisjon IKS datert 11. september Vurdering Hedmark Revisjon er et interkommunalt selskap som leverer revisjonstjenester til sine eierkommuner. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjon av kommuneregnskapet (og foretaksregnskap). Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil dette brevet beskrive revisjonen sin forståelse av revisjonsoppdraget slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes. Brevet er begrenset til å omfatte regnskapsrevisjonsoppdraget. Forvaltningsrevisjonsoppdrag vil fremgå av prosjektplaner knyttet til bestilling av forvaltningsrevisjoner fra kontrollutvalget. Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Ledelsens ansvar I henhold til kommuneloven er det kommunens administrasjonssjef som er ansvarlig for at kommunens interne administrative kontroll og økonomiforvaltning er ordnet på en betryggende måte og er gjenstand for betryggende kontroll. Det er også administrasjons-sjefens ansvar å utarbeide og fremme kommunens årsberetning og avlegge årsregnskapet i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven, forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner og god kommunal regnskapsskikk.

5 Kommunens ledelse har også ansvaret for at revisor har ubegrenset tilgang til registrerte opplysninger, dokumentasjon og annen informasjon de trenger for å utføre sitt arbeide, herunder korrespondanse, kontrakter, protokoller mv. Dette inkluderer også tilgang til systembeskrivelser og nødvendig veiledning. Ledelsen har ansvar for at all dokumentasjon revisor har behov for oversendes i rimelig tid og senest en uke før gjeldende frister. Kommunestyret og kontrollutvalgets ansvar Kommunestyret er kommunens øverste organ og har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalget skal påse at kommunen og forvaltningen blir forsvarlig revidert. Regnskapsrevisjon Årsregnskapet og de aktuelle delene av årsberetningen I regnskapsrevisjonen er det hovedoppgaven til revisor for kommunen å vurdere og avgi en uavhengig uttalelse (revisjonsberetning) om hvorvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter. I tillegg kontrollerer revisor at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene stemmer med regulert budsjett. Revisor kontrollerer også om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. De kontrollerer også om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Videre er det revisors oppgave å vurdere om kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Årsregnskapet skal iht. forskriften være avlagt av administrasjonssjefen inne 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold og senest innen 31. mars. Administrasjonssjefens ansvar omfatter også ansvar for at registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger er innrettet på en ordentlig og oversiktlig måte. Revisjonen plikter å avgi revisjonsberetning innen 15. april Revisjonens utførelse og forholdet til intern kontroll God kommunal revisjonsskikk innebærer at revisjonen kontrollerer utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet. De foretar analytiske vurderinger og andre revisjonshandlinger som de etter forholdene finner hensiktsmessige. På grunn av en revisjons iboende begrensninger, sammen med den interne kontrollens iboende begrensinger, er det alltid risiko for at ikke all vesentlig feilinformasjon i regnskapet avdekkes, selv om revisjonen er planlagt og utført i samsvar med god kommunal revisjonsskikk, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene). Generelt vil en effektiv intern kontroll (kommunens egen) redusere risikoen for at misligheter og feil vil oppstå uten å bli avdekket, men vil aldri kunne eliminere denne risikoen. Omfanget av revisjonsarbeidet vil for en stor del være avhengig av kvaliteten på, og effektiviteten av kommunens interne kontroll, samt regnskaps- og rapporteringsrutiner. Revisjonen rapporterer skriftlig om eventuelle vesentlige mangler i den interne kontrollen som er relevante for revisjonen av årsregnskapet og som er blitt identifisert under revisjonen. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Når revisjonen konkluderer om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i revisjonsberetningen, vil revisjonen være utført i samsvar med den internasjonale standard for

6 attestasjonsoppdrag (ISAE) Denne standarden krever at revisjonen etterlever etiske krav, planlegger og gjennomfører arbeidet for å oppnå betryggende sikkerhet for at det ikke er vesentlige formelle mangler knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Vurderingene innebærer gjennomføring av kontrollhandlinger for å innhente bevis om disse forholdene. De valgte kontrollhandlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingene av risikoene for vesentlige mangler. Andre uttalelser og kontroll Revisjonen vil også omfatte de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere følgeskriv til lønns- og trekkoppgavene og de terminvise kvar etter den kommunale ordningen for momskompensasjon. De utfører også kontroll av tilskudd som er gitt for å finansiere særskilte oppgaver (særattestasjoner), der det er krav om revisors attestasjon. Kontrollene utføres i tråd med oppdragsgivers anvisninger og aktuell standard for attestasjonsoppdrag. Oppdragsansvarlig revisor Oppdragsansvarlig revisor på oppdraget er Reidun Vie. I tillegg vil et team av revisjonsmedarbeidere bli knyttet til oppdraget. Teamet i 2014 består av Frank Müller, Kristin F. Solvang, Nina Skjefstad og Tommy Pettersen. Utøvende revisor er Tommy Pettersen, de andre deltar ved behov. Innsynsrett og taushetsplikt Revisor kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument hos kommunen og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Både oppdragsansvarlig revisor og revisjonsmedarbeiderne har med visse lovhjemlede unntak taushetsplikt om alt de får kjennskap til under utførelse av arbeidet. Dette følger kommunelovens 78, nr 7. Taushetsplikten gjelder ubegrenset i tid, også etter at oppdraget er avsluttet. Taushetsplikten er ikke til hinder for at kontrollutvalget får den informasjon om resultater av revisjonen som er nødvendige. Rapportering og dialog Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. Dette engasjementsbrevet er utarbeidet på bakgrunn av kommunens ansettelse av ny rådmann. Regnskapsrevisjonens innhold avhenger av revisjonsstandarder, intern kontroll og revisors skjønn. Kontrollutvalgets oppgave er å påse at kommunen har en tilstrekkelig revisjon. Misligheter Revisor skal iht forskriftens 3, gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Blir misligheter konstatert ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor straks sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget, kopi av innberetningen sendes til administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet. Nummererte brev Det kan gjennom regnskapsrevisjonen bli funnet forhold som ikke blir påpekt i revisjonsberetningen, men det kan være nødvendig å påpeke dette i nummerert brev. Nummererte brev blir sendt til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. For kommunale foretak sendes nummererte brev til styret med kopi til kontrollutvalget og administrasjonssjefen. Kontrollutvalget har et ansvar for å påse at forhold som er påpekt av revisor blir fulgt opp.

7 Uttalelser fra kommunens ledelse I forbindelse med årsavslutningen vil revisor i henhold til god kommunal revisjonsskikk innhente en skriftlig uttalelse fra ledelsen om fullstendigheten og riktigheten av opplysningene som gis i årsregnskapet. De er også pålagt å innhente skriftlige uttalelser fra ledelsen om kjennskap til eller mistanke om misligheter. Uttalelsene innhentes fra administrasjonen. Andre tjenester Hedmark Revisjon IKS har medarbeidere med betydelig kompetanse og praksis innenfor mange fagområder. Dette gjør dem i stand til å yte kompetent veiledning, og som medlem av NKRF kan de også trekke på kompetansen i et stort fagmiljø. De bistår gjerne med veiledning innenfor intern kontroll, merverdiavgift, regnskapsføring, budsjetter, lov og forskrifter så langt det lar seg gjøre innenfor sin oppgave som revisor. Konklusjon En håper innholdet i vedlagte brev samsvar med kontrollutvalgets forståelse av revisors rolle og ansvarsområder, og en ser frem til et godt og konstruktivt samarbeid.

8 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ /2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Statusrapport revisjon 2. tertial 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/30 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Statusrapport Sekretærens forslag til vedtak: Statusrapport revisjon 2. tertial 2014 Stor-Elvdal kommune tas til orientering. Bakgrunn Av oppdragsavtale for 2014 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltningsog selskapskontrollrapporter. Rapporteringene skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Vurdering Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for Stor-Elvdal kommunes regnskap for 2013 ble avlagt i 1. tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser kan tilskrives attestasjon av momskompensasjonskrav og krav om refusjon av utgifter til ressurskrevende tjenester. Merforbruket på timer til bistand mener vi skal kunne dekkes innenfor redusert ressursbruk på revisjonsuttalelser. Oppdragsavtalen 5-7 Kontrollutvalget bestilte i møte den en prosjektplan knyttet til fjernvarmeanlegget. Denne har kontrollutvalget tatt stilling til i møte I tillegg er det vedtatt igangsatt en

9 felles selskapskontroll med Rendalen kommune knyttet til SR-produkter. Selskapskontrollen skal gjennomføres innenfor en ramme på totalt 50 timer. Dette er hensyntatt i prognosekolonnen. Rendalen kommune skal faktureres for sin del av selskapskontrollen. Hedmark Revisjon IKS vil sørge for at dette blir gjort når arbeidet er ferdigstilt. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 10,25 timer på møtedeltakelse og 9,25 timer på forberedelser m.m. tom. 2. tertial I tillegg er det medgått 38 timer på kjøring. Stor-Elvdal kommune belastes ikke for dette, dette er innarbeidet i selvkosttimeprisen på kr 725. Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen. Det skulle derfor ikke være nødvendig med oppfølging fra kontrollutvalget knyttet til regnskapsrevisjon.

10 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ /2014 Arkiv: 151 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/31 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Oppdragsavtale - Hedmark Revisjon IKS 2 Vedlegg til oppdragsavtale Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner ressursbruk på 500 timer i oppdragsavtalens pkt. 3 i Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen med et ressursbruk på 500 timer jfr. punkt 3, linje Tjenestene på linjene 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Bakgrunn Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 500 timer i Stor-Elvdal i 2015:

11 TJENESTE FORSLAG Revisjon av årsregnskapet Attestasjon og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning og bistand 0 5. Bestilte mindre undersøkelser 0 6. Møter i kontrollutvalg og kom.styre 25 SUM 500 FORSLAG TIL RESSURSBRUK 2015 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot Revisjon av årsregnskapet Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning og bistand Bestilte tjenester Møter i kontrollutvalg og kom.styre Totalt Med selvkosttimepris på kr 775,- skal dette gi følgende revisjonshonorar: Kommune 2015 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot

12 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ /2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon " Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/32 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget ønsker at Hedmark Revisjon IKS starter opp arbeidet med å lage en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon ». Denne presenteres på kontrollutvalgets første møte i Bakgrunn Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i forskrift om kontrollutvalg. I forskriftens 10 fremgår følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette er viktig for at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal ha høy nytteverdi for kommunen og for at begrensede ressurser blir brukt til å vurdere de rette områdene. Vurdering Når det konstitueres et nytt kontrollutvalg høsten 2015 bør det forrige kontrollutvalget ha tatt stilling til hvilke prosjekter en bør fokusere på i «Plan for forvaltningsrevisjon », da dette kan være vanskelig å ta stilling til for et nytt kontrollutvalg. Kontrollutvalget fremmer så sin innstilling overfor kommunestyret. Andre aktører som kan være aktuelle for utarbeidelse av overordnet analyse bortsett fra Hedmark Revisjon IKS er kontrollutvalgets sekretariat eller eksterne aktører. Det var Hedmark Revisjon IKS som utarbeidet denne i forrige periode og en har god erfaring med den.

13 Konklusjon Kontrollutvalget gir sin tilslutning til at Hedmark Revisjon IKS utarbeider en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon ».

14 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ /2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Eventuelt 17. november 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/33 Kontrollutvalget

15 Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ /2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Referatsaker 17. november 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/34 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 36. Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte 17. september FIAS AS protokoll fra styremøte 14. mai FIAS AS utkast protokoll 3. september 39. FIAS AS innkalling styremøte 9. oktober FIAS AS protokoll styremøte 3. september 41. FIAS AS utkast protokoll 9. oktober 42. MHBR IKS Innkalling til styremøte 23. september MHBR IKS representantskapsprotokoll 28. april MHBR IKS innkalling representantskapsmøte 10. november 2014