PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL ØYER KOMMUNE

Transkript

1 ØYER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL ØYER KOMMUNE Utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Vedtatt i kommunestyret

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BAKGRUNN 3 2. HJEMMEL 3 3. INNHOLD I SELSKAPSKONTROLLEN 3 4. EIERSKAPSKONTROLL 4 5. FORVALTNINGSREVISJON 5 6. GJENNOMFØRING OG RAPPORTERING AV KONTROLLEN 5 7. PRIORITERINGER I SELSKAPSKONTROLLEN VEDLEGG 1: NÆRMERE PRESENTASJON AV ENKELTE SELSKAPER VEDLEGG 2: OVERSIKT OVER HELEIDE OG DELEIDE SELSKAPER 2

3 1 Bakgrunn I kommunal og fylkeskommunal sektor har det siden 90-tallet blitt mer vanlig å organisere deler av virksomheten i utskilte foretak, interkommunale samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer. Denne utviklingen har ført til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette kan igjen gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret. Selv om kommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, innebærer ikke dette at kommunestyrets kontroll med virksomheten skal bli svekket. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunestyrets verktøy for å møte disse utfordringene. 2 Hjemmel Kommuneloven (koml.) 77 nr. 5 fastsetter at «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» Etter forskrift om kontrollutvalg 13 skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3 Innhold i selskapskontrollen Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Kommunelovens begrepsbruk «kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» kan etter sin ordlyd oppfattes å favne svært vidt, men det følger av lovforarbeidene (Ot.prp. nr. 70 ( )) at det siktes til eieroppfølging av selskaper som kommunen eier eller kontrollerer. Det framgår videre at kommunens kontrollbehov må ses i sammenheng med eierinteressen som må avledes av målsettingen for eierskapet, samt selskapets vedtekter og eventuell aksjonæravtale. En effektiv kontroll forutsetter tilgang til relevant informasjon. Kontrollutvalgets rett til innsyn reguleres i koml. 80. Lovens første ledd er nettopp endret og lyder nå: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 (*) og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet». (*)Nytt punkt gjeldende dra Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter koml. 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. Ved en eventuell kontroll i deleide selskaper etter koml. 77 nr. 5, vil kontrollen være mer begrenset, ettersom hjemmelen for å kreve opplysninger og dokumenter fra selskapet ligger i koml. 3

4 80. Overfor disse selskapene vil kommunen stå i samme posisjon som en hvilken som helst annen eier når det gjelder mulighetene til å føre kontroll med sine eierinteresser. Bestemmelsene om selskapskontroll er utdypet i et eget kapittel kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg. Her framgår det i 14 at selskapskontrollen deles inn i en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. I merknadene til kontrollutvalgsforskriften 14 om selskapskontrollens innhold skrives det bl.a. at behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større der selskapet er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til ren forretningsmessig virksomhet. Følgende figur viser selskapskontrollens omfang og innhold: Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Kan utføres av: Kontrollutvalgssekretariatet, revisjonen eller andre Forvaltningsrevisjon Frivillig Kan utføres av: Kvalifisert og uavhengig revisor Selskapskontrollen omfatter kommunalt eierskap i: Aksjeselskaper og interkommunale selskaper og samarbeid som er egne rettssubjekter. MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner. Figur «Modell for selskapskontroll» 4 Eierskapskontroll Eierskapskontrollen er obligatorisk, jfr. forskrift om kontrollutvalg 14, første ledd. Denne dreier seg primært om å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (f.eks. aksjeloven), samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, inklusiv at de drives økonomisk forsvarlig. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk operer i tråd med formålet. En vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller utenfor denne kontrollen. Eierskapskontroll kan formelt gjennomføres for alle selskaper hvor kommunen har eierinteresser. Eierskapet kan enten være direkte eller indirekte. Indirekte eierskap kan være dersom kommunen eier et selskap som har eierandeler i andre selskaper. 4

5 5 Forvaltningsrevisjon At selskapskontrollen også kan omfatte forvaltningsrevisjon framgår blant annet av forskrift om kontrollutvalg 14, andre ledd. Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4 som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets/kommunens vedtak og forutsetninger. En slik revisjon vil dermed ha fokus på selve aktiviteten og resultater i selskapet. Forvaltningsrevisjon vil først og fremst være aktuelt i de heleide fylkeskommunale og kommunale selskaper (eller datterselskap av disse). I et selskap med statlige eller private eierinteresser vil forvaltningsrevisjon måtte gjennomføres med utgangspunkt i åpne kilder fordi ikke innsynsretten etter koml. 80 gjelder, hvis ikke annet er avtalt mellom eierne. 6 Gjennomføring og rapportering av kontrollen Det er kommunestyret som etter forslag fra kontrollutvalget vedtar en plan for selskapskontroll i valgperioden. Det bør delegeres til kontrollutvalget å vurdere det årlige omfanget av selskapskontrollen og hvilke kontroller som skal gjøres med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget vil vurdere om det skal gjennomføres eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon, eller en kombinasjon av disse, og vil dessuten vurdere behovet for en foranalyse før hovedundersøkelsen igangsettes. Videre bør det gis mulighet for at kontrollutvalget kan gjøre endringer/justeringer i planene underveis i planperioden, hvis forutsetningene skulle endre seg. I den grad flere kommuner/fylkeskommuner er eiere i selskapene vil det være naturlig å samarbeide om eventuelle prosjekter. Som vist i figuren over kan eierskapskontroll både utføres av kontrollutvalgssekretariatet og revisjonen, mens forvaltningsrevisjon bare kan utføres av revisjonen. Rapport om selskapskontroll sendes fra utøver til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgets behandling sendes rapporten til kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer for øvrig om gjennomførte selskapskontroller i sin årsrapport til kommunestyret. Hvis det er gjort endringer i forhold til opprinnelig plan for selskapskontroll, vil dette bli omtalt i årsrapporten. 7 Prioriteringer i selskapskontrollen Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med risiko- og vesentlighetsvurderingen: Selskapets samfunnsmessige ansvar Selskapets tjenestetilbud til innbyggere Kommunens/fylkeskommunens eierandel Økonomisk gevinst- og tapspotensial Kommunens/fylkeskommunens motiv for eierskapet Valg av selskaper er basert på en prosess i kontrollutvalget, med utgangspunkt i oversikt i vedlegg, som viser alle aktuelle selskaper for selskapskontroll som har eierinteresser i. I sak 09/13 den valgte kontrollutvalget det selskapet som herved gis en nærmere presentasjon og en vurdering, basert på de opplysningene som foreligger; 5

6 IKOMM AS Stiftelse av selskapet/ Formål: Stiftet Selskapet har som formål å tilby å levere varer og tjenester knyttet til informasjons- og kommunikasjonsteknologi til offentlige og private aktører, herunder gjennom investering og deltakelse i andre virksomheter. Eierandeler: Lillehammer kommune 69,1 % Gausdal kommune 17,2 % 13,7 % Styre/daglig leder Styreleder: Annar skrefsrud Styremedlemmer: Nanna Kristine Egidius Stein Rune Bakke Kristin Melsnes John Armand Kringen Wøhni Bengt Georg Jensen Svein Gunnar Opstad Daglig leder: Morten Rønning Økonomi: Sum driftsinntekter Driftsresultat Sum egenkapital (Tall i tusen) Egenkapitalandel i prosent , , Vurdering Fra kommunens egen vurdering i eierskapsmelding 2011 har vi valgt å ta inn følgende: Eierkommunen har avtale med Ikomm om kjøp av IKT-tjenester fram til 2013/2014, deretter kan kommunens IKT-tjenestebehov bli satt ut på anbud. Dette avhenger av IKOMMs omsetningsandel fra et kommersielt marked.kommunen søker slik sett å opptre ryddig i et konkurranseutsatt marked. Eierkommunene er forberedt på å redusere sin eierandel i selskapet på sikt, dog slik at de samla eier minimum 33 %.. Det er ønskelig fra eiernes side at IKOMM forblir et regionalt styrt IKT-selskap, med videreutvikling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Valg av mulig selskapskontroll i Ikomm er bl.a. basert på at selskapet er vesentlig for kommunen og et viktig redskap for å oppfylle den felles IKT-strategien til eierkommunene. Eierkommunenes kjøp av IKT-tjenester fra Ikomm og forholdet til lov om offentlige anskaffelser er et aktuelt tema, jf. kommunens egen vurdering i eierskapsmelding Spørsmålet er vurdert i forvaltningsrevisjonsprosjekt i Lillehammer kommune. Utkast til revisjonsrapport ble sendt Lillehammer kommune med svarfrist Dersom eierkommunene må gjennomføre konkurranse om kjøp av IKT-tjenester, kan dette få stor betydning for selskapet. Ikomm er et viktig redskap for oppfylling av IKT-strategien til eierkommunene. Med dagens situasjon mht kjøp av IKT-tjenester kan følgende momenter vurderes i en selskapskontroll: I en eventuell eierskapskontroll: - Hvordan jobber Ikomm for å oppfylle IKT-strategien til eierkommunene? I en eventuell forvaltningsrevisjon: - Evaluering av vekststrategien til Ikomm AS. 6

7 Etter kontrollutvalgets oppfatning bør en selskapskontroll av Ikomm utsettes til egenregispørsmålet er nærmere avklart. Det foreslås at kontrollutvalget gis myndighet til å gjennomføre eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i i Ikomm AS, men det tas forbehold om at kontroll kan utsettes inntil spørsmålet om selskapet fortsatt skal drives i egenregi er nærmere avklart. I tillegg opplyses at de øvrige eierne i Ikomm AS i første omgang skal ta stilling om det skal gjennomføres ytterligere selskapskontroll i Eidsiva Energi AS en oppfølging av undersøkelse som ble presentert i revisjonsrapport i mai Øyer, Monica Szacinski (sign) Kontrollutvalgsleder 7

8 VEDLEGG: Selskap Eierandel De største eierandelene for øvrig Heleide AS (alene eller sammen med andre komm./fylkeskomm.) Eidsiva Energi AS 0,71 % Hedmark fylkeskraft AS, Hamar Energi Holding AS, LGE Holding AS, Oppland fylkeskraft AS, Ringsaker kommune og en rekke andre kommuner Film3 AS 3,8 % Oppland og Hedmark fylkeskommuner, Lillehammer og Gausdal kommuner Gudbrandsdal Energi AS 30 % Ringebu, Nord-Fron og Sør-Fron kommuner Ikomm AS 13,7 % Lillehammer og Gausdal kommuner Østnorsk Filmsenter AS 20 % Gausdal og Lillehammer kommuner, Oppland og Hedmark fylkeskommuner IKS (alene eller sammen med andre komm./fylkeskomm.) GLØR IKS 13,47 % Lillehammer og Gausdal kommuner Gudbrandsdal krisesenter interkommunalt selskap 7 % Lillehammer kommune og de øvrige kommunene i Gudbrandsdalen Innlandet Revisjon IKS 2,85 % Oppland fylkeskommune, Gjøvik kommune, Lillehammer kommune og åtte øvrige opplands-kommuner Selskap Eierandel Deleide selskaper (sammen med private) Gudbrandsdal Industrier AS 6,18 % Hafjell Alpinsenter AS 5,32 % Hafjell/Kvitfjell Alpin AS 12,20 % Lillehammer Kunnskapspark AS 9,96 % Tretten Idrettshall 99,00 % 8