FORVALTNI N GSREVI SJON SRAPPORT "I N TE RN KON TROLL I BYGGE SAKSBEH AN DLI N GE N"

Transkript

1 Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Arkivsak - dok Saksbehandler Øivind Nyhus Saksgang Møtedato Kontrollutvalget Øyer FORVALTNI N GSREVI SJON SRAPPORT "I N TE RN KON TROLL I BYGGE SAKSBEH AN DLI N GE N" Sekretariatets f orslag til VED TAK Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INN STI LLI NG 1. Kommunestyretar forvaltningsrevisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen " til orientering. 2. Kommunestyret ber i henhold til revisjonen s anbefalinger om at rådmannen forbedrer intern kontrollen ved å : Gå gjennom de ulike arbeidsprosessene for å identifisere risiko for å avdekke områder der en bør styrke kontrollrutinene. Herunder o Følge egne rutiner for bruk av sjekklister. o Formalisere fagleders kontroll med saksbehandling og vedtak i en rutine. o Utarbeide rutiner for vurdering og håndtering av habilitet i byggesaksbehandlingen. o Sikre arbeidsdeling og kontroll i de tilfeller fagle der er saksbehandler 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Øivind Nyhus Sekretariatsleder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" - utarbeidet av Innlandet Revisjon I KS 1

2 Saksframstilling: Bakgrunn Kontrollutvalgene i Øyer, Gausdal og Lillehammer hadde fellesmøte den , der det bl.a. ble drøftet mulige forvaltningsrevisjons - tema som kunne være aktuelle å gjennomføre mer eller mindre samtidig i de tre kommunene. Basert på orienteringen i dette møtet ble det fattet vedtak om å bestille en foranalyse/prosjektplan med tema intern kontroll i byggesaksbehandlingen. I møte i kontrollutvalget i Ø yer kommune ble foranalysen/prosjektplanen behandlet og det ble fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon angående temaet "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" i henhold til framlagt foranalyse/prosjektplan fra Innlandet revisjon IKS, der formålet er å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll. 2. Kontrollutvalget ønsker undersøkelsen igangsatt så snart som mulig, hvis ikke dette vanskeliggjør gjennomføringen i de øvrig e kommunene som var forutsatt å være med. Forvaltningsrevisjonsrapporten utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) er vedlagt saken, og revisor vil i møtet presentere rapporten og svare på spørsmål. Fakta Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll. Nytteverdien vil være å gi sikkerhet for om kommunen har en betryggende kontroll med byggesaksbehandlingen. Revisjonen har i denne forbindelse arbeidet etter følgende problemstillinger: Har Øyer kommune dokumenterte systemer og rutiner for internkontroll i byggesaksbehandlingen? Er ansvar og oppgaver organisert slik at tilstrekkelig arbeidsdeling sikres? Har kommunen rutiner og praksis for å vurdere krav til habilitet? Er saksbehandlingen kvalitetssikret på en forsvarlig måte? Disse er gitt en nærmere forklaring i vedlagte revisjonsrapport. Prosjektarbeidet er i hovedsak gjennomført ved dokumentanalyse og det er foretatt st ikkprøver av 11 byggesaker. I tillegg til oppstartmøte med sektorleder og fagleder, er det gjennomført et ytterligere møte med fagleder og det er sendt spørsmål på mail til sektorleder og fagleder. I dette revisjonsoppdraget er temaet intern kontroll fram tredende og revisjonen har lagt vekt på å komme fram til hva som bør legges til grunn for god intern kontroll i byggesaksbehandlingen: Kommunen bør ha dokumenterte systemer og rutiner basert på risiko som sikrer tilstrekkelig kontroll. Internkontrollen bør så langt det er hensiktsmessig være formalisert i form av beskrivelser blant annet av oppgaver, ansvar og myndighet, rutiner og pros edyrer risikovurderinger kontrollhandlinger, avviksrapportering o.l 2

3 Vi gjengir revisjonens konklusjon innen de ulike problemstillingene: Har Øyer kommune dokumenterte systemer og rutiner for internkontroll i byggesaksbehandlingen? Øyer kommune har delv is etablert systemer og rutiner for internkontroll, men disse er ikke basert på en risikovurdering. Byggesaksavdelingen er en liten avdeling med få ansatte og oversiktlige forhold. Dette tilsier at en ikke kan forvente et omfattende system av formaliserte og dokumenterte kontrollrutiner. Siden kommunen behandler et stort og tidvis økende antall byggesaker bør kommunen likevel vurdere en systematisk gjennomgang av de ulike rutiner og arbeidsprosessene for å identifisere risiko. Dette kan eventuelt avdekke om råder der en bør styrke kontrollrutinene. Kommunen etterlever ikke egen rutine som forutsetter bruk av sjekklister. Revisjonen vurderer at bruk av sjekklister vil styrke kontrollen med at byggesaksbehandlingen gjennomføres i samsvar med regelverket. Er ansvar og oppgaver organisert slik at tilstrekkelig arbeidsdeling sikres? Etter revisjonens vurdering er ansvar og oppgaver i hovedsak organisert slik at tilstrekkelig arbeidsdeling sikres. I de tilfellene der fagleder er saksbehandler og signerer vedtaket alene er det så vidt revisjonen kan se ikke arbeidsdeling i saksbehandlingsfasen. Har kommunen rutiner og praksis for å vurdere krav til habilitet? Revisjonen vurderer at byggesaksavdelingens praksis er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer som si er at ansatte skal melde fra dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen av en sak. For å styrke tilliten til at saksbehandlere ikke har personlige interesser i de sakene de behandler kan det være aktuelt med egne rutiner for vurdering og håndteri ng av habilitet i byggesaksavdelingen. Er saksbehandlingen kvalitetssikret på en forsvarlig måte? Revisjonen vurderer at saksbehandlingen i hovedsak er kvalitetssikret på en forsvarlig måte. Saksbehandlingen er dokumentert i saksmappene og i ESA og det fin nes rutiner og maler som medfører at saksbehandlingen i ulike byggesaker gjennomføres på en ensartet og systematisk måte. Kommunen følger ikke sin egen rutine om å benytte sjekklister for å kontrollere saksbehandlingen opp mot reguleringsplanen mv. Det gå r imidlertid fram av vedtaket at flere av kontrollene i sjekklisten er gjennomført og dokumentert i vedtakene. Siden revisjonen ikke har gått detaljert inn i saksbehandlingen har vi ikke grunnlag for å vurdere hvilke vesentlige kontroller i sjekklistene so m eventuelt ikke blir gjennomført. Revisjonen er usikker på om dokumentasjonen av møter og tilsyn er god nok, men har litt lite grunnlag for å vurdere dette. Øyer kommune mangler beskrivelser av rutiner for fagleders kvalitetssikring. På grunnlag av sin e vurderinger og konklusjoner har revisjonen kommer fram til følgende anbefalinger: Kommunen bør vurdere å gå gjennom de ulike arbeidsprosessene for å identifisere risiko for å avdekke områder der en bør styrke kontrollrutinene. Kommunen bør følge egne rutiner for bruk av sjekklister. Kommunen bør vurdere å formalisere fagleders kontroll med saksbehandling og vedtak i en rutine. Kommunen bør vurdere å utarbeide rutiner for vurdering og håndtering av habilitet i byggesaksbehandli ngen. Kommunen bør vurdere hvordan arbeidsdeling og kontroll kan sikres i de tilfeller fagleder er saksbehandler. 3

4 Vurdering Innlandet revisjon IKS har levert en grundig og god rapport som svarer på vedtatte problemstillinger. Sekretariatet har ingen bemerkninger til de bekrivelser som revisjonen har gjort til metode og benyttede kriterier. Revisjonsrapporten er leservennlig - det vises bl.a. til at resultater fra stikkprøver er vist i oversiktlige tabeller. Temaet byggesaksbehandling er et område som opptar mange og som både kommunens egne innbyggere og andre er brukere av i ett eller flere tilfeller. Som revisjonen sier i revisjonsrapporten så behandler kommunen et stort og tidvis økende antall byggesaker. Det vil derfor være viktig at den interne kontrollen er så god som mulig, men som revisjonen også påpeker er avdelingen liten og oversiktlig og at det derved ikke kan forventes et omfattende system av formaliserte og dokumenterte kontrollrutiner. Sekretariatet oppfatter at revisjonens første pro blemstilling om Øyer "dokumenterte systemer og rutiner for internkontroll i byggesaksbehandlingen" er en hovedproblemstilling - og de øvrige er underproblemstillinger. På hovedproblemstillingen konkluderer revisjonen med at "Øyer kommune har delvis etabler t systemer og rutiner for internkontroll, men disse er ikke basert på en risikovurdering. Dette mener vi er sentralt. Rådmannens ansvar for den interne kontroll - og dokumentasjonen av denne - har vært og vil bli ytterligere fokusert fra sentrale myndighet er. Sekretariatet mener derfor at kontrollutvalget bør framheve revisjonens anbefalinger, noe som vil være et godt bidrag til å styrke og forbedre dagens systemer og rutiner, og etterlevelsen av disse. I sitt svar på utkast til revisjonsrapport svarer råd mannen at " revisjonens anbefalinger i all hovedsak er i tråd med de problemstillingene som byggesaksavdelingen allerede er i gang med å se nærmere på. Revisjonens anbefalinger vil bli fulgt opp i det videre arbeidet." Dette er positivt og det anbefales der ved at kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret ber om en tilbakemelding om og/eller hvordan revisjonens anbefalinger er fulgt opp, med svarfrist KONTROLLUTVALGET BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN : Protokoll Innlandet Revisjon IKS presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Utvalgsleder foreslo endring i forslag til vedtak punkt 1 ved at setningen utvides med; " Rapporten viser at saksbehandlingen i byggesaker i hovedsak er tilfredsstillende ". 4 av 5 medlemmer ønsket denne endringen. I tillegg ble det enstemmig vedtatt en endring i punkt 2, første kulepunkt;. for å identifisere og beskrive risiko ", en forlengelse av første underkulepunkt med en ny setning; " Sjekklistene skal være 4

5 oppdatert " og et nytt underkulepunkt som nytt punkt 2: " Sikre at det føres møtereferater i saksbehandlingen og logg ved tilsyn ". Kontrollutvalget fattet følgende Vedtak Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyre t tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" til orientering. Rapporten viser at saksbehandlingen i byggesaker i hovedsak er tilfredsstillende. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen forbedrer intern kontrollen ved å: Gå gjenn om de ulike arbeidsprosessene for å identifisere og beskrive risiko for å avdekke områder der en bør styrke kontrollrutinene. Herunder o Følge egne rutiner for bruk av sjekklister. Sjekklistene skal være oppdatert. o Sikre at det føres møtereferater i saksbeha ndlingen og logg ved tilsyn. o Formalisere fagleders kontroll med saksbehandling og vedtak i en rutine. o Utarbeide rutiner for vurdering og håndtering av habilitet i byggesaksbehandlingen. o Sikre arbeidsdeling og kontroll i de tilfeller fagleder er saksbehan dler. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan revisjonsrapporten er fulgt opp innen Rett utskrift Øivind Nyhus 5