Kontrollutvalget i Larvik

Transkript

1 Kontrollutvalget i Larvik Dato: :00 Sted: Romberggt. 4, møterom Tjølling. Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post od@viksre.no. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Revetal For leder i Kontrollutvalget i Larvik, Gjert Gjertsen Orrvar Dalby Daglig leder

2 Saksliste Saker til behandling 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget /17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling" /17 Møteplan 2018 for kontrollutvalget /17 Eventuelt. 17

3 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Orrvar Dalby Saksgang Møtedato Kontrollutvalget i Larvik SAK 46/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I KONTROLLUTVALGET Protokoll fra møte 10.oktober 2017 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte

4 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Larvik Dato: kl. 18:00 Sted: Romberggt. 4, møterom Tjølling Arkivsak: 16/00243 Tilstede: Gjert Gjertsen, leder Live G.Jetlund, nestleder Willy Krøgli, medlem Inge Grav, medlem Kjersti Michaelsen, medlem Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Konst. rådmann Ingvild Aartun, sak Økonomisjef Paul Hellenes, sak Leder forvaltningsrevisjon TKR Kirsti Torbjørnson, sak Forvaltningsrevisor TKR Anne Sæterdal sak Rådgiver VIKS Anja Ottervang Eriksen Daglig leder VIKS Orrvar Dalby Møteleder: Gjert Gjertsen Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 39/17 16/ Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 5.september /17 17/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". 3 41/17 16/ Bestilling av prosjektplan for ny forvaltningsrevisjon. 5 1

5 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 42/17 15/ Endring av møte plan /17 17/ Orientering om nye personvernregler. 6 44/17 16/ Eventuelt. 7 Leder ønsket velkommen og møtet ble satt kl Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. Kontrollutvalget vedtok å behandle sak 41/17 før sak 40/17. Det var ingen som meldte inn saker under Eventuelt. 2

6 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 Saker til behandling 39/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 5.september Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 Protokoll fra møte i kontrollutvalget 5.september 2017 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra møte i kontrollutvalget 5.september 2017 godkjennes. 40/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet «Byggesaksbehandling i Larvik» datert 2.oktober 2017 om at kommunen bør: delegere myndighet på tilsyn skriftlig, tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak, sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar, vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann, 3

7 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll. sikre at medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om oppfølgingen av forvaltningsrapporten innen 1.juli Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret slutter seg til anbefalingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet «Byggesaksbehandling I Larvik» datert 2.oktober 2017 om at kommunen bør: delegere myndighet på tilsyn skriftlig, tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak, sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar, vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann, sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll. sikre at medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig. Kommunestyret ber om at kontrollutvalget blir orientert om oppfølgingen av forvaltningsrapporten innen 1.juli Møtebehandling Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal foretok en grundig gjennomgang av forvaltningsrapporten og svarte på kontrollutvalgets og administrasjonens spørsmål. Leder viste til de siste henvendelser han har mottatt i saken, og ga sin foreløpige vurdering. Konstituert rådmann kommenterte og besvarte leders uttalelse. Saken ble drøftet og medlemmene ga sine foreløpige vurderinger. Det ble foreslått å utsette realitetsbehandlingen av saken til et ekstramøte 25.oktober

8 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget vedtar å utsette realitetsbehandlingen i saken til et ekstramøte 25.oktober /17 Bestilling av prosjektplan for ny forvaltningsrevisjon. Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 Kontrollutvalget vedtar å bestille en prosjektplan fra Telemark Kommunerevisjon IKS for en forvaltningsrevisjon med tema.. Prosjektplanen leveres sekretariatet innen 8.november 2017, slik at den kan behandles på møte i kontrollutvalget 21.november Møtebehandling Det ble foreslått å utsette bestilling av ny prosjektplan til nytt kontrollutvalg er konstituert. Votering Enstemmig. Vedtak Bestilling av ny prosjektplan for forvaltningsrevisjon utsettes til nytt kontrollutvalg er konstituert. 42/17 Endring av møte plan Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 5

9 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 Planlagt møte i kontrollutvalget 14.november 2017 flyttes til 21.november Møtebehandling Saken ble drøftet. Votering Enstemmig. Vedtak Planlagt møte i kontrollutvalget 14.november 2017 flyttes til 21.november I tillegg legges det inn et ekstramøte 25.oktober for realitetsbehandling av forvaltningsrapporten «Byggesaksbehandling». 43/17 Orientering om nye personvernregler. Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse om nye personvernregler fra 2018 til orientering. Møtebehandling Rådgiver Anja Ottervang Eriksen ga en redegjørelse om nye personvernregler fra 25.mai 2018 med hovedvekt på hva som er nytt, hvilke nye plikter virksomhetene får, og hvilke individuelle rettigheter borgerne vil ha etter de nye reglene. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse om nye personvernregler fra 2018 til orientering. 6

10 45/17 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget / Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget : Protokoll Kontrollutvalget i Larvik 10 44/17 Eventuelt. Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Larvik /17 Ingen saker. Møtet slutt kl Revetal 11.oktober For leder i kontrollutvalget i Larvik, Gjert Gjertsen Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær 7

11 46/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". - 17/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". : Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Orrvar Dalby Saksgang Møtedato Kontrollutvalget i Larvik SAK 46/17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET "BYGGESAKSBEHANDLING". Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet «Byggesaksbehandling i Larvik» datert 2.oktober 2017 om at kommunen bør: delegere myndighet på tilsyn skriftlig, tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak, sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar, vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann, sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll. sikre at medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om oppfølgingen av forvaltningsrapporten innen 1.juli Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret slutter seg til anbefalingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet «Byggesaksbehandling I Larvik» datert 2.oktober 2017 om at kommunen bør: delegere myndighet på tilsyn skriftlig, tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak, sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar, 1

12 2 46/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". - 17/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". : Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann, sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll. sikre at medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig. Kommunestyret ber om at kontrollutvalget blir orientert om oppfølgingen av forvaltningsrapporten innen 1.juli Vedlegg: Utsendt tidligere. Saksframstilling: Etter forutgående behandling i kontrollutvalget 7.februar og 23.februar 2017, ble prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Byggesaksbehandling» godkjent i møte 25.april 2017, sak 20/17. Bakgrunnen for bestillingen var at kontrollutvalget har mottatt en rekke henvendelser fra publikum. Endelig forvaltningsrapport, med rådmannens høringsuttalelse, ble oversendt fra Telemark Kommunerevisjon IKS 2.oktober Revisor ga en grundig presentasjon av forvaltningsrapporten i kontrollutvalgets møte 10.oktober 2017, sak 40/17. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget vedtar å utsette realitetsbehandlingen i saken til et ekstramøte 25.oktober 2017.» Forvaltningsrapporten handler om følgende problemstillinger: Hva mener innbyggere som har fått søknader behandlet om kommunens byggesaksbehandling? I hvilken grad har Larvik kommune tiltak for å sikre riktig behandling av byggesaker? I hvilken grad har Larvik kommune iverksatt korrupsjonsforebyggende tiltak for byggesaksbehandlingen? Forvaltningsrapporten konkluderer med følgende anbefalinger: «Vi mener kommunen bør:

13 3 46/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". - 17/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". : Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Byggesaksbehandling". delegere myndighet på tilsyn skriftlig, tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak, sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar, vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann, sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll. sikre at medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig.» Rådmannen har gitt en omfattende høringsuttalelse datert 29.september 2017, og det vises til denne. Sekretariatet viser til at rådmannen ser positivt på den forvaltningsrevisjon som er gjennomført og at den har vært nyttig og lærerik. Det påpekes enkelte faktiske feil som er rettet opp i endelig rapport, samtidig som enkelte forhold og problemstillinger kommenteres utførlig og påpekte avvik forklares. Slik sekretariatet vurderer forvaltningsrapporten, svarer den på de hovedproblemstillinger som kontrollutvalget har vedtatt i forbindelse med godkjenning av prosjektplanen. Sekretariatet mener forvaltningsrapporten avdekker forbedringsbehov på flere punkter i kommunens byggesaksbehandling, og tilrår at rapportens anbefalinger vedtas.

14 47/17 Møteplan 2018 for kontrollutvalget. - 17/ Møteplan 2018 for kontrollutvalget. : Møteplan 2018 for kontrollutvalget. Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Orrvar Dalby Saksgang Møtedato Kontrollutvalget i Larvik SAK 47/17 MØTEPLAN 2018 FOR KONTROLLUTVALGET. Tidspunktet for første møte i kontrollutvalget i nye Larvik kommune fastsettes til tirsdag 6.februar 2018 kl Vedlegg: Forslag til møteplan for Larvik kommune Saksframstilling: Det vil være naturlig at kontrollutvalget for nye Larvik kommune selv fastsetter sin møteplan. Imidlertid kan det være hensiktsmessig at dato for første møte i 2018 bestemmes nå. Med utgangspunkt i årets møteplan foreslås tirsdag 6.februar 2018 kl.18 som tidspunkt for det første møtet. 1

15 47/17 Møteplan 2018 for kontrollutvalget. - 17/ Møteplan 2018 for kontrollutvalget. : Møtekalender Januar Februar Mars April Mai Juni Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse 1. M 1. nyttårsdag 1. T 1. T 1. S 1. Påskedag Ti Første mai 1. F 1 2. Ti 2. F 2. F 2. M 2. Påskedag 2. O Kommunestyre 2. L 3. O 3. L 3. L Ti 3. T 3. S 4. T 4. S 4. S 4. O 4. F 4. M 5. F 5. M 5. M 5. T 5. L Ti 6. L 6 6. Ti Ti Råd/Planutvalg 6. F 6. S 6. O ADM/Formannskap 7. S 7. O Formannskap 7. O Komiteer 7. L 7. M 7. T 8. M 8. T 8. T 8. S Ti Planutvalg 8. F 2 9. Ti 9. F 9. F 9. M 9. O 9. L 10. O 10. L 10. L Ti 10. T Kristi himmelfartsdag 10. S 11. T 11. S 11. S 11. O 11. F 11. M 12. F 12. M 12. M 12. T 12. L Ti 13. L Ti Planutvalg Ti 13. F 13. S 13. O Kommunestyre 14. S 14. O Kommunestyre 14. O ADM/Formannskap 14. L 14. M 14. T 15. M 15. T 15. T 15. S Ti 15. F Ti 16. F 16. F 16. M 16. O 16. L 17. O 17. L 17. L Ti Råd/Planutvalg 17. T Grunnlovsdag 17. S 18. T 18. S 18. S 18. O Komiteer 18. F 18. M 19. F 19. M Vinterferie 19. M 19. T 19. L Ti Planutvalg 20. L Ti Vinterferie Ti Planutvalg 20. F 20. S 20. O 21. S 21. O Vinterferie 21. O Kommunestyre 21. L 21. M 1. Pinsedag 21. T 22. M 22. T Vinterferie 22. T 22. S Ti 22. F Ti Planutvalg 23. F Vinterferie 23. F 23. M 23. O 23. L 24. O 24. L 24. L Ti 24. T 24. S 25. T 25. S 25. S Palmesøndag 25. O Formannskap 25. F 25. M 26. F 26. M 26. M 26. T 26. L Ti 27. L T T 27. F 27. S 27. O 28. S 28. O 28. O 28. L 28. M 28. T 29. M 29. T Skjærtorsdag 29. S Ti Råd/Planutvalg 29. F T Råd 30. F Langfredag 30. M 30. O Komiteer 30. L 31. O Komiteer 31. L Påskeaften 31. T

16 47/17 Møteplan 2018 for kontrollutvalget. - 17/ Møteplan 2018 for kontrollutvalget. : Møtekalender 2018 Juli August September Oktober November Desember Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse Dat Hendelse 1. S 1. O 1. L 1. M Høstferie 1. T 1. L 2. M 2. T 2. S Ti Høstferie 2. F 2. S Ti 3. F 3. M 3. O Høstferie 3. L 3. M 4. O 4. L Ti 4. T Høstferie 4. S Ti 5. T 5. S 5. O ADM/Formannskap 5. F Høstferie 5. M 5. O 6. F 6. M 6. T 6. L Ti 6. T 7. L Ti 7. F 7. S 7. O ADM/Formannskap 7. F 8. S 8. O 8. L 8. M 8. T 8. L 9. M 9. T 9. S Ti Råd/Planutvalg 9. F 9. S Ti 10. F 10. M 10. O Komiteer 10. L 10. M 11. O 11. L Ti Planutvalg 11. T 11. S Ti Planutvalg 12. T 12. S 12. O Kommunestyre 12. F 12. M 12. O Kommunestyre 13. F 13. M 13. T 13. L Ti 13. T 14. L Ti 14. F 14. S 14. O Kommunestyre 14. F 15. S 15. O 15. L 15. M 15. T 15. L 16. M 16. T 16. S Ti 16. F 16. S Ti 17. F 17. M 17. O Formannskap 17. L 17. M 18. O 18. L Ti 18. T 18. S Ti 19. T 19. S 19. O 19. F 19. M 19. O 20. F 20. M 20. T 20. L Ti Planutvalg 20. T 21. L Ti Planutvalg 21. F 21. S 21. O Komite (strat.dok) 21. F 22. S 22. O 22. L 22. M 22. T 22. L 23. M 23. T 23. S Ti 23. F 23. S Ti 24. F 24. M 24. O Kommunestyre 24. L 24. M Julaften 25. O 25. L Ti 25. T 25. S Ti 1. juledag 26. T 26. S 26. O 26. F 26. M 26. O 2. juledag 27. F 27. M 27. T 27. L Ti 27. T 28. L Ti 28. F 28. S 28. O Formannskap (strat.dok) 28. F 29. S 29. O Råd 29. L 29. M 29. T 29. L 30. M 30. T Komiteer 30. S Ti Planutvalg 30. F 30. S Ti 31. F 31. O Komiteer 31. M Nyttårsaften 2018

17 48/17 Eventuelt. - 16/ Eventuelt. : Eventuelt. Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Orrvar Dalby Saksgang Møtedato Kontrollutvalget i Larvik SAK 48/17 EVENTUELT.. 1