Årsrapport Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet

Transkript

1 "Sekretariatet er kontrollutvalgets viktigste hjelper og støttespiller. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget skal kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte." Årsrapport 2017 Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet KSI - Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner

2 1 BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet (KSI) er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Øyer, Lillehammer og Gausdal, og Hedmark og Oppland fylkeskommuner. Sekretariatet ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene. Samarbeidet er organisert etter kommunelovens 27 og ble opprettet med virkning fra Kontrollutvalgenes sekretariat kan ikke legges til kommunenes eller fylkeskommunenes administrasjon i henhold til 20 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Den som utfører revisjon for kommunene/fylkeskommunene kan heller ikke utøve sekretariatsfunksjonen. Samarbeidet har egne vedtekter og det er inngått en samarbeidsavtale mellom deltakerne. I vedtektenes punkt 2 framgår formålet for sekretærfunksjonen: «Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget har som formål å bistå kontrollutvalgene og sørge for sekretærbistand i hht forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004 til de respektive kontrollutvalgene. Sekretærtjenesten skal til enhver tid tilfredsstille utvalgenes behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet, og at utvalgenes vedtak blir iverksatt. Fra og med har det vært to hele stillingshjemler i sekretariatet. Vedtektene for KSI, punkt 4, sier følgende om styret; «Samarbeidet ledes av et styre som oppnevnes med virkning fra Styret skal bestå av 5 medlemmer med varamedlemmer fra virksomhetenes kontrollutvalg. Styret oppnevnes av de respektive fylkesting og kommunestyrer. Styrets funksjonstid følger valgperioden.» Styret avgir årlig sin årsrapport for å beskrive aktiviteten innenfor styret i KSI sitt ansvarsområde. Årsrapporten sendes deltakerne i samarbeidet til orientering. 2 STYRET Styrets sammensetning fra høsten 2015 og inneværende valgperiode: Medlemmer Geir Byberg, leder, Hedmark fylkeskommune Bjørn Haugen Morstad, nestleder, Oppland f.kommune Eivind Falk, Lillehammer kommune Bjørnar Kruse, Gausdal kommune Odd Inge Vistad, Øyer kommune Personlige varamedlemmer Hege Jensen Harald Eivind Bakke Wenche K H Almestrand Torgunn Maurset Rigmor Aarø Spiten Sekretariatsfunksjonen for styret har blitt ivaretatt av sekretariatsleder i KSI. 2.1 SAKER BEHANDLET I STYRET I 2017 Styret har i løpet av året 2017 hatt 2 møter og har behandlet 8 saker. Arbeidet har i hovedsak bestått i å behandle vedtektsbestemte og løpende driftsrelaterte saker: Kontrollutvalgssekretariatet Innlandets årsregnskap for

3 Styrets/KSIs årsmelding for 2016 Ressursbudsjett og ressursrapportering Økonomisk rapportering i løpet av 2017 Budsjettet for 2018 for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Kontrollutvalgssekretariatet skal bidra til å løse de oppgavene som kontrollutvalgene er pålagt. Sekretariatet skriver saksframstillinger til utvalgenes møter. I tillegg skal sekretariatet ivareta utvalgenes tekniske og praktiske behov knyttet til møtene, utsendelse av sakspapirer, føring av protokoll og annet for- og etterarbeid til møtene - herunder ansvar for arkiv. For øvrig er det mer eller mindre løpende rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og vurdering av aktuelle tema for nærmere undersøkelser. Sekretariatet bruker derfor totalt mye tid på å følge med på hva som skjer i den enkelte kommune og fylkeskommune og i offentlig virksomhet generelt. Styret har også i 2017 drøftet framtidsutsikter for sekretariatet særlig med tanke på regionreformen. Dette vil fortsette i På møtet den vedtok styret følgende: Styret ser det som sannsynlig at det går mot større enheter - også for sekretærfunksjonen. Styret ser behov for kompetanseutvikling og kontinuitet. Styret vil derfor være proaktive. Vedtaket er fulgt opp gjennom samtaler/møter med respektive ordførere/rådmenn. 2.2 SEKRETARIATET De ansatte i Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet er Sekretariatsleder Øivind Nyhus Rådgiver Kari Louise Hovland Det er et godt arbeidsmiljø i sekretariatet. Rådgiver i KSI har deltatt på følgende kurs/samlinger i 2017: NKRF kontrollutvalgskonferanse 2017 den NKRFs arena for forvaltningsrevisjon den NKRFs sekretærsamling den Nettverkssamling for sekretariat i Innlandet Fagdager Indre Østlandet Kommunerevisorforening den Sekretariatsleder i KSI har deltatt på følgende kurs/samlinger i 2017: NKRF kontrollutvalgskonferanse 2017 den NKRFs sekretærsamling den Ledersamling NKRF den Nettverkssamling for sekretariat i Innlandet Fagdager Indre Østlandet Kommunerevisorforening den

4 2.2.1 Verv Rådgiver Kari Louise Hovland er medlem av NKRFs kontrollutvalgskomitè. Hun er også medlem av styret i Indre Østlandet kommunerevisorforening. Det er positiv for KSI å ha med noen i sentral rolle i utvikling av bransjen og rådgiver oppfordres derfor til å fortsette. Det forsøkes å legge til rette for dette i arbeidshverdagen Samarbeidsmøter Sekretariatet har 2 faste samarbeidsmøter i året med hver av de to revisjonsselskapene: Hedmark Revisjon IKS den og Innlandet Revisjon IKS den (møte andre halvår ble avlyst p.g.a. sekretariatsleders sykmelding) 3 NØKKELTALL FOR SEKRETARIATET I ØKONOMISK RESULTAT Årsregnskapet er avsluttet med en netto utgift til fordeling på deltakerne på kr ,- ( ,- i 2016). Netto utgift utgjør ca. 85 % av vedtatt budsjett. I henhold til vedtektenes pkt. 5 skal utgiftene fordeles med 35 % på fylkeskommunene og 30 % på kommunene (10 % på hver). Brev om innbetaling av den enkeltes andel pr ble sendt deltakerne tidlig i januar MØTER OG RESSURSFORDELING Det er avholdt tilsammen 32 møter (32 i 2016) i de fem kontrollutvalgene i samarbeidet i Det er behandlet i alt 137 registrerte saker (150 i 2016): Fordelingen: Hedmark fylkeskommune; 7 møter og 32 registrerte saker. Oppland fylkeskommune; 6 møter og 32 registrerte saker. Lillehammer kommune; 7 møter og 31 saker. Gausdal kommune; 5 møter og 20 saker. Øyer kommune; 7 møter og 22 saker. I tillegg har en rekke tema/saker og forhold blitt tatt opp og drøftet under orienteringer og eventuelt. Sekretariatets registrering av ressursbruk viser følgende fordeling mellom kontrollutvalgene i årene (% av totalt fordelte timer): Kommune/ Fylkeskommune Hedmark fylkeskommune Oppland fylkeskommune 27,7 % 26,9 % 26,8 % 27,5 % 27 % 26 % 31,1 % 30,6 % 34,8 % 30,8 % 29,4 % 28 % 24,5 % 25 % 25 % 25 % 27,6 % 26,8 % 21,8 % 25,2 % 3

5 Lillehammer kommune 18,3 % 16,5 % 15,2 % 16,5 % 16 % 20,5 % 16,3 % 12,8 % 12,6 % 17,1 % Gausdal kommune 11,6 % 14,6 % 17,5 % 16 % 17 % 16 % 12,5 % 15,6 % 9,9 % 14,7 % Øyer kommune 12,9 % 13,9 % 15,9 % 14,5 % 14 % 12 % 12,5 % 14,2 % 10,9 % 12,2 % Sekretariatet jobber med å tilpasse ressursbruken slik at den nærmer seg kostnadsfordelingen som er avtalt mellom deltakerne i sekretærordningen. Ovennevnte tall viser fordelte sekretærtjenester mellom utvalgene. en på fellesoppgaver framkommer ikke i tabellen. På grunn av sykmelding i 2017 er det en stor budsjettoverskridelse på intern tid. Lillehammer, den 16. februar 2018 for styret Bjørn Haugen Morstad (sign). (nestleder) 4