FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 03/16 Dato: kl Sted: Rådhuset, Grønne salong FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Magne Abrahamsen, møtte for Stølen Richard Ivar Buch, medlem Martin Reinertsen, medlem Randi Eik, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Just Quale, Vidar Torsøe, Anita Ore Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka. Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Elisabeth Stølen, nestleder Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Teknisk sektor ved kommunalsjef. 1. Generell presentasjon av sektoren. 2. Oppfølging av vedtak i byggesaker (dispensasjoner). Rutiner og systemer for å sørge for at tiltakene blir gjennomført i tråd med gitte tillatelser/vilkår. SAK 09/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 10/16 FINANSFORVALTNINGEN REVISORUTTALELSE SAK 11/16 SAMMENSLÅING AV REVISJONSENHETER UTTALELSE Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte for kontrollutvalgsledere Ref. 08/16 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 10/16 Farsund Høyre forespørsel til kontrollutvalget vedrørende motorsportanlegg Ref. 11/16 Farsund Høyre forespørsel til kontrollutvalget vedrørende Flipside Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 ORIENTERINGER v/ rådmannen: Teknisk sektor. Kommunalsjef og rådmann presenterte teknisk sektor med vekt på organisering, arbeidsoppgaver, bemanning, økonomi, aktuelle saker, utfordringer I tillegg orienterte administrasjonen om sektorens oppfølging av vedtak i byggesaker/rutiner og systemer for å sørge for at tiltakene blir gjennomført i tråd med gitte tillatelser/vilkår. Kontrollutvalget takket for en god orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen komme med en ny redegjørelse til kontrollutvalget i neste møte om de konklusjoner som trekkes etter vurdering av den interkommunale tilsynsordningen for byggesaker. SAK 09/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 10/16 FINANSFORVALTNINGEN 2015 REVISORUTTALELSE Rådmannen kommenterte de påpekte forhold, samt gjennomførte endringer i rutine for signering av dokumenter. Spørsmål om saksbehandling ved rullering av sertifikatlån følges opp videre. 2

3 Kontrollutvalget ber rådmannen kommentere de påpekte forhold som ligger til grunn for revisors forbehold i attestasjonsuttalelsen datert For øvrig tas attestasjonsuttalelsen om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Farsund kommune i Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisor har i sin uttalelse tatt forbehold på følgende punkter som er nærmere beskrevet i revisors attestasjonsuttalelse: - Manglende signering ved valg av långiver ved opptak av nytt lån på 86 mill. kr. / anbefaling om å se på rutiner og praksis knyttet til signatur og dokumentasjon av beslutninger og inngåtte avtaler. - I forbindelse med fornyelser av sertifikatlån foretar rådmannen er vurdering, men uten at denne blir dokumentert skriftlig / anbefaling om at rutiner for saksutredning i forbindelse med beslutninger om finansielle avtaler vurderes. - Rapportering fra finansforvaltningen til kommunestyret gjennom året har variert mht. detaljeringsnivået, for eksempel når det gjelder egne rentebetingelser for låneporteføljen og markedsverdien på rentebytteavtaler. Revisors konklusjon: Med unntak av forholdene kommentert ovenfor (jf. attestasjonsuttalelsen), har rådmannen i det alt vesentlige etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutine. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. 3

4 Vurderinger: I og med at revisor har tatt forbehold vedrørende noen forhold, kan det være fornuftig å be rådmannen kommentere de påpekte forhold skriftlig. For øvrig anbefaler jeg kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen kommentere de påpekte forhold som ligger til grunn for revisors forbehold i attestasjonsuttalelsen datert For øvrig tas attestasjonsuttalelsen om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. SAK 11/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST- AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS STADFESTELSE AV UTTALELSE Kontrollutvalget stadfester følgende uttalelse vedrørende forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret datert Utskrift av kommunestyrets behandling av sak 16/44, den Saksopplysninger Kontrollutvalget har som kjent avgitt uttalelse til kommunestyret i denne saken den Det enkelte medlem gav tilbakemelding på forslag til uttalelse etter utsendelse av sak/dokumenter pr. e-post. Kontrollutvalgets vedtak skal fattes i møte, og som tidligere signalisert må derfor kontrollutvalget stadfeste vedtaket/uttalelsen. 4

5 Kontrollutvalget stadfester følgende uttalelse vedrørende forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Møteplan høsten Sekretær setter opp et forslag som sendes ut på e-post til medlemmene for godkjenning. Utvalget ønsker at kontrollutvalgets møteplan settes opp på politisk møtekalender for de øvrige utvalgene. EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte for kontrollutvalgsledere Ref. 08/16 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 10/16 Farsund Høyre forespørsel til kontrollutvalget vedrørende motorsportanlegg Ref. 11/16 Farsund Høyre forespørsel til kontrollutvalget vedrørende Flipside Referatene 7, 8 og 9 ble tatt til orientering. Vedr. ref. 10 og 11: Det sjekkes med arkivet hvordan sakene er registrert og håndtert. Ref. 10/16: Rådmannen kommenterte saken. Henvendelsen sendes tilbake til Farsund Høyre. Saken bør i første omgang tas opp med administrasjonen. Ref. 11/16: Rådmannen kommenterte saken. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å ta opp saken. Farsund Høyre underrettes om dette. 5