Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 09/15 Deltakelse på FKT sin fagkonferanse og årsmøte 2015.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Nye Formannskapssal, Eide rådhus Sak nr: 01/15 09/15 Møteleder: Ola Krogstad, leder (Ap) Møtende medlemmer: Eli Sildnes, nestleder (H) Eva Cecilie Steigre (Sp) Willy Farstad (H) Forfall: Kåre Vevang (Ap) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Kathleen Wiik Silseth (H) (under sak 01/15 06/15) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: June B. Fostervoll, regnskapsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Ole Bjørn Moen, rådmann Ove Silseth, ordfører Henny Marit Turøy, fagsjef oppvekst, (under sak 04/15) John Olav Gautvik, teknisk sjef (under sak 07/15) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 09/15 Deltakelse på FKT sin fagkonferanse og årsmøte TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25. NOVEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 PS 04/15 PS 05/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RESSURSER TIL BARN MED SPESIELLE BEHOV I SKOLE OG BARNEHAGE I EIDE KOMMUNE» EIDE KIRKELIGE FELLESRÅD ETTERLEVELSE AV REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Side 1 av 7

2 PS 06/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 07/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 08/15 PS 09/15 OPPFØLGINGSLISTE DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25. NOVEMBER 2014 Protokollen fra møte 25. november 2014 godkjennes. Leder orienterte. PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/15 RS 02/15 RS 03/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa Orienteringssaker: Leder og sekretær orienterte om status i arbeidet med sammenslåing av revisjonsenhetene. OS 01/15 Budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn orientering fra rådmann om kommunestyrets budsjettbehandling og vedtak Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte. Kontroll og revisjon er registrert i kommunens regnskap som en egen enhet. Kontrollutvalgets forslag til budsjett Side 2 av 7

3 for kontroll og tilsyn for 2015 ble ikke behandlet som egen sak, men behandlet som en del av kommunens totale budsjett for OS 02/15 OS 03/15 OS 04/15 OS 05/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert , vedlagt Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R Endringer i kommuneloven og offentleglova, brev fra Kommunal- og moderniseringsdep., datert Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte artikkel fra nkrf.no, publisert Årsrapport og regnskap for 2014 Skatteoppkreveren i Eide kommune OS 06/15 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Eide kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert OS 07/15 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Beregning av selvkost på områdene avløp, slamtømming, renovasjon og feiing i Eide kommune» - k-sak 15/5 Ordfører Ove Silseth refererte fra kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten i møte OS 08/15 Eide kommune foreløpig regnskapsresultat for 2014 muntlig orientering v/ rådmann Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte kontrollutvalget om det foreløpige regnskapsresultatet for Resultatet viser et mindreforbruk på 5,1 mill. kroner. Dette skyldes bl.a. et positivt premieavvik på pensjonskostnadene og økt avkastning på børs i forhold til budsjett. Rådmann tar forbehold om resultatet da regnskapet på nåværende tidspunkt ikke er revidert. OS 09/15 Referat fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 2015 Deltakerne ga et kort referat fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. og 5. februar Konferansen i år var den 11. i rekken med mange interessante tema som samlet mellom deltakere fra hele landet. Fra kontrollutvalget i Eide deltok Eli Sildnes og Kathleen Wiik Silseth. PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Side 3 av 7

4 Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RESSURSER TIL BARN MED SPESIELLE BEHOV I SKOLE OG BARNEHAGE I EIDE KOMMUNE» Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune», datert 19. desember 2014, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Fagsjef oppvekst Henny Marit Turøy, supplert av rådmann Ole Bjørn Moen, redegjorde for de endringer som kommunen har gjort og de tiltak som de vil iverksette på bakgrunn av revisjonens anbefalinger. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland ga en kort orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten og redegjorde for de områdene som revisjonen anbefaler at kontrollutvalget bør holde seg orientert om framover. PS 05/15 EIDE KIRKELIGE FELLESRÅD ETTERLEVELSE AV REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kontrollutvalget tar revisjonens vurderinger av anbudsprosessen og kirkevergen i Eide kommune sin redegjørelse knyttet til nytt tilbygg til Eide kirke, til etterretning. Kontrollutvalget finner at Kirkelig fellesråd i Eide sin handtering av denne saken er i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Regnskapsrevisor June B. Fostervoll orienterte om de undersøkelser som var gjort og revisjonens konklusjon i saken. Side 4 av 7

5 PS 06/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 til orientering. Regnskapsrevisor June B. Fostervoll redegjorde for revisors merknader i rapporten under avsnittet Regnskapsrevisjon. PS 07/15 MØTEPLAN FOR 2015 Følgende møteplan for 2015 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling /15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Møteplan for /15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Eide kommune Revisjonsberetning /15 Økonomirapport 1. tertial 2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? Revidering av reglement for kontrollutvalget /15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden /15 Økonomirapport 2. tertial 2015 Opplæring av nye utvalgsmedlemmer Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Oppfølging av tidl. forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær redegjorde for møteplanen. Side 5 av 7

6 Tidspunkt for møte nr. 3/15 faller sammen med et politisk møte i Eide kommune. For å unngå møtekollisjon ble det enighet om at møtet den 22. juni 2015 ( møte 3/15) skal starte kl Representanten Kathleen Wiik Silseth ba om permisjon og forlot møtet etter behandling av sak 07/15. PS 08/15 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Behandling av tiltaksplan for avløpsplan for Eide sentrum oppfølging av Handlingsplan kloakk Tiltaksplanen er vedtatt av Eide kommunestyre i sak 09/14. Kontrollutvalget har blitt orientert om de tiltak som var påbegynt men ikke sluttført. Saken settes under observasjon og kontrollutvalget vil be om en årlig statusrapport. Kontrollutvalget fikk en ny statusrapport i møte Saken settes fortsatt under observasjon og utvalget ønsker en ny statusrapport høsten Saken ble oppført på oppfølgingslisten for Saken videreføres fra tidligere års oppfølgingslister til listen for :Teknisk sjef John Olav Gautvik orienterte om status i arbeidet med Tiltaksplan for avløpsplan og delte ut en oppdatert statusrapport. Kontrollutvalget anser nå saken som avsluttet. Energi og klimaplan i Eide kommune Eide kommunestyre vedtok i møte , sak 10/11 Energi og klimaplan for Eide kommune. Planen ble vedtatt som egen temaplan som skulle tas inn som kommunedelplan ved rullering av kommuneplan eller energi- og klimaplan. Kontrollutvalget har blitt skriftlig og muntlig orientert. Kontrollutvalget ønsker en årlig statusrapport om Energi- og klimaplanen i Eide kommune. Kontrollutvalget fikk en ny statusrapport i møte Saken settes fortsatt under observasjon og utvalget ønsker en ny statusrapport høsten Saken ble oppført på oppfølgingslisten for Saken videreføres fra tidligere års oppfølgingslister til listen for Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune» - ny sak Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 13/13. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte i k-sak 13/38. Oppfølging av rapporten var ventet skulle skje i løpet av høsten : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten behandlet i dagens møte. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering til høsten 2015 vedr. punktet om «forsvarlig saksbehandlingstid». Videre ønsker utvalget en orientering i 1. halvår 2016 om de øvrige tiltak kommunen planlegger å iverksette. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Beregning av selvkost på områdene avløp, slamtømming, renovasjon og feiing i Eide kommune» - ny sak Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 30/14. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte i k-sak 15/5. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten Saken føres opp på oppfølgingslisten. Side 6 av 7

7 : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten utsettes til 1. halvår 2016 for å se resultatet av den nylig igangsatte registrering av faktisk tidsbruk for ansatte som arbeider på selvkostområdet, jf. revisjonens anbefaling nr. 3. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Teknisk sjef John Olav Gautvik kom i møtet og redegjorde for status i arbeidet med avløpsplan. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 09/15 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 Eva Cecilie Steigre deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferansen og årsmøte på Gardermoen 3. og 4. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen interessant. Kontrollutvalget i Eide er medlemmer av FKT. Sekretæren delte ut invitasjon til fagkonferansen i møtet. Det var enighet om at Eva C. Steigre deltar på fagkonferansen som representant fra kontrollutvalget i Eide. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra utvalgets medlemmer (4 voterende). Ola Krogstad Eli Sildnes Eva Cecilie Steigre leder nestleder Willy Farstad Kathleen Wiik Silseth Åse Solveig Eriksen rådgiver Side 7 av 7