Bjørn Stensjø, ass. rådmann (under sak 29/10 33/10 og 36/10) Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 34/10 36/10)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/10 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Kommunestyresalen, Nesset kommunehus Sak nr: 29/10 36/10 Møteleder: Mellvin Steinsvoll, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset (Frp) Reidun Morewood (Sp) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Leder ønsket velkommen og ledet møtet. Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Bjørn Stensjø, ass. rådmann (under sak 29/10 33/10 og 36/10) Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 34/10 36/10) Det ble meldt inn en ekstra referatsak til dagens møte, sak RS 10/10. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20. SEPTEMBER 2010 PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR PS 32/10 PS 33/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SAKSBEHANDLINGSRUTINER I NESSET KOMMUNE PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL PS 34/10 GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PS 35/10 PS 36/10 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6

2 PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 16. JUNI 2010 Protokollen fra møte 20. september 2010 godkjennes. Leder orienterte. PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 09/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenester i Nesset kommune saksprotokoll Nesset kommunestyre , sak 85/10 RS 10/10 Referat fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene møteprotokoll (lagt fram i møtet) Leder orienterte og refererte fra møtet i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i Molde. Orienteringssaker: OS 21/10 OS 22/10 OS 23/10 OS 24/10 Etiske retningslinjer for Nesset kommune Nesset kommunestyre , sak 89/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatet av arbeidet sitt einfo 10/25 fra NKRF Eierskapskontroll i Nesset kommune utarbeidelse av eierskapsmelding Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune arbeidet med rullering av kriseplan Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til Side 2 av 6

3 PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR Kontrollutvalget tar økonomirapport pr , sammen med ass. rådmanns muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. Kontrollutvalget vil påpeke at budsjettoppfølgingen i enkelte enheter bør bli bedre. Leder orienterte og viste til innholdet i tertialrapporten pr Ass. rådmann Bjørn Stensjø redegjorde for den økonomiske situasjonen og årsak til avvik i enkelte enheter og svarte på spørsmål fra utvalget. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til revisors skriftlige uttalelse til økonomirapporten som var vedlagt saken. Leder bemerket økningen i sykefraværet ved enkelte enheter. Kontrollutvalget mener at det er grunnlag for administrasjonen å ta fatt i dette for å finne årsaken til økningen da denne er urovekkende. Leder takket for orienteringen. Det ble foreslått en tilføyelse i vedtaket i forhold til sekretærens innstilling. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar økonomirapport pr , sammen med rådmannens muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. PS 32/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SAKSBEHANDLINGSRUTINER I NESSET KOMMUNE Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune, datert , herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Kontrollutvalget ser alvorlig på at revisjonen i sin oppfølging har avdekket fortsatt svikt i rutinene for saksbehandlingstid og svarfrister. Leder orienterte og henviste til enkelte punkt i revisjonens oppfølgingsrapport hvor det var avdekket fortsatt store mangler i kommunens saksbehandlingsrutiner. Side 3 av 6

4 Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om innholdet i rapporten. Ass. rådmann Bjørn Stensjø svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer og redegjorde for de endringer i enkelte av kommunens saksbehandlingsrutiner som er iverksatt. Leder takket for orienteringen. PS 33/10 PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen om den avsluttende prosessen omkring salg av Hammervollstua m/tilstøtende areal til orientering. Leder redegjorde for bakgrunnen for at denne saken nok en gang legges fram til behandling i kontrollutvalget. Leder etterlyste oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte 3. mars 2009, sak 4/09, pkt. 2 og viste til at Lars Sandnes ikke var blitt underrettet om sakens utvikling / avslutning. Ass. rådmann redegjorde for kommunens videre behandling i denne saken etter mars Nesset kommune anser saken som avsluttet. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen redegjorde for salgsoppgjøret. Kontrollutvalget ber om at sekretæren sender et brev til administrasjonen i kommunen og henviser til vedtak i sak 4/09. PS 34/10 GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget tar gjennomgang av plan for forvaltningsrevisjon for perioden til orientering. Leder orienterte om den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Det er til nå gjennomført 3 forvaltningsrevisjonsprosjekt som var vedtatt i planen. Kontrollutvalget i Nesset ønsker å prioritere ytterligere 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt i Det gjelder Selvkostområdene Vann, avløp og renovasjon, samt Byggesaksbehandling i Side 4 av 6

5 Nesset kommune. Sistnevnte område er en tilføyelse til listen over aktuelle forvaltningsrevisjonprosjekt. PS 35 /10 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE Mellvin Steinsvoll, Lars Myrset og Reidun Morewood deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar Leder orienterte og påpekte viktigheten av den skolering av kontrollutvalgsmedlemmer som skjer på slike konferanser. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling. deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar PS 36 /10 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Eierskapskontroll i Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. Side 5 av 6

6 Mellvin Arvid Steinsvoll Lars Myrset Reidun Morewood leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6