ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 02/16 Dato: kl Sted: Rådhuset, Skoræ ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Thomas Repstad, medlem Toralf Tveit, møtte for Skeibrok Forfall: Alexander Skeibrok, nestleiar Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Agder Sekretariat: Willy Gill Kommunerevisjonen Vest: Lene Rugland Administrasjonen: Kjell Gunnar Olsen, Ellen Ubostad Haaland, Astrid Marie Engeli, Dagny Robstad; Odd Helge Listøl Det var ingen merknader til innkalling og saksliste- SAKSLISTE ORIENTERINGER: Beredskap oppfølging etter tilsyn Presentasjon av årsregnskap og årsmelding SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 05/16 KONTROLLUTVALETS ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 06/16 ÅRSREKNESKAP 2015 ÅSERAL KOMMUNE SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 08/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av møte i mai/juni, samt orienteringer på høstens møter. EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak i representantskapet vedr. ny revisjonsenhet Ref. 06/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapets møte UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 ORIENTERINGER Presentasjon av årsregnskap og årsmelding. Økonomisjef presenterte årsregnskapet. Administrasjonen v/rådmannen og kommunalsjefene presenterte deler av årsmeldingen. Beredskap oppfølging etter tilsyn. Beredskapskoordinator orienterte om oppfølging av avvik etter tilsynet. SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 3. Kontrolutvalget ønsker at årsmeldingen gjøres lett tilgjengelig for publikum. Vedlegg: Forslag til årsmelding for

3 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 06/16 ÅRSREGNSKAP ÅSERAL KOMMUNE Administrasjonen presenterte hovedtrekkene i årsregnskap og årsmelding. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning datert 21. mars 2016 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2015 Årsmelding 2015 Revisjonsberetning, datert Revisjonsnotat datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet for 2015 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr

4 Årsregnskap med noter ble levert på fristen 15 februar, mens årsberetningen ble levert 9. mars, det vil si i god tid før fristen 31. mars. Revisor opplyser at det gjennom hele året har vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer. Videre opplyses det at økonomikontoret har lagt ned et stort arbeid i dokumentasjonen av vesentlige poster i årsregnskapet. Denne dokumentasjonen vurderes som god, noe som gjør at revisjonen kan gjennomføres effektivt. Det er avgitt standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisor har heller ikke funnet vesentlige forhold som gjør det nødvendig å sende nummerert brev i henhold til forskrift om revisjon i kommuner. Vurderinger: Det er fremlagt et godt dokumentert regnskap uten merknader fra revisor. Kontrollutvalget anbefales derfor å avgi en standard uttalelse til årsregnskapet. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning datert 21. mars 2016 og revisjonsnotat datert 21. mars 2016 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsnotat, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Åseral kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Åseral Industrier AS - Lindesnesregionens Medisinske Senter - DDV Drift - DDV Strategi 4

5 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige valgperiode ble det gjennomført følgende selskapskontroller: Bortelid Alpinsenter AS (2013) Brannvesenet Sør IKS (2012). Hægebostad og Åseral renovasjonsselskap IKS (2011) Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet 5

6 I forslag til plan for selskapskontroll peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: Lindesnesregionens Medisinske Senter DDV Drift DDV Strategi Åseral Industrier AS Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Åseral kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske Senter - DDV Drift - DDV Strategi - Åseral Industrier AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 08/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 6

7 Vedlegg: 1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte Saksopplysninger Representantskapet i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS ga i møte den styret i selskapet mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet var å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereformarbeid hadde også betydning for veien videre. De interkommunale revisjonsselskapene i Aust-Agder, Vest-Agder og Rogaland ble invitert til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Rapport fra utredningsarbeidet følger vedlagt. Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har enstemmig anbefalt at selskapet blir slått sammen med Rogaland Revisjon IKS gjennom opprettelse av en ny revisjonsenhet, Sør- vest revisjon SA. Rapporten viser til en rekke fordeler ved å etablere en større revisjonsenhet. Det kan her nevnes: o Økt kompetanse og spesialisering o Økt fleksibilitet og kapasitet o Redusert sårbarhet o Bedre rekrutteringsmulighet o Styrket konkurransekraft o Økt mulighet til å revidere flere av kommunenes selskap Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor For øvrig vises det til vedlagte rapport med forslag til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse i nytt selskap. Drøfting av kontrollutvalgets plikter ved innlemmelse i nytt selskap: Kapittel 12 i kommuneloven gir kontrollutvalget en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets/bystyrets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Etter innstilling fra kontrollutvalget er det kommunestyret selv som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha, og hvem som skal velges som kommunens revisor. Kommuneloven gir ikke kommunestyret anledning til å delegere til andre å fatte vedtak i disse sakene. 7

8 Det har vært usikkerhet omkring forståelsen av kommunelovens 78 nr. 3 (endring av revisjonsordning) og nr. 4 (valg av revisor) når det gjelder det aktuelle forholdet hvor saken gjelder sammenslåing av interkommunale revisjonsselskaper. På grunn av usikkerheten er spørsmålet forelagt Norges Kommunerevisorforening (NKRF), som har gitt oss en uttalelse i saken. I sin uttalelse når det gjelder 78 nr. 3 heter det bl.a. følgende: Slik vi ser det, er overgang fra f.eks. en form for interkommunal revisjon til en annen form for interkommunal revisjon eller endring av medlemssammensetningen ikke å betrakte som skifte av revisjonsordning. I uttalelsen fremgår det videre (ang. 78 nr. 4) at: Det finnes her en praksis som går ut på at dersom en av enhetene opprettholdes og de andre enhetene går inn i denne, vil dette ikke innebære valg av revisor for kommunene i den første enheten, men det vil det for kommunene i den andre. I alle tilfelle vil det måtte inngås ny selskapsavtale, men dette kan skje uten medvirkning fra kontrollutvalgene, og innstilling er ikke aktuelt. Hva angår det forhold at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med et annet interkommunalt revisjonsselskap, synes det klart at dette ikke er å betrakte som skifte av revisjonsordning, og krever ikke innstilling fra kontrollutvalget. Når det gjelder om den aktuelle omorganiseringen innebærer valg av revisor, jfr. 78 nr. 4 i kommuneloven, er vi tvilende til om den praksis som ifølge NKRF finnes fra tidligere, er den riktige forståelsen av lov og forskrift. I Ot.prp. nr. 70 ( ) står det: «Nr. 4 første setning fastslår at det er kommunestyret som skal velge revisor. Dersom kommunestyret har gjort en prinsippbeslutning, jfr. nr. 3, om at det skal gjennomføres konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, må kontrollutvalget bringe resultatet inn for kommunestyret for valg av revisor. Annen setning her fastslår at det er kontrollutvalget som skal utarbeide saksframlegget om valg av revisor.» Vi kan vanskelig se at det skal foretas et valg av revisor når to interkommunale selskaper slår seg sammen. Hvilket valg av revisor skal kontrollutvalget innstille på? Revisor er jo valgt gjennom den ordningen som allerede eksisterer, og denne ordningen videreføres gjennom den selskapsrettslige omorganiseringen som nå foreslås og som skal vedtas av kommunestyret/bystyret. Etter vår vurdering er det i denne saken mer en omorganisering av samarbeid om revisjon, og ikke noen endring av revisjonsordning eller valg av revisor. Vurdering: Kontrollutvalget finner ikke at kontrollutvalget skal innstille til kommunestyret iht. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Kontrollutvalget vil allikevel gi en uttale som følger saken i den videre behandlingen i kommunestyret/bystyret, fordi kontrollutvalget har en særskilt rolle i forhold til revisjon av kommunens virksomhet, jf. Kommuneloven 77 nr. 4 og 5: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende 8

9 bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Kontrollutvalget vil mene at ut fra det som fremkommer i rapporten og foreslåtte vedtekter, vil kommunen fortsatt ha en forsvarlig revisjonsordning, og ser flere fordeler ved at et større selskap gir økt kompetanse, større fleksibilitet og kapasitet. Dette vil styrke det totale kontroll- og tilsynsarbeidet som er pålagt kontrollutvalg og kommunestyre/bystyre. Det legges opp til at det etableres kontorsteder i det nye selskapet som sikrer minst mulig dødtid i reiser samtidig som de er lett tilgjengelig for kundene. Forslag til vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av møte i mai/juni. Sekretær undersøker hvilke datoer som er aktuelle i slutten av mai/begynnelsen av juni. Møteplan for høsten fastsettes på dette møtet. Høsten 2016: Tema Oppvekst og levekår, generelt og særskilte tema som flyktninger/integrering m.m. EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak i representantskapet vedr. ny revisjonsenhet Ref. 06/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapets møte Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 9