S T Y R E S A K # 03/16 STYREMØTET DEN BUDSJETT FOR PROGRAM FOR KUNSTNERISK UTVIKLINGSARBEID

Transkript

1 S T Y R E S A K # 03/16 Vedrørende: STYREMØTET DEN BUDSJETT FOR PROGRAM FOR KUNSTNERISK UTVIKLINGSARBEID Forslag til vedtak: Styret tar budsjettet for 2016 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Arbeidsbudsjett for program for kunstnerisk utviklingsarbeid Regnskap 2015 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid Tidligere dokumenter: Bergen, den

2 Saksfremlegg Budsjett 2016 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid Programstyret for Program for kunstnerisk utviklingsarbeid behandlet arbeidsbudsjett for 2016 på sitt styremøte Programstyret gjorde følgende vedtak knyttet til budsjettet for 2016: Programstyret vedtar et arbeidsbudsjett for 2016 på i alt 39,5mill NOK, i samsvar med tildelingen i Statsbudsjettet og med fordeling på programområdene slik det går fram av vedlegg. Programstyret fastsetter fordelingsrammen for Prosjektprogrammet til om lag 11 mill NOK for Vedlagt følger styrenotat til programstyret. Til orientering følger også vedlagt regnskap for program for kunstnerisk utviklingsarbeid pr Forslag til vedtak: Styret tar budsjettet for 2016 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid til orientering. Bergen, Cecilie Ohm høgskoledirektør 2 vedlegg 1

3 Sak nr 099/ 15 Programstyremøte Arbeidsbudsjett 2016 Innledning Regjeringen la fram forslag til statsbudsjett for Totalbevilgningen til Programstyret er i 2016 på 39,0 mill NOK. Budsjettet er justert for lønns- og prisvekst på NOK eller 2,36%. Dette betyr en videreføring av programmet på dagens nivå og innebærer kun en justering for prisøkning. Denne reelle kostnadsveksten er høyere, men Regjeringen innførte i 2015 en reform for å avbyråkratisere og effektivisere, med et årlig kutt på 0,5 prosent av alle driftsutgifter som bevilges over statsbudsjettet. Programstyret må legge opp et nøkternt budsjett som ikke gir bindinger vi ikke kan innfri på lang sikt. Tildelingsbrev fra KD kommer normalt i desember etter Stortingets behandling av budsjettet. Ubrukte bevilgninger fra tidligere år vil bli redegjort for i sak om regnskap for 2015 og tas opp i februar. Disse vil inngå i avsetninger eller foreslås disponert til styrking av særskilte områder eller budsjettposter. Dette tas i så fall opp i egen sak. I møtet i februar vil styret også fordele midler i prosjektprogrammet. Programstyret vedtok ved opptaket i 2015 å bruke av oppsparte midler i Stipendiatprogrammet for å ta opp en ekstra stipendiat. Den siste stipendiaten trakk seg imidlertid. Det innebærer at det også i 2016 er rom for å ta opp en ekstra stipendiat, slik at opptaket i 2016 kan økes fra 8 til 9 stipendiater. Dette er bakt inn i budsjettet og finansieres fra avsetninger i programmets balanseregnskap. For Prosjektprogrammet er det utarbeidet et likviditetsbudsjett som gir rom for å opprettholde et bevilgningsnivå på 11 mill NOK i 2016 og 2017, før rammen må settes ned om programmet ikke tilføres økte bevilgninger. De to programmene har tidligere bidratt til felles administrasjon og drift ut fra budsjettramme. Etter innføring av nye retningslinjer er det klart at institusjonene utfører en større del av arbeidet knyttet til Stipendiatprogrammet. Det er derfor i arbeidsbudsjettet lagt opp til at Prosjektprogrammet bærer en større del av felleskostnadene og fordelingsnøkkelen mellom de to programmene er endret noe. De nye retningslinjene for Stipendiatprogrammet medfører at Programstyret i større grad forholder seg til institusjonene og i mindre grad til den enkelte stipendiat. Institusjonene skal ha et klarere ansvar for oppfølgning av stipendiatene. Dette er fulgt opp i budsjettsammenheng ved at institusjonene overtar en større del av budsjettet og regnskapsføringen. Fra 2015 ble det beregnet nye satser for stipendiatstillinger ved institusjonene. Disse satsene er i budsjettet for 2016 justert for prisstigning med samme komponent som PKUs budsjett fra KD. Arbeidsbudsjettet for 2016 er bygd opp som tidligere år og gruppert i tre hovedområder: Prosjektprogrammet Stipendiatprogrammet Overordnet programnivå Program for kunstnerisk utviklingsarbeid c/o Kunst- og designhøgskolen I Bergen, Strømgaten 1, 5015 Bergen Telefon Telefaks

4 Virksomhet knyttet spesifikt til ett av de Prosjektprogrammet og Stipendiatprogrammet er budsjettert på de respektive delbudsjettene, mens det som må forståes som felleskostnader for hele programdriften er lagt inn på Overordnet programnivå. Det vises til vedlegg som viser budsjettet brutt ned på detaljnivå knyttet til de tre områdene. Artistic Research Forum (ARF høst) er å se på som et fellesarrangement og er samlet i en post, under Programstyret, i stedet for å være fordelt på ulike poster under de to programmene. Programstyrets arbeid med søknadsbehandling er lagt til drift av de respektive program. Prosjektprogrammet Prosjektprogrammets budsjettramme er justert for lønns- og prisstigning og utgjør 10,5 mill NOK. Prosjektprogrammet belastes med 38% av felleskostnadene på overordnet nivå og er i 2016 beregnet til 1,7 mill NOK. Videre er det satt av midler til drift av programmet med 0,5 mill NOK. Til fordeling til prosjekter gjenstår da 8,3 mill NOK. Fordelingen blir behandlet i styremøte i februar Det anbefales allerede nå at styret tar stilling til bruk av likvide midler i balansen til å øke fordelingsrammen for Det legges opp til å videreføre likviditetsbudsjettet fra tidligere år slik at tildelingene fra programmet får en maksimal ramme til fordeling på 11 mill NOK i Drift av programmet omfatter avsetningene til sakkyndig vurdering av søknader, styrets behandling av søknader og annen drift av programmet. Det er foreslått en avsetning på NOK til utvikling av funksjonalitet i Research Catalogue. Dette skal bidra til at PKU på sikt kan bruke RC som søknadssystem til Prosjektprogrammet. Avsetningen er redusert med NOK fra 2015, men det er ubrukte midler i regnskapet for 2015 knyttet til RC som kan videreføres til samme formål i Tallet er usikkert og Programstyret vil måtte ta endelig stilling til utviklingen av slik funksjonalitet i RC når dette er nærmere utredet og kostnadsberegnet av RCs styringsgruppe. Stipendiatprogrammet Kostnader knyttet til opptaksintervju er falt bort, men Programstyrets kostnader knyttet til vurdering av søknader til opptak er budsjettert med egen post under Stipendiatprogrammet. Beløpet er på samme nivå som i Det er satt av en post til å støtte utredningsarbeid i regi av NRKU. Dette kan være aktuelt i forbindelse med videre oppfølgning av Ph.D. utredningen. Programstyret er ansvarlig for drift av seminarene og har kostnadene knyttet til seminarledere og andre innledere. Kostnadene knyttet til seminarer og samlinger er holdt på samme nivå som i Det er satt av en post til å dekke deltakelse i og kostnader knyttet til å være vertskap for SAAR 16, den nordiske sommerskolen som vi skal arrangere i Tromsø i august. Kostnadene vil i 2016 være mer enn et normalår, da PKU er vertskap i år. Det er derfor foreslått at denne merkostnaden dekkes inn ved bruk av oppsparte midler. Stipendiatsatsen fra 2015 justeres for prisstigning, 2,36%. Satsen er et tilskudd til å dekke lønn for stipendiat, lønn til veileder, stipendiatene og veiledernes deltakelse i seminar og samlinger. Satsen er differensiert i henhold til stipendiatens studieløp og institusjonens beliggenhet, slik at satsen for Oslo er lavere enn landet for øvrig. Arbeidsbudsjettet 2016 s. 2 av 6 sider

5 Det er 8 stillinger som frigjøres fra oktober. Det er i arbeidsbudsjettet foreslått at årets opptak økes med 1 stipendiat, finansiert fra tidligere års oppsparte midler. Dette medfører at opptaket i 2016 kan settes til 9 stipendiater. Det er satt av midler for dette med virkning fra oktober. Midlene fordeles til institusjonene når Programstyrets opptak er klart. Den totale kostnaden knyttet til dette ekstra opptaket vil over tre år utgjøre 2,6 mill NOK og dekkes i sin helhet fra oppsparte midler. Kostnaden i 2016 er beregnet til NOK, da stillingen bare vil være i bruk de tre siste månedene. Stipendiatmidler som overføres til institusjonene utgjør 22,8 mill NOK for 27 stillinger. Disse fordeles mellom institusjonene i samsvar med antallet stipendiater. Det er lagt inn en ekstra stipendiat fra og med En større del av opptaksarbeidet foregår ved institusjonene. I arbeidsbudsjettet er det lagt inn et beløp på NOK til fordeling mellom institusjonene som et tilskudd til kostnader knyttet til sakkyndig vurdering av søkere. Beløpet er prisnivåjustert og fordelingsnøkkel er den samme som i Det er satt av midler til nye tilsagn om produksjonstilskudd. Avsetningen i 2015 er på 2,0 mill NOK. Dette viser seg å være noe høyt og det er derfor foreslått en avsetning på 1,7 mill i Samlet overføring til institusjonene vil etter dette være 24,5 mill NOK. Institusjonene vil måtte bære kostnadene for PKU-finansierte stipendiater som ikke har fullført innenfor rammen av de tre år PKU finansieringen gjelder. Overordnet programnivå programstyret og administrasjon Under denne delen av budsjettet samles de kostnadene som knytter seg til driften av det overordnede programnivået, så som programstyrets møter, reiser, lønn til sekretariatet, programmets bidrag til KHiB (operatørkompensasjonen) mm. Det fremstår ikke som hensiktsmessig at disse utgiftene fordeles direkte ut på de to delprogrammene, men at det er fastsatt en nøkkel for bidragene fra delprogrammene til fellesutgiftene på henholdsvis 38% fra Prosjektprogrammet og 62% fra Stipendiatprogrammet. Programstyrets budsjett for overordna nivå for 2016 er i samme størrelse som i 2015 og beregnet til 4,5 mill NOK. Dette gir en belastning for Prosjektprogrammet på 1,7 mill NOK og for Stipendiatprogrammet 2,8 mill NOK. Kostnadene knyttet til fellesnivået ligger samlet om lag på samme nivå som tidligere år, men det er gjort en styrking knyttet til programstyrets deltakelse i seminar og reiser. Dette er nødvendig for å ivareta en rolle som en aktiv og synlig aktør internasjonalt gjennom deltakelse i konferanser og arbeidsgrupper. Lønnskostnader for administrasjonen og bidrag til KHiB er i samsvar med avtaler mellom PKU og KHiB. Programstyret har kostnader knyttet til medlemskapet i internasjonale organisasjoner som SAR, ELIA og AEC. Det er lagt inn midler i budsjettet til dekking av årsavgifter. Programstyret har en person i RC styringsgruppe. Vedkommende er et bindeledd mellom norske brukere og utviklingsgruppen i RC, fanger opp brukerbehov, kommuniserer disse inn mot RC og slik sett påvirker utviklingen av RC. Det er i egen post satt av midler til deltakelse i RC steering group som Portal Partner Representative. Det er lagt inn et beløp på NOK. Vi må forvente sterkere press på støttefunksjoner rundt RC om vi skal utvikle RC til søkesystem for Prosjektprogrammet. Det vil medføre behov for flere tjenester rettet mot prosjektledere, sakkyndige og styret. Arbeidsbudsjettet 2016 s. 3 av 6 sider

6 Finansiering Det totale driftsbudsjettet for 2016 er på 39,5 mill NOK. Bevilgningen fra KD er på 39,0 mill NOK. Differansen dekkes ved tidligere års innsparinger og dekker opptak av en ekstra stipendiat (NOK ) og kostnader knyttet til å være arrangør for årets sommerskole i Tromsø (NOK ). Budsjettet er lagt opp på et nivå som er levedyktig over tid og innenfor de rammer programmet har til disposisjon. Forslag til vedtak: Programstyret vedtar et arbeidsbudsjett for 2016 på i alt 39,5mill NOK, i samsvar med tildelingen i Statsbudsjettet og med fordeling på programområdene slik det går fram av vedlegg. Programstyret fastsetter fordelingsrammen for Prosjektprogrammet til om lag 11 mill NOK for Bergen, den Geir Strøm Vedlegg: Budsjettabell Tabell stipendiatsats Arbeidsbudsjettet 2016 s. 4 av 6 sider

7 Prosjekt PKU arbeidsbudsjett 2016 Budsjett 2015 Arbeidsbudsjett 2016 PROSJEKTPROGRAMMET Styrets søknadsvurdering, diverse utgifter Sakkyndig vurdering Etablering søknadssystem/utvikling av RC Sum drift prosjektprogram PKU Bidrag fellesnivået Prosjektmidler til institusjonene Sum prosjektprogrammet STIPENDIATPROGRAMMET Styrets opptaksarbeid, diverse utgifter Utredninger, NRKU Stipendiatsamling (vår ) Veiledersamling Stipendiatseminarer SAAR sommerskole Støtte oversettelser, inngår i produksjonstøtte + stipend Faglig ledelse Sum drift stipendiatprogram PKU Bidrag fellesnivået Sum drift stipendiatprogram Stipendiatmidler til institusjonene, inkl seminar Sakkyndig vurdering Produksjonsmidler Stipendiatmidler til institusjonene Sum stipendiatprogram PROGRAMSTYRET 0 Lønnsutgifter Bidrag til KHiB Programstyret - Møter, seminar, oppdrag Programstyret/ledelse - Reiser Diverse utgifter Medlemskap SAR, ELIA, AEC Styring/Utvikling PKU Research Portal, brukerstøtte Etablering arkivsystem Artistic Research Forum (ARF Høst) Sum programstyret Sum PKU Arbeidsbudsjett Finansiering ut over ramme: Statsbudsjettramme: Arbeidsbudsjettet 2016 s. 5 av 6 sider

8 Budsjett overføring av stipendiatmidler til institusjonene Antall stipendiater Stipendiat Stip + 2 veiledere Veileder- Sakkyndig Produksjons- Sum per Institusjon Sats/opptaksår Vårsamling Høstsamling samling vurdering Sum: støtte institusjon AHO HiL HiOf KHiB KHiO NMH NTNU AB NTNU HF UiA UiB UiS UiT Ufordelt Sum Arbeidsbudsjettet 2016 s. 6 av 6 sider

9 Sak 003 /2016 Programstyremøte den Regnskap per 31. desember 2015 Programmets regnskap for 2015 med overføringer til 2016 inngår i regnskap for Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Regnskapet tas inn i eget kapittel i PKUs årsmelding som sendes KD innen Dette saksframlegget er avstemt mot KHiBs regnskap slik dette var per Saksframlegget er ikke et regnskap satt opp etter kostnads- og inntektsarter, men et oppsett som viser tilgjengelige midler (IB og UB) og forbruk. I 2015 fikk Programstyret samlet stilt til disposisjon bevilgninger på NOK. Av budsjettrammen ble NOK vedtatt knyttet til PKUs arbeidsbudsjett for Dette er midler som regnskapsføres ved KHiB. Det redegjøres nærmere for bruken av arbeidsbudsjett og regnskap nedenfor. De resterende midler, NOK , er midler som overføres til institusjonene knyttet til tildelte stipendiater og prosjekter. 22,5 mill NOK er overført institusjonene knyttet til Stipendiatprogrammet gjennom et generelt tilskudd per stipendiat og tildelte produksjonsmidler etter søknad. 9,7 mill NOK er overført institusjonene knyttet til prosjektprogrammet og det er gjort vedtak om prosjekttildelinger for etterfølgende år på i alt NOK 10,5 mill NOK. Det interne arbeidsbudsjettet forvaltes av PKU. Det ble styrket i 2015 med NOK som var overført fra 2014, knyttet til stipendier for publisering av arbeider i RC og IT-løsninger. Arbeidsbudsjettet regnskapsføres ved KHIB og er gruppert i tre hovedområder: Overordnet programnivå / fellesnivå Stipendiatprogrammet Prosjektprogrammet Virksomhet knyttet spesifikt til Prosjektprogrammet og Stipendiatprogrammet er budsjettert og regnskapsført på de respektive delbudsjettene, mens det som må forståes som felleskostnader for hele programdriften er lagt inn på Fellesnivå. Under denne delen av budsjettet samles de kostnadene som programstyrets møter, reiser og lønn til sekretariatet. Regnskapet viser et forbruk i 2015 som er lavere enn budsjettert. Fellesnivået omfatter lønn og drift av administrasjon, store deler av styrets honorar og reiser. Administrasjonen har hatt noe lavere utgifter knyttet til sykemelding for adm leder i januar og redusert stilling for programsekretær. En vesentlig post er knyttet til avsetninger som var øremerket utvikling av SAR RC til søkesystem og økt brukerstøtte knyttet til dette. Disse midlene er foreslått overført til 2016, da vi nå er i mer konkrete samtaler med RC om utvikling av en søkeportal. Tidligere adm leders engasjement for Programstyret i SAR er nå avsluttet og belastet regnskapet. PKU har støttet en utredning i regi av NRKU, men det er ikke påløpt vesentlige kostnader knyttet til vår deltakelse i utarbeidelse av EU-søknad, slik som antatt.

10 Prosjekt Budsjett Regnskap Rest: Generell drift Fellesnivå generell drift Fellesnivå operatørkompensasjon Fellesnivå SAR, RC Fellesnivå Utredning KU/NRKU NARC Sum fellesnivå % SP generell drift og styrets opptaksarbeid SP Utredning KU/NRKU SP Stipendiatsamlinger vår og høst SP Veiledersamlinger SP Obligatoriske kurs SP sommerskole SP støtte oversettelse SP faglig ledelse SP - Research Catalogue stipend Sum stipendiatprogram % PP - generell drift PP - sakkyndig vurdering PP - artistic research forum PP - utvikling av RC Sum prosjektprogram % Sum PKU % Stipendiatprogrammet omfatter kostnader til ledelse av seminar og samlinger og andre fellesutgifter knyttet til dette. Også for Stipendiatprogrammet har vi lavere kostnader enn budsjettert. Kostnader knyttet til samlinger og kurs er noe lavere enn budsjettert. Styrets opptaksarbeid er belastet under generell drift av SP. Et vesentlig bidrag til dette er at faglig leder først ble tilsatt i november og at vi dermed kun har lønnsutgifter de siste to månedene av året. Det er ikke budsjettert for vår deltakelse i sommerskolen i Stockholm, men dette dekkes innenfor de samlede avsetningene til Stipendiatprogrammet. 0 0 side 2

11 Prosjektprogrammets drift viser også et mindre forbruk enn budsjettert. Her har vi avsetninger knyttet til utvikling av RC for å kunne bedre funksjonalitet i systemet. Vi har gitt støtte for utvikling av RC i samsvar med RC styringsgruppens veikart for Dette er gjennomført som planlagt. Det vil samlet være om lag NOK ubrukt av det som var satt av knyttet til SAR RC i vårt budsjett for Dette foreslås overført til 2016 for å styrke avsetningene til utvikling av søkeportal og andre grunnleggende oppdateringer i RC veikart for Det er totalt inntektsført 6,2 mill NOK knyttet til PKU i 2015 og det er som følge av mindre forbruk enn budsjettert bygd opp en merinntekt på NOK Dette er midler som er tilgjengelige for PKU for etterfølgende år og noe er i denne sak foreslått til konkrete tiltak. Inntektsføring 2015 og merinntekt 2014: Kostnadsføring 2015: UB merinntektsføring 2015: Av dette beløp er om lag NOK knyttet til Research Catalogue og prosjektprogrammet. Alle andre midler knyttet til prosjektprogrammet er utnyttet fullt ut og det er satt opp et likviditetsbudsjett som viser hvordan avsetningen i balansen jevnt bygges ned. Den resterende del av merinntektene fra 2015 er knyttet til generell drift og stipendiatprogrammet, i alt 0,7 mill NOK og det tilføres stipendiatprogrammet. Fra tidligere år er det en del disponible avsetninger i balanseregnskapet som er knyttet til Stipendiatprogrammet. Ved inngangen til 2016 er dette beløp nær 6,8 mill NOK etter at ubrukte midler fra 2014 og 2015 er innregnet. Av dette er om lag 3,7 mill NOK bundet til konkrete tiltak som styret har vedtatt i arbeidsbudsjettet for 2016 og som gjelder tilskudd til sommerskolen i Tromsø og opptak av en ekstra stipendiat. PP SP Utgående balanse Merinntekstføring 2015: Disponibel inngående balanse Bundet utvikling RC: Bundet sommerskolen SAAR: Bundet vedtak 1 stip ekstra: Det gjenstår et disponibelt beløp på 3 mill NOK for styret knyttet til Stipendiatprogrammet og annen felles drift. Det er en reserve og det er midler som styret kan komme tilbake til bruken av. Forslag til vedtak: Programstyret godkjenner regnskap per Programstyret godkjenner overføring av restmidler på NOK knyttet til SAR RC til styrking av avsetning knyttet til utvikling av søkeportal for prosjektprogrammet. Geir Strøm Bergen, side 3